办公中excel的基本应用



办公中excel的基本应用

龚志勤

（新疆出版技工学校)

摘要：随着科学技术的发展，很多软件大量涌入办公之中，提高了工作效率，其中Excel作为一种数据处理软件，在日常办公中得到了广泛的应用。它和Word加起来算是一套完整的办公必备软件。但是由于人们工作性质的不同，Excel有着不同的学习模块，因此要深入研究Excel的功能，让人发现它的魅力所在。本文着重介绍它的基本应用。

关键词：软件；Excel；数据处理；功能

Excel是一款用于制作处理电子表格的软件,办公中像会计、工程师等经常用到Excel来制作一些账单或者对一些测量的数据处理分析。现在很多各行各业的工作人员离不开Excel的使用。下面对它进行简单的介绍。

1　Excel的基本操作

我们经常在Excel中对工作薄、工作表、单元格等进行操作处理，这也组成了一个完整的Excel文档。Excel有数据处理、图像绘制、函数建立等基本功能。其中Excel和Word有很多相似的功能，掌握了Word功能，Excel很多功能也就熟悉了。

1.1工作簿

所谓的工作薄就是能够运算和保存的一个文件，Excel和与Word有许多相似之处，但是Excel可以对工作簿进行保护，Word没有这个功能。

1.2工作表

工作表用于组织和管理各种相关的数据信息,我们可以在同一工作簿中创建多张工作表,在其中输入和编辑数据。一个工作簿有多张工作表,必须首先选择工作表然后才能对其进行各种操作。通常是选择单张工作表,如果要对多张工作表进行操作,可以选择相邻多张工作表,也可以选择不相邻的工作表或所有的工作表。

2　Excel的表格处理功能

Excel与Word相比,许多人认为Word好用些。经常人们仅用Excel制作一些简单的表格，有的仅运用它的计算功能进行计算。其它的功能很少有人知道，也不会经常用到。其实Excel在表格处理上的功能很强大，它操作简便、灵活。Excel的许多功能是独具的,在Excel中,工作表用于组织和管理各种相关的数据信息,我们可以在同一工作簿中创建多张工作表,在其中输入和编辑数据,而Word无法实现。举个简单的例子：制作一张员工工资表，如果用Word,就要用插入表格的功能，选择多少行，多少列。并时不时的进行调整列宽和行高。这样的缺点是在制作完表格后，发现有些不合适的地方进行修改时，插入和删除数据的时候，表格的大小又要调整。如果用Excel就不会出现上述情况，它操作起来就很简单,对于表格的处理只需要选择“设置单元格格式”选项,然后自己想要什么样的样式，就可以选择什么样的样式。最重要的是在插入和删除数据,表格样式也不会发生变化。

3　Excel的数据管理功能

Excel可以对表格中的数据进行排序、筛选和分类汇总等操作,对数据进行有效的管理和分析,这样就使得我们对公司的各类情况做到心中有数,有据可依。

3.1数据的排序

在设置中,可以选择菜单中的“数据”选项选择“升序”或“降序”,对表格中的数据进行快速排序,也可以设置多个关键字对其进行细致的排序。

3.2数据的筛选

通过Excel中提供的数据筛选功能,可以只显示符合条件的数据记录。选中标题行,点击菜单中的“数据”,选项选择筛选中的“自动筛选”,每一列标头后会出现下拉箭头,选择数据,会筛选出含该数据的所有数据。

3.3分类汇总

在表格做完之后,Excel可以用分类汇总将表格中同一类别的数据放在一起进行统计运算。按照指示点击“数据”选项卡，然后单击“排序和筛选”组中的“升序”或“降序”为标题行进行排序,再打开“汇总方式”中选择标题行点击确定就可以了。排序和筛选组合使用.再对表格分类汇总，我们能够从大量数据中快速查找到需要的部分,从而对其进行各种编辑和操作,这样工作表中的数据也变得更加清晰直观。

4　Excel的绘图和图形处理功能

Excel有着强大的绘图和图形处理功能。能够实现了表、图、文三者的结合,这样我们可以直观的对数据进行处理分析。比如,在展示PPT的时候，可以在PPT中插入Excel图表，将数据以图的形式表示出来，如有些增长曲线可以在Excel中直观的表现出来，给人一目了然的感觉。

5　Excel的计算功能

Excel除了可以输入数据并对工作表进行编辑以外最强大的功能还是在于对数据的处理以及应用公式和函数对数据进行复杂的计算。Excel提供了大量的函数,使得许多复杂的问题变得简单。例如,制作一张“学生成绩表”,“A”列为学生姓名,“B、C、D、E、F、G”分别为“语文、数学、英语、政治、化学、物理”的科目分数,“H”为各科总成绩,甲为平均分,，要求总分“H”的话,我们就可以将这几科的分数一一相加(B+C+D+E+F+G)或用SUM函数来求,,若要求平均分“I”,可以用AVERAGE函数来操作，在word中要对每个同学都要这样操作求出其它同学的总分与平均分，但在Excel中,通过SUM函数和AVERAGE操作求出一个同学的总分与平均分后，可以拖动填充柄就可对其它同学求出相应的部分与平均分，这样就很快完成制作整个表格的工作。所以，我们要对Excel进行最基本的了解，掌握自己工作方向所需要的基本使用方法，但这只是Excel强大功能的冰山一角,我们只有不断的研究和实践,才能使它在不同的工作领域中被广泛地应用。

参考文献

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[6] 纵奇志,杜民荣.Word和Excel软件的实用技巧谈[J].山西广播电视大学学报.2012(02)

龚志勤,女，出生年月：1978年出生，民族：汉族，籍贯：浙江人，学历：本科学历，讲师职称。主要研究方向：计算机基础。

The basic application of Office Excel

Gong Zhiqin

(Xinjiang publishing technical school)

Abstract：With the development of science and technology,a lot of the influx of office software,improve work efficiency,in which Excel is used as a data processing software,is widely used in daily office work. It and Word together is a complete set of essential office software.But because of the different nature of the work of the people,Excel has a learning module is different,so the research on the function of Excel, to find the charm of it.This paper focuses on the introduction of its basic application.

Keywords：software;Excel;data processing;function

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