关于如何依法管理职工档案的探讨

郝栗

（吉林省大安市企业职工档案室，吉林 大安 131300）

关于如何依法管理职工档案的探讨

郝栗

（吉林省大安市企业职工档案室，吉林 大安 131300）

企业的职工档案主要是记录企业职工的政治面貌、个人籍贯和工作经历等详细情况的文字和资料，与企业职工的职称评定、养老保险、失业保险以及工资和晋级等多个方面有关系。通过调研劳动的主管部门与部分各种类别企业的实际情况，发现在企业职工的档案管理中有很多的问题，对职工的切身利益与劳动力市场正常的运转有着很大的影响。

企业；职工档案；管理

1　职工档案管理中的问题

1.1没有完善企业职工的档案管理制度

企业的主要目的是为了追求利润，大多数企业都有对员工档案的意识很淡薄的现象。整个企业的领导将资金和精力花费在产品生产、经营和销售上，觉得档案的管理工作不重要，有的片面觉得企业和员工只是雇佣的关系，不需要将太多的精力花费在人事档案管理上，使得企业对于档案管理基础性的工作投入不足，导致档案工作一直都是处于被动的应付状态，很难将档案的管理工作高质量完成。再加上现在有很多企业人事档案管理工作还是停留在手工管理和经验管理的阶段，该种方式对于发挥人事档案的功能有很严重的制约，不能够将员工的工作愿望实现。

1.2员工的工作没有规范性

一方面，企业员工档案组成的部分很单一，并且其中相似度很高，员工资料不是很全面。通常只是将员工的年龄和名字等基础要素记录下来，正是因为这样的问题存在，不能够将其应用功效发挥出来，不能够帮助相关单位负责人进行合理的人才选用，对员工升迁的工作产生影响。另一方面是员工不能够对档案进行快速、合理的转接，并且员工档案管理的步骤没有系统和规范性。例如，有一些员工早就已经没有工作，可是他们的档案没有转交到现在的公司里。有一些单位没有按照规定去进行，只是将员工的档案当作一般材料进行转交处理，会导致档案丢失的情况。有一些不法分子会通过档案在管理中的失误，展开违法活动。正是因为上述的现象，使得档案没有原本的法律性和真实性。

1.3员工的素养低

企业职工档案管理主要工作的规范性、政策性和技术性比较强，该工作的性质表明进行档案管理工作的人员一定要具备高素质。可是，就目前职工的档案管理情况看来，工作人员自身的素质和其工作的任务不适应。第一，企业职工的档案管理工作人员基本的素质很差，进行档案填写的时候不规范。第二，档案管理人员没有很强的责任心，使得职工的档案漏页、霉烂和丢失等很多人为造成的问题的发生。第三，档案工作人员文化素质、工作能力和知识结构很低，有的员工运用现代化的管理方法能力很强，但是有的员工却不能够胜任档案管理的工作。

2　档案管理的措施

2.1建立网络查询的平台

想要将企业员工档案信息实现信息化的管理，将职工的档案数据库建立好，建立以年龄、身份证号和职称等关键字（词）信息查询的系统，和传统档案的管理方式相结合，将职工个人的档案系统建立好，和生育、失业、医疗、再就业等保险管理体系实现一卡通的服务。需要利用现代化的管理设备与先进的管理手段，让企业职工的档案能够在网络上查询到，将劳动保障部门的职能充分发挥出来，给企业的职工工作或者是再就业提供一定的合理依据。

2.2加强企业档案的管理团队建设

第一，要严格聘用员工，按照新形势档案的管理工作需要，进行档案人员选聘的时候，要选择一些素质高、学历高、年纪小、有一定的工作能力，并且擅长计算机的操作员工。第二，需要对员工进行强化培训，将档案管理队伍的整体素质进行优化，让员工分批集中的学习相关的业务知识，探讨档案管理中的一些疑难问题，将工作人员工作的质量提高。与此同时，要鼓励员工自己进行相关知识的学习，使档案管理的员工从业务能力的方面提高。第三，可以实行目标的管理制度，将档案的管理员工工作的成绩归纳到岗位的目标管理中，与员工年终的考核结合起来，促进企业档案管理员工素质提高。

2.3建立健全档案管理制度

对档案的工作制度建立健全一定要按照以下要求来进行：一是相关的规章制度要将科学性和合理性体现出来。建立好的规章制度一定要与档案管理的实际情况和单位的特点相符合。二是建立相关制度的时候要简便易行、方便实用并且可操作性很强，方便将该制度指导与规范的作用充分发挥出来。三是要坚持整个制度执行的严肃性，整个档案部门需要制定档案的规章制度主管的部门，同时也是规章制度执行的部门。在执行规章制度的过程中，一定要做到有过必惩、有功必赏，将制度的权威性充分展现出来。

3　结语

随着现在我国经济的体制改革、政治的改革不断深入，传统企业的职工档案管理制度不断遇到各种各样的新挑战，需要与现阶段社会实际的需求结合起来进行彻底的完善和改革。按照现在的规定，我国企业从业的人员档案主要分为三种：企业的职工档案、干部的人事档案以及流动的人事档案。可是在我国有一些企业中会由主管的行政部门进行全部档案的管理，这就需要严格按照法律的要求来进行职工档案的管理。

［1］ 张莉.依法加强职工档案管理——剖析宋师傅档案丢失事件［J］.中国档案，2002，（01）：24-25.

［2］ 张明琴.企业职工档案管理中存在的问题和对策［J］.山东档案，2013，（01）：36-38.

Discussion on How to Manage Staff File by Law

HAOLi
（Da'an Enterprise Workers Archives Office ofJilin,Da'an 131300,China）

Enterprise workers file mainly record political affiliation,personal place of origin and work experience and other details of companies, which have a relationship with professional title appraisal，endowment insurance，unemployment insurance，wages and promotion of enterprise staff.By investigating the actual situation of labor competent department and various categories of enterprises，this paper found a lot of problems in file management of enterprise workers which had a great impact on the vital interests of the workers and the normal functioning of the labor market.

Stafffile management

G279

A

1674-8646（2015）12-0088-02

2015-10-09

郝栗（1976-），女，吉林大安人，副研究馆员，学士。