企业物资采购计划管理的重要性及优化措施：以热电企业为例

摘要：对采购物资进行计划管理，在企业物资采购中具有重要的资源配置作用，能发挥有效的监督职能并对库存管理有重要的调节作用，同时在实施的措施上应当进一步改进和优化。

文献标志码：A

文章编号：2095-7238（2015）03-0082-04

DOI：10.3969/J.ISSN.2095-7238.2015.03.015

收稿日期：2015-01-10

热电企业在购进原材料时要实施有计划的物资采购并保证及时、合理、有效地配置到生产的各个环节当中，它是热电企业物资采购供应链中的源头。俗话说得好：“万事开头难”。如果开的头是个好头，那么接下来的事必定能做好。计划管理就是这样：如果一个企业在购买原材料时没有一个好的计划，购进的原材料必定会给生产经营资源配置带来坏的影响，甚至有可能不知道怎样去购买原材料。一方面，计划管理成功与否可以影响一个企业成本费用的支出；另一方面，它反映了一个企业是否勤俭、节约、杜绝浪费，乃至生产要素配置水平的高低。以上对从事物资计划管理的人员提出了一个严肃的问题——应该怎样看待计划管理在物资采购中的重要性。

采购计划管理是一个企业把控制原材料数量或降低原材料价格及成本，作为节约生产要素提高企业效能的目标而选择的计划管理模式。计划管理在热电企业生产经营中不是条条框框，而是发挥着重要的作用。

一、企业物资采购计划管理的重要性

（一）计划管理对企业生产用料有重要的资源配置作用

众所周知，一个企业的生产用料就好比这个企业的粮食和水，有了粮食和水，这个企业才能生产运转，从而创造出更多的产品。但是企业毕竟不是手工作坊，它需要追求利益最大化，需要在同行业竞争中立于不败之地。那么，当所有的机器、设备都运转起来的时候，提供多少粮食和水恰好能达到那个“点”？难道是粮食越多越好吗？显然不是。企业需要多少原料，需要什么样的原料，要达到生产效益最大化还要追加多少原料，这些就是计划管理的核心。其实，我们在生产经营中想到这个核心并不难，难的是怎样让它发挥出有效的资源配置作用。

在整个物资管理中，要想发挥计划管理的资源配置作用就要释放它统筹规划的能力。这个能力可以由一个核心部门或某些专业技术人员来完成。以热电企业为例：整个计划管理建立于拟定、编制汇总、审核和下发的控制环节之上。计划从生产环节提报开始就是一个拟定原材料需求计划的过程：这个过程非常关键。它会直接影响生产原材料的使用效率，也就是说居家过日子需要多少柴米油盐才合适，既要吃得饱还要吃得好更要杜绝浪费。重点是杜绝浪费的含义是什么？企业原材料计划管理最头痛的就是提报计划的准确性。计划不准确，也就是我们的生产设备吃多少“粮食”把握不准确的话，势必造成资源的浪费，同时一个企业如果在一定时期内剩余材料增多就会直接影响这个企业的机会成本。而机会成本恰恰会给企业带来不小的回报。举个简单的例子：热电企业基础管网建设所需的原材料基本都是大宗的保温管、管件、阀门、补偿器等，不难看出这些物料的价值占整个原材料成本的二分之一，高达几千万元的资金。如果提报计划不准确造成材料剩余，那就不是剩余几个螺丝钉那么简单。而且剩余材料的费用包括运费、装卸费、存储费、人工费和材料本身的价值等占用的资金，放弃的机会成本对一个中等规模的企业来说是非常多的。多到什么程度，简单来说它是一个中等热源厂全体人员的月工资或淡季的全部检修费用。因此，在热电企业提报计划阶段就会有几个比较重要的控制环节，比如：先由车间的材料员、技术人员或运行设备责任人提报原材料需求计划，因为他们比较熟悉检修运行设备的设备状况。然后再经车间的技术管理部门来初审计划，从专业技术角度提出比较合理的设备“吃粮方案”。这样整理出来的部门计划就比较清晰了。各个部门提报的计划会通过一个生产管理部门来审核，这就是安全生产部门。它在整个计划管理过程中起着“指挥官”的作用。如果各个部门提报的需求计划参差不齐或有差异，它会行使审核的权力来调节资源在各个生产部门间的配置。比如：两个同类型的生产部门，同类型的生产设备提报的原材料数量不相同时，安全生产部门就会尽可能使提报的原材料在两个部门间达到平衡和共享。上述每一个环节都有不同的权限和技能，但是这些环节不是独立的，它们是相互配合相互沟通地存在着。任何一个环节脱离计划管理的过程都会造成重大的影响。

（二）计划管理在企业的物资采购管理中发挥着重要的监督职能

首先，计划管理通过用友财务软件实施。其中提报计划的关键是在用友系统存货档案中找到自己所需物料的编码，编码就是物料的“身份证”，是物料的唯一属性证明。如果档案中没有编码，则需要通过计划管理部门给物料新增编码，使系统各个环节能够共享使用。编码给物料分配好身份后计划就可以提报了。如果编码编制得不准确或错误会直接影响计划的准确性，那么计划再下达到采购部门，按计划购买的物料就会是错的，会造成采购部门向供应商退换货和人工成本的增加，会造成采购部门不断同生产部门和供应商沟通，降低工作效率，增加人工成本。

其次，计划管理通过三个步骤实施监督管理职能，分别是订单的执行、合同的签订、物料到货入库。也就是物料从采购到入库的完成都需要计划管理去监督。在每个环节上，计划管理通过综合统计订单的月度计划执行情况、合同的跟踪管理、仓库管理的入库统计记账等具体实施监督。从而保证物资采购计划执行的合规性。

第三，计划管理通过有限授权和信息共享制度发挥监督作用。它对物资采购监督的一个重要方面就是能使采购决策的权力公开化、流程化、分散化，建立有限授权制度和决策信息共享制度，这是现代管理的基本要求，也是对采购管理人员的有效保护措施。因此，这一制度的建设理应引起我们的高度重视。

（三）计划管理在企业的库存管理中发挥着重要的调节作用

与库存资金及存货保管有关的费用开支，是大多数企业经营成本中的一项重要组成部分，因而它对企业经营的效率具有举足轻重的影响。对生产型企业来说，如果库存的原料或易损零配件发生缺货，则会导致停工停产现象，造成很大的经济损失。因此正确地进行存贮决策，科学合理地制定库存管理计划，对于企业经营是非常重要和必不可少的。 ［1］

计划管理和仓库管理是首尾呼应的关系，着重体现在计划管理通过核定库存物料来调节仓库存货的多少，利用先进先出法和加权移动平均法两者的结合提高存货周转的效率。计划管理通过建立物料编码档案使核定库存有了检索功能，企业通过计划核库能有效减少库存，为财务管理提供了依据，最大限度提高原材料的利用效率，减低了库存积压风险，减少了重复采购占用资金。

二、计划管理措施的改进和优化

目前，热电企业在实施物料采购计划管理的同时也遇到了方方面面的困难和问题。例如：计划虽然在审批环节形成了一套流程化规范化的模式，但是越来越趋于流程和形式，计划在提报环节上往往存在不准确的现象，这就大大削弱了计划管理合理配置资源的效率和职能作用，同时影响了物资采购效率，更有甚者，最终出现库存物资积压。管理者想解决这些问题必须要从计划管理的实施手段上予以改进和优化。

（一）打造计划管理实施的硬件，使它的资源配置功能得到充分释放

随着热电企业生产和管网工程的发展，物料的需求计划分散在城区的各个点上，由于没有大型的、密集的、规范化的物料仓库，使物资供应链从计划管理开始到计划采购都失去了弹性。也就是说计划管理的资源配置功能得不到充分的释放，物资采购对市场的灵敏性大大降低。因此，计划管理不光需要用友财务软件的支持，更需要一个规范化的密集的现代化物流仓库来作为它的硬件支撑。建立现代化物流仓库，使计划管理从一只无形的手变成了一个明确清晰的指挥棒，真正意义上达到了计划管理管的不是“人”而是“物料”——企业赖以生存的资源这个最终的目的。

2001年，中国加入WTO后，各行各业打造现代流通企业、打造现代物流、打造现代仓库相继出现。十多年的不懈努力证明，集中打造一个现代化物流仓库能大大提升物资供应的服务质量、提高工作效率、降低原材料采购成本，使企业竞争力明显增强，可谓好处多多、优势明显，值得热电企业借鉴。现代化仓库满足资源有效配置、节约成本的特点同计划管理资源配置职能高度契合。

（二）不断更新升级技术化的信息软件来达到资源信息的共享

一旦建立现代化的物流仓库，它的信息传达非常重要。一边是物资采购供应面临的市场变化，一边是生产、供热管网急切的需求，怎样在两者之间真正实现信息对称？这就要求热电企业结合现代物流管理公共信息平台管理模式的经验，建造一个物料资源在需求、采购、配送、使用上的信息平台，达到信息对称和共享。这一点是物资采购计划管理的核心和目标，它同物流公共信息平台强调的“整合”、“共享”、“服务”的思想是非常一致的，在资源充分整合的基础上，通过信息对称和共享的手段最终实现物料全流程服务的终极目标。

更新、升级原有的财务软件、信息化平台，将计划管理的各个环节也就是每个信息点纳入一个完整的信息化系统，从计划的生产供热需求到物资采购供应再到原材料被分配使用，最终制造出产品，实现信息的共享。信息的准确性再同现代化仓库管理相结合，资源在生产、供热各个点上的分配就非常清晰了。

（三）树立计划管理管的是“物”而不是“人”的观念，提高管理水平

再次强调物资采购计划管理的客体是企业生产供热所需的物料，而不是人，因为物资采购计划管理是通过专门人员来完成的，所以会造成相关认知错误。它同一个企业的工作计划是完全不同的。这就要求物资采购计划的管理者在做到资源有效配置的同时，还必须做到以下六点：一是思想认识到位。物资采购计划管理是企业发展的内在要求，是提升企业竞争实力的迫切需要，是应对外来挑战的重大举措，必须全力推进，加速推进。二是系统功能到位。系统设计的程序再优化，功能再完善，操作要方便快捷。三是人员配备到位。要把责任心强、文化程度高、懂计算机的人员安排到计划管理岗位，人员要按照编制配齐配强。四是业务培训到位。要安排适当时间组织相关人员进行业务培训，反复训练，熟练运用，使其掌握计划管理系统原理、操作程序和操作要求，提高业务人员操作水平和效率。五是协调沟通到位。业务部门提供需求，开发商开发软件，信息部门负责维护，三者分工明确，同时要加强沟通。系统在运行中遇到故障，三方要及时沟通，研究解决办法，及时解决问题，确保系统有效运行。六是检查考核到位。管理部门要制定考核细则和考核办法，加大考核力度，及时发现问题及时整改，考核结果与工资挂钩，调动业务人员工作积极性，提高工作质量和工作效率，改进工作作风。 ［2］

随着企业的发展和管理手段的升级，物资采购经营链中计划管理环节发挥的作用越来越大，它不仅发挥着强大的业务、信息共享功能，而且为提高生产经营管理执行力和领导决策能力提供了智力支持，所以它应当被企业生产经营管理者所重视。只要我们把相应的措施和手段优化改进好，运用好，必定给企业带来丰硕的回报。