浅谈监理资料的管理与归档

陶 帆

(山东济铁工程建设监理有限责任公司,山东 济南 25000)

浅谈监理资料的管理与归档

陶 帆

(山东济铁工程建设监理有限责任公司,山东 济南 25000)

一个工程在施工建设过程中，各种资料的收集、整理以及相应的归档是整个工程中非常重要的一部分，同时也是监理部门在工程建设中重要的工作之一。监理部门所整理的资料对整个工程档案的规范性与追溯性都非常重要，因此提高监理资料的管理与归档水平，使资料管理工作更加规范化有着重要意义。

监理资料 管理 归档

1 引言

随着我国经济的迅速发展，各类工程建设在近年来都得到了很大发展，但是在各项工程建设中，相关参建部门往往注重施工安全、质量、投资、进度等方面。其实在工程施工建设的过程中，监理部门所收集的各种监理资料对工程建设同样有很重要的意义，同时监理资料也是监理工作的有效体现，因此对监理资料的管理与归档对整个监理工作来说非常重要。本文先分析监理资料在监理工作中的重要性，之后将对档案管理中的资料分类以及归档等方面进行相关的研究讨论，希望能够为监理资料的管理人员提供帮助。

2 监理资料在监理工作中的重要性

监理资料是监理部门对工程建设过程中各种重要信息进行采集而整理出来的。工程建设过程中的重要信息文件主要有国家相关法律法规、业主文件、设计文件、监理文件以及施工文件，这些重要的文件对整个工程的进度、质量以及投资等方面进行全面的记载，工程在建设管理中要想让整个工程合理安全的运行下去，就必须依靠这些重要的信息文件[1]。同时在工程项目建设完成之后，监理部门也需要对这些重要的信息文件进行专业的清点与整编，并将收集到的各项资料进行分类登记造册，最后将资料移交给业主及相关管理单位。因此监理资料对整个工程来说非常重要，如果监理资料非常的完整、准确且规范，也能够将一个监理部门的工作素质体现出来。

我国的任何工程在建设完成之后，相应的各种审计是一定会进行的，在审计的过程中，许多工程经常会出现各种结构与隐蔽部位的质量问题。在出现各种问题之后，监理资料的完整性与准确性就显得非常重要，因为只有完整且准确的监理资料才能够将施工的具体情况体现出来，从而针对问题的原因进行处理。其实监理资料对整个工程的投资以及施工进度的控制也有很大的影响，通过整理准确的计量资料，能够让工程的管理人员从另外一条途径来控制工程的造价，并且通过整理工程中的质量试验与检验资料，也能够让工程更好的通过工程质量的评定，让工程能够更顺利的完成。通过这些可以了解到，监理资料的管理与归档对于一个工程的建设与监理部门来说，都有着非常重要的意义。

3 监理资料的分类管理与归档

3.1监理资料的分类管理

监理资料的收集与管理是监理资料中最重要的工作，收集与管理是监理资料中最重要的工作，整个过程包含了工程信息的收集与整理，在收集与整理各种信息的过程中，对各类文件的进行整理与分类是整个工作中非常重要的一部分。通常情况下，工程中的重要信息文件可以通过以下几种方法来进行分类。首先可以按照文件的来源分类，比如施工资料、业主资料以及设计资料等来源不同的文件资料，这样就能够将来源不同的文件资料分类管理。其次还可以按照文件的属性来进行分类管理，比如有些文件主要是工程变更与索赔方面的投资控制资料，有些资料属于施工设计、审批与进度计划方面的进度控制资料，再次还可以根据文件的目录组成来分类，在监理文件的分类过程中，文件的目录组成有施工过程中的指令文件、合同的支付认证文件，还有工程的报表、记录文件及一些监理管理方面的文件等，通过目录的组成来对这些文件进行分类，也是对文件进行分类管理的一种有效方法。最后还可以根据文件的保存要求来进行分类，每一个工程在施工过程以及施工结束之后，因为文件的重要性不同，因此对各种类型的文件保存要求也不一样，有些文件属于施工期间的保存资料，而有些文件则需要进行长期保存，还有些资料属于业主的归档资料，因此在对各类资料进行分类管理的过程中，也可以根据资料保存的要求来进行分类管理。

3.2 监理资料的归档

3.2.1 监理资料的归档有待统一

我国的各项工程建设虽然在近年来取得了很大的发展，但是相应的建设监理体制所推行的时间却比较短，因此在对监理资料的归档管理上还没有统一的要求。虽然我国的技术监督与建设部门已经出台了《建设工程监理规范GB50319-2000》这一项管理规定，对监理资料的归档管理做出了相关的要求。在这项管理规定中指出，在监理部门对工程进行监理的过程中，部分监理资料以及与工程质量有关的相关资料，监理机构已提交给建设单位，并且在整个监理工作完成之后，监理部门需要向建设单位做出相应的监理总结[3]。但是在实际的监理过程中，建设单位经常会向监理部门提出不同的监理资料整编与归档的要求，因此在监理资料的整编与归档要求上有待统一。

3.2.2 监理资料的整编与移交

在工程建设完成之后，监理部门的资料管理人员必须在单位工程验收之前，将所收集与整理的相关资料进行整编归档，各种不同类型的资料需要按照相应的要求来进行归档管理，比如资料的纸张规格、装订要求以及封面格式等都需要按照要求的不同来进行归档管理。通常情况下，监理资料的管理人员应该按照国家的相关规定要求，将整理归档好的监理资料移交给业主，整个监理资料中包含了工程质量有关的文件、合同内容文件以及各种设计方面的文件。还有一些文件是在工程验收的过程中逐渐转交给相关部门，最后在工程全部完成与监理服务期满之后，监理部门向建设单位总结整个监理工作。同时监理部门还应该准备一些备查资料进行归档整理，并将资料的清单目录提交给建设单位，最后将这些资料归档。

3.2.3 监理资料在归档管理中的注意事项

监理部门在对工程建设进行监理的过程中，要想保证监理资料的完整性与准确性，除了以上的相关要求之外，还有一些其他的因素也应该要慎重对待。之前已经提到监理资料的完整性与准确性能够体现出监理部门中工作人员的工作水平，因此相应的监理部门中工作人员的工作水平对监理资料的影响也非常大，监理资料的管理人员并不是普通的打字员可以胜任的，监理资料的管理工作人员必须要具备专业的工程技术以及档案管理能力，同时最好具备现代化办公技术。

4 结语

我国如今的经济发展非常迅速，各种工程的建设工作也在大范围的展开，通过本文的讨论研究可以了解到，监理资料的完整性与准确性对于工程的建设来说非常中。同时要想保证监理资料的准确性与完整性，相应的资料分类与归档管理显得至关重要，因为我国的工程建设人员在施工建设的过程中，也应该重视这方面的工作，同时也希望通过本文的分析，能够为我国的监理部门提供一些帮助。

[1]刘芷辰,杨静,黎亮. 浅谈施工阶段监理资料的编制与管理[J]. 广西质量监督报.2012(08).

[2]张兴锋 . 以监理资料管理为主线搞好施工阶段监理工作[J]. 建设监理. 2013(01).

[3]张家伦. 谈施工阶段监理资料的成型及归档[J]. 安徽建筑.2012(02).

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1007-6344（2015）04-0036-01