论信息时代高校档案有效服务

谢晓娜

（湖南财政经济学院 继续教育部，湖南 长沙410205）

现如今，信息技术高速发展，广大师生对高校的档案信息服务水平要求越来越高，不仅需要拥有基本的信息收集和录入功能，还要求高校的档案管理系统能够根据时代的变化能适应不同的需求，例如：较为深入的数据分析以及数据分类管理等功能。在这个高速发展的信息时代，高校的档案服务管理工作也面临着越来越多的挑战，从基本的信息录入到现如今的精细化分类管理，都需要高校的教育工作者和管理者能够从根本上提高工作效率、拓展信息档案管理的广度，文章也从信息时代大背景的角度出发，对现如今高校档案有效服务做出有效的分析。

一、现如今信息时代高校档案服务中存在的问题

（一）条件缺席导致档案服务的滞后化

实际上，大部分高校在档案服务管理上都存在“纸上谈兵”的现象，虽然管理者口头上多次强调档案管理的重要性，要求工作人员积极执行，但是高校财务部门却不能拨给工作人员相应的款项，特别是高校的教师以及学生不能从根本上认识到档案服务管理的重要性，没有相应的群众基础，因此在这个不被认可的大背景下，档案管理工作者的工作态度基本上是“等靠要”。而从场地的管理建设方面来讲，根本无法满足信息时代的高校档案有效服务要求，档案的基础设施建设完全跟不上时代的发展，因此导致高校的档案服务水平一直无法得到提高，这样档案的服务品质以及横向拓展就无从谈起。

（二）价值缺席以及档案服务功能的弱化

因为高校的档案服务部门通常不受重视，而偏居与校园的一隅，对于学校的影响力当然无从谈起，高校的管理层也对于档案管理工作人员不够重视，从事相关工作的人员自然没有工作的动力和激情，缺乏应有的成就感。在这样的环境下档案服务的价值就无法得到体现，长此以往，档案管理工作人员就形成了工作拖沓、懒散的情况，这样的工作状态，自然无法胜任档案有效服务的工作，而这样的工作状态被校园内的师生们看到，也形成了对于档案服务工作人员工作态度不认真的看法，反复以往，形成恶性循环，直接影响到了档案工作本应该塑造的良好形象。

（三）设备缺席导致的档案服务内容单一化

信息时代的最大特征之一就是科技创新的大量应用以及信息数据的海量增长，高校作为学术研究的重要场所，每天都会产生大量的各类数据，从有价值的文本文件、图片证书再到器件物品的收藏等发展到现如今的各类视频音频、电子文档、重要证书的电子档等。特别是互联网时代的到来，高校的档案服务管理水平标准一提再提，但是很多高校对于这样的标准却不甚了解，对于高科技的创新转化能力也十分缓慢，甚至在很多地区的很多学校连校园一卡通、自动化办公系统等这样简单的档案信息服务管理系统都还很欠缺，如果一个学校连基础的信息服务管理设施建设都没有完善，那就更不用谈及其他信息时代的档案管理服务模式了，任何制度以及系统的建设如果没有基本的硬件条件设施的建设都是徒劳的。因此在很多高校,档案服务的单一化将是无法在短时间内改变的。

（四）内涵的缺席导致的档案服务的僵化

对于高校档案有效服务的定义，目前存在一些比较急功急利的状态，为数不少的人认为档案仅仅是一种承载信息的工作，档案管理工作甚至不如生产车间的机器。没有内涵也没有挑战性，仅仅是大量的重复的数据录入工作，这样的高校档案服务缺乏信息时代最基本的理念支持以及价值支撑。这样的环境对于档案服务的发展是十分不利的。而内涵缺席的根本，在于很多人无法认识到档案服务的核心内涵，包括很多档案服务的工作人员，也因此档案服务工作人员不能自主的去发掘和积极思考档案服务的核心理念。也无法把档案服务工作与大学教育的办学理念相互联系在一起，也就导致了工作中的成就感和幸福感的缺失。当一份工作的价值和责任感无法得到体现，那么相关的工作人员就成了为了工作而工作的“机器人”，这样对于一个服务行业无疑是灾难性的，这样的工作人员提供的服务必然是僵硬、无聊的。

（五）档案服务深层次的开发不够完善

高校的档案管理服务工作应该体现其应有的服务价值，应该采取深层次、多渠道的开发利用模式，充分挖掘档案信息资源管理的强大作用，通过对于高校资料、图片、实物管理、互联网信息发布的角度出发整合现有的档案服务渠道。通过各种渠道帮助高校完善自身的服务建设体系，而现有的高校档案服务管理系统以及服务体系的深层次的开发还有待完善。

二、信息时代高校档案服务内涵的延伸

（一）做到服务观念上的转变，开放式服务。

信息时代的到来是一个不可逆转的大形势，人们已经从过去被动接受信息转变为主动传播信息、利用信息，人们对于信息的理解也越来越深刻。人们对于信息的应用更多的体现在交流以及合作方面，人们渴望将自己的信息放到集体组织以及社会中来体现自身的价值，这样刚好满足了信息时代的特征和需求。因此，档案服务也应该积极迎合这样的时代，开放式的服务可以更好的满足现代师生的各种需求，以及在转型服务社会档案信息管理的过程中应该积极的去改善传统的单一思维模式，重新发现档案服务的价值亮点，能够自主的将档案服务工作融入到服务大学校园师生的教育事业中去，通过档案服务理念的创新，来实现高等教育与社会间信息的交流与互换，进一步推动校园文化与社会文化的融合。

（二）从服务方式上做好普及信息工作。

信息时代，人类对于互联网以及计算机的依赖越来越大，如果某一天一旦离开这些工具就会出现束手无策的状态，这就是信息时代对于我们的巨大影响，这样的大背景下，高校的档案服务管理工作只有尽快应用和普及信息化的服务设施，加快提升高校档案服务管理的水平。切实的提高高校档案服务的工作效率，充分利用好现有的各种网络资源，尽快实现学校档案管理的网络化、信息化，并能够充分的实现社会公共信息服务区间的开放，系统拥有基本的信息查询、研究分析功能。其次，在基础工作的基础上应该引进更多高科技产品，做好档案数据的储存和维护工作。

（三）从服务质量上讲，应该进一步提供更为专业的服务。

信息时代，服务行业作为第三产业已经成了经济发展的重要产业，服务至上的理念越来越深入人心，在这样的时代下，高校的档案服务工作应该不断拓展内涵，体现出档案管理的专业性以及高效性，并且在基础工作的基础上应该保证档案信息的信息安全，对于进入系统的信息应该拥有一套简单的审核手段，防止出现重复信息录入的情况。最终通过大量的实践创新，争取推进实践应用的广度，从而引导行业的生产。

（四）实现信息资源的共享

面对信息时代各种创新对于传统行业的不断冲击，人类应该充分意识到信息时代对社会所带来的深刻变革，整个人类的知识总量和信息数量都在疯狂增长，对于市面上纸质的文献情报，不可能做到完整的收集，为了更好的保存和利用这些信息，应该分阶段的将这些信息逐步录入到现有的信息管理系统当中，并组建一套完整的信息分类系统，对于管理的内容实现一体化的信息分类管理充分发挥档案信息化管理的优势，并争取尽快实现信息资源的共享。

三、信息时代高校档案有效服务问题的解决策略

（一）完善基础平台建设，落实信息服务

通过技术手段完善高校的档案服务发展体系，通过一系列信息服务手段帮助高校档案科学管理实现有效的信息服务水平，在信息时代，档案服务工作对于技术以及配套设施的依赖性越来越大。高校的档案管理如果想要实现有效的服务，就必须在基础设施方面加大投入，做好硬件的保障工作，首先应该对档案存放的场馆进行重新规划和设计，配套相应的设施，保证其能够满足和符合信息时代下的高校档案服务水平，另外，对于落实信息服务以及延伸拓展应用方面，高校应该积极发挥主观能动性，进行自主研发，制作一套最符合自己学校情况的信息服务管理系统，构建符合实际的后台数据库，并做好后期的分类管理工作，确保提升和落实服务的精确度，对后台的资源进行整合，做好资源分配以及管理效益的各项工作，保障高校档案信息服务执行效率的最大化。

（二）改善管理水平，提升服务质量

信息时代，最为重要的一个特点之一就是通过信息化的服务手段为人类节约时间提升效率，但是随着信息化的不断发展，相应的弊病也逐渐体现出来，因为随着社会的进步信息量的急剧增大，导致信息的筛选工作成了问题，而高校的档案信息服务系统，如果不能通过有效的管理和筛选，就不能帮助师生在海量的信息中快速筛选出想要的信息，这样反而浪费了更多的时间。因此如何提升信息筛选的效率也就成了当务之急，高校高层管理人员应该制定出完善的管理制度，能够激发档案服务工作人员的工作积极性，让工作人员能够发自内心的做到以人为本的服务态度。其次，高校管理人员应该大力支持发展档案服务过程中的设备建设，通过系统化的服务流程，来帮助档案服务人员能够系统化的提升服务水平，最终达到档案服务管理的标准性和一致性。

（三）建立对外服务窗口，做好信息服务的开放工作

因为信息时代信息量的暴增，也导致了信息的碎片化以及遗忘化，这样的条件下会直接影响到我们记忆点对事物价值本身的判断，因此，如果高校想要提升自身档案服务的水平就必须做好效率管理，但是效率管理体系，有其自身的发展瓶颈，为了能够进一步提升高校的档案服务水平，就应该考虑做开放式的档案服务工作，在校内选址，然后开放借阅服务窗口，并安装配套的打印设备，为前来借阅、分享信息的人提供必要的硬件服务设施，保证其有一个开放式的服务条件，另外，需要制定一套符合开放式档案服务工作的规章制度，对于不同的档案信息进行区别存放，确定一部分机密资料不对外开放，防止重要信息因为开放式的平台而外流。

综上所述，信息时代背景下的信息资源正在迅速实现数字化、网络化，档案服务的工作形式也发生了根本性的变化，原有的纸质档案服务管理逐步演变成电子档案服务管理，因此，高校档案服务人员应该将更多的精力和时间投入到档案有效服务的工作中，档案有效服务也必将成为高校日常运营管理体系中一个不可或缺的部分。

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