石油企业电子档案的应用与管理

2015-03-25张继刚大港油田公司消防支队天津滨海新区300280

化工管理 2015年28期

张继刚（大港油田公司消防支队，天津滨海新区 300280）

石油企业电子档案的应用与管理

张继刚（大港油田公司消防支队，天津滨海新区 300280）

利用数据挖掘技术开发档案资源服务于社会管理和企业管理，得到社会的广泛关注。改变传统的档案管理模式，以计算机技术、通讯技术为核心的现代信息技术运用于档案收集与归档中，已经成为档案管理的必然要求。作者结合自身工作实践，交流了电子档案的收集与归档的一些体会，文中讲述的方法积累、“三套制”归档、归档审核、档案原始性、真实性管理与实体数字化等管理方法，对于电子档案的收集与归档具有积极的意义。

石油企业；电子档案；管理

2011年以来，大港油田公司以行业推广档案管理系统为契机，完善电子档案归档流程和管理规范，深度推进馆藏历史档案数字化进程，强化“三套制”归档，加大目录数据库和数字化档案及其专业属性数据库建设，对每一个实体档案赋予条形码识别与应用，形成档案实体管理向内容管理的技术支撑，实现了在中石油档案管理系统平台上电子档案与实体档案的集中统一并同步管理、统计分析和资源利用。

档案信息化的核心是电子档案收集与积累。电子档案是由计算机信息技术形成以代码形式存储于特定介质上的档案。石油企业电子档案来源于油气勘探开发生产、企业管理、技术研究与推广和历史档案的数字化等工作环节，其形成技术环境和工作环节复杂，收集与归档保存与实体档案有较大差异。

1 电子档案的收集与积累

（1）电子档案收集积累的重要性为保证归档电子档案的真实性，电子档案的收集与积累工作必须从电子档案形成阶段就开始收集与积累应贯穿于公文处理和企业工作的整个过程，必须了解和掌握电子档案的形成规律和过程。电子档案收集积累是按照规定和标准进行的一项经常性的工作，不仅保证了电子档案的真实性，还维护了它的系统性和完整性。

（2）电子档案的收集归档仍然要遵循“谁形成，谁归档”的“随办随归”原则但是电子档案的特性和表现功能不同于纸质文件，其收集积累的方法和要求也不同于实体档案。

（3）收集归档是档案工作的基础和首要环节，档案管理人员必须对电子文件的归档进行指导分析和管理如对于文件的原稿，从保留电子文件的重要修改考虑，应对其进行收集；从源头保证档案形成质量。

2 电子档案 “三套制”归档原则与审核

（1）在现在技术条件下，对一些具有凭证作用的法律效力的文件必须以纸质形式保存鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，有必要将重要的电子文件制成硬盘拷贝存档，以保证数据的安全。

（2）过去我们电子档案归档进展缓慢的一个重要原因就是制度不落实，制度执行力“疲软”，电子档案归档工作“失位” 归档时管理人员对电子文件进行全面、认真的检查，在内容方面检查归档电子文件是否齐全完整，真实可靠，相应的机读目录、采用的软件和其他说明是否同时归档。

3 电子档案的整理与归档

（1）电子文件产生的量大，涉及的技术环境复杂，电子文件从形成、处理、收集、积累、整理、归档、保管到利用等的各个环节，都存在信息更改或丢失的可能性。（2）电子档案的制作过程要责任分明制作人员应该对其制作的档案负全责。（3）电子文件形成后应及时进行积累，以防在分散状态下发生信息的损失和变动。（4）采取可靠的安全防护技术措施和具体的电子档案归档办法，有效保证电子文件的真实性和可靠性建立电子文件管理元数据标准、电子文件格式标准。规避基本要件归档损失，保证电子档案长期有效。如：数字签名及电子印章有效性规定、加密工具有效性规定、文本格式定义和转换工具一致性规定、解压缩工具可靠性规定；为防止伪造和篡改，要求归档电子文件形成与工作流程必须同步；为防止文件内容虚构，要求电子文件与反映工作活动必须对应等等。档案人员要与信息技术人员充分沟通，参与档案系统设计与管理，把功能需求与完善纳入到系统设计与维护，实现电子档案和系统功能的高度融合。

4 电子档案的保存与维护

（1）石油企业馆藏大量反映石油勘探开发重要历史事件、生产核心技术和管理经验的珍贵、重要的实体档案，需要实施数字化方式积累电子档案加以保护、备存和利用，任务十分繁重。而扫描是实体档案数字化的关键。（2）首先要做实做细前期准备，规范扫描过程要配备先进的计算机、扫描仪等成套设备，使之适应系统中大量数据的快速处理，文字图片的扫描及声像资料的录入，降低扫描成本。（3）其次要做好后期管理，保质保原貌要将扫描后的图像内容与档案原件进行校对，先检查文件的清晰程度，再检查扫描图像是否有歪斜现象，进行纠错处理；要对案卷进行彻底清查，对原件实际情况进行标注、登记、还原，不破坏档案原貌。