如何建立高效的科技档案管理机制分析

尹玲（哈尔滨市知识产权服务中心，哈尔滨 150090）

如何建立高效的科技档案管理机制分析

尹玲
（哈尔滨市知识产权服务中心，哈尔滨 150090）

科学技术研究的开展，离不开科技档案的支持，做好科技档案管理工作，及时有效记录企业科技成果，具有重要意义。本文主要就建立高效科技档案管理机制做了有价值的探讨。

科技档案；管理机制

在企业管理中，保留科技成果需做好科技档案管理工作，完善内部科技档案管理机制。这既是企业科技成果保留与传递的重要物质基础，同时也是促进企业发展的重要措施。

1　科技档案管理介绍

在企业发展中，保留科学技术和科学研究成果的重要形式之一就是建立科技档案，在将科技转化为生产力资源的这一过程中，科技档案起着不可忽视的作用。从企业发展的角度来讲，科技档案属于企业无形资产，对于企业发展水平提升有着很大程度的影响。同时，科技档案也属国家资源，可反映国家科技水平。因此，积极做好科技档案管理，建立科技档案管理机制，可更好地发挥科技创造效益的作用，有利于造福于世。

当前，社会已进入知识经济时代，企业拥有科技信息，掌握先进技术水平，则意味着站在了现代竞争的制高点。随着科技日新月异的发展，社会的知识产权保护意识不断提高，企业也开始重新审视科技档案价值。科技档案管理作为企业管理的重要内容，与企业科研、技术转化等密切相关，需要给予足够重视。

2　建立科技档案管理机制的策略

2.1实现科技档案管理信息化

目前，提高科技档案管理工作水平，应加大档案管理创新力度，开辟管理新途径，从而建立高效的科技档案管理体系。为此，需要实现科技档案管理信息化。随着计算机科技应用水平的提高，计算机在各行业均得到了应用，且全球信息化趋势，对科技档案管理的影响也比较大。信息化管理成为国际上科技档案管理的重要方法，通过科技档案的信息化管理与储存，可以实现管理形式多样化、高效化，对于提高档案利用率，实现科研成果共享、转让，充分发挥科技档案资料作用具有重大意义。因此，提高科技档案管理信息化水平，适应了科技档案管理的发展趋势。而且，在档案管理中，信息化录入、编辑与采集，以及信息化储存、检索与查阅，可实现科技档案信息的高速共享、传递。同时，利用互联网技术、网络设备，能高效率地保存科技档案资料，并阐明与反映文字、图表等相应记录。在传统的科技档案管理中，科技档案查阅效率低、体积大，不利于对档案信息进行补充与修改。而实现信息化之后的科技档案管理，可数字化档案数据，并以计算机数据形式保存。另外，通过信息化管理模式还可以借助远程访问平台及分布式数据库管理系统，对信息资料进行有效收集和及时修改，避免了地点、时间条件的约束以及混乱化的档案管理，有利于获得高效化、规范化的档案信息查阅、归档与整理。

2.2规范档案管理整体工作流程

企业发展离不开规范化的档案管理。因此，企业在档案管理工作中，必须加强规范化管理流程的构建。就多数企业来讲，档案管理部门的设置一般是独立出来的，在组织结构上，相比企业的其他业务部门而言，二者之间存在界限，而且大多数企业档案管理工作都是由行政部门执行。这种企业档案管理结构设置上的部门分离，造成了实际档案管理工作无法和企业的业务、技术部门进行有序衔接，直接影响了档案管理工作质量的提升。因此，必须建立规范化的档案管理流程，做好档案管理与企业其他各部门之间的紧密合作，确保档案工作的开展能够保持有序、连贯。另外，就企业科研过程而言，科技档案性质也有别于普通的档案，其应该具备更加良好的可扩充性，实现更加广泛的应用，在使用频率上，科技档案也应比普通档案高出很多。而且，有别于企业普通的业务项目，科技项目发展需要更多的研究人员，为此，需要进一步强化工作人员的主要职责，这样才能够有效提升科技项目工作质量。

2.3优化科技档案管理服务创新

在传统企业发展中，科技档案存在的目的只是保存企业的科技研究成果，并没有将科技档案进行科学的利用，使其与企业科研部门保持良好互动，整体档案管理工作的开展一直处于被动状态，缺乏服务意识。但是，在新的企业发展形势下，对于科技档案管理工作提出了新的要求，不仅需要档案有极高的开放性，也需要尽可能充分的利用科技档案信息，更好发挥档案管理的优势。因此，强化科技档案管理工作，必须做好服务意识的有效提升，明确档案管理需求，并以此为基础，完成对档案管理服务体系的科学构建。为此，在具体的工作中，管理人员应该注重工作主动性的发挥，对各方面的科技档案信息进行主动收集，扩充档案资源，并注意加强与企业各个部门之间的沟通配合，实现系统化的档案信息采集及管理。同时，有必要借鉴国外先进的档案管理服务模式，找出当前企业在档案管理中的服务问题，及时纠正，做好服务优化。

3　结语

我国社会科技发展水平快速提高，在知识经济浪潮中，科技受到人们的高度重视，也成为企业获取竞争力的重要法宝之一。做好科技成果保留，对于企业占据竞争优势具有重要意义。因此，企业必须积极做好科技档案管理工作，建立科技档案管理有效机制，实现管理模式向规范化、流程化和信息化的方向发展。同时，加强提高管理人员理论知识学习，使其认识到档案管理的重要性，构建高效科技档案管理机制，提高科技档案管理水平。

［1］ 韩凌，李晓梅.如何建立科学高效的人事档案管理机制［J］.中国职工教育，2013，（20）：123-124.

［2］ 贺翠娥.如何建立高效的科技档案管理体系［J］.中小企业管理与科技（下旬刊），2013，（11）：61-62.

［3］ 桑士群.现代企业如何建立高效的人才管理机制［J］.淮南职业技术学院学报，2015，（03）：102-105，111.

How to Establish Efficient Management Mechanism of Scientific and Technological Archives

YIN Ling
（Harbin Intellectual Property Office，Harbin 150090，China）

The development of scientific and technological research support on scientific and technological archives，do a good job in the management of scientific and technological archives，timely and effective record of scientific and technological achievements of enterprises has important significance.This paper mainlydiscusses the establishment ofefficient and scientific and technological archives management system.

Science and technologyarchives；Management system

G275.3

A

1674-8646（2015）08-0125-01

2015-05-22