高校教学秘书管理角色现状及发展对策研究

2015-04-10穆亚荣

陕西教育·高教版 2015年2期

穆亚荣

高等学校中的教学秘书是日常教学工作中必不可少的管理人员，通常负责协助日常的教学管理工作；组织拟定和修订院（系）各专业的教学计划和教学大纲；协助各个院（系）教学领导处理各类教务工作；教学环节中教师的调停课；学生的学籍管理；学生的成绩管理；每学期各专业的教材征订；各级各类各层次考试安排事宜；年终教师工作量统计等，高校教学秘书属于基层教学管理人员。

管理角色现状分析

教学秘书是高校教学管理链中不可或缺的一环，由于工作内容种类繁杂琐碎，所以大多数人都认为教学秘书这个岗位对管理者的素质要求并不高，只要有足够的耐心和责任心就足以胜任这份工作。但是实际情况并非如此，教学秘书其实应具备更高的自身工作能力与素质，教学秘书不仅是单纯地管理日常教学事务，更多的是人际关系方面的处理，并不是人人都能做好的。目前对教学秘书工作的现状主要有以下几个方面。

1.岗位性质重要，但得不到足够的重视

教学秘书是学校教务处和院（系）主管教学主任之间的一座桥梁，是处于教学工作第一线的教学管理工作者，对日常教学工作秩序正常运行起着举足轻重的作用[1]。高校教学秘书是院（系）领导的参谋和助手，由于教学秘书在教学管理中特殊的位置，所以在某些教学工作的重大决策上，其建议和意见具有一定的参考和使用价值；教学秘书是组织协调者，还是重要的传播者。然而如此重要的一个岗位，却得不到应有的重视，很多人简单地认为他就是处理一些事务性的工作[2]。在大部分高校中，教学秘书都属于弱势群体，所以导致学院领导对教学秘书工作重视不够。

2.工作繁重，压力大

教学秘书主要跟院（系）主管教学主任、教师、学校教务处领导以及学生打交道，许多教学管理工作需要多方面的协调才能顺利开展和完成，在日常的教学运行中，要充分调配各种教学资源，在各级领导、教师和学生之间协调沟通。教学秘书工作的性质会导致其工作内容和状态呈现出繁、杂、忙、乱的现象。由于教学秘书工作繁多，任务重，所以压力大，大多数时候都在解决和处理各类突发事件，很少对工作进行思考和学习、梳理和总结。

3.不能充分发挥主观能动性，缺乏自信心

目前各个高等教育学校的教学秘书队伍的专业化程度不高，也有一些授课教师兼职教学秘书工作，由于授课教师有课时量的需要，不能很好地平衡教书育人和教务管理两者之间的关系，所以教学秘书岗位流动性比较大，而对于教学秘书本身而言，有时领导的要求和命令不得不传达，而教师和学生则认为教学秘书故意刁难，难免会两头受气，挫伤积极性和自信心。所以大多数教学秘书在日常的教学管理过程中即使发现问题也是谨言慎行，不愿意得罪人，长此以往，其主观能动性不高，缺乏自信心。

4.不善于总结和归纳，缺乏相关专业知识

教学秘书工作内容繁杂，环节众多，涉及面广，又是一线的教学管理人员，然而许多教学秘书不注重相关行政管理知识的学习，不善于在工作实践中总结教学管理经验和教训，不熟悉相关学科建设和教学过程中的专业建设，不善于总结归纳教学方面的特点和规律，所导致的结果是虽然工作态度认真但是工作效率不高。

5.缺乏有利的科研氛围，参与教学管理研究课题的机会少

教学秘书整天都在处理日常咨询和大量事务性工作，没有充足的时间和精力进行研究和从事创新科学研究工作。除此之外，更为重要的一点是关于教学管理方面的科研课题很少，申请课题十分困难。教学秘书在高校中是属于弱势群体，缺少参与科研的机会，难以形成高素质的科研团队。大部分关于教学管理研究的相关课题都安排给了教务处管理人员或是一些高职务领导，所以教学秘书几乎没有机会参与教学管理的研究。

6.工资待遇不高，激励机制不完善

在高校众所周知，教学秘书不好当，工作比较辛苦，但是高校在工资待遇上没有考虑教学秘书的繁忙程度。以陕西学前师范学院为例，教学秘书的工资主要是由基本工资加上岗位津贴两部分组成，与一般管理人员的工资一致，然而教学秘书的劳动强度显然是一般管理人员的几倍。高校教学秘书大部分时间都在处理各种突发事件和领导交办的各类事务，没有足够的时间进行科研，科研成果不达标，难以按时评上中级职称,这将会导致其消极情绪，影响工作积极性。

教学秘书队伍发展对策研究

1.明确岗位职责，做好本职工作

教学秘书要认真对待自己的岗位职责，做好自己的本职工作，明确该岗位的基本要求，熟练掌握各种教学管理的相关知识和技能，必须转变传统的教学管理观念和模式，创新教学管理的思路和方法，提高教学管理的质量和效率。

2.加强管理理论的学习，树立终身学习目标

高校管理就是高等学校根据一定的目标、原则对整个教学工作进行调节和控制，从而保证教学工作有序、有效地进行，以顺利实现培养德、智、体全面发展的人才而预定的目标，教学工作主要是由教师授课，学生学习以及教学管理组成[3]。对于现代教学管理而言，该目标不可能仅凭单个人的力量实现，所以教学秘书必须进行资源整合，不断地学习和掌握管理理论。适时地开展业务培训、系本研究或研讨经验交流会，努力提升和完善教学秘书业务管理水平，增加教学秘书之间的交流和沟通。运用现代教学管理理念方法和技术手段指导各项教学管理工作，提高其教学管理的质量和效益。适时建立合理的管理知识体系，用于指导自己的教学管理实践，不断丰富和完善自己的管理知识，提升教学管理理论水平和综合素质。

3.调整心态，热爱教学秘书岗位

教学秘书必须要热爱自己的岗位，不能因为自己的岗位不受大家重视，而忽视或是怠慢自己的职责，要强化责任意识，提高工作效率，要激发责任感，主动积极地克服工作中的困难，想方设法地解决和完成工作任务，在其职，谋其政，负其责，要从自己内心的状态上不断进行调整，工作心态要积极向上，适当地给自己减压，要不停地进行自我鼓励，学会自我调节，学会缓解压力，要清楚地知道工作只是生活中的一部分，不能给自己过于沉重的负担和压力，要以一个积极乐观、精神饱满的工作状态面对教学秘书这个岗位。

4.作好资源整合，促进人际沟通

教学秘书主要是做上传下达的工作，所以要正确认识人际关系、促进人际沟通，要学会有效地运用自己的人际关系资源，积极有效地作资源整合，调节和利用各类人际关系来为组织服务，处理好各种应急和突发事件，这个岗位也是特别能锻炼人际交往及为人处世的好平台。

5.不断提升工作素质，有条不紊开展工作

提高教学秘书的工作素质，在各种行业的工作中都讲究职业道德和素质培养，随着现代社会的发展，大部分教学秘书都是具有高等学历的人才，同时也大多是出自师范类院校的高材生，具有教师职业道德。

6.保持公平公正处事原则，全心全意为师生服务

在处理学生和教师问题时，随时保持公平公正的原则，尽量做到对事不对人，处事公道，这样就会在教师和学生之间树立威信。

7.熟练掌握教务系统，提高工作效率

教学管理已经逐步步入科学化、信息化阶段，大部分高校已经建立了校园网络和教学教务管理系统。要熟悉高校教学管理规律，学习先进的管理知识，要从教学管理的典型案例进行剖析和研究，以提高自己的教学管理水平，多与其他兄弟院校的同行交流沟通，相互借鉴经验和教训，总结规律。要时刻面对现实，加强管理意识。