材料、易耗品与低值耐用品信息化管理与实践

刘 琦，张继霞，兰 山，彭绍春，史天贵

（北京理工大学实验室与设备管理处，北京 100081）

材料、易耗品与低值耐用品信息化管理与实践

刘 琦，张继霞，兰 山，彭绍春，史天贵

（北京理工大学实验室与设备管理处，北京 100081）

材料、易耗品与低值耐用品具有数量广、种类杂、批次多、价值低等特点，管理相对复杂。通过建设信息系统实现对材料、易耗品与低值耐用品的统一登记和管理，建立电子账目，提高了管理效率和管理水平。

材料；易耗品；低值耐用品；信息化；管理实践

材料、易耗品与低值耐用品是实验室用于教学科研、培育人才的重要物资和物质基础，但由于其数量众多、种类繁杂、易于损坏、价值涵盖宽等特点［1－2］，相对于贵重的仪器设备，实验室对这类物资的管理较为薄弱。为规范采购行为，提高对材料、易耗品与低值耐用品的管理水平，我校以规范化管理为导向，借助信息技术手段，建立信息系统解决其管理问题。

1 材料、易耗品与低值耐用品管理情况及问题

材料指一次性使用后即消耗或不能复原的物资［3］；易耗品指使用年限一般不超过1年或不能独立使用的元件、器件和配件；低值耐用品指使用年限通常超过1年且单价不超过固定资产标准的器具［4］。在对材料、易耗品与低值耐用品实行信息化管理前，教职工根据需求制定采购计划并自行采购，采购完成后，填写纸质验收单到实验室与设备管理处审核入库。在此过程中，存在以下问题：

（1）购买与处置随意性强，处于无序管理状态。材料、易耗品与低值耐用品散、小、易损、购买批次多，且无账可查、无账可对，因此统计、清查困难［5］，管理无序，容易发生丢失和重复购置等情况。

（2）账目不清，无法掌握管理运行状况。近年来材料、易耗品与低值耐用品采购数量和金额逐年攀升，但由于材料、易耗品与低值耐用品管理工作的复杂性，没有台账便无法准确掌握其采购和管理中的情况，缺少管理工作持续改进的依据，导致管理水平不高。

（3）采购审批耗时耗力。小批量、多批次是教工自行购置材料、易耗品与低值耐用品的显著特征。由于每次验收入库需要到实验室与设备管理处审核盖章，一方面造成领用人耗费大量时间和精力奔波在盖章路上，挤占不少科研、教学和行政办公的时间，尤其是因填写不规范、不准确往返修改多次的情况时有发生；另一方面，大量的、不定时的审核盖章造成管理人员管理工作的碎片化，很难系统地总结和改进管理中的问题，管理效率底下。

（4）涉危品验收审核不细容易造成实验室安全隐患。材料、易耗品与低值耐用品验收审核数量很大，当面审核压力不小，筛查和甄别出所有危险材料、有毒化学试剂等涉危品，导致部分涉危品没有按要求的程序验收入库，增大了涉危品监督、管理的难度，造成不必要的实验室安全隐患［6－7］。

基于网络的信息管理系统不仅可以实现数据的记录和查询，也可以实现对数据的统计分析，缩小时间空间的距离［8］。我校通过建立材料、易耗品与低值耐用品管理系统，实现分散采购、集中验收入库，极大地克服了材料、易耗品与低值耐用品管理中存在的问题。

2 材料、易耗品与低值耐用品管理系统设计

我校材料、易耗品与低值耐用品管理系统可以分为登记与打印、审核与管理、统计与查询3个功能模块。

2．1 登记与打印模块

登记模块有3个接入口，分别是材料与易耗品登记、低值耐用品登记和加工费登记。作为一次性投入的材料和使用时间相对较短的易耗品在管理上有相似处，故将其作为一个登记入口；高校教学科研过程中常有外携加工的器件等，最后产品既有可能是固定资产，也有可能是材料、易耗品或低值耐用品，在甄别和管理方面有一定区别，将其单独登记有助于防止资产流失和提高管理效率。

分类管理是进行科学管理的有效手段［9］。材料、易耗品与低值耐用品分为玻璃容器、化学试剂、五金材料、低值仪器仪表等18个品类，用户需将登记物品对应到具体的分类中［10］。为解决网上审核信息不对称的问题，登记模块设计有附件上传功能，物品名称不明确或成批物品需上传合同、发票或明细。审核通过的单据会形成防伪电子水印章，通过在线打印功能可直接打印入库单后到财务报账。

对于另外一种特殊类型设备，即通过自行购置配件、低值品后形成的自制设备，专门开辟专用登记入口，将购置的器件与最终的成型设备关联在一起。既提高了对自制设备的管理水平，明晰了账目，也有效防止了资产流失。

2．2 审核与管理模块

管理员对提交单据的全部内容认真审查后，可一键审核通过，若出现信息模糊、错误或该建固定资产等情况，将单据退回的同时需附上原因，用户可根据退回原因重新修改单据。

单据数量很大，难免会出现一些错误，系统设计了对单据的删改功能，及时对个别错误的单据进行修正。但每次操作均会要求记录修改原因并留下痕迹，方便日后查询和对照。

2．3 统计与查询模块

为提高账目管理和分析水平，系统设计了包括物品名、类别、金额、领用部门、领用人等几乎涵盖所有字段的综合查询系统，并对查询的结果以柱状图、饼图等形式输出统计结果，直观的统计方式大大提高了管理人员对账目的掌握情况和分析能力。

3 管理提升与效果

材料、易耗品与低值耐用品管理系统的投入使用，减轻了教工和管理人员的工作压力和负担，也使材料、易耗品与低值耐用品的管理效率和水平大为提高，具体体现在以下几个方面：

（1）建立账目，掌握管理运行情况。一是为学校管理部门建立了材料、易耗品与低值耐用品的采购账目，通过对采购数据的统计和分析，可以掌握不同类别物资的采购和管理运行情况，及时发现管理中出现的问题，为工作的改进提供支撑。二是为教工建立了账目，方便领用人随时查询历史采购信息，有助于实现集约化和精益化管理，减少重复购置和浪费［11］。

（2）提高管理效率，促进工作持续改进。通过管理系统，管理人员集中审核、验收入库的申请单，一键审核、批量审核、单据退回等简单操作极大解放了管理员，降低了当面审核导致的管理工作碎片化，有利于系统地对管理工作进行思考和改进，提高了工作效率和管理水平。

（3）提高审核效率，节约审核时间。利用网上登记，进一步转变服务理念，提高服务水平。教工通过系统打印验收单或者根据退回原因进行修改，无需再将大量时间浪费在审核盖章的路上，有利于教工更专注于教学、科研、管理等工作。

（4）规范管理程序，消除实验室安全隐患。网上登记结合明细或发票电子附件，管理人员更容易辨别存在的不当入库行为，如将部分有毒试剂等涉危品、固定资产等按普通材料、易耗品与低值耐用品入库等。一经发现，将要求其严格按照涉危品及其他相应管理程序建账，防止涉危品游离于学校的监督、管理之外，消除实验室安全隐患。

4 结束语

信息化是提高管理水平的重要途径。材料、易耗品与低值耐用品管理系统上线后，明晰了账目，规范了管理，管理效率和效果明显提升，也方便了教职工。

（References）

［1］梁晓锋，刘科财．高校低值易耗品管理的问题与对策［J］．科技信息，2008（31）：569．

［2］谭祖印，张尚坤，谭敏，等．低值易耗品定点采购及信息化管理［J］．实验科学与技术，2014，12（3）：163－164．

［3］同济大学生产设备处．材料和低值易耗品的管理［J］．研究与探索，1982（00）：86－88．［4］荣伟．固定资产和低值易耗品的界定及管理［J］．商业经济，2010（7）：43－44．

［5］胡爱民．低值易耗品管理清产核资中不可忽视的问题［J］．知识经济，2014（19）：100．

［6］何丽烂，区炳庆．浅谈高校实验室低值品和固定资产的管理［J］．中山大学学报论丛，2005，25（4）：474－475．

［7］唐清华，姜华．化学实验室材料低值易耗品实行精益管理的可行性探讨［J］．实验室研究与探索，2012，31（5）：203－205．

［8］王喆．基于管理机制改革的高校低值易耗品创新运行模式的研究与实践［J］．中国现代教育装备，2012（21）：19－21．

［9］王晓勇．浅议加强高校实验室低值易耗品管理［J］．科技信息，2010（25）：572．

［10］沈大栋，孟红，马秀莉．材料、易耗品、低值品的计算机管理系统［J］．实验技术与管理，1991，8（3）：5－8．

［11］李宗乐．利用信息化手段优化企业低值易耗品管理探讨：以JY公司ERP为例［J］．行政事业资产与财务，2013（24）：172－173．

［12］吴兵，王喆．低值易耗品的超市化和信息化管理模式探索［J］．实验技术与管理，2012，29（7）：205－208．

Informatization management and practice of materials，consumables and low－value durables

Liu Qi，Zhang Jixia，Lan Shan，Peng Shaochun，Shi Tiangui
（Laboratory ＆Equipment Management Department，Beijing Institute of Technology，Beijing 100081，China）

Materials，consumables and low－value durables have some characteristics such as numerous，large categories and batches with low value，and the management is relatively complex．The complete of information system of materials，consumables and low－value durables leads to implement the unified registration and management and through setting up electronic accounts，the management efficiency and level are improved．

material；consumable；low－value durable；informatization；management practice

G647

B

1002－4956（2015）3－0250－02

2014－09－08 修改日期：2015－01－22

刘琦（1988—），男，山东寿光，硕士，研究实习员，主要从事实验室与设备管理．

E－mail：ssclq＠bit．edu．cn