学术期刊编委会的有效分工与管理

■陈培颖 朱 岩 欧 彦 洪 淼 葛世超

中国科学院自动化研究所《自动化学报》、International Journal of Automation and Computing期刊联合办公室，北京中关村东路95号100190

1 引言

编委会是科技期刊核心竞争力的重要组成部分，是掌舵期刊办刊方向和学术出版质量的“守门人”。然而，由于国家对编委会的职责规范和岗位没有具体要求［1］，加之编委们繁重的本职工作，其花在办刊上的时间与精力十分有限，容易导致编委会流于形式，编委在期刊工作中的作用不能得到有效发挥。期刊若要获得可持续发展，需要转变观念，做好编委会的建设工作，充分调动起编委参与期刊工作的热情。国内学术期刊出版单位中，朱晓文等［2-6］等分别介绍了《中国科学》《菌物学报》等期刊编辑部如何发挥编委会在办刊中的作用；张立伟等［7］运用K-cores分析、中心性分析等社会网络分析方法，从编委的年龄、任职期刊数量以及H指数、近五年的发文量等文献计量指标角度对编委群体进行了识别和测度，探析了期刊编委会制度潜在的问题；朱大明［8］提出了编委会作用的评价指标及统计方法，包括编委发表论文指标、编委推荐论文指标、编委审稿指标、编委提案指标及编委参会指标等。 国外期刊出版单位中，Baccini和 Barabesi［9］强调了发挥编委会积极性对期刊发展的重要作用；Lee［10］调查并评估了会计与管理学领域学术期刊的编委会职能和贡献；Hames［11］探讨了如何挑选适合的专家并推荐进编委会和出版单位在发挥编委工作积极性方面的策略。但目前还少有介绍编委会管理制度以及编辑部在编委会建设中如何均衡管理和服务两方面的工作的文献。本文结合International Journal of Automation and Computing（IJAC）的办刊实践，探讨了如何通过规范的编委会管理制度来发挥编委在提升期刊影响力中的作用，以及如何通过加强对编委会的管理和增强对编委会的服务意识来有效地促进编委发挥积极作用。

2 发挥编委会在办刊中作用

IJAC创刊于2004年，是一本正处在发展阶段刊物，目前由47名熟知自动化或计算机领域研究、热心于期刊发展的知名专家和学者组成；外籍编委占71%，分别来自11个国家（图1）。其中，中国两院院士4人，发展中国家科学院院士2人，英国皇家工程院院士1人。有效发挥这些国际编委在稿件审理、选题策划和期刊宣传中的作用，对期刊的发展起到非常重要的作用。

图1 IJAC编委国籍分布

2.1 稿件审理

审稿是科技期刊编辑出版的重要环节，也是科技期刊学术质量把关的关键环节。由于该环节涉及到学术研究的前沿问题和专业问题，必须依靠相关领域的专家支持和帮助才能保证审稿质量，而编委会成员则是建立期刊与相关领域专家密切联系的一座稳固桥梁。这是因为：一方面，期刊编委本身就是某一研究领域的学科带头人，他们比普通编辑更熟悉同行专家的研究方向和学术水平，对于新概念、新方法类的稿件能够作出更快速和准确的判断；另一方面，期刊编委在学术界的影响力和广泛联系使其更容易找到合适的审稿人。因此，积极发挥编委对稿件质量的把关作用，不仅能提高审稿质量，还可以间接的扩充审稿人队伍。

基于上述两方面因素，IJAC从创刊伊始便实行责任编委制，根据IJAC征文方向（包含自动控制、计算机科学、人工智能等12个研究方向）的投稿比例，为期刊配备了从事相应方向研究的国际专家作为期刊编委。当审稿系统接收到投稿时，稿件先由相应学科主编或副主编初审，然后按稿件所属方向送至相应小学科、小方向的编委初审，并由其负责邀请审稿人，再综合审稿人的评审意见给出处理建议，最后由相应学科的主编或副主编终审。此外，对于存在文章结构不完整、学术漏洞和实验设计不合理等问题的稿件，主编和编委可以直接提出修改或退稿的意见，简化了审稿程序、也缩短了审稿周期［3］。若遇到申诉、涉嫌学术不端行为等特殊稿件，责任编委负责给出学术判断，供编委会决策参考。

这种责任编委制的审稿方式有利于编辑部控制审稿质量。当期刊需要降低录用率时，可直接对主编和编委发出信号，则主编和编委可选择通过增加初审退稿率或邀请领域内审稿更严格的专家担任审稿人的方式来减少录用率（见3.2节举例说明）。同时，更多的国际编委参与审稿，还有利于扩充国际审稿人队伍。以IJAC为例，根据统计，每年参与审稿的外籍专家占全年参与审稿专家总数的50%左右，很大程度是由于编委会中外籍编委的邀请。

2.2 选题策划

在期刊发展规划上，编委会是促进期刊不断提升学术质量的智囊团。期刊编委的学术表现能力（由学术影响力和学术活跃程度体现）将会影响到其对学科热点和前沿的了解，进而影响其对期刊办刊方向的把握。因此，编委的学术表现能力对于期刊学术质量起到至关重要的作用［12］。同样，IJAC在遴选编委时，不仅要求其具备高度的责任感和认真严谨的工作态度，还应在本学科领域内具有较高的学术声望和学术水平，积极参与国内外学术活动，洞悉本领域的研究热点和研究前沿，能够承担选题策划、推荐高质量论文的职责。根据这个条件遴选出的IJAC编委会，在选题策划和稿件约请工作中发挥了很大的作用，从被引频次上看，截至2014年底，在总被引次数排名前10名的刊期中（表1），70%来自于编委组织的专题，这些专题文章的篇均被引为1.92-7.25，比IJAC所有发表文章的篇均被引次数（1.38）要高出1.39-5.25倍，体现了这些专题对期刊影响力提升起到的促进作用。同时，国际编委参与选题策划与稿件约请带动了期刊的国际稿源，创刊至今每年IJAC自由投稿与发表稿件中海外稿件都占50%左右，最高达到76%。

表1 IJAC中总被引次数前10名的刊期

在通过编辑部发挥编委在选题策划和约稿工作中的作用方面，笔者总结了以下2个技巧：

（1）定期与编委讨论选题和约稿名单：首先，编辑部根据学科信息检索和分析列出选题方向，再由主编和编委根据对学科方向和前沿热点的把握，遴选策划方向、拟定专题题目，并列出负责专题组稿的客座编委的名单。比如，2011—2012年出版的“云计算”专题和“大数据”专题均是按照这个工作流程完成的，由于编委的学术声望和人脉关系使得这两个专题在短时间内完成了约稿和审稿，为期刊出版研究热点赢得了时效，也为期刊赢得了广泛的关注度。根据期刊网站的统计，两期专题的篇均下载次数分别为1139次/篇和1566次/篇，是IJAC论文平均下载次数（589次/篇）的3倍。

（2）定期跟踪国际学术会议，特别是查看会议组委会成员名单中是否有期刊编委参与。如果名单中有期刊编委，编辑部就通过编委联系组委会，约请大会报告、优秀稿件或专题。例如，在机器人领域重要的国际会议“2012 IEEE ROBIO”期间，编辑部在会议主页上发现IJAC一名海外主编担任会议的组委会主席，便立刻联系主编组织了一期机器人专题并在会议上征稿，吸引了大量海外专家和学者的投稿。该专题出版后，使得 IJAC当月在SpringerLink上的下载量达到2455次，相比上一年同期增了2倍。

在稿件约请方面，编辑部还实施以奖促建，发动编委来约请综述和高质量的学术论文。相比编辑部的普通编辑，编委的地域国际化程度和研究方向分布程度、以及对学科前沿的把握程度都更具优势。同时，编委本身也可以作为编辑部约稿的直接对象。丁佐奇等［13］探讨了编委对期刊被引频次的贡献，认为编委是科技期刊优质稿源强有力的保证。因此，在规划期刊优秀稿件约请方面，充分、有效地发挥编委会的作用将起到事半功倍的效果。

2.3 期刊宣传

由于编委会成员大多是活跃在科研一线的年轻科学家，经常参加国际学术会议、接触国际学科领域专家，借此机会宣传期刊，不仅有利于树立期刊的学术品牌形象，还能有效地拓展期刊宣传阵地。IJAC编委会在期刊宣传工作中也发挥了如下作用：

（1）拓展期刊宣传阵地

每年年初，编辑部会向编委会成员征集参加学术会议的计划，并向编委邮寄期刊宣传册，通过国际编委在国际会议以口头报告或赠送宣传册和期刊等方式来宣传期刊。近年来，每年通过编委发放的宣传册多达4000余份。

（2）帮助编辑跟踪热点、结识专家

编辑部每次参加国际学术会议前，根据编委参会记录或会议手册确认是否有编委参加，通过编委现场介绍来与学科领域优秀专家建立联系，并通过与编委沟通了解此次会议的热点问题。

（3）互链主页宣传期刊

建立期刊网站与编委主页、编委所在实验室主页等相互链接，促进期刊宣传和编委研究成果的宣传。

（4）举办讲座扩大宣传

为了给作者提供增值服务、宣传期刊，编辑部经常举办写作讲座或学术报告。期刊编委在这些工作上也给与了强有力的支持。比如编辑部通过编委引荐争取到了在上海交通大学和北京理工大学举办英文写作讲座的机会；还邀请编委开办了“听、说、读、写”系列讲座报告。这些讲座让更多的作者和读者认识了期刊，为期刊争取到了潜在稿源。

3 规范编委会管理制度

3.1 重视对编委会的管理

为有效发挥和促进编委在稿件审理、选题策划、国际宣传工作中的作用，一套完善的编委会管理制度是必不可少的。

（1）权责分明

为此，期刊制定了多项工作条例和手册，明确了编委在各项工作中的职责和权力，如《IJAC编委会工作条例》规范了IJAC编委的任命、任期和工作职责等内容；《IJAC稿件审理流程及规范》规定了编委在审稿流程中的职责及审理期限；《IJAC专题审批流程及特约编辑工作手册》详细地规定了专题申请的审批流程，以及专题稿件的数量、类型、页码、作者国际化程度、以及审稿流程等要求，确保了专题稿件的质量和稿件审理的公正性。

对于编委会换届，除了依照三年一换届的制度，期刊还灵活管理编委会成员的任期，如因身体状况或其他原因不能再胜任编委工作、或近期审稿严重推延的情况，期刊将及时停止为其分配稿件，终止其任期；如果遇到工作积极、热心期刊工作的年轻专家申请担任编委一职，只要通过主编一致考核后，便可在当月列入编委会名单，参与审稿。

在编委会成员架构上，主编和编辑部会根据期刊征稿的12个方向和各个方向的投稿数量，考虑编委学科方向分布是否均衡。编辑部为每届编委会制定了学科方向分布图，结合每年统计的各方向的投稿情况以及各个编委处理稿件的数量，来调整编委会成员；同时还会根据编委的年龄和学术兼职等因素，考虑编委成员中学术权威和年轻专家的比例，确保约稿和审稿工作的有效分工。

（2）奖惩分明

为了提高国际编委的工作积极性，需要一定的奖励措施来认可编委的努力。IJAC设置了“优秀编委奖”及“致谢编委提名奖”，每年评选一次。为了促进编委缩短审稿周期，鼓励其参与选题策划和约稿工作，编辑部精心设置了优秀编委的评选细则，将当年编委是否在规定时间内完成初审（条件A）、稿件首次完成审理的时间是否在限定时间内（条件B）、编委是否组织出版了专题或约请到优秀综述稿件（条件C）、是否存在不良送审记录（问题D，如拖延不送审、无故频繁拒审等）作为定量指标，如果编委满足条件A、B、C中的任意两条，并且完全不存在问题D，则被评为优秀编委，给与奖励并颁发证书。对于没有入选但某一方面工作优秀的编委，给与提名致谢奖励。同时，上述考核指标还作为编委年度绩效考核指标，如果某些编委连续三年出现不良送审记录，将不能入选下届编委会。

此外，为了监督编委审稿质量，IJAC在发表论文首页注明了责任编委的姓名，使得编委对待稿件审理工作更加严谨、认真。

3.2 加强对编委会的服务意识

有效地发挥编委会作用，还需要编辑部增强对编委的服务意识。通常，编委会成员不是全职的期刊工作者，他们大量的时间和精力需要花费在科研工作上。因此，若想在有限的时间和空间中，更好地发挥出编委会的能力，需要编辑做好工作开展前的准备工作，做好编委的服务工作［14］。以IJAC为例，服务编委会的工作主要包括以下几个方面：

（1）加强审稿系统的维护和管理，协助编委做好稿件审理工作

首先，确保审稿系统的软硬件配置合理、高效运行。由于海外编委比例大，原有审稿系统不能满足国外编委正常在线审稿的需求。经过认真考察和体验，编辑部立刻做出了更换审稿系统的决定，购买了国际通用的审稿系统，并于2009年底，在短短的1个月内，完成了新系统的配置、调试、上线、编委培训等工作，保障了编委的工作效率，获得了编委的一致好评。

再次，升级稿件送审方式。筛选审稿人一直是编委最耗费时间和精力的事情，由于审稿库中审稿专家有限，且登陆第三方数据库搜索审稿人经常由于IP限制而不能进入浏览界面——这给编委送审带来很大麻烦。当编辑部得知审稿系统运营商推出了审稿人自推荐系统插件（Reviewer Locator）后，在系统插件上市不到半年内，完成了采购、安装等流程，使编委尽快使用上了这个功能模块，减轻了编委邀请审稿人的压力。同时，编辑部每年梳理一次审稿库中的专家信息，补充或更新专家的研究方向、机构、联系方式等信息，便于编委查找。

此外，在需要联系编委处理有关申诉稿件或特殊稿件时，编辑部会随信附上稿件相关材料，以及审稿记录、处理流程和编辑部初步分析等信息。做好这些贴心的服务工作，有利于帮助工作繁忙的编委提高工作效率和工作的积极性。

（2）提出期刊规划建议，收集学科热点和行业信息

编辑部除了每年做好期刊各项数据、引证指标的统计工作外，还对数据进行对比、分析，深度挖掘这些数据背后所体现的问题，并提出解决问题的建议，为编委会决策提供参考。在建议中，尽量做到明确地建议主编和编委应该做哪些工作，应该在哪些方面给与支持和配合。具体举措举例如下：

在稿件审理方面，编辑部每月向主编汇报当月的录用和据稿情况，每年分析当年的投稿、录用、及发表情况，便于编委在把握审稿尺度上做出调节。2014年，编辑部发现了近两年由于广泛的期刊宣传工作，投稿量增加了近1倍，但录用率却基本不变，这导致了待发表稿件大量积压。在分析了期刊近年的影响因子和被引频次后，编辑部得出不能单纯依靠加页发表，而是要通过降低录用率来减少积压稿件数量的建议。充足的数据分析和统计使得编委会采纳了编辑部的建议。此后，编辑部对此项建议还列出了实施办法：如提高责编、主编、编委初审拒稿率；提升专题申请门槛和要求；增设主编对于专题稿件录用的最终决定权；增设主编对约稿投稿前初查制度等措施，这些办法的实施使录用率从37%降至20%，确保了期刊发稿质量。

在期刊规划方面，编辑部通过分析IJAC被引文献的研究方向和相关专题的下载率，发现被引频次和下载率连续三年最高的是2006年发表在“机器人与智能系统”专刊中的3篇关于机器鱼的论文。发现这一情况后，编辑部结合同领域期刊和IJAC近年在此方向的发表情况，为主编撰写了一份“IJAC引用情况分析和发展对策”的报告，提出了再次出版一期有关“生物启发和机器鱼研究进展”专题的想法，获得了主编的一致同意。此外，编辑跟踪学科热点，在“云计算”、“大数据”刚刚兴起时，及时向编委会提出组织专题的建议并积极推动专题的出版。编辑部积极工作的态度和及时的建议一定程度上促进了编委的工作热情。

在学科热点和行业信息收集方面，编辑部积极做好信息收集和整理工作，供编委在讨论期刊发展和选题策划时提供参考。具体做法是：编辑部定期浏览 IFAC（http：//www.ifac-control.org/events）、IEEE（http：//www.ieee.org/conferences_events）、ACM（http：//dl.acm.org/conferences.cfm）三大相关学术领域学会主页，以及中国学术会议在线（http：//www.meeting.edu.cn）、科学网学术会议预报（http：//meeting.sciencenet.cn）等网站，遴选国际会议来宣传期刊或约稿；并定期通过学科内国际优秀期刊的专题/专刊发表情况和被引情况、学会通讯，以及汤森路透旗下的 Science Watch（http：//archive.sciencewatch.com/）、CNKI学术趋势查询网站（http：//trend.cnki.net）等信息分析平台来拟定选题策划范围。编辑部专业而及时的信息服务，方便了编委快速决策，促进了编委工作的积极性和执行力。

（3）建立高效沟通方式

对于国际编委占多数的IJAC编委会，在国际学术会议期间召开编委会、约见编委是一项节省时间和经费的方式。比如，编辑部分别在2014国际自动控制联合会（南非）和2015中国控制会议和日本仪器与控制工程师协会年会（中国）期间召开的两次控制方向的编委讨论会，大大促进了与英国、日本、韩国、中国香港等地的编委之间的沟通。此外，编辑部还通过邮件、视频（中国科技网的视频会议平台、Skype免费通话功能两种途径）定期召开主编、编委讨论会，加强了编辑部与主编、编委之间的有效沟通。在组织会议时，编辑部尽量根据编委实际工作情况，来协调讨论会的时间和方式，方便更多编委参加。

（4）给与编委人文关怀

大多国际编委都是无偿为期刊工作的，他们牺牲了个人时间和精力，为期刊发展做出了突出贡献。而且编委会成员都是兼职，有的还担任多个期刊的编委，力所能及给与编委人文关怀，比如节日的问候、生日的祝福、成功的祝贺和关切的慰问，都能让编委感受到来自期刊的尊重和重视。此外，还要了解每位编委的科研工作进展和项目申报情况，做到对编委情况“心中有数”，避免在交流时“一时语塞”影响沟通效果。

4 结语

期刊影响力的快速提升离不开编委的鼎力支持。尤其是对于正处在成长期的期刊，为了快速提升期刊影响力，有必要建立务实的编委会，并发挥编委的学术优势与沟通优势来为期刊快速成长奠定根基。借助中国科技期刊国际影响力提升项目的实施，IJAC在编委会管理和服务方面付诸了很多措施，通过这些措施加强了与编委的联系，使得编委感受到了期刊对编委成员的重视和尊重，鼓励了编委的工作积极性。在编委会的支持下，IJAC的年下载次数连续三年以平均42%的速度迅速增长，总被引频次也连续三年以平均32%的增长速度递增。下一步将继续推动编委在稿件审理、选题策划和期刊宣传中积极作用，使得这项工作常规化，以便促进期刊国际影响力稳步、持续的增长。

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