析高校档案的安全管理

杜 艳

宿州学院档案室，安徽宿州，234000

高校档案是高校自创办之日起在长期的教学、行政、科研等管理活动中形成的，保存备查的文字、音像及其他各种形式的原始记录。档案可以系统地反映整个学校的发展历史，为学校的持续发展提供资信，也可以为相关个人留下历史信息。在信息化的大背景下，档案管理手段日益多样化，为高校档案管理提供了新机遇，同时也让高校档案管理面临新挑战，因此如何安全管理高校档案更显得迫在眉睫［1］。

1 高校档案安全管理的内容

高校档案安全管理是指高校采取有效措施对本单位的档案实体及档案信息内容进行的保护，保障档案实体及信息的安全以实现高校档案价值最大化。高校档案安全管理主要包括四个方面内容。

1.1 档案制度安全管理

高校应不断完善档案管理安全制度，保障高校档案管理的制度环境。

首先，加强对高校档案安全管理工作的领导。目前，多数高校实施档案安全管理责任制，将档案安全工作纳入学校整体发展规划。以宿州学院为例，该校档案室隶属于校办公室，成立了以分管副校长为组长、各职能部门二级学院主要负责人为成员的档案工作领导小组，建立一支以各部门秘书为具体工作人员的兼职档案员队伍，形成了一套自上而下、专兼结合、稳固有效的档案领导机制和工作网络。学校将档案工作纳入学校整体发展规划，给予档案室独立的行政编制和专项经费，为学校档案工作提供充足的人力、财力、物力保障。

其次，建立与完善高校档案安全管理制度。由于各高校的档案管理工作不尽相同，高校在建立和完善档案安全管理规章制度时，应充分考虑本校档案工作的实际情况。

最后，加强档案安全的宣传教育［2］。各高校应采取有效措施开展宣传活动，增强学校管理人员、教师及学生对档案的认识，做到档案安全教育制度化、经常化。

1.2 档案库房安全管理

库房是保存档案的重要场所，必须规定并限制进出库房的人员及其出入库房的时间、方式等。高校档案库房只允许专职档案工作人员进入，非档案工作人员原则上不得入内。非档案工作人员如因故需要进入库房，必须由档案工作人员陪同并始终相伴，以高校财会凭证档案为例，一般是由高校财务部门工作人员查阅，专职档案人员为其打开库房并始终陪同直到查阅结束。

库房的面积、保管条件等方面都要符合档案保管要求，满足档案收集和保管的要求。高校应尽力建设面积达标、安全性高的档案用房，在库房建设时，不仅要充分考虑环境因素对档案的影响，还应尽量减少灰尘、高温高湿、有害气体等因素对档案的危害，留足库房空间，确保档案用房面积。同时，按照“十防”的要求［3］，配备空调、除湿器等档案安全保护设施。

1.3 档案实体安全管理

高校档案工作管理部门需确保行政、教学、科研、设备、外事、党群、基建、出版、财会等单位的纸质或电子档案的安全。首先，各高校应根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等法律法规的要求，结合自身实际情况制定高校档案归档范围和保管期限表、各类档案的分类方案和整理流程等，确保高校档案的齐全完整。其次，高校档案管理部门应对移交进馆（室）的档案进行规范整理、上架入库。同时要对入库档案进行定期检查，严格遵守档案保密制度，对高校档案的查询利用必须严格按照档案利用手续进行。

1.4 档案信息安全管理

随着信息技术在档案管理工作实践中的广泛应用，各高校须采取措施切实保障高校档案信息安全以应对挑战。首先，档案工作人员应按照相关规定准确判断档案价值，根据本单位需要决定档案是否开放或对外提供利用。其次，加强对档案利用的管理。学校各单位应依法依章管理和利用所保存的涉密档案和控制使用的档案。对已开放档案的利用进行登记，登记内容包括借出时间、借出人、借阅档案的名称及档号、档案归还时间、归还人等信息。

2 高校档案安全管理存在的问题

2.1 高校对档案安全管理重视不够

虽然高校档案工作日益受到重视，但部分高校对档案安全管理仍重视不够。

首先，部分高校档案管理部门隶属于校办公室，配套的专职档案工作人员较少（一般1～3名），导致档案部门人员职责分工不明确，在档案的安全管理方面易出现推卸责任的现象，造成档案的损毁甚至丢失。其次，高校各部门、二级学院的兼职档案员更换频繁。高校档案应实行部门立卷制度，这就要求各二级学院和部门安排兼职档案员按要求将本部门文件材料收集齐全、整理归档并及时移交至校档案部门。但在实际工作中，由于兼职档案员的频繁更换，再加上兼职档案员对档案工作了解甚少，档案不能及时移交。

2.2 人为因素和自然因素造成高校档案的损坏或丢失

人为因素主要包括以下四个方面：第一，档案整理归档不及时。高校档案管理工作在一定程度上存在滞后性，部门兼职档案员不能及时将工作过程中形成的文件材料收集齐全并整理移交给档案管理部门。由于部分档案在部门日常工作中经常使用，档案员为了工作方便，并不及时移交这些档案，从而导致部分档案的丢失。第二，单一的集中移交方式存在弊端。高校档案通常是集中移交，而不是随时随地地收集移交，这样，直接造成部分档案归档不及时甚至丢失［4］。以照片档案为例，学校的重大活动形成许多照片资料，而相关部门不能及时将这些照片资料归档移交至档案管理部门。等到集中移交时，照片档案的拍摄者、拍摄背景、人物等要素则被淡忘，造成照片档案整理不规范。第三，档案的借阅利用过程中存在安全隐患。借阅档案的人员对档案的保管不当、借（查）阅审批手续不严等现象都很容易导致档案的损毁、丢失。最后，由于人为因素导致的火灾或房屋坍塌事故影响着档案的安全管理。

突发自然灾害，如地震、水涝灾害等自然灾害也是影响高校档案安全的重要因素。

2.3 信息技术的应用给高校档案安全管理工作提出了挑战

随着档案信息化建设工作的发展，高校档案安全管理的传统模式面临冲击。高校档案的信息化管理虽然具有快捷、高效的特点，但也存在风险和隐患。如电子档案传输过程中的安全问题、电子档案的真实性与有效性、电子档案存储载体的保管等。

3 确保高校档案安全管理的有效途径

3.1 提高档案安全认识

应充分认识档案安全管理工作的重要性，实现档案服务于行政、教学、科研等管理活动的价值，并方便社会各方面利用。高校应加大对档案安全管理工作的投入力度，确保档案安全管理所需的资金及人力支持。随着信息化建设的加快，高校档案工作人员只有努力提高档案安全管理的危机意识、超前意识，方可确保高校各类档案的安全。

应做到提前预防以保障档案的安全管理。高校档案库房的建设应严格按照档案库房建设标准要求，同时考虑本单位的档案保管实际需求，以便应对各种环境因素对档案的威胁。同时，还需配置保管档案的安全设备，如防盗防火设备、库房温湿度控制器、安全保密系统、数字档案的备份系统等现代化设备。

3.2 加强档案安全管理制度建设

各高校应积极建立符合本校档案工作实际情况的高校档案安全管理制度。应采取相应措施，确保档案的收集、整理、归档、保管、利用、编研等各个管理过程严格按管理制度进行。

加强对制度落实情况的考核。高校可以将档案工作纳入学校年终考核指标之一，由档案馆（室）对各部门、二级学院兼职档案员及其档案工作进行考核，评选出年度档案工作的先进部门和个人。这样，可以更好地调动档案人员的工作积极性，促进档案安全管理工作。

3.3 加强档案工作人员队伍建设

高校档案管理人员应不断提高自身综合素质，以提高档案管理工作效率和服务水平。专职档案工作人员应加强对档案安全管理知识的学习，关注档案管理研究方面最新进展，充分学习并运用到档案安全管理工作中。同时要做好对学校各部门兼职档案管理人员档案安全知识的培训，并将此类培训经常化。

高校应根据本校档案工作量等实际情况扩大档案工作人员队伍，招聘档案学专业人员，确保学校档案工作人员数量和质量。最后，高校应为档案人员队伍建设提供政策和资金支持，在人才的引进及人员培训学习方面给予支持。

3.4 对重要档案资料进行备份

高校应对重要的档案材料进行备份。除了在档案管理系统上备份所有档案信息外，还应将档案数据拷贝到硬盘进行备份，以避免自然灾害或人为因素造成的档案资料的丢失或损坏。同时，加快高校档案信息化建设进程，做到纸质档案和电子档案同步归档保存［5］。在档案信息化建设过程中，购置的保存档案信息的介质、存储柜等都要符合档案保管要求，以确保电子档案的可用性，进一步保证高校档案的安全管理。

3.5 利用先进的档案保护技术，确保高校档案的安全

高校在档案安全管理工作中可利用现代化保护技术或措施确保档案实体及信息安全［6］。高校教学类档案中的招生大表、学籍表、成绩表等材料极其重要，但由于支撑材料本身的缺陷，时间长了，字迹模糊。为了解决这一问题，高校应购置高端扫描仪，对这些具有重要价值的材料进行扫描，并全文上传至档案管理系统。此外，高校应不断加强对档案信息化建设的资金投入，保障档案管理所需的仪器设备及技术支持能及时到位。

4 结束语

作为高校发展历史记录的高校档案是对高校文明的传承，是学校宝贵的精神财富。高校档案安全管理工作稳步发展，对高校的教学、科研和管理等活动的开展具有重要意义。同时，高校档案安全管理也存在一些问题，如思想认识不正确，管理过程中人为因素、自然灾害因素可能带来危害，以及运用信息技术带来的挑战与安全隐患。因此，高校应充分重视对高校档案的安全管理，提高认识，健全并严格执行高校档案安全管理制度，不断加强档案工作人员队伍建设，充分利用现代化设备保护高校档案的安全，为高校事业发展提供资源支撑，推动学校整体发展建设。

［1］杨晓兵.刍议高校档案安全保障问题［J］.漯河职业技术学院学报，2014（4）：197－199

［2］赵鹏.从档案安全体系建设的角度看档案保护［J］.中国档案，2010（6）：25－27

［3］档案室管理“十防”要求［EB／OL］.［2015－04－26］.http：／／wenku.baidu.com／link

［4］杨冬权.建立完善的档案安全体系确保档案安全［J］.兰台世界，2010（6）：1－2

［5］张大彤.从大地震看档案异地备份基地的建立［J］.中国档案，2009（5）：30

［6］俞志华，吴久华，栗惠芳.信息化背景下高校档案的安全管理［J］.合肥工业大学学报：社会科学版，2011，25（6）：72－76 （责任编辑：刘小阳）