对我国档案网站信息资源建设的思考

朱兰兰

（郑州航空工业管理学院，河南郑州，450015）

档案网站信息资源是指经数字化加工或网络收集来的，公布于档案网站并传输的各类与档案自身及档案工作有关的信息，主要来源为馆藏数字化档案、机关企事业单位在数字环境下直接形成的电子文件、多方收集的与档案有关的各种介质的信息。前两者是档案网站信息资源的主体来源，是支撑档案网站的重要信息资源，后者是丰富、完善档案网站信息资源的有力补充。档案网站信息资源建设得益于国家政策的支持和档案学术研究的发展，目前已有较大进展，但受新媒体、新技术的影响，仍有很多问题值得探讨。

1 我国档案网站信息资源建设的背景

在国家档案信息化建设战略的推动下，档案数字化工作得以快速发展，其数字化成果成为档案网站信息资源的重要来源。电子政务的推行产生了大量电子文件，成为档案网站信息资源的另一主渠道。

全国档案工作“十一五”规划将档案信息化建设置于突出位置，各级各类档案部门纷纷响应。档案网站建设重点在于内容的充实，即档案信息资源建设。国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》也指出，档案信息资源建设是档案信息化的基础和核心工作，是档案网站建设的工作重心。

在此背景下，档案数字化工作得到快速发展，大大加速了档案信息资源建设，方便了用户在档案网站上快捷查询、检索和浏览档案信息。这不仅提高了档案管理效率，还创新了档案管理模式，对档案科学规范管理和可持续发展产生了积极的影响。

电子政务的普及使各级政府产生的电子文件数量急剧增长，为档案网站提供了充足的信息资源，有力推动了档案网站信息资源建设。同时，部分现行文件的查询服务在档案网站上得以实现，也促使档案网站承担起部分政府信息公开的职能，档案网站自上世纪90年代后期开始成为电子政务的一个窗口，尤其在“十一五”期间取得长足进展。

2 对我国档案网站信息资源建设的思考

与网站技术相比较，我国档案网站信息资源建设整体比较落后，网站内容相对贫乏，访问率、利用率较低。抛开用户利用动机，主要原因是档案网站信息资源不能引起用户访问兴趣。与其他网站相比，访问率高的网站不仅内容丰富有趣，而且更新速度快，能够满足用户各种利用需求。而我国档案网站上所提供的档案信息资源目前多是目录级数据，档案全文很少，全文档案资源在网站信息资源中所占比例低，且不同档案网站的信息资源建设程度也不均衡，无法满足档案用户的利用需求。因此，档案网站信息资源建设要在遵循整体优化、国际化以及事由原则基础上不断拓展、完善、充实，使档案网站信息资源更具特色，更方便用户查询、利用。

2.1 档案网站信息资源建设应拓展资源范围

传统意义上认为档案网站信息资源是档案数字化的产物，其范围仅涉及馆藏数字化档案、现行文件、特色档案及编研成果［1］，这种认识有局限性，不能满足用户的合理利用需求，因而有必要以用户需求为中心来拓展档案网站信息资源范围。这与实体档案馆为了丰富馆藏、便于档案的开发利用、更好地提供档案服务而扩大各类型载体的档案收集进馆范围的理念如出一辙。

档案网站信息资源范围的拓展要遵循围绕用户需求（显性需求和隐性需求），服务于资源开发和利用的原则，结合不同类型档案网站的实际而进行。其范围除了馆藏数字化档案、电子文件，也包括与档案有关的信息。

2.2 档案网站信息资源建设应突出资源特色

档案网站信息资源建设应注意突出资源特色，主要体现在以下几个方面。

2.2.1 本源属性

本源属性主要是指档案网站信息资源应体现出专业性：首先，档案网站上的信息要能够体现出档案原始记录性的本质属性。档案网站信息资源主体是档案信息，主要来源于档案机构的数字化档案，其内容直接反映了国家机关企事业单位和个人保存备查的有价值的日常活动记录，是原生态的信息，可信度高。其次，档案网站上应设有大量的与档案有关的、经过筛选加工并具备检索功能的档案信息数据库。此外，档案网站信息资源也要能够反映出地域特色，即本区域独特的风土人情、传统习俗、名人轶事、名胜古迹等。

2.2.2 真实准确

档案网站信息资源的真实性不仅表现为档案信息内容的真实性，还表现为信息源的真实可靠。档案机构是档案管理的主体，是社会记忆的官方保存者，具有较高的权威性，同时它也是档案网站信息的提供者和发布者，即信息源，所以用户自然认为档案网站信息资源的来源与内容是真实准确的。例如，国家档案局网站从2014年7月3日开始陆续公布45 名日本战犯的侵华罪行亲笔供词档案，每天公布一人，分45天完成。其中，首先公布的在沈阳审判的战犯铃木启久的笔供原文档案共有38页，当时的笔供中文译文档案共有33 页［2］，档案中明确记录了铃木启久自己杀害5000 多名中国军民、引诱妇女做慰安妇，命令士兵散布霍乱菌、将孕妇剖腹、制造无人区等罪行。这些战犯的亲笔供词档案形成于1951 年至1956 年期间，是当时最高人民检察院对在押的日本侵华战犯的罪行进行调查，并会同有关机关进行起诉、审判准备的材料。这些发布在国家级档案网站上的战犯供词档案，记录了日本侵华期间犯下的反人道、反人类、反文明的暴行，是令人信服、无可辩驳的铁证。

2.2.3 集成优化

档案网站为用户提供档案信息服务，仅真实准确还远远不够，因为档案信息的系统完整程度受其本身的分散性影响较大，分散不利于对其全面开发利用，应通过技术手段进行集成优化［3］，提供给用户高质量的档案信息。所以，档案网站信息资源应是运用各种采集和组织技术手段处理后形成的系统化、集成化的档案信息。

2.3 档案网站信息资源建设应遵循的原则

2.3.1 整体优化原则

整体优化原则，是指档案网站信息资源建设在形式设计上应以面向用户、强化交互、形式与功能平衡、科学与艺术相结合为原则来进行；内容筛选上应遵循档案的客观性与系统性、目的性与方便性、热点和动态性等原则。

（1）信息资源的形式优化

档案网站信息资源建设要有以用户为中心。从网站外观设计来看，其呈现出的信息资源应有艺术性，要运用多媒体技术，无论字体、色彩还是视听感觉都要能第一时间吸引用户。从网站功能来看，要能体现较强的交互性，可快速了解用户利用需求并做出反应，为用户提供个性化档案信息服务，增强用户的参与感、成就感。功能体现与外观设计相融洽，意味着档案网站信息资源的分类、布局要科学，并以艺术形式呈现，使档案网站不仅能发挥其信息资源服务的优势，还能在信息资源展现上引人入胜，这样可以促使用户无论有无目的或目的如何，都乐于在网站上浏览、查阅。

（2）信息资源的内容优化

首先，内容优化要尊重档案的客观性和系统性，不能违背档案自身原始记录的本质属性，以及打乱档案之间的内在联系，档案网站信息资源的独特性正在于此。档案网站信息资源不同于一般网站的信息，而是源于档案机构的带有一定专业性的信息，档案形成过程是客观的、系统的，档案全宗就是一个立档单位所形成的一系列各种类型的全部档案，本身带有很强的客观性和系统性，优化档案信息资源必须尊重档案的这种特性。

其次，内容优化要遵守目的性和方便性的原则。档案网站信息资源建设应坚持以用户需求为中心，多了解用户的阅读习惯和猎奇心理，多开发特色资源，便于用户查阅，从而解决档案网站信息资源质量问题，提高用户的满意度。

此外，内容优化还要遵守热点与动态性原则。热点原则指档案网站发布的信息资源要紧跟时代，追踪社会热点问题，深入挖掘与其相关的馆藏档案信息内容。动态性原则指档案网站信息资源不能一成不变，其内容要紧跟形势和用户需求，不断补充更新。

2.3.2 事由原则

事由原则在档案网站信息资源建设中的运用，主要体现在档案信息内容组织时可以围绕着某一主题来进行，尤其是特色资源的内容组织和挖掘上。当今档案网站特色资源建设仍有较大的空间，随着世界文化遗产工程和中国档案文献遗产工程的推进，一批批珍贵档案引起了学界和社会的关注，重大历史事件档案、重要历史人物档案、少数民族档案、地方特色档案、民间文化档案等特色资源建设都可借鉴事由原则的思想，设计主题，并围绕某个主题充分利用这些珍贵档案，挖掘出它们所蕴含的历史文化价值，尽最大效度发挥其作用。

2.3.3 国际化原则

档案网站信息资源建设的目标是为信息资源服务奠定基础，实现资源共享，在全球范围内发挥档案的信息价值，所以档案网站信息资源建设的国际化不容忽视，主要包括信息资源内容建设的国际化和信息资源标准建设的国际化。

（1）档案网站信息资源内容建设的国际化

档案网站信息资源内容建设的国际化主要体现在两个方面：一是信息内容的多语言化。多种语言的档案信息资源建设能方便全球用户对档案信息的识别和利用，使信息服务更便捷、更人性化。例如，日本战犯供词档案在档案网站上公布时，应在中文、日文基础上增加多国语言，这样能让全世界都了解日本侵华历史的铁证，从而共同谴责、声讨反道义、反人类行为的侵略战争，避免历史重演。二是信息资源的内容整合。资源数据库是档案网站信息资源内容整合的主要形式，如今数据库建设已朝集约化、规模化和产业化迈进，为此档案信息资源库建设也需要加强档案机构与图书馆、博物馆等文化部门之间的协作，甚至可以打破国际界限与国外有关档案机构开展交流合作。当然，前提是建立国内国际合作和资源共享的体制机制，才能加快档案网站信息资源建设的国际化步伐。

（2）档案网站信息资源标准建设的国际化

档案网站信息资源标准建设的国际化，是指在信息资源建设过程中，尤其在资源描述和资源组织等方面，尽量采用国际通用的数据著录标准、数据标引标准、数据格式标准、规范控制标准及协议，进行逻辑化、系统化组织，便于信息资源检索，节约用户时间和费用，以保证档案网站资源和服务的可获得性、可操作性和可持续性。当前，我国数字信息资源标准化建设与国外有很大差距，例如欧盟早在1998年就创建了一个标准化组织，专门负责所有标准化工作，并提供完整的标准化服务及产品，而我国的数字资源标准建设还处于探索研究阶段［4］，迫切需要加快标准制定，与国际标准接轨，便于国际间交流。

［1］档案网站信息资源组织与利用项目组.档案网站信息资源组织的范围与概念界定［J］.档案与建设，2013（5）：4-7.

［2］中央档案馆公布日本战犯侵华罪行自供.［EB/OL］http://www.whnews.cn/news/node/2014-07/04/content_6103895.htm［2014-9-9］.

［3］朱兰兰,李启龙.略论档案信息质量的优化［J］.档案管理，2011（5）:8-10.

［4］蒲筱哥,张敏.特色数字信息资源建设的相关问题研究［J］.现代情报，2008（2）:84.