时间管理：管理者的必修课

安莎莎

随着现代竞争的不断加剧，对于一个快速发展中的企业来说，时间就等同于企业的生命。如何高效工作、合理利用时间、把“时间”花在“刀刃”上，不仅是企业管理所要面临的技术性难题，也是管理者必须具备的管理技能。这无疑对管理者提出了更高的要求：管理者需要在按时完成大量、繁琐的工作任务下，同时具备掌控时间和优化时间的能力，压缩时间成本、提高时间效率。否则，不仅管理者自身陷入手忙脚乱的境地，也会影响到整个团队以及企业的工作进程，因时间成本的浪费和控制不良导致企业的无形亏损。

从EAP的角度出发，提高时间管理技巧，不仅能使管理者在时间方面的控制感得以提升，还能增强管理者对工作任务的把控、提高管理者以及团队的工作效率，更能增强管理者的工作效能感和情绪掌握能力。当时间能有效快速地转化成成果和效应，将在最大程度上推动人与工作的融合以及对工作的投入。管理者本身也能最大限度地感受到工作所带来的成就感和幸福感，加深自身对企业的归属感和联结感，从而实现管理者与企业的双赢。

作为组织系统管理的有效工具，EAP的服务内容之一就是提升管理者的时间管理能力，提倡科学的时间管理，帮助管理者和企业共同发展。

什么是时间管理？

所谓时间管理，是对金钱的管理、对效益的管理。而对于管理者来说，时间管理的关键就是对事件的控制，即用最短的时间或在预定的时间内把每一件事情都能够控制得很好。

正如俗话所说，“用脚走不通的路，用头可以走得通”。“时间守恒定律”也认为：一件工作，用“脚”的时间越少（体力劳动），则需要用“头”的时间必定越多（脑力劳动）。也就是说，为了使一线工人、机械操作员以及一般员工的工作变得更容易，管理者就必须更加重视自身对工作的安排与筹划。

英国博物学家赫胥黎曾这样形容时间：“时间是最不偏私的，给任何人都是24小时，同时时间是最偏私的，给任何人都不是24小时。”显然，管理者应该比员工拥有更多的时间，这是管理者角色所承担的义务，也是一个管理者必备的时间意识。

研究表明，普通人的24小时通常是这样的：人们一般每8分钟就会受到1次打扰，每小时大约7次，每天50～60次。平均每次打扰用时大约是5分钟，总共大约4小时，且50%～80%的打扰是没有意义或者极少有价值的。而假如一个人每天自学1小时，每周7小时，每年365小时，3～5年就可以成为专家。

那么，需要比常人争取更多时间的管理者，一天的时间通常是怎样度过的呢？

事实上，身为管理者总有许多时间被耗用在无贡献的工作上，当管理者在组织中的地位越高，所承受的时间压力也就越大。在EAP的服务工作中，不少管理者都深受无效时间的打扰：工作会议不断，而工作任务只能靠加班;工作时总会出现各种意外情况，随时处于“救火”状态而无法专注工作;忙了一天，却一无所获;等等。显然，管理者常常因琐事和突发事件而浪费太多时间，同时又因缺乏时间的连贯性和自主性，导致了工作效率下降、时间压力更大。

管理者的时间使用误区

一项国际调查表明：一个效率糟糕的人与一个高效的人工作效率相差可达10倍以上。而之所以会有这么大的差别，最主要的原因就是前者存在很多时间使用误区。

一般来说，管理者最典型的时间使用误区包括：

（1）因没有制订计划而导致时间浪费;

（2）因不好意思拒绝他人的托付而导致时间浪费;

（3）因拖延而导致时间浪费;

（4）因不速之客的干扰而导致时间浪费;

（5）因电话的干扰而导致时间浪费;

（6）因会议过多与过长而导致时间浪费;

（7）因文件满桌、杂乱无章而导致时间浪费;

（8）由上下班交通及商务旅行而导致的时间浪费;

（9）由中餐所导致的时间浪费;

（10）因“事必躬亲”而导致时间浪费;

（11）因与秘书或下属间缺乏沟通、协调而导致时间浪费;

（12）由上司所导致的时间浪费。

上述的这些误区不仅浪费了有效时间，更严重的是，将时间被动分割和零碎化。事实上，管理者的绝大部分工作都需要相当多的整块时间。如果每一次所花费的时间少于这个界限，事情就做不好，所花的时间就是浪费，再做就得从头开始。每一位管理者，尤其是高层管理者，要想让工作有效就必须能将时间整块地运用。如果将时间分割开来零星使用，纵然总时间相同，所产生的效果和带来的收益也截然不同。

时间的“80/20法则”

20世纪初期，意大利经济学家兼社会学家维弗利度·帕累托提出了“80/20法则”，即在任何特定群体中，重要的因子通常只占少数（20%），而不重要的因子则占多数（80%），因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。将“80/20法则”用在时间管理上，就是：20%的工作时间会带来所有效益的80%。也就是说，处理最重要事务的20%的时间，将会带来80%的成效;而如果将工作花费在琐碎的多数问题上，就算花了80%的时间，也只能取得20%的成效。“出色”地完成无关紧要的工作是最浪费时间的。

所以，科学的时间管理，不仅需要停止浪费时间的行为，更要有清楚的任务规划和管理意识。在控制时间总量的前提下，把高效的时间用到高效的工作中，进而把20%的时间持续扩大化。

科学的时间管理方法

EAP建议：作为管理者，在正式投入繁忙的工作前，首先列一个清单，看看这一天都要做些什么，计划好这一天要完成的工作。在列清单的过程中，注意要把工作按照重要性和紧急程度两个标准进行划分，并对四种不同性质的工作采用不同的策略：

①紧急而且重要的工作：指处理危机性事件、完成有期限压力的工作等。一般包括员工未按时到岗、设备出故障、产品质量出现问题、与客户洽谈业务等。管理者对这类燃眉之急的事一般都不会马虎，必须花上整天的时间来处理，直到解决为止。

②重要但不紧急的工作：包括远景规划、产品创新、人才培养、组织协调等。这类事务看起来一点都不急迫，可以从容地去做，但却是管理者要下苦功夫、花大精力去做的事，是管理者的第一要务。如果不在这类事务上花最多的时间，管理者就是“不务正业”。

③紧急但不重要的工作：包括批阅日常文件、工作例会、接打电话、不速之客来访等。只有在优先完成重要工作后，再来考虑这类事件。这类事务也需要管理者赶快处理，但不宜花去过多的时间。

④不紧急也不重要的工作：包括可不去的应酬、冗长而无主题的会议等。对于这类事务，管理者可先想一想：“这件事如果根本不去理会它，会出现什么情况呢？”如果答案是“什么事都没发生。”那就应该立即停止做这些事。

经过对大量优秀管理者的研究和EAP的实战经验发现，遵照“80/20法则”可以实现工作时间的最优分配：在工作过程中，重要且紧急的工作大概占20%～25%的时间，重要但不紧急的工作约占65%～80%的时间，不重要但紧急的工作要花费15%的时间，不重要也不紧急的工作仅占1%的时间。具体操作方法为：

首先着手做最重要的工作

一般而言，管理者每天都必须处理许多事务。因此，不少管理者错误地认为，他们可以先处理好最次要的事，这样不仅容易，也可以激励自己，最后才着手解决最重要的工作。其实，这是一种很不经济的时间利用方法。

因为，经过一天的忙碌，管理者大都已经疲惫不堪，不仅很难有足够的精力来考虑工作，时间也不会很多，因此把重要的工作拖到最后来干，想把它做好都很难。而从心理学的角度来说，管理者这样做的根本原因，是因为内心深处有畏难情绪，因此才回避最重要的工作。作为一名出色的管理者，一定要克服这样的心理倾向，首先着手最重要的工作，用足够的时间精力来处理它，并把它办好。

每天留些“机动时间”

在管理过程中，有的管理者容易犯这样的错误：用各种活动把一天的时间表排得满满的，以致没有一点“机动时间”处理可能出现的各种突发事件。比如，公司网络系统突然断网、员工操作出现事故，或突然被安排其他工作等。这些都是不可预料的。而一旦发生，就必须马上处理。如果出现这种情况，管理者就不得不放弃计划中的工作，来处理这些突发事件，而计划中尚未完成的工作，就只能加进明日的工作表中。

因此，管理者在安排时间时一定要给自己留出15%～20%的“机动时间”。即使没有发生突发事件，管理者也可利用“机动时间”处理一些较次要的问题;或与员工联络一下感情;也可休息一会，考虑一天工作中的得失等。这样，管理者就可紧张而又不失轻松地完成一天的工作，从容地面对明天的挑战。

将工作分派下去

在工作过程中，有时会出现这种现象：有的管理者工作能力很强，可他们却过得很累。说到原因，其实很简单，因为他可能扛着部门一半的工作，凡事都日理万机，亲历亲为。俗语“巧妈妈养出笨女儿”，说的就是这个道理。

其实仔细分析，如果部门中所有的事情都必须要领导过目审批，他自然就没有时间做其他事情，而只能整天就泡在一堆琐事中了。当然，授权并不等于不管，管理者还是要在执行过程中加以及时监督与指导。

同时心理学研究也发现，人在成长过程中，接触的信息量越大，能力越强。也就是说，员工工作的过程，其实也是他们不断成长的过程。虽然我们也许没有察觉，但其实我们每天都会学到一些东西。因此，适当地授权员工，不仅可以增强他们对工作的控制感，提高自信心，也能将管理者从诸多的烦琐事务中解放出来，从而有精力处理和应对更重要的工作和问题。

把属于自己的时间“最大化”

“为什么时间总是不够用？”很多管理者都曾有过这样的困惑？为什么？因为，他们没有把属于自己的时间“最大化”。

所谓时间“最大化”，是指工作中专门抽出一段时间，并消除所有可能干扰工作的因素以让自己专心地处理工作。举一个例子，如果你总是被各种不必要或不重要的电话、会议所骚扰而不得不打断自己的工作。要做到时间“最大化”，你可以尝试这两个方法：

第一，建议每天至少留给自己2小时的闭门时间，拒绝接待任何一个人，并充分利用这2小时做最重要的事。

第二，学会过滤。领导者必须学会时间过滤，比如哪些事是必须做的，哪些是可做可不做的，哪些可以丢弃不做，当有了一个比较清晰的划分后，就可以腾出时间做该做的事，也不会感到时间不够用。

从小处着手

从小处着手，可以体现在工作中的方方面面。比如，有不重要的客户拜访，可以站着谈话，这样可以直入主题，而不给坐下的机会，自然没有喝茶聊天、嘘寒问暖造成的时间浪费;再比如，压缩开会时间，规定每次会议不超过半小时，且一般在下午4点左右人易疲劳且工作状态低谷的时候开会。同时，只要主要人员开会，以结果导向为主，不要在会议中阐述过多细节。因为一旦过分追逐细节，就将会导致时间的大量浪费！

人们常说：一年之计在于春，一天之计在于晨。作为企业的中流砥柱，如果能合理规划、高效利用大到一年、小到一天的时间。相信，无论是员工、管理者还是企业都将蒸蒸日上，越走越好。

（作者单位：北京易普斯咨询有限责任公司）

（责任编辑：郝幸田）