浅析国土资源档案管理信息化建设

□张小云

（汾阳市国土资源局 山西 汾阳032200）

改革开放以来，中国经济快速发展。人们对土地的需求越来越大，尤其是像我国这种人多地少的情况，可谓寸土寸金，更要提高对土地利用的精确度。随着地价的增值，土地纠纷案件也不断增加，作为对土地利用的记录凭证，国土资源档案就显得至关重要。国土资源档案管理信息化的推行，能促使国土部门充分利用国土资源，化简冗长复杂档案检索。切实保障集体和人民群众的利益，对经济建设与社会发展起着指导和推动作用。

1 国土资源档案管理信息化的必要性和意义

1.1 国土资源档案管理信息化的必要性

所谓“国土资源档案管理的信息化”，是指国土资源档案管理的模式由原来的以档案实体保管作为重点，转向以档案实体通过信息化形式向社会提供服务作为重点。实现档案实体的信息化，可以对档案信息资源进行分类、分析、提取和加工，能提高档案管理效益。与传统的档案资料相比较，电子档案更便于保存、修改和查询，并且，可以利用网络进行快速传递，从而提高档案管理的利用效率，降低档案管理成本。但是，当前国土部门在进行国土资源档案管理时，仍习惯于传统的手工操作。有的单位即使已经安装了“国土业务管理系统”或“国土综合管理系统”，因为系统功能的限制，只把一些国土档案的全引目录和案卷目录输入计算机。在调阅档案和资料检索时，仍然只习惯于手工操作，所谓的“无纸化阅档”实际上并没有得到实施，国土资源档案管理已不能适应时代的发展。新形势下，各国土部门改变传统模式，进行国土资源档案信息化建设势在必行。

1.2 国土资源档案管理信息化的意义

1.2.1 国土资源档案管理信息化可以加强科学研究、普及知识的力度，为社会更好的服务。因为国土资源档案提供的信息具有权威性和可利用价值，既能够满足国土工作的需求，也能够满足办事人的需求。数字化的国土档案管理可以提供更为准确和快速的信息，方便信息利用者的诉求。对我国国土事业发展有着巨大的促进作用。

1.2.2 实行国土资源档案管理信息化既可以完善档案管理工作，又能提升档案管理工作的社会影响力。数字化的档案管理对计算机技术、通讯技术、网络技术广泛应用，实现了国土资源在信息领域的具体应用，实现了国土资源档案管理体系、机构的整顿和改革，从档案信息管理角度实现了信息传递的准确性和真实性以及广泛性，真正达到了对国土档案信息的共享，实现了国土档案事业发展的飞跃，提高了其在社会活动中的地位。

2 国土资源档案的特点

2.1 多样性

国土资源档案种类繁多，就汾阳市国土资源局而言，既有综合类档案，包括文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、实物档案、电子档案等。又有业务性档案，包括地籍管理档案、建设用地档案、土地利用规划档案、国土资源监察档案、地矿档案等。按其门类和载体划分，还有其他一些特殊载体档案。就地籍管理档案而言，又分为综合性文字材料、土地调查、非农业用地调查、土地登记、土地统计、土地分等定级估价六大类。国土资源档案种类的复杂多样性决定了国土资源档案管理的难度。信息化的档案管理，高效便捷的自动分类检索，是国土资源档案管理的趋势。

2.2 复杂性

国土资源档案的专业性较高。档案种类之间兼容且错综复杂，由此导致了它具有一定的复杂性。例如：一个土地出让项目的档案既属于文书档案中有土地出让的方案、证明材料，又属于科技档案中有设计任务批件、用地位置平面图等，还属于业务性的土地出让流程档案；2010年，随着养殖业的发展，汾阳市国土资源局档案室新增设了养殖类档案，若不新设养殖类档案，养殖审批涉及多个股室，档案资料既能归为规划类，又能归为测绘类，还能归为用地类，非常复杂。

2.3 易变更性

易变更主要反映在地籍方面。地籍可以被简单分解，明确这块地的所有人，这块地的面积大小，这块地的坐落位置。地籍可能受到各种因素的影响。例如来自大自然不可抗拒的力量——地震；来自人为的因素——修建火车站。另外由于地籍原所有人的迁移，或其他因素导致地籍的变更。这就要求档案管理人员及时对档案的变更进行登记，做到信息的最新化。

2.4 完整性

国土资源档案具有高度的完整性。例如。一块土地报批、土地利用、利用完成、在利用过程中出现的问题以及违规操作等方面，都需要详细记录在档案里，缺一不可。这些方面是构成完整性的必要条件。

3 国土资源档案管理信息化建设工作中存在的问题

3.1 缺乏统一的标准体系

我国的档案计算机管理技术于上世纪80年代初起步，而标准制定工作直至上世纪90年代末才刚开始，并且制定出台的关于国土方面的相关标准寥寥无几，内容缺乏系统性、配套性，导致工作流于形式，信息资源分散孤立，采集数据的内容、质量标准各异，良莠不齐，造成了极大的人力、物力的浪费。

3.2 重设施建设轻信息资源建设的倾向依然存在

国土资源档案信息化建设的重中之重是信息资源建设。很多国土单位对此有所忽视，信息化建设中资金投向几乎全部是设备，信息资源建设投入几乎没有或者很少，这种重设施建设轻信息资源建设的错误，导致信息化的应用成果不明显。

3.3 人员知识结构“老化”，重视程度不够

一些有丰富纸质档案管理经验的人员在管理理论基础、室藏原则、管理方法和技术上已熟门熟路，但对以电子计算机、应用软件、信息存储、电子检索、发布、利用等技术“一窍不通”，而年轻、掌握计算机知识的档案管理人员却仅仅懂得信息化建设所需的技术，对档案管理的基本原则和管理流程却知之甚少。个别单位还存在对档案工作人、财、物的投入不够，档案工作人员的经济、政治待遇得不到应有的保障等问题。

4 国土资源档案管理信息化建设的要求

4.1 制定国土资源档案管理信息化的总体规划

国土档案管理信息化的总体规划，应服从服务于国土发展的战略。在分析国土部门自身的特点与发展目标的基础上，深入调查和科学论证，制定出切实可行的档案管理信息化长远规划及近期计划，形成一个规模较大的网络管理模式，推动国土档案信息化协调发展。另外，还应注重系统实际应用的效果，重视系统对社会利用信息服务的目标支持，强调系统的可扩展性和灵活性，给未来发展留下扩展空间。

4.2 建立起一个实用的国土档案信息网站

国土档案网站是国土部门在网上建设的信息站点，一般以网页形式给人们提供相关的档案信息和服务，进行档案信息的网上咨询、查找、电子文件的实时归档及直接提供使用。这是国土档案信息化的主要目的，同时，也是档案数字化的重要标志和重要手段。建设信息档案的网站时，要选用标准化的设备。选用的产品应符合当前国内外的相关标准，最好是当前或未来的一些主流产品，能够得到国内外一些实力雄厚的软、硬件公司或厂家的支持，以保证其升级换代，减少重新开发的成本。设备的设置应尽量合理化，要考虑到网络吞吐能力、响应时间和传递速度等等。

4.3 要逐渐实现国土档案管理的信息资源的数字化

国土档案信息资源的数字化是进行档案信息化建设的一个重要的前提和基础，也是对档案原件进行保护的一个重要方式。档案数字化应该通过使用先进的信息手段，把各部门的各种物质载体形式加工转化成数字化的信息，建立起档案全文数据库和档案目录数据库，并在网上发布，以提供服务。室藏档案的全文数字化并不是对所有室藏进行全文数字化，而是对室藏的档案资源数字化进行整体分析，以突出重点，进而逐步解决。建成数字档案室也不意味着传统的档案室要消亡，两者应长期共存，相互补充。

4.4 国土档案信息化应做到规范化、标准化

规范化、标准化是进行档案信息化建设的一项重要内容，也是衡量国土档案管理工作现代化水平的一个重要标志。各部门在进行档案管理信息化时，应该按照国家推荐信息化管理的标准，根据自身发展的需求和特点来制定内部的管理标准体系，在实践中不断进行完善。国土档案目录数据库，应既符合国家的标准，又有利于实际的操作。应对各立档部门文件及档案的内容、著录项目、数据库结构和格式等作出统一的规定，还要对档案数据库管理的软件、硬件的文档格式、数据指标等进行统一规范。使得将来电子目录进入档案室之后能实现数据的共享，解决因软件的不同而带来的数据无法转换或者不能读取的问题。

4.5 国土档案的信息化建设要有对档案人员的素质要求

档案人员应该更新观念，调整心态，不断学习并掌握必要的网络知识和技术，对纷繁复杂的网上信息进行标引、分类和有效管理，使国土档案信息能充分发挥最大的开发利用价值，满足企事业单位和广大人民群众的最大需求。

5 实现国土资源档案管理信息化的基本做法

5.1 提高认识，转变观念

充分认识国土资源档案管理信息化的重要性。只有对国土资源档案管理信息化建设的重要性有了一定的认识，才能改变我们对国土资源档案管理信息化和普通档案管理一视同仁的观念。以往的国土资源档案管理工作，不仅普通的档案管理人员对信息化的重要性没有足够的重视，就连领导也是常常忽视。这就需要有关部门对于国土资源档案信息化管理进行大力宣传，提高国土部门人员对于其重要性的认识。

5.2 制定计划，分步实施

把国土资源档案信息化管理落到实处。首先，一个好的国土档案管理信息系统对国土档案信息化的建设起着决定性的作用。若国土档案信息化建设不基于国土档案信息系统的建设之上，一切都是空谈。习近平主席说过“空谈误国、实干兴邦”，这句话大到经世治国，小到国土档案信息化的建设一样实用。其次，我们应该了解档案管理信息系统的应用群体的分工，应该分为档案管理工作人员和档案使用人员。前者以档案日常管理类操作为主，将普通的纸质档案转化为电子档案，将纸质档案中的信息录入到电子档案中。例如：在国有土地办证中，需将土地使用者、土地坐落、发证时间以及土地证号这些内容录入电子档案。当这些信息录入完毕，还要将这些档案一一编号，以便于档案查找和其他操作。这对于专业性有比较高的要求。后者主要是检索和使用类操作，考验档案使用人员的操作技能和经验，需要具备最基本的办公软件操作能力。

5.3 积极创新，勇于探索

开发出适合国土资源档案信息化管理的应用平台。基于当前我国国土资源档案管理的现状，想要立即实现国土资源档案管理信息化是不可能的。第一，没有个好的应用平台；第二，没有这方面的专门人才。第一点的改变需要国家的投资改善，让有实力的软件开发公司研发出能很好地适应我国国情的国土资源档案管理的信息化管理平台。第二点同样需要国家宏观的趋势导向。在社会导向、学校导向上有目的地多重视培养这方面的人才。

5.4 强抓基础，着眼现在

日常操作中在形成纸质档案的同时要有电子文件和数字处理件归档。若在纸质档案归件完成之后再处理重新录入形成电子档案，就需要花费大量的人力物力，这背离了档案管理信息化高效化的初衷。所以在日常的操作过程中就需要去注意两种档案的同时归档。

随着社会经济的发展、科技的进步，国土资源档案管理信息化是发展的趋势之一，也是整个国土部门实现信息化管理的必经之路。今后，国土部门要对档案管理工作改变观念，要着眼现在、展望未来、注重基础、发展科技，要制定相应的计划和发展目标。这样才能真正实现国土资源档案管理的信息化，保护国家和人民群众的利益。推动和指导国家的经济建设和发展。

[1]程云珠.刍议国土资源档案的特点与管理[J].兰台世界,2008(21).

[2]王英.新时期国土资源档案工作的思考[J].国土资源导刊,2004(3):53-54.