初探企业档案管理社会化问题

戴继方

摘 要：文章在概述企业档案管理的基础上，对企业档案社会化管理的必要性和可行性进行了论述，并着重分析了企业档案管理社会化的具体表现。如今，我国的科学技术有了很大的发展，这也就对企业档案社会化管理起到了促进作用。另外，日益规范的档案管理机构和日益健全的中介服务市场，也推动了这一发展趋势。

关键字：企业档案管理;市场需求;可行性;市场化

中图分类号：G271 文献标识码：A

时代的进步，社会经济的高速发展，加剧了企业之间的竞争，有些企业不仅努力增加企业产品的销量，而且还设法使企业运营成本不断降低。与此此时，便提出了企业档案管理的社会化，这一方案不仅有助于成本的不断降低，还有助于促进企业综合管理水平的不断提高，使企业管理在时间上花费的成本大为

减少。

一、企业档案社会化管理概述

随着时代经济的发展，新出现了一个名词——“社会化”，这是对我国现代生活方式和工作方式发生转变的一种反映[1]。而我国的档案界也在持续发展，并且将档案社会化管理这一关键性概念提了出来。企业档案管理社会化的时代特性十分明显，这种档案管理模式将管理机构和管理对象的社会性凸显出来[2]。在整个社会大背景下，才产生了人事管理的种种类型的服务工作，而社会环境下的人才是合理流通，最终也渐渐朝着社会化的活动演变，人事管理中十分重要的内容就是人事档案管理工作，因而其也越来越带有社会化的性质;在这一档案管理模式下，就会有非常广泛的材料来源，档案管理机构及其对象自身的社会化性质凸显出来，这就对档案的广泛来源起到重要的决定作用，此外，丰富的档案材料来源一定也会促使内容更为复杂，但是面对传统的档案管理模式，单一的企业档案只需在内部流通，全部的档案操作事项都只需执行于其内部，对于合理流动的公司人员，其档案调配往往十分繁杂、琐碎，这对于人才的合理流动而言是十分不利的;企业档案管理的社会化将多样性的档案利用需求呈现出来，多元化的社会发展对人才的需求也是多样性的。我们的档案管理借助多样性的类型与使用者类型，又会促使档案内容和载体增加，呈现出多样性的传递方式。

二、企业档案社会化管理的必要性分析

1、有助于促使企业管理成本得到有效降低，促使档案资源的利用效率大大增加

企业向中介结构委托档案管理的工作，中介机构就需要通过自身的专业实力，来实现对档案的规范化管理，并且因为中介机构需要管理非常多的档案，因而就会降低相应的管理成本。另外，中介机构不仅是想企业提供管理服务，与此同时也能借助档案的信息来加以双重利用。作为档案管理公司，一定要将企业的商业机密维护好，尽可能地创造条件来实现自身的良好发展，促进资源共享的实现，这对双方的共同发展起到重要的促进作用。

2、企业档案的社会化管理能够实现资源的优化配置

企业借助中介组织来实现对档案的分类管理，可以对中介公司的人才和技术资源加以充分利用，促使资源利用率大大增强。并且对一个中介公司加以扶持，也等于是为社会创造了更多的就业岗位，这就使市场对各类人才的需求得到了一定程度的满足，最终实现共赢。

三、企业档案社会化管理的可行性分析

1、现代社会的科技发展提供了良好的基础条件

因为知识经济时代和信息时代的到来，使得世界上的每一个地方都在被世界技术信息所覆盖。企业档案管理若能借助信息技术，就能促使交流合作更加有效，信息技术的发展提供了良好的交流平台。企业档案管理社会化将有助于企业及时掌握信息，包括具体的档案管理内容和一些最新的动态。借助信息化交流，还能借助社会机构的力量来促使企业更好的进行档案管理，进而实现提升企业综合效益，降低成本的效果。

2、出现了更加规范的档案管理机构与健全的中介服务市场是保障

我国的企业管理法，明确规定了社会档案管理机构的有关内容。这一类公司的职责主要就是为委托企业搞好档案管理工作，同时法律还对档案管理公司的权利与义务作了进一步规范。另外，如今的中介市场日益发展，开始逐步使中介服务健全起来，实现了更加科学化和规范化的中介内容和方式。以便能够提供更加高质量的服务给企业，使其档案管理工作更加有效地进行。

四、企业档案管理的社会化的具体表现

1、对档案进行集中统一的管理

集中统一管理档案可以说是践行档案社会化管理迈出的第一步。在市场经济条件下，企业档案管理的社会化作为一种新型档案管理模式，在很大程度上都是区别于传统的管理模式的。传统模式的档案管理，通常是由企业的专门机构来管理档案，而且按照干部、员工等的不同级别以及职工不同的文化程度，在一定的管辖范围内，安排不同的机构或人员来对档案管理工作负责。这往往会造成档案管理产生混乱现象，不仅是管理的混乱，还有管理人员也显得十分复杂。企业档案管理的社会化就是要把员工的档案从企业走出去，进入到社会中来，让社会统一机构来进行集中的、统一的管理，并且这将是在社会范围内的真正的集中管理。

2、针对企业部分流动人员的档案管理的社会化[3]

在部分行业和企业中，由于其本身所具有的行业特点以及工作性质等的特殊性，所以，难免会有一些存在较大流动性的员工存在。出于对这部分流动人员档案管理进行优化的考虑，以便为其创造出更加便利的社会条件，从而方便这部分人员进行合理流动。档案社会化管理的一个必然趋势就是将这些人员的档案管理纳入其中。针对流动员工的档案管理，国家机构及人事部门也曾经有过相关命令的下达，做出过明确的要求，这主要是体现在档案管理的细则和规定中。也就是要求，对流动人口档案进行管理的部门务必要达到一定的级别，要求是在县级及以上的党委组织机构，还有在政府规定范围内的人事机构也是可以的。其它任何机构或个人都不可以对这部分档案擅自接管。这样在用人企业的人事管理工作方面，对于这些存在较大流动性的员工的相关工作就被简化了，同时这也促使企业档案的社会化管理在全社会范围内得到了一定程度的切实提高。

3、禁止存在自带档案的现象，而且相关规定要求对于这一现象都明令禁止[4]

自带档案的现象是绝不允许的，同时也有这方面的明确规定。然而用人企业在进行人事录用时，还是存在对档案忽视的现象，支队人员的实际能力过分重视，这就导致企业等用人单位或个人不能对档案形成正确认识，不能意识到档案的重要性，甚至导致出现弃档的现象。然而个人档案是非常重要的依据，诸如办理个人证明和手续等都是需要据此来进行的。特别是计算工龄，参加研究生和公务员等考试，以及办理各项社会性保险等。所以，企业档案社会化管理，在开展的过程中，针对企业内部员工私带档案的情况，一定要明令禁止，并且要严格落实下来。与此相关的一些社会管理机构也应该对档案托管普查进一步加强工作。

五、结束语

作为企业发展的重要记载，企业档案是重要的分析资料可为企业实现持续发展提供依据。关于人事、设备和技术创新等档案都是重要的资料，密切关联着企业的经济效益。如今传统企业档案已无法与新时代企业的发展相适应，当前企业档案管理的一大创新形式便是档案管理社会化，这将会使企业经济的发展得到保障。随着企业的持续发展，出现了愈发多的企业档案业务，这也相应地增加了档案工作的难度。所以，当前我国企业档案发展的一项重要内容就是要推行企业档案管理的社会化。

参考文献：

[l]张俊萍.浅淡企业档案工作标谁化[J].山西科技.2011（06）.

[2]叶亚莉.新建企业档案管理模式探讨[J].庐天化科技.20l0（02）.

[3]吴晓红.以科学发展观为指导做好新时期档案工作[J].山西档案.2012（51）.

[4]李华、马莉伟.（用户需求、竞争者导向和市场信息—谈企业信息服务的策略）现代情报[J].2003（10）.