谈如何提升企业科技档案的管理水平

胥 丽 卿

(大唐太原第二热电厂，山西 太原 030041)

谈如何提升企业科技档案的管理水平

胥 丽 卿

(大唐太原第二热电厂，山西 太原 030041)

结合工程案例，介绍了建设项目工程档案的作用，对工程档案管理的有效策略进行了研究，并分析了建设单位档案管理存在的问题及成因，给出了一些工程档案管理方面的主要计划和措施。

工程档案，资料，管理，计划

0 引言

工程档案指企事业单位和国家机关、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。它产生于生产、科研、基建以及管理活动之中，是第一手材料，指导科技生产建设活动的重要依据，是提高经济效益和社会效益的重要工具。

1 基本情况

大唐太原第二热电厂始建于1956年，经过六期扩建及小机组的关停，现总装机容量达到120万kW。多年来，在企业不断发展的同时，我厂的档案管理工作也取得了长足的进步,1988年我们单位就获得省级先进档案管理工作称号。1989年档案管理晋升为国家二级，2009年被集团公司认定为档案工作目标管理一级单位。电厂档案室隶属厂部办公室，是集科技、文书、声像、实物等统一管理的综合档案室。科技档案工作主要包括电力生产、基础土建、科技进步、设备资料、技术资料、工程文件图纸等管理，涵盖全厂生产各专业及工程项目全过程，其中四期、五期、六期扩建工程的档案管理工作，与工程建设同步开始、同步进行、同步验收，较为全面及有代表性。

2 建设项目工程档案作用

从企业角度看，使用统一管理手段，实现档案信息管理自动化，统一化。系统人员可以通过网络自动搜索到自己需要的档案信息，从而减少了企业档案管理成本，节约工作时间。

从档案运用角度看，系统人员可以在自己的办公电脑快捷、精确的查看自己要查看的档案内容。

3 工程档案收效经验

3.1 领导重视，机构健全

领导十分重视六期工程档案管理，把工程档案工作作为工程项目管理的一项重要内容来抓，多次召开六期工程档案规范、收集、整理专题会议，建立了切实可行的规章制度和工作程序；成立了工程档案领导小组,工程项目负责人为项目档案的主管领导,各相关部室负责人担任成员；建立了档案管理机构，配备了与工程档案管理相适应的管理人员,各部门负责人及专兼职档案人员组成了自上而下档案管理三级网络，档案专、兼职人员全部经过上岗培训,并取得了上岗证。

3.2 措施得力，奖惩分明

对工程档案实行统一管理，并采取了一系列行之有效的措施，以确保项目档案的齐全和完整。例如贯彻“三同步”原则：即下达工程计划时，提出工程文件材料的归档要求；检查工程进度时，检查工程文件的形成情况；验收工程项目的同时，验收工程档案。

严格执行合同档案保证金制度，在招标文件和合同文件中明确档案管理职责，为了确保档案的完整性，准确性，参建单位需缴纳合同档案保证金为合同总额的1%，由参建单位的计划部，财务部还有施工方和厂办统一签字通过，如参建单位未按规定移交档案的单位，保证金不予以返回。

为鼓励各参建单位高质量地完成工程竣工文件的移交归档工作，在制度中规定从投产受益中提取一定的费用，对工程档案先进单位和个人给予奖励。如在优质完成锅炉酸洗工作和设备安装完毕完成整套试运行后，我厂对档案移交齐全完整的施工、调试单位予以了奖励；在工程档案移交整理完成后，对全部参与人员给予了奖励。

3.3 职责明确，效果显著

我厂对工程档案管理实行责任法人制，对施工单位档案管理工作落实到参建单位的档案管理责任人和部门负责人，对各部门和各有关人员实行档案工作责任制，并由厂部办公室牵头，各参建单位组成了项目档案管理组,建立了覆盖工程全过程的档案管理网络。规定档案人员必须要参加工程项目的相关会议、招投标、竣工验收等活动，并明确了各参建单位的归档内容，统一了档案管理的有关标准和规范，确保项目档案收集齐全、完整。

我厂严格依照《电力工程达标投产管理办法》规定，要求各参建方在机组结束168 h试运工作后的45 d内，将工程施工、安装、调试全过程中形成的工程档案向我厂档案室进行移交归档。同时要求参与本期工程建设的项目部遵循“谁施工、谁组卷、谁移交”的原则，将施工全过程中形成的监理、施工、调试技术资料进行了收集、整理、移交，并及时启动了“早谋划、早督促、早验收、早接收”的归档措施，坚持“统一领导、分级管理、各负其责，谁经办、谁立卷，整理好移交”的档案管理原则，使工程整体资料提前7 d移交归档。

目前档案室六期工程档案共形成纸质档案5 659卷，焊接底片106卷，光盘档案15张。照片档案11卷(1 058张)。为了便于检索和利用，编写了全引目录63册，案卷目录8卷，项目档案收集齐全，整理规范，竣工图图面整洁、字迹清晰、内容准确，竣工图章签字手续完备，充分反映项目建设的实际情况，在项目建设和管理中发挥了重要作用，也为日后项目运行、管理与维护工作奠定了较好基础。

3.4 全程监督，及时指导

为促进我厂工程项目档案工作的有序开展，我厂档案人员对各参建方工程档案管理工作进行了全过程监督、检查和指导。在传统的接收、整理、保管和利用档案的基础上，树立高效优质服务工程建设的理念，积极主动深入施工现场第一线，介入各参建方质量保证体系工作的各个环节，努力提高工程档案全员、全过程管理。按照“消化吸收、完善提高、推广先进”的做法，依据《国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范》和《电力企业档案分类规则》中有关基本建设档案和设备档案分类号的规定及要求，分专业、分施工阶段、分标段来进行整理，并以此为据，通过发放材料、组织培训、研讨、交流等多种形式对各部门及各建设项目施工单位的档案人员和档案工作进行检查、监督和指导，提高了全员档案工作能力。尤其在脱硫、脱硝等技改工程施工期间，我厂档案人员深入到施工、监理单位，分别对技术资料的内容和接受监督的要求，会同有关人员，组织档案工作“自检”“预检”和“正式检查”，对发现的问题及时提出整改意见并限期整改，确保了工程文件材料在形成过程中的齐全、完整，为保证脱硫、脱硝技改项目顺利投运和通过验收打下良好的基础。

4 建设单位档案管理存在的问题及成因

通过六期项目工程档案管理工作，我们深深体会到由于建设项目档案从形成、整理到移交，需要建设、设计、施工、监理、设备供应及安装调试等多家参建单位共同完成，所以建设项目档案的收集、管理质量问题一直是项目档案管理工作的弱点、难点。主要表现在以下几个方面。

4.1 档案资料收集齐全难

1)重建设、轻档案的思想在项目建设负责人和工程技术人员中普遍存在，项目建设单位负责人往往把时间和精力放在项目施工的工期和费用方面，为了能够按照业主的要求按时完工，将大部分精力放在项目的工程质量方面，而忽略了在参建过程中对项目档案的收集和整理工程，造成档案的流失。

2)项目档案的收集工作和竣工进度不一致。由于一个项目从筹划到竣工阶段的参建单位多，涉及的部门档案管理工作也非常繁琐，再加上有的部分参加在提供设备和设备档案资料的不同步，往往设备已经到货，档案资料迟迟不到位，还有由于档案资料的缺陷，需要重新整改，造成档案管理和工程实际进度不一致，最终导致档案的流失和残缺。

3)建设项目档案归档周期长。建设项目档案具有自己的特性，时间跨度大，动态性强，一个工程的建设从立项到施工、竣工往往都是跨年度的。每项工程的建设需要有施工单位、监理单位负责提供施工和监理过程中形成的档案资料，建设单位收集资料必须经常与施工、监理单位多方面协调、督促。工程实施过程中各部门工作交叉多，工程经常要穿插进行，大、小工程项目完工时间也有早有晚，一个完整工程的档案资料从竣工到归档，最少需要半年时间，有的需要二、三年甚至更长，而在这么长的周期内要保证大量档案资料万无一失地全部收集起来，确实存在一定的困难。

4.2 档案规范管理问题较多

1)一些单位平时不重视文件的形成、积累、收集和整理，如企业在施工过程中发现设计院图纸有些不合理，在经过调整后不能及时地存入档案，导致施工图和竣工图档案不符。竣工图的编制不规范、签字手续不完备等等，有些往往是在预验收或正式验收之前突击整理时才发现，最后采取补办，追讨的办法，这样就很容易造成项目档案不完整、不准确。

2)有些建设单位的档案部门整天分心于档案分类、编目工程，对项目档案缺乏必要的监督、检查和指导，往往不能够对每份档案认真审核，而是突击检查，造成在企业竣工阶段档案的不完善，使项目档案归档质量不高。

5 七期项目工程档案管理方面的主要计划和措施

2012年6月，我厂七期项目工程获得国家发改委核准，在开展前期工作中获得的国家各部委批文、协议已全部归档。下一步，为提高七期项目工程档案管理水平，我们计划从以下六个方面加强管理。

5.1 加强领导，落实责任

1)加强对工程项目档案工作的领导，落实责任制。明确档案职能部门职责，要选择既懂工程技术又懂档案专业的管理人员专门从事项目档案管理，组建一支高素质的专、兼职档案工作队伍。

2)明确各参建单位档案工作领导责任制，并将该责任制放入工程质量管理体系中进行监督。在此基础上，随着工程的进展，建立起由建设单位负责，设计、施工、监理、调试等参建单位共同组成的项目档案管理体系，参与到建设项目的管理、检查、考核、验收等工作的常规机制中，保证档案人员实时掌握档案信息，从而使建设项目档案工作始终处于档案部门的监督之下，发挥档案管理组织的作用，保证项目档案工作顺利进行。

5.2 健全制度，实现“三同步”

项目工程档案管理工作面广量大，为了确保建设项目档案的齐全、完整、系统，建立健全档案管理制度：

1)建设单位和施工单位签订承包合同时，在合同中明确档案的责任合同制度，包括范围、份数和费用。2)建立竣工档案材料的形成、积累、归档制度，并列入有关部门和人员的岗位责任制。3)明确规定编制竣工图和竣工文件的文字交付验收制度，制作竣工图的签认手续必须符合法律程序。4)严格引进技术和设备的开箱验收制度，做好引进技术和设备图纸、文件的收集整理工作。5)实行“三同步”制度，即工程建设立项与档案工作同步，工程建设过程与档案工作同步，工程竣工验收与档案交付验收同步，把档案工作贯穿于工程从立项到竣工的全过程。

5.3 全过程跟踪，全面质量控制

1)工程建设之前的档案管理控制。利用现代化手段宣传档案的法律法规内容，宣传项目档案在建设、管理中的作用以及收集的范围和职能部门的责任，同时要求责任部门在签订合同、协议时规定档案的收集、整理、保存、移交的具体事宜，明确归档范围及竣工文件编制、交接验收以及奖励处罚等方面规定，明确用经济手段约束双方履行合同，做好前期档案管理工作，可以使各相关单位从一开始就重视档案工作。

2)工程建设过程中对档案的监督指导。在工程建设过程中，不定期为在建工程开展上门服务，依据前期制定的标准对各相关单位的档案形成、积累、整理归档工作进行监督指导，针对工作中出现的问题，具体指导有关人员改进工作或共同商讨改进措施，保证建设工程进度与项目档案工作同步，使档案从形成到积累直到最后竣工总结、移交都可以按计划、按要求逐步进行到底。

3)工程建设竣工时档案的补充和完善。要加强工程结束后档案的验收、总结、反馈工作的管理，在工程竣工验收时，同时进行档案验收，及时成立资料移交小组，对各项合同项目档案是否完整准确、整理是否符合规范，进行检查，并对所存在的问题提出整改措施并限期整改。通过档案部门对竣工工程档案的有效监督，使各参建单位在撤离前完善和充实竣工工程档案资料。

5.4 充分发挥工程技术人员的作用

由工程建设主管部门指派专人负责归档文件的审核工作，协助档案人员认真审核，主要审核各阶段文件材料是否真实完备，文件内容是否准确完整，文件中施工数据是否准确，和实际施工工程数据是否一致。做到归档文件的准确性，竣工文件和实际施工数据的一致性。

5.5 明确并提升监理单位的作用

项目监理单位对工程档案质量的保证具有积极而重要的作用。特别是对竣工图和竣工文件的完整、准确、系统，负有监督、检查、审核、签认的责任，同时负有收集、积累项目监理工作中形成的文件，进行整理后向建设单位移交责任。监理单位有效的发挥监理责任，很大程度上规范了档案质量，所以，我们要发挥监理单位的作用，也是确保档案质量的有效途径。

5.6 提高档案管理人员的自身素质

提供机会让档案人员加强业务学习，开拓自己的知识面，积极主动地做好建设项目档案管理工作，努力提高档案管理人员的素质。

6 结语

逐步完善并实现企业信息与档案信息的一体化，实现档案管理业务自动化，能够为统一管理全公司档案提供先进的技术手段，减少档案工作人员重复工作量，降低实现档案信息化管理的成本，进而全方位的提升科技档案管理水平，获得更多收益。

On promotion of management over archives on science and technique in enterprises

Xu Liqing

(No.2ThermalPowerPlantofTaiyuan,Taiyuan030041,China)

Combining with the engineering cases, the paper introduces the roles of the engineering archives of construction programs, researches the effective strategies for the engineering archives management, analyzes its problems and reasons, and provides main plans and measures of some engineering archives management.

engineering archive, document, management, plan

2015-06-22

胥丽卿(1975- )，女，助理工程师

1009-6825(2015)25-0252-03

G271

A