民办高职院校档案工作信息化人才提升对策

张雷珍

(浙江广厦建设职业技术学院，浙江 东阳 322100)

民办高职院校档案工作信息化人才提升对策

张雷珍

(浙江广厦建设职业技术学院，浙江 东阳 322100)

档案信息化是高职院校档案工作的重要任务，做好档案信息化工作，人才是关键。民办高职院校档案队伍人才缺乏，现有人员专业知识不足，工作经验较少。浙江广厦建设职业技术学院档案人员近年来全方位提升素质并已取得成效，民办高职院校要凭借灵活的办学机制、用人机制，选拔优秀人才充实档案队伍，同时加强现有档案人员信息化技能培训，加大档案信息化人、财、物投入力度，做好档案信息化工作。

档案信息化；人才素质提升；民办高职院校

高校档案信息化是校园信息化建设的重要组成部分，做好档案信息化工作将进一步促进民办高职院校的发展，档案信息资源可以更好地为高职人才培养工作服务。作为档案工作最关键的要素——档案人才队伍，其理论水平的高低、专业素养的好坏，决定着高职院校档案工作的优劣。从现有民办高职院校的档案人员现状看，人员素质参差不齐，档案工作经验普遍不足，信息化人才尤其缺乏[1]205。而档案工作的信息化程度在加快，除了做好传统的档案整理、保管、利用工作外，面临着更艰巨的档案信息化工作，人才素质提升是做好民办高职院校档案工作的重要保障。

一、 民办高职院校档案人员素质现状和档案工作信息化对档案人才的客观要求

(一)民办高职院校档案人员素质现状分析

民办高职院校档案人员普遍没有档案专业教育的背景。我国目前对档案职业没有执行岗位资格证书制度，档案人员接受了基本的档案岗位培训就承担起档案管理工作。档案工作大部分是依赖前人的工作经验来“依样画瓢”，没有自己的专业想法，更难以开展档案编研和其他档案信息资源开发工作。其次档案管理人员队伍年轻，缺乏高校工作经验，特别是缺乏对高校工作整体情况的了解，如教学、科研、人事管理等，无法掌握高校档案资料形成的规律，从而影响对高校档案资料收集、利用的质量。另外档案人员岗位不稳定，民办高职院校是所谓的“非企业”单位，人员编制不是事业性质，档案队伍的稳定性不够。而档案工作是一项需要长期积累从而掌握规律的专业性较强的技术工作，没有稳定而又有较高档案专业素养的人员，是无法做好高校档案工作的。

(二)档案工作信息化对档案人才提出客观需要

浙江省档案事业发展“十二五”规划中，明确提出要加快档案信息化建设步伐，包括全面推进数字档案馆(室)建设，加强档案信息系统安全保障建设等。构建与档案事业发展要求相适应的档案工作高级专门人才发展机制，全面提升档案人员综合素质，改善人才队伍结构。民办高职院校档案工作和其他的高校一样，正面临着档案工作进入信息化时代的新要求。没有素质过硬的专门人才，是无法较好完成档案信息化工作任务的。

二、浙江广厦建设职业技术学院档案人员素质提升的实践分析

(一)学校的发展是档案人员成长的平台

浙江广厦建设职业技术学院是一所有着12年高职办学历史、在校生达11 000人的民办高职院校，多年来的办学实践培养了一大批具有较高实践动手能力的应用型人才。学院获“全国特色教育示范单位”、“全国优秀技能人才培养基地”等称号。历年来学院一直重视档案工作，注重人才队伍的建设，档案人员的学历层次、专业职称层次随着学校的发展也在提升，档案工作硬件设施方面的投入逐年提高。档案管理从最初的由一名办公室人员兼职，发展到如今以副处建制，专职档案人员5人，兼职档案人员22人的规模，60%以上专职档案人员取得档案专业中级以上职称。2009年，学院档案室负责人被评为学院首届“创业之星”，学院档案室被评为学院“十佳服务窗口”，档案室人员被评为“十佳服务标兵”，同年，学院综合档案室被评为浙江省高校档案工作先进集体，2014年，档案室负责人又被评为2012-2013年度浙江高校档案工作先进个人。没有学院良好的发展平台，档案工作是不可能得到重视的，档案人员更没有成长的基础。

(二)档案人员自我加压是素质提高的关键

学院一直以来把师德师风建设、教职员工队伍素质提升放到特别重要的位置，在每年的师德师风建设中，都会引入一个学习教育主题，如“五学一做”争当合格高职教职员工、基本功测试比试基本服务能力。教师比试的是说课和板书，职员比试公文写作和计算机基本操作。档案人员也在每年的师德师风学习中提升了自己。档案室负责人带领大家深入教学第一线听课，了解学校教与学的情况。到课堂上去听课，不仅了解了学院教学重要环节，同时大家也从课堂中学到了不少有用的知识，而这些知识是老师们精心准备可以学以致用的。充分利用高校资源提升自己，这是高校档案工作人员学习提升的优势。另外，档案室也请专业人员专门为大家做档案编研、写作方面的培训，还尽量参加省里的有关培训活动。

(三)形成学习的氛围是素质提高的源泉

近几年来，学院档案室专职人员群策群力，互相监督，形成了研究业务、学习知识和技能的氛围。2013年，档案室全体人员参加档案专业中级职称考试，大家利用工作之余抓紧学习，通过学习发现工作中的不足，对相关问题统一讨论解决。以前大家对国家档案馆层面的情况了解较少，而考试复习中较多知识涉及到档案馆业务的，从而也使大家掌握了这方面的知识。通过努力，最终3人通过了档案专业中级考试，这对大家触动很大，不仅个人待遇提高了，更感到学习所带来的好处，大家对学习新知识有了更多的热情。随着档案信息化工作的深入开展，档案数字化工作正在进行。为了使工作更具规范性，专门到数字化工作先进的高校档案部门进行对口交流，同时，通过高校档案工作QQ群等交流工具，把工作上的疑问及时解决。

(四)引进专业人才是档案人才发展的后劲

高校档案工作已从传统单一的档案整理、利用向档案工作信息化、档案资源开发利用更深层次发展。学院档案室从去年开始招入计算机技术专业本科学历人员，今后可能引入档案专业毕业的本科以上学历人员。较高层次专业人员的引入，不仅是工作的需要，在带动效应下也会提高档案室人员整体素质。在平时工作中，通过互相学习，可以解决一般的工作问题。浙江师范大学档案馆是全省高校档案馆中的佼佼者，专职档案人员中80%以上具有研究生学历或硕士学位，并具有档案学、历史学或计算机科学等专业知识。档案工作也要像教师岗位一样，在提升现有人员素质的同时，引进一些更具专业性知识的人才。

三、民办高职院校提升档案工作信息化人才对策分析

浙江广厦建设职业技术学院近年来档案人才素质不断提高，工作上也更有起色，但离行政主管部门的工作要求相比，和档案工作进入信息化时代的要求相比，人员素质差距还很大。民办高职院校面临着比其他公办高校更艰巨的办学之路，提升档案工作信息化人才可以从以下几方面找到对策。

(一)健全民办高职院校档案工作队伍用人机制

优先选用素质高、能力强的人才充实档案工作队伍，档案工作岗位是高校的专业技术岗位，不同于高校一般的管理人员，档案工作的技术性要求档案人员必须具有较高的文化水平、档案专业知识和现代化管理技能[3]136，这是《高等学校档案管理办法》中明确规定的。民办高职院校要像选拔专业教师一样，选用高素质专业人才从事学校的档案工作，淘汰部分不符合档案岗位工作要求的人员。不断优化档案队伍的年龄结构、职称结构、学历结构。

(二)加强现有档案人员信息化技能培训

计算机和网络等现代信息技术是档案管理的重要技术。目前高校普遍应用了档案管理系统，档案信息收集、著录、查询、利用，都将通过计算机系统进行。所以当务之急是有计划地对现有档案管理人员包括专兼职人员开展新知识新技能培训，使之尽快适应档案信息化管理工作的需要[2]57。技能培训可以内外同时开展。外可以充分利用省档案局开展的各种培训，专家上课，讲课精准，图文并茂，举例生动，专业性更强。内可以利用内部人员，普及计算机专业知识，把计算机知识和档案知识结合起来，根据自己学校的情况，有的放矢，抓住关键，学习起来更容易授受。

(三)引进、选调计算机或档案专业人才

信息技术由于它的变化性快，对没有计算机专业知识的人来说掌握起来还是有难度的。浙江省档案局正在开展的“档案与电子文件登记备份”工作，要求高、涉及面广，牵涉到纸质档案的数字化工作，电子公文归档工作，电子业务数据备份工作，没有一定的计算机专业知识，是很难按省里的要求做好相应的制度配套、标准规范制定、数字化存储、登记备份等一系列相关工作的。引进专业人才也不失为做好档案信息化工作的快速之路[4]308-309。

(四)加大档案信息化建设及人才提升投入力度

民办高职院校在大力加强内涵建设的同时，应注重档案信息化的软硬件投入力度。配备必要的信息化硬件设施，根据档案信息采集的需要，配备相应的计算机、扫描仪、光盘刻录机、照相机和档案信息管理系统软件等设施，使档案工作信息化及早开展。必要时可以把存量档案数字化工作外包给有专业资质的数字化单位进行，外包的数字化单位会派专业人员进行档案数字化加工工作，从操作层面上可以对学校档案人员进行档案数字化和信息化工作起到示范和指导作用，同时促进学校档案人员在此过程中及时提高自己的能力水平，以完成档案信息化工作任务。

总之，民办高职院校要充分利用自身的办学优势做好档案工作，克服人才任用上的短板，采用多种手段提高档案队伍整体素质，使档案队伍结构更趋年轻化、知识化、信息化，在信息时代用科学的档案管理手段记录民办高职院校艰辛的创业历史，为学校的现实工作提供服务，更为民办高职院校未来的发展提供一份保障。

[1] 昌 韬.浅谈高职院校的档案管理[J].学术论坛，2012(6).

[2] 李章书.浅析高职院校档案信息化的主要问题及解决对策[J].山西档案，2012(6).

[3] 卢华丽.高职院校档案队伍建设的思考[J].科技创业，2013(6).

[4] 浙江省档案局.档案工作实务[M].北京：中国档案出版社，2009.

[责任编辑 袁培尧]

Countermeasures on Archives Informatization Talent Promotion of Private Higher Vocational Colleges

ZHANG Leizhen

(ZhejiangGuangshaCollegeofAppliedConstructionTechnology,Dongyang322100,Zhejiang)

Archives informatization is archives’ important task of private higher vocational colleges, and personnel is the key to do archives informatization work well. The talents are lack in higher vocational colleges archives, the present staff’s professional knowledge and ability is not high, and lack of work experience. It gets results to enhance archives staff all-round quality in Zhejiang Guangsha College recent years, private higher vocational colleges should select talents to enrich the team on flexible running mechanism, employing mechanism, at the same time, it should strengthen archivists informatization skills training and improve the investment of talents and money to do the work well.

archives informatization; talents quality improvement; private higher vocational colleges

2014-10-26

浙江广厦建设职业技术学院2014年度重点课题(课题编号：RWZD9)

张雷珍(1968- )，女，浙江东阳人，浙江广厦建设职业技术学院讲师，馆员，主要从事高校档案管理研究。

G270.7

A

1671-8127(2015)01-0136-02