信息化背景下高校档案管理工作探讨

信息化背景下高校档案管理工作探讨*

袁新芳

(河南机电高等专科学校 成人教育部,河南 新乡 453000)

摘要：针对现代高校档案管理中存在的问题,在信息化背景下，要增强高校档案管理的意识，改变现有的管理模式，找出高校档案管理与现代信息技术结合的最佳模式，提高管理人员的专业素养，增加档案资料的共享率，加快高校档案管理技术发展的前进步伐。

关键词：档案管理；信息化；创新；最佳模式

收稿日期：2015-03-15

中图分类号：G647

在全球信息化进程不断发展的背景下，高等教育的发展也已经与信息技术密不可分。实现科学高效的高校档案管理工作有着重大的意义。将现代信息技术运用于高校的档案管理中，一方面可大大提高工作效率，另一方面可减少纸质档案可能出现的磨损和错误，是档案管理从传统模式到现代模式的质的飞跃，从而使高校档案管理工作更加的规范化、科学化。

1目前高校档案管理存在的缺陷

1.1管理方法落后

随着各项信息技术的不断发展，档案管理工作在内容和形式上也有了一定的变化。由于档案管理人员不能认识到工作对学校发展起到的重要作用，只是将档案工作理解为单纯的附带工作，以至于在档案管理工作中比较懈怠。

实体档案依然占据档案管理工作的主要部分，没有顺应现代社会的要求。虽然纸质文件有适用范围广、适应度大等优点，但其应用效率低、存储量大和作业效率低等缺点也是显而易见的。目前在许多高等院校档案管理中配置的计算机、复印机、扫描仪等，只是用于原始数据的录入与打印等基础操作，不能发挥更深层次的作用。工作人员的亲自打理仍是档案管理的主要方式，而档案的汇总、分类和综合分析等工作杂乱无章。

1.2档案管理运行系统不健全

现有的档案管理软件在使用过程中，整合力不够、分析操作方式复杂烦琐，无法胜任档案管理工作的客观要求，难以实现实时信息支撑，实现同等条件下的信息共享。

1.3高校合并引发的新问题

随着高等教育体制改革，许多高校进行了合并，由此也引发了诸多档案管理工作的问题，如，各个学校档案标准不统一、档案流失、重新整理分类耗费大量人力物力和档案交接困难、信息的重复统计和资源共享无法实现等问题。

2信息化背景下高校档案管理的改进

2.1档案管理工作理念的创新

高校档案是高校的一份记忆传承，承载着高校发展过程中前辈的精神和学校办学的理念，推动着学校不断前进发展。所以，要想实现信息化背景下高校档案管理的创新发展首先就是要从管理理念上着手，重视档案管理工作，改变传统的管理思想，端正档案管理工作态度。

2.2高校档案信息化管理的标准化建设

要想实现高校档案管理现代化，首先就要制定统一的输入格式、代码和转换规则，然后还需制定统一的规范标准。对高校档案管理进行信息化标准建设时，首先要对业务管理规范进行标准化建设，其中涉及档案处理、档案术语、信息资源标识和数据格式标准等四方面的标准化建设；其次是对高校档案管理合法性的标准化规范建设，其中涉及档案管理计算机适用的相关规定和信息资源合法性判断标准规则等两方面内容；最后是对高校档案管理技术性的标准化规范建设，其中涉及数据加密、存储压缩格式和水印技术规范等三个方面。只有严格遵守信息资源的标准规范才能保障档案信息内容的正确及系统正常运行。

2.3完善高校档案管理机制

完善健全高校档案管理机制是高校档案管理工作的重要保障，健全档案管理机构，明确档案管理工作岗位职责，才能保证档案管理工作有条不紊地进行，促进高校档案管理信息化得到真正意义上的发展。因此，完善高校档案管理机制是各项改革中的重中之重。首先，对档案管理的工作人员进行明确分工，重新编写管理条款，优化日常工作中人力资源管理方法。其次，建立相应的组织和奖惩制度，推进学校档案管理工作的信息化发展。规范的组织和奖惩制度对高校档案管理工作的快速科学发展作用是不言而喻的，对工作懈怠的员工要予以惩罚，对工作认真积极的员工则应给予相应奖励，提高档案管理工作人员的工作积极性。最后，应明确负责档案管理工作领导的职责，给予其工作上的支持，使得档案管理工作与其他管理工作能互相配合，协调进行。

2.4实现高校档案数字化

数字化是高校档案实现信息化的基础，这就要求管理人员能够通过先进科学技术的运用实现档案管理过程的数字化，从而推动高校档案管理工作的发展。高校档案管理数字化建设需要满足以下条件：首先是人力物力的保障；其次是高校内部及外部各部门的高效协调合作；再次是有所取舍，考虑到学校所有档案资料的数量可能过于巨大，所以在具体的数字化建设过程中先选取价值较高的档案资料进行整理，其他档案资料则在资金富余的情况下再作考虑；最后是要保障数字化建设中的资料调研工作的顺利进行，依照开始制定的方案有步骤地安排档案资料的整理工作，严格把握数字化处理的具体程度，杜绝浪费，减少建设成本，提高档案资料的利用率，做到效益最大化。

2.5提高高校档案管理人员的业务水平

高校档案管理的信息化和数字化建设，无论是从建设的实施还是建设好以后的执行都离不开高素质的人，所以提高高校档案管理工作人员自身的专业水平和素质对高校档案的信息化管理有着重大意义。信息化背景下要求高校档案的管理人员有平和的心态、专业的职业素养、足够强的责任心以及一定的信息技术知识。好的思想道德修养和专业的业务水平是成为一个合格的档案管理员必备的前提条件。实现高校档案信息化管理的关键还在于领导的管理理念和团队之间的协调合作，档案信息化建设和管理都是一项庞大的工程，正确的领导理念可以保证提升管理水平，使整个系统平稳快速地工作。

2.6高校档案共享程度的提高

这是一个信息化水平快速发展提升的时代，在条件允许的情况下，高校可以在网络平台上共享更多的档案资料。为方便学生和其他社会人士能使用共享档案资料，必须加强一定的措施：第一，增加档案管理工作的资金投入，更大限度地支持现代信息技术条件下档案资源的共享；第二，严格掌握控制共享档案资料的范围，使其在互联网上能够有效地传播，最大程度实现资料的价值；第三，尽可能将纸质档案转变成电子档案存储，节省存放空间和管理成本，保证资料保存时间更加长久，实现真正意义上的便捷存储和交流。

3总结

高校档案实现信息化、数字化管理，并且通过网络资源实现合理的资源共享，既可以提升学校档案资料的管理水平，提高资源利用率，又可以为社会公众提供高质量的信息服务，实现回馈社会的目的。档案的重要性是不言而喻的，随着信息化水平的不断提升，档案管理工作将进入一个崭新的阶段，更加适应现代社会的发展要求。

(责任编辑杨文忠)

参考文献：

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[4]王军芬,周春儿.信息化背景下高校成人教育档案管理的思考[J].中国成人教育，2009(7).