有效开展科技期刊约稿工作的策略探讨

龙秀芬，丁　　岩，吴惠勤，盛文彦，周启动，谭幸谊

（中国广州分析测试中心/广东省分析测试技术公共实验室 分析测试学报编辑部，广东广州510070）

有效开展科技期刊约稿工作的策略探讨

龙秀芬，丁岩，吴惠勤，盛文彦，周启动，谭幸谊

（中国广州分析测试中心/广东省分析测试技术公共实验室 分析测试学报编辑部，广东广州510070）

摘要：探讨了约稿的必要性，并指出认真选题，周密策划，积极开展组稿、约稿工作等策略，是获取高质量稿件，提高期刊质量和学术水平的有效途径.围绕约稿前的准备，约稿方案的制订与实施，以及约稿的后续工作等方面，进一步对有效开展约稿工作的方法策略进行了深入探讨.

关键词：科技期刊；约稿；策略

约稿是科技期刊办刊宗旨、理念和风格的主动执行过程与体现方式，是一项有组织、有目的的策划活动，也是出版链条和编辑流程汇总关键的一环［1］.

当前，越来越多的国内科技期刊面临着较大的生存压力.一方面，国际著名的学术期刊出版商（如Elsevier，Spring，RSC等）正对中国的学术信息资源展开强势竞争；另一方面，国内大环境也在鼓励更多的稿源涌向国外.许多高等院校、科研单位鼓励教师、研究人员将优秀稿件投到国际知名刊物，以此提高学校及科研所单位的知名度，并对那些论文发表在国际著名刊物上的作者给予重奖；职称评定、基金申请以及科研项目申报等也把在高SCI值期刊上发表的论文篇数作为一项基本条件［2］.在这种大形势下，国内众多缺乏“SCI”等头衔的普通科技期刊、中文期刊面临着优质稿源匮乏的困境，难以有效提升自身的学术水平，甚至威胁到刊物本自身的生存［3］.

1　约稿的必要性

科技期刊在其发展过程中，由于自身在学术领域、期刊发展、读者定位等方面的不同，其追求的目标和发展模式也各不相同.因此，希望每一种刊物都达到Science、Nature的学术水平和行业地位显然不符合科学技术和科技期刊的发展规律，也不现实［4］.针对科技期刊目前所面临的优秀稿源流失的困境，编辑人员应正确对待，并根据期刊自身的专业与特色，积极地开展相关领域的组稿与约稿工作.

现实的学术期刊市场中，高质量的稿源并不多，若是被动等稿件上门则只能是委曲求全，而通过主动约稿、组稿则可以有效获得优质稿件，并成为各科技期刊提高学术质量的重要途径之一.只有拥有较多学术水平高、质量好、影响力大的稿源，才能有效提升期刊的学术质量，不断扩大期刊的社会知名度和学科影响力，以进一步吸引更多优质稿源，从而形成期刊的良性循环，并使杂志可以在激烈的竞争中最终获得良好的生存与发展空间.

《分析测试学报》为我国化学类知名中文核心期刊，影响因子长期居全国化学核心期刊前5名.但近年来稿源质量和数量也有所下滑.基于此，近年来也有针对性地开展了一系列约稿、组稿工作.笔者结合近年来的约稿经验，体会到：精心选题，周密策划，积极开展组稿、约稿工作，是获得高质量稿源，及提高期刊质量和学术水平的有效途径!

2　　约稿前的准备

2.1精心选题

编辑对刊物学科发展的认识程度与约稿能否成功有着密切关系.这就要求编辑人员必需通过充分的信息采集，实现对学科发展的正确认识，了解当前的研究前沿和研究热点，以避免选题策划时闭门造车.编辑人员了解学科的发展趋势及前沿，快速采集学科信息的方法主要有：①充分利用网络资源.在当前高度发达的互联网时代，信息采集变得方便而又快捷.充分利用网络资源优势，可以快速获取所需信息，深入了解与掌握本行业的最新发展及前沿.如：著名的搜索引擎百度(http://www.baidu.com)、Google（http://www. google.com.hk）等均可提供大量的信息资源.此外，一些专业的网站和数据库如国家自然科学基金委员会网（http://www.nsfc.gov.cn/）、国家高技术研究发展计划(“863”计划，http:www．863．gov．cn)、WOS(Web of Science)、ESI(Essential ScienceIndicators)、科学网（http://www.sciencenet.cn/）等也是编辑人员了解学科发展趋势的强有力工具.②定期参加国内、外相关领域的学术会议.国内、外举办的权威学术会议及论坛一般都是针对当前各学科的前沿及热点问题进行研讨，并且均会聘请国内外相关行业的领军人物、知名学者做报告［5］.通过定期参加本学科领域的学术会议，可以及时了解学科的发展方向，准确准确把握学科的发展前沿.此外，通过参加会议，还可与专家面对面接触，加强了与专家的相互交流与沟通，从而以后的约稿工作打下良好基础.

通过拜访国内外专家，拜访重点实验室和学术单位等形式，也是获取重要学者的科研动态，了解行业最新发展动向的有效方法.

2.2约稿名单的筛选

一旦确定约稿和组稿方向，便可通过以下方式开始选择合适的约稿作者：①从编委中寻找作者或通过编委推荐作者.一般科技期刊的编委都是国内外知名专家、学者，而且作为编委，他们也非常乐意为期刊发展出一分力.因此，向编委约稿是一种行之有效的方法.②从国家自然科学基金项目支持数据库中选择约稿对象.自然科学基金委员会主要资助有重要科学意义的基础性研究，尤其是符合国际科学发展趋势，以及为适应我国社会主义现代化建设长远需要的研究［6］.经过层层筛选并最终获得自然科学基金资助的研究项目，不仅说明该项目负责人具备了深厚的专业理论知识，而且具有全面掌握本学科研究现状和发展趋势的能力.通过搜索国家自然科学基金项目支持数据库，可快速获得我国在某一领域学术带头人的系列名单，而拥有一定数量的约稿作者名单对于成功开展组稿工作非常重要.③从外审专家中约稿.外审专家通常为各学科的带头人，在对稿件的审理过程中，已对刊物有了更多的认识和了解.因此，在条件成熟时向其提出约稿请求，往往能收到理想的约稿效果.

此外，从科研团队中寻找约稿对象，从重点实验室和国家重点项目承担单位物色约稿作者，从学术会议的报告人中寻找作者，从知名出版物上寻找作者等均是有效而可行的约稿渠道.

3　　约稿方案的制订与实施

3.1约稿方案的制订

科技期刊约稿是编辑部的一件大事，应制订一套完善的约稿方案.约稿方案内容包括：①约稿计划的详细制定.包括约稿主题、栏目设置、约稿对象、约稿途径、交稿方式、交稿时间，以及对所约稿件提供快速处理与优质服务的措施等，均需加以明确，以做到心中有数，便于后期的落实.②约稿函的起草.约稿函通常采用电子邮件形式发送.在约稿函中一方面需注意语言要清晰有力，内容简洁明了；另一方面，写作态度要谦虚恭敬，措辞需正式、得体.一份全面、周密而又蕴含感情的约稿函，对成功约稿具有很大的促进作用［7］.约稿函中首先要表达编辑对作者研究领域、研究方向以及所取得成果的了解、感兴趣和尊崇；此外，根据约稿人的特长有针对性地推介相关约稿主题；最后，在信中适时体现出编辑对约稿的期待之情以及对作者的感激之情.需注意的是，约稿函应专人专信，这样既可以结合作者的具体情况撰写，又可表达编辑部对其的重视与真诚.③期刊宣传资料的准备.发送约稿函的同时，提供一些相应期刊的简介及宣传资料可以方便于约稿作者更快速、深入、全面的了解刊物.

3.2约稿方案的实施

实施约稿方法多种多样，目前常用的方法有：①E-mail约稿.随着电子信息的快速发展，发电子邮件已经成为一种快速、实用的交流工具.邮件中附上一封约稿函，写清楚相关要求，可以使约稿对象更清楚约稿的内容及要求，并有充足的时间考虑和安排.但不足之处是该方式发送的约稿函容易被对方当成垃圾邮件删掉，或者看过之后不了了之.此外，邮件约稿忌采用群发的方式，这会让收件人感到不被尊重，不仅不能达到良好的约稿效果，甚至会引起收件人的反感［8］.②电话约稿.是一种比较简单的方式，具有快捷性、双向互动性、非当面性等特点［9］.但由于这种约稿采用的是直接对话方式，使得双方缺乏充足的思考时间.③参加会议.编辑人员通过参加本学科领域的学术会议或论坛，可以快速了解学科当前的发展方向，并能直接结识更多专家、学者.此种方式的约稿目标明确，且可与专家直接接触，约稿的成功率相对较高.④直接拜访.此种约稿方式的优点是准备时间充足，且因为能与约稿作者面对面交流，沟通十分便捷，约稿的成功率高，但其缺点是需耗用较多的时间和经费.因此，为取得良好的约稿效果，在直接拜访之前，编辑人员应事先做好各项准备，并提前与对方做好预约工作.⑤通过编委约稿.由于期刊所聘请的编委均为本行业的专家和知名学者，他们深入了解学科的研究现状和发展趋势，熟悉同行的研究背景与研究领域，且在同行中有一定威望.因此，由编委向同行约稿，往往会收到更好地效果.

上述约稿方法中，各有利弊，有时可以采取多种约稿方法并用，以获得更好的约稿效果.如本刊在日常约稿过程中，主要以电子邮件方式为主，其他约稿方式加以辅助.对于一些已邮件回复的专家会通过电话进一步沟通加以落实，对于尚未回复的专家，也会积极通过电话联络，以确认约稿的可能性.此外，编辑人员还可采取通过主编、编委协助，或通过参加会议等方式加以辅助，积极开展向专家约稿的工作.

近年来，《分析测试学报》在做好期刊定位的基础上，精心策划，积极开展了一系列的约稿、组稿工作，包括：《学报》创刊30周年专题约稿，“食品质量与安全”，“纳米材料在分析化学领域中的应用”、“地沟油检测”以及“微流控技术以及检测”等热点、前沿专栏约稿.通过这些约稿工作，使刊物得以吸纳更多优质稿源，约稿也逐步成为编辑部的一项重要及常态化工作.在日常工作中，密切追踪学科的发展前沿，并根据不同的研究领域建立了相应领域的约稿专家库（包括专家的基本信息、研究领域、研究方向、学术成果、承担的科研项目、联系方式等），并及时对约稿专家库进行更新和补充.同时，编辑部内部还细化了约稿工作流程及管理机制，明确规定了各编辑人员每年需约稿的数量，并从约稿数量和质量入手制定相应的考核制度，促使每位编辑积极制订约稿方案，主动约稿，从而在一定程度上保证了刊物稿源的数量和质量.

4　　约稿的后续工作

经过前期精心策划和准备，编辑成功约到了优质稿件.然而，此时若未能进一步做好约稿后的后续工作，那么这篇优质稿件还将不能更好地发挥出其最大的作用.期刊工作本身就是一项具有可持续性的工作，编辑部在约到优秀稿件后，若能做好对约稿的快速处理，对已发表稿件的跟踪调查、后期推广，以及对约稿人的回访等后续工作，将会对以后的持续约稿发挥至关重要的作用［7］.

4.1开通绿色通道，快速处理约稿

对已约到的稿件，应尽量在最短的时间内完成审理以及发表.例如《分析测试学报》针对约稿实行“绿色通道”，争取做到对约稿在1个月内给出审理意见，录用后2个月内发表.对一些时效性强的热点稿件，还进一步加快了审稿时间和缩短编辑流程.如针对2005年的苏丹红事件及2008年的三聚氰胺事件，均以最快的速度组织、刊发了相关的论文及检测报道，其中1篇气相色谱-质谱法测定苏丹红的论文从投稿到刊发不到2个月，另1篇气相色谱-质谱法测定三聚氰胺的论文从投稿到刊发仅历时1个月.针对2011年年末的地沟油事件，也以最快的速度刊发了相关的论文，并及时跟踪发表了系列报道（分别刊于2012年第1期及第4期）.这一系列举措为分析人员及时提供了新的检测方法，有效促进了检测技术的推广及应用，同时也提高了刊物的学术质量、扩大了社会影响力.

4.2及时寄送稿酬和样刊并跟踪调查已发表的约稿

对约稿的作者，收到稿件后应及时回复；期刊出版后应及时反馈稿件刊发信息，及时寄送稿酬和样刊，以体现出对作者的尊重和感激之情；对后续 Web下载量高、被引频次高的约稿，可采取相应的奖励机制，这对鼓励作者以后积极投稿具有重要的促进作用.

约到优秀稿件并发表以后，编辑人员可以通过万方、CNKI等数据库等对该稿件的下载情况、引用率、总引用次数、年度引用分布情况、利用率、第一次引用时间与发表时间的间隔等指标进行检索、跟踪、调查.通过对上述相关数据的比对、分析，以判断出所约稿件是否为学科的研究热点，是否引起学术界的关注，其影响力如何等，从而为今后选择约稿方向和约稿对象提供数据参考与依据.

4.3推广优秀稿件，保持与约稿作者的联系

对已成功约到并刊出的高质量稿件，可采用多种途径（如期刊网站、会议、微信、QQ群等）对其及时加以宣传与推广，以扩大稿件的影响力及关注度，同时也可提高期刊的社会知名度.

在约稿成功后，还要继续与约稿作者保持联系，定期进行回访，通过与约稿作者的持续联系与交流增进相互间的感情，这对于以后的继续约稿非常重要.此外，这些作者均是长期在科研一线工作的研究人员以及知名专家，对该学科的研究热点、发展态势有更深入的认识和掌握.经常与约稿作者进行沟通交流可以使编辑人员及时认识和了解学科领域的发展与动向，加强对学科前沿与热点的洞察力，不断提高自身的专业素养.

5　　结语

约稿对于期刊的发展和良性循环具有重要作用.在约稿过程中也会遇到各种各样的问题和困难，但只要持之以恒地开展约稿工作，在约稿前做好充足的筹备，采取合适的约稿方式，约稿中灵活应对各种问题，并正确处理所约稿件，约稿后做好后续工作，则约稿所面对的各种困难就能迎刃而解，并能在不断探索中积累和丰富经验.相信编辑人员的约稿工作会越做越好，脚下的路也会越走越宽，从而使期刊不断跃上新台阶.

参考文献：

［1］李建军，刘会强.科技期刊编辑电话约稿的特点与方法［J］.编辑学报，2010，22(4)：288-290.

［2］陈小凤．地方高校学报组稿策略［J］．广西民族大学学报:哲学社会科学版，2006，28(5)：177-179.

［3］吴晓利，张洁．高校学报稿源问题解决之途径［J］．农业图书情报学刊，2007，19(6)：188-190.

［4］罗向阳，赵群，李辉，等.科技期刊编辑如何开展约稿工作——以《机电工程》杂志为例［J］.中国科技期刊研究，2012，23(3)：449-451.

［5］王海霞，王进萍.浅谈科技期刊约稿途径［J］.科技视界，2011，23(4)：414-415.

［6］罗承丽，朱健利，陈菁华.利用国家自然科学基金项目数据库选择审稿人［J］.科技情报开发与经济，2003，13(5)：10-11.

［7］王静，冯学赞，马宝珍.提高科技期刊约稿质量和成功率的途径与方法［J］.编辑学报，2013，25(6)：553-555.

［8］马兰兰，徐若冰，李雪莲.科技期刊约稿中的问题和应对［J］.编辑学报，2011，23(4)：344-345.

［9］齐蘅.高校学术期刊的约稿技巧——《农业经济与管理》的约稿实践［J］.前沿，2012，322(20)：111-112.

（责任编辑：邵晓军）

中图分类号：G232

文献标识码：A

文章编号：1007-5348（2015）08-0055-05

［收稿日期］2015-04-02

［基金项目］广东省科技基础条件建设项目（粤科财字［2013］3号）.

［作者简介］龙秀芬（1975-），女，贵州松桃人，分析测试学报编辑部副编审，博士；研究方向：编辑学.

How to Solicit Manuscripts for Scientific Journals

LONG Xiu-fen,DING Yan,WU Hui-qin，SHENG Wen-yan,ZHOU Qi-dong,TAN Xing-yi

（Editorial Department of Journal of Instrumental Analysis,Guangdong Provincial Public Laboratory of Analysis and Testing Technology,China National Analytical Center,Guangzhou 510070,Guangdong,China）

Abstract：This paper discuss the importance of scientific journal,and point out that manuscript invitation is very useful for improving the quality of manuscripts and raising the scientific journals’academic standards. Around the preparation of manuscripts,formulation and implementation of manuscripts scheme,and the followup work after manuscript invitation,the strategies to effectively solicit manuscripts is presented.

Key words:scientific journal;manuscript solicitation;strategies