工程设计档案的利用价值

赵曼宇，李玉芝，李 响

（中国寰球工程公司辽宁分公司， 辽宁 抚顺 113006）

工程设计档案的利用价值

赵曼宇，李玉芝，李 响

（中国寰球工程公司辽宁分公司， 辽宁 抚顺 113006）

结合中国寰球工程公司辽宁分公司的实际工作和真实案例，在把握原有工程设计档案的基础之上，根据新形势下的工程设计档案利用的新特点，阐述了工程设计档案利用的重要性和价值,以及分公司档案管理人员如何进行石油化工工程设计档案的开发与利用。

工程设计档案；利用；价值

工程设计档案是指在项目工程建设活动中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。［1］工程设计档案的收集是否齐全、完整，其内容是否准确都直接影响工程竣工投产后的生产、维护和改扩建，同时一些具有代表性的设计成品，在人们日后的科研和生产活动中也经常被借鉴，所以这些典型的工程设计档案不仅可以被利用来指导本单位的科学研究和生产活动，它们也是企业生产活动与企业发展的基石和桥梁，也是每家企业科学技术水平和生产活动的真实写照，所以工程设计档案的价值是显而易见。

中国寰球工程公司辽宁分公司文控部图档组，现存有1985年建院初始至今的所有工程设计档案，其还分为设计文件、采购文件、施工文件及相关资料等等，为适应当今分公司发展的需要，分公司档案人员在完成日常基础档案工作之上，还在思考如何能更好的体现工程设计档案的价值，以及利用工程设计档案创造更好的社会价值和经济价值。

1 工程设计档案的特点

随着社会发展和工程市场的不断完善，工程设计档案被划为商品已经逐渐被

社会所认同，工程设计档案作为商品具有其使用价值，同时，工程设计档案也具有商品一般的交换属性，但它的交换属性具有其的特殊性——工程设计档案不是一次性交换，它可以进行多次或者反复的利用。作为商品的价值，它是融合在人们的生产劳动之中，是以无形的方式进行体现，例如一项成熟工艺开发技术，它需要在设计人员的知识和智慧，它们更需要不断的实践与多次的试运行之后才能形成，通过存档最终成为工程设计档案，它的价值是无法估量的，它只有依靠开发利用才能实现其自身价值。工程设计档案具有以下两方面特性：

1.1 工程设计档案价值的局限性

工程设计档案在用于指导科学研究和生产活动第一次体现出其价值之后，还会有第二次、第三次，甚至更多次的价值体现，但随着科学技术的发展、自然条件和社会需求的变化以及工艺流程的差异，都会使曾经的典型工程设计档案所承载的静态科技知识用于不同的工艺或逐渐退出历史的舞台，而它所具有的技术经济利用价值也就随之减少直至消失，所以说工程设计档案的使用价值不是无限保持不变的，而是具有一定局限性的。

1.2 工程设计档案价值的特殊性

根据经济学中的商品关系，我们了解到具有价值的商品使用有使用价值，工程设计档案的使用价值如果随着时间的流逝而在逐渐消失，那么也无从谈起工程设计档案的价值，这就是工程设计档案在利用方面的特点。因此，在工程设计档案管理上，档案管理部门不能仅满足于现有的工程设计档案库藏，更要探索和创新档案管理部门的发展思路，根据工程设计档案的特殊性，使档案管理部门的收集工作与企业实际工作需求有着同步的发展和变化，要增强开发利用工程设计档案的信息资源的责任感，促使档案管理部门采取多种途径与手段使工程设计档案在其有价值时期内被充分的利用。此外，档案人员还需要根据企业发展和部门自身的条件状况不断更新，在现有可能的情况下，根据需求对一些设计工程档案进行一次重整和开发，在此过程中，档案人员需收集大量的工程设计档案信息，挑选出具有利用价值的档案进行分类、归档，使工程设计档案以具有企业特色的、系统的、科学的进行保管［2］。

2 新形势下工程设计档案利用的新特点

在新的社会发展形势下，工程设计档案的利用也出显现了新的特点［3］：

2.1 要求查阅的工程设计档案数量大、范围广、时

间长

随着石油化工开发难度的增加，及原有炼油设备的改扩建等多项工程项目，工程设计档案利用者如想得出强而有力的知识点和数据，他们需要对以往各种工程设计档案中所存有的大量数据进行对比和整理，因此，利用者对于工程设计档案查阅数量大、范围广、时间长。

2.2 对工程设计档案内容质量要求高

现今石油化工设计人员不仅需要档案管理部门提供全面、系统、科学的工程设计档案，而且还希望档案管理部门能多编研一些与工程设计档案相关的文献材料，以便节省他们在科学技术研究中所使用的时间。

2.3 给工程设计档案的利用提出了新要求

为能具有强有力的市场竞争力，每一项工程项目在决策过程中都需要许多明确的、系统的理论数据作为基础数据进行分析对比，从而支持新的方案。因此，设计人员或经营人员等也会要求档案管理部门将大量的工程设计档案科学的、具体的分门别类，以便为决策者和新项目提供快速、全面、具体的信息，以便企业参与市场竞争。

3 工程设计档案的利用和成效

档案工作是一项服务性工作，它每时每刻都在为分公司和全体员工服务，在每个角落里都发挥着其自身应有的价值和作用。档案工作的宗旨就是充分发挥其自身应有的作用，实现自身价值，从而促进分公司每个项目的健康发展。档案工作的不同阶段，都孕育着工程设计档案价值的精华，但工程设计档案的收集更是实现工程设计档案价值的前提，如果收集的材料完整，就有利于工程设计档案的利用，就有了实现工程设计档案价值的机会。

例1：

2011年1月19日，抚顺石化公司石油二厂重油催化裂化装置发生爆炸事故，在此事故中石油二厂重催装置中的吸收稳定部分破坏严重，同时，由于重催装置在整个炼厂生产中有着承上启下，举足轻重的作用，这套生产线被迫停工，石油二厂每天生产量大幅减少，造成极大的经济损失。事发后中国寰球工程公司辽宁分公司快速组织设计人员，从分公司图档组抽调相关工程设计档案，在根据新标准和历年改造要求进行吸收稳定部分和精制部分恢复工程的设计，通过对原档案的利用以及设计人员的辛勤工作，需要3到4个月的设计时间缩减到1个月，节省设计时间近3个月，为本院节省日常开资近486万元，更为抚顺石化公司挽回经济损失近亿元。

例2：

山东菏泽玉皇项目设备中有一台重要的再热器，由于设计时间紧，设备室设计人员利用原图电子版工程设计档案进行设计，致使设计时间由原来的自己绘图的80 d，节省到利用电子版工程设计档案的40 d，为本院节省日常开资近72万元。

例3：

2014年初，新阳科技集团有限公司60万吨/年乙苯及30万t/a苯乙烯联合装置设计。由于该项目非标静设备特别多，工期又特别紧，所以在这种情况下设备室设计人员利用电子版工程设计档案，通过参考原有其他项目工程设计档案大大提高了非标静设备的设计效率，使得设计进度与预想工期相比大幅缩短，节省时间约占整个设计时间的四分之一。

4 构建新型工程设计档案开发利用工作的措施

基于档案再利用所体现的经济价值，以及新形势的需求，分公司档案人员正以四个工作方向要求自己，以便提高工程设计档案的利用率来实现工程设计档案的价值［2］。

4.1 档案管理部门应积极主动提供利用

工程设计档案的利用是否充分，其经济效益和社会效益是否能全面实现，都与档案管理部门是否能积极主动息息相关，因此分公司档案人员积极开展工程设计档案编研，正是为了提高其利用效率。

4.1.1 强化检索，建立专题目录

分公司近些年已经编制了《抚顺石化公司石油三厂催化剂厂技术改造一期工程专题目录》、《辽河化工总厂有机化工厂15万t/a常减压蒸馏装置专题目录》、《丹化易地改造扩建工程专题目录》和《设计工程合同专题目录》等。

4.1.2 加强档案编研工作，主动为利用者提供服务

设计人员除了需要以往的工程设计档案，他们往往还关注经过汇总、分析的综合工程设计档案信息，这使得档案管理人员围绕企业的中心工作或各种需求，把库藏中的相关工程设计档案加以整理汇编，如项目名称总汇编和项目简介等。

4.2 熟悉库藏档案、了解业务需求

分公司工程设计档案中利用工作是由两个方面所决定的。一是档案管理人员需要清晰熟知保存的工程设计档案哪些可以提供利用；二是能准确的洞察到分公司的各项工作需要利用哪些档案。因此，作为档案管理人员，既要对部门内所保存的工程设计档案充分了解和熟知，更要对分公司的发展有着准确的前瞻性。通过几十年的工作经验，档案人员深感只有这样才能更为有效地进行工程设计档案的利用。

4.3 运用各种现代化技术设备建设电子信息化，有效地开发工程设计档案信息资源

2011年底，分公司图档组为适应今后逐渐错综复杂的国际国内经济环境和严峻形势，为适应信息电子化的广泛应用，档案管理人员充分地意识到工程设计档案信息化的建设和应用已经成为当今工程设计档案管理的必经之路。2012年下半年，在分公司和部门领导的有力支持和科学指导下，分公司档案人员对原有工程档案开始进行有序、逐一的扫描，并最终在2013年通过先进的档案管理软件对电子化工程档案进行电脑挂接，建立起分公司的第一个电子档案信息库，信息库的建立不仅方便今后工程档案的利用和编研，还节约了库房空间和库房管理费，同时它还可以取代传统的工程设计档案蓝图，从这两方面都为分公司节约日常行政开资，有着一举两得的工作效率。

4.4 引进知识管理、充分开发工程设计档案信息

在档案管理中引入知识管理理念，希望档案管理工作不被只局限在档案管理当中，而是基于档案管理的基本工作涉及到整个工程公司的知识管理，这样做不仅使得文件和工程设计档案得到一体化管理，也是档案工作向前延伸的一种体现，它使得档案在日常工作当中逐渐融入到分公司的生产活动和管理流程当中，无形之中提高了档案的工作地位。同时知识管理的主要思想就是知识的利用，对电子档案信息库的建立和整理正是知识利用的基础和前提，如以整个工程角度建立，需要收集所有专业文件并按工程全生命周期进行分类；如以专业角度建立则需要我们将同一专业的同一类型工程设计文件进行分类，因此以多通道、多路径和多属性等方式建立的电子档案库更能方便电子档案的利用［4］。

5 结束语

现代社会、科学技术和企业都在发展与前行，工程设计档案的利用在分公司的工作地位也在日益突显，对工程公司来说，工程设计档案的科学编研和系统重整并被充分利用，是档案管理工作的主要工作内容之一。因此分公司图档组将根据新形势、新方向不断努力，以便为分公司和设计人员提供更为完整、科学、系统的工程设计档案及其相关综合数据。

［1］ 赵曼宇，李玉芝，李响 . 工程档案电子化管理的必要性[J] . 兰台世界，2013（12）增刊：44-45 .

［2］ 罗爱辉 . 谈企业科技档案的价值[J] . 兰台世界，2007（5）：34 .

［3］ 刘玉珍 . 浅谈石油科技档案的开发利用[J] . 汉江石油职工大学学报，2006（9）：45．

［4］ 徐拥军，邓荣华 . 档案学界知识管理研究述评[J] . 兰台世界，2008（6）下：2-3.

Utility Value of Engineering Design Archives

ZHAO Man-yu , LI Yu-zhi , LI Xiang
（China Huanqiu Contracting & Engineering Corporation Liaoning Brach，Liaoning Fushun 113006，China)

Combined with the actual work of HQCEC Liaoning Company, based on original engineering design archives and new features of archives utilization, the importance and the value of utilization of the engineering design archives were discussed as well as how to carry out the development and utilization of engineering design archives in petrochemical industry.

Engineering design archives；Utilization；Value

G 271

A

1671-0460（2015）08-2025-03

2015-06-20

赵曼宇，女，辽宁抚顺人，副总工程师，工程硕士研究生，2010年毕业于中国海洋大学项目管理，研究方向：项目管理。E-mail：zhaomanyu@hqcec.com。