电商销售与收款业务循环内部控制研究

□文/王 岚 周 涵

（西安石油大学 陕西·西安）

电子商务行业是随着我国高科技浪潮的到来，在互联网、计算机、通讯电子信息技术相互融合发展的背景影响下发展起来的新兴行业，它几乎承载着满足消费者“衣、食、住、行、游、购、娱”需求的绝大部分。已成为现代流通方式的重要组成部分和拉动我国消费经济增长的新引擎。

内部控制贯穿于企业经营管理的全过程，是衡量企业管理水平的重要手段，电子商务行业也不例外。电子商务企业利用各种网络资源进行商务活动，打破了传统贸易模式，其销售数量、营业收入直接影响着企业利润水平高低，是衡量企业经营成果的主要经济指标。电子商务企业在面临竞争呈现出高速度、高强度的新特点。销售与收款作为电子商务企业管理中复杂且较难控制的业务环节，其发生风险的几率也在不断增加。因此，对电子商务行业中销售与收款业务循环的内部控制作为研究对象，对其内部控制的建立与完善进行探讨意义重大。

一、电子商务行业销售与收款业务循环内部控制存在的问题及原因分析

目前，国际上认同度最高和最具有权威性的内部控制概念框架当属1992年9月美国COSO 提出的《内部控制——整合框架》（1994年又进行了增补）。该框架指出：“内部控制是由企业董事会、经理层以及其他员工实施的，旨在为营运的效率和效果、财务报告的可靠性、相关法律法规的遵循性等目标的实现提供合理保证的过程。”同时提出内部控制包括控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监督等五个相互联系的要素。

销售与收款循环一般会经历以下环节：一是销售预算。企业需要在充分进行市场调查基础上，综合分析市场供需关系、产品占有率等因素，形成合理的销售预算；二是接受顾客订单。顾客提出的订货要求是整个销售与收款循环的起点；三是开单发货。这一环节直接关系到企业资产的安全，是实现销售和履行销售合同的重要环节；四是收款。销售的方式分为现销和赊销两种。如果是现销，由财务部门根据审核无误的发票“结算联”；如果是赊销，应加强对已经产生的应收账款进行有效追踪；五是财务结算和会计记录。

2008年，财政部、审计署等相关部门联合发布了《企业内部控制基本规范》，自2009年7月1日起在上市公司范围内施行，标志着我国企业内部控制正式实行。这在一定程度上规范了我国电子商务市场的竞争秩序。然而，电子商务行业在电子商务环境下，企业内部控制体系与传统手工会计存在较大差异，加之我国电子商业企业的内部控制体系实行时间较短，内部控制体系还不够健全。销售业务是企业经营活动的重要环节。目前，电子商务行业销售与收款业务循环内部控制主要表现在以下几个方面：

1、注重收益性，使内部控制流于形式化，缺乏良好的内部控制环境。控制环境是其他所有控制要素的基础。近年来，我国的电子商务行业发展势头十分强劲，电子商务企业收益性较大，导致企业所有者和管理者为了抢占市场占有率，不计成本地采取价格战竞争，这样的外部环境给店铺的销售与收款业务循环过程的设计与执行都带来了较多难题，发展环境处于一个野蛮生长的阶段。部分电子商务企业在发展过程中甚至出现了账目混乱、数据失真的问题。

2、网络风险增加内控风险程度，风险控制方面存在缺陷。电子商务行业的销售具有高度依赖互联网的特性。除了常规渠道的销售与收款活动需要面临的经营风险和财务风险以外，电子商务系统数据高度集中，数据库庞大且较单一。易导致机密的数据被不法分子拷贝，甚至可能被非法篡改而不留下任何痕迹，造成无法弥补的损失。以天猫商城为例，天猫商城的收付款业务均需要通过支付宝进行交易，对于企业来说，这个过程中资金至少面临两个风险：一是网上银行资金的安全风险；二是支付宝账户资金的安全风险。

3、不相容职责分离不清楚，无纸化贸易改变控制活动。控制活动是指企业在进行分析评估之后，根据评估的结果，制定相应的内部控制措施，并将各种内部控制措施付诸行动的过程。常见的控制活动有：不相容职务相互分离、经营预算控制、授权审批程序控制、会计信息系统控制、运营分析控制、财产保护控制、绩效考评控制。首先，与传统企业相比，在电子商务企业中不相容职责由计算机代替了员工相互检查和监督的活动。大多数人都会认为，自动化的业务流程不再需要监督和稽核，然而，这是不应该的。在销售与收款业务循环中仍是两个独立且相连步骤，销售系统和收款系统需要由不同人员分工负责，互相监督，确保销售量、销售额和企业的应收账款吻合；其次，在交易授权方面，电子商务企业也不再使用手工签章、编码等传统形式，而是出现了所谓的“无纸贸易”。交易数据可以由计算机程序自动完成，实现数据化、电子化。致使授权的过程并不明显，经常是在损失发生后才发现控制活动的失效，因此对于计算机程序的稳定性、安全性和完整性应该作为电子商务企业的管理者对交易授权的关注重点。

4、沟通信息上存在不安全性。传统行业的交易都是以纸作为介质的，较易保障会计系统和信息的安全；现代电子商务企业的商务活动形成的数据也是基于网络环境的，极易导致机密文件和数据的丢失，电子商务企业应该着重做好数据的处理、传输中的安全，以及着重做好数据的备份工作。

5、电子商务改变了传统的监督形式。电子商务的实现，改变了原有的业务流程，内部审计和控制自我评价的内容随之赋予新的内容。借助信息技术，在商务活动中某些监督过程自动完成，这部分监督是否有效，依赖于系统开发的正确性。监督的重点在系统的开发、实施和维护方面。目前，电子商务企业的系统缺少销售业务的管理制度以及收款清查治理制度。

二、加强电子商务行业销售与收款业务循环内部控制的对策

1、创建适合电子商务企业的内部控制环境。电子商务企业的组织结构由金字塔式转变为以企业管理层为核心的扁平式结构。明确企业的销售目标和收款业务目标，在扁平式结构的管理层作用下做到保证销售业务、收款业务会计数据核算的准确、真实。保证账目清晰。另外，电子商务企业要求以业务流程为基础进行岗位设置，根据需要确定人员数量，明确各岗位，特别是关键岗位的职责，根据不同权限进行授权。

2、树立风险意识，建立合理的风险评估体系。风险是未来的不确定性，风险及问题永远存在。内部控制对风险与问题的处理方式是：如果能接受，则容忍它；如果不能接受，则转移和化解它。因此，电子商务企业在应对内部控制风险的时候，首先，要树立销售与收款业务循环内部控制的风险意识，建立健全风险控制机制；其次，针对销售与收款业务的循环建立合理的风险评估体系。同时，做好系统的维护以及风险评估体系的不断更新事项。

3、将现代信息技术融入企业内部控制活动中。电子商务企业可以利用现代信息技术构建会计信息系统，将企业的业务活动、生产活动和供应链技术、全面风险管理结合在一起，使企业管理者能随时了解产、供、销各环节的具体情况。首先，与传统的销售内控一样，不相容职务分离和授权审批控制依然是核心。其次，做好对主销售渠道和财产安全的保护控制。针对网络销售促销、售价多样化的情况，应重点进行销售定价的内部控制设计，避免随意性。定价需要全局考虑，尽可能保证网络与传统销售二者的平衡。针对网络销售的零星性、频繁性。

4、建立行之有效的信息与沟通系统。电子商务企业信息系统是企业信息的产生、获取与沟通的主要渠道。为保证的网络销售正常开展，企业需要对网络环境进行必要的控制，以保证信息沟通的及时性和安全性。其中，包括设置防火墙、对企业的非公开商业信息加密以及建立查账、报税和审计等监控系统等。对于这种动态性极强的销售方式，应该保证信息的传递渠道的流畅性，避免信息“孤岛”。

5、建立销售、收款监控体系，加强内部监督。网络销售的种种特性要求内部审计和内部控制自我评价应该赋予新的内容。首先，网络销售业务环境变化要求监督活动应该是实时的，比传统销售更应注意事前、事中、事后的控制监督人员面对新环境还应开展访问控制审计、数据加密审计等全新的审计项目。其次，应建立销售、收款监控、稽核体系。还要制定合理的收款制度，建立弥补坏账损失的政策，以减少坏账损失。

三、结束语

综上所述，对于电子商务企业的销售与收款业务循环内部控制，应充分考虑网络销售特有的风险特征和属性，从内部控制的内部环境、风险评估、控制活动、信息沟通、内部监督五个要素全方位地进行针对性的设计与调整，企业应充分利用网络信息技术创新传统的会计内部控制，建立与网络经济环境相适应的内部控制制度，符合电子商务企业的发展方向，为企业带来更大的价值增值。

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