从服务创新角度谈高校档案部门“为”与“位”

□文/赵丽彬

（湖州师范学院 浙江·湖州）

正所谓“有为”才“有位”，高校档案部门应当更新观念，树立“以人为本”的观念，要变封闭、半封闭为开放，变被动为主动，以用户为中心，不断提升档案管理工作的效率，为档案信息使用者提供优质的服务。本文试从服务创新角度谈谈高校档案部门的“为”与“位”。

一、高校档案部门当前困境及服务工作中存在的问题

高校的中心工作是育人、教学、科研、学生管理等，当前高校档案部门在高校整体工作中处于“用起来重要”的处境，档案要到利用时才觉得重要，档案部门与高校其他职能部门相比，在性质上就决定了其特殊性，所以高校档案部门要在利用服务方面做好工作，以社会对档案信息的使用需求为导向，不断丰富和创新高校的档案管理模式。

档案管理工作存在一些不可忽视的问题，这些基础性的问题不解决势必影响档案服务利用的质量和效果。比如，全校档案意识薄弱，没有形成良好的档案工作管理态度，各职能部门和二级学院对档案管理工作的重视程度不够，档案管理人员队伍素质有待提高，目标管理和年度考核等工作有待加强。档案的信息化与高校工作的信息化不同步，档案服务手段跟不上社会需求。档案工作是以服务为中心的工作，失去服务的内涵，档案工作也就失去存在的价值。

二、创新服务，提升高校档案部门形象与地位

（一）创新档案管理理念，推进档案管理工作。观念是行动的最有力导向，因此档案管理工作的创新，要与时俱进，不断更新观念。高校档案工作者要把改革创新的观念贯彻在整个档案工作中，要以服务意识统领档案管理工作，满足高校档案信息使用者的需求。突破习惯性思维和经验思维，敢于大胆实践创新。

（二）创新档案服务模式，优化档案服务工作。传统的档案管理模式已经不能适应当前高校教育改革的需求，因此要整合档案信息资源，使高校档案部门真正成为馆藏丰富、结构优化的综合档案管理机构。根据《中华人民共和国教育部、国家档案局》第27 号令要求，以用户需要为宗旨，合理确定档案收集范围，调整充实馆藏资源，所收档案要能体现不同时期高校发展的全貌，使高校档案工作能更好地为高校的教学、科研、管理等工作服务。

（三）创新档案服务手段，拓展档案服务领域。根据档案信息化要求，高校档案部门的档案服务工作内容，也应从传统的馆藏纸质档案服务向以网络信息资源服务转变。高校档案部门应加强照片档案、电子档案、电子业务档案接收与管理，运用现代云计算和大数据技术，提高档案的管理效率。

（四）提高档案管理人员素养，提升档案服务与创新能力。知识经济时代，高校档案工作服务手段发生了深刻的变化，档案工作者的职能也发生了革命性的变化，档案工作者不仅要做合格的档案保管者，还要树立责任意识、改善知识结构、培养创新精神、提升素质涵养，成为社会记忆的捍卫者、档案信息管理专家。人才资源是第一资源，创新人才管理，鼓励员工在自己的岗位上不断探索创新。要营造一个尊重个性，形成创新的良好环境，为高校档案管理人才培养创造良好条件，使其真正成为符合特定价值判断标准的高素质复合型档案人才。

（五）创新档案服务方式，技术创新是关键。随着信息时代的到来，高校档案部门要在实践中不断创新高校档案服务方式。从高校学生档案信息使用的实际情况来看，大部分学生喜欢使用智能手机进行档案信息查询，这就需要高校的档案管理，要在技术上进行创新，为智能终端提供接入口。高校档案部门可以借鉴“手机图书馆”的成功运行经验，以手机客户端为媒介，以档案界学者对手机档案馆构建策略、服务模式等已有的可行性论证为指导，逐渐丰富档案信息的内容，并且还要不断优化检索数据库，提高档案信息的查询效率。随着微信这一即时通讯软件的兴起，微信成为越来越多的机构、商家宣传利用的手段，它集文字、语音、视频、社交等功能于一体，为人类移动网络生活增添了更多乐趣。高校档案部门可以引入微信这一社交软件为用户服务，加强档案信息的专业化管理，确保档案信息的分类准确，查询可靠。当然，在方便档案利用者的同时，要兼顾档案工作的特殊性，增强档案保密意识，遵循相关的档案法律法规和管理制度。

三、结束语

总之，高校档案部门要围绕高等教育和高校改革工作需要，要在档案服务中坚持创新，围绕档案利用做文章，多从利用者角度考虑，思利用者所思，不断提升信息服务内涵，实现档案信息增值，将档案工作的创新落到实处。高校档案工作要服务于学校教学、科研等各项工作，充分发挥高校档案的作用，切实做好档案需求服务、提高服务质量，使全校上下了解档案部门的“有为”服务，充分享受到“有为”服务带来的便利，才能从根本上解决高校档案部门的地位和生存，才能促进档案事业的“有位”发展。

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