办公室工作创新探索与实践

2015-03-23高用翠中国石油大港油田分公司天津300280

化工管理 2015年25期

高用翠(中国石油大港油田分公司, 天津 300280)

在石油单位内部，企业办公室集“服务、收集信息、参谋指导、运转”等各项重要职能于一体，是企业的重要组成部分。在石油企业内部，办公室工作只有科学高效的执行，才能够服务企业领导、机关部门以及基层单位等。所以，办公室工作的科学化程度至关重要。但是，在当前的石油企业办公室管理中还存在着诸多的问题。本文将联系实际情况对办公室工作的创新与探索进行详细的探究。

1 办公室工作科学管理的重要性

联系石油企业生产的特点，我们知道，一方面，石油企业并不同于其他的产业，原油分布的地理位置往往较为分散，不会聚集在同一个固定的区域。比如说有的分布在沙漠，有的埋藏在海底。在开采时就要考虑不同的地质结构，石油生产点多、线长、面广、高风险，所以企业管理本身就面临着巨大的挑战。除了面临的自然条件艰苦，石油生产还面临着许许多多的问题，比如说，土地征借受到居民反对，与居民调解沟通；安全环保工作；税费机制等等，在解决这些问题时往往比克服艰苦的环境困难的多。另一方面，是办公室本身职能至关重要，在一个企业内部，它相当于是“决策参谋部”、“工作执行军事部”、“后勤服务部”等，它既需要参与政务、管理事务，还需要搞好服务。在组织领导下，办公室要依据企业特点和行政工作的基本规律进行调研、收集信息、总结经验方法的工作，同时制定好工作计划，并且，需要通过多方面的调动部门参与工作，调用人力物力，解决公司中遇到的问题。所以由于办公室具备的重要职能导致办公室能否科学管理直接影响了公司的整体水平。

2 当前办公室管理中存在的问题

(1)制度缺乏严肃性没有规矩不成方圆，这是我们自古传下来的真理，我们都懂得在一个企业内部只有强有力的制度作为规范，每项工作才能够踏踏实实的落到实处。虽然目前的石油企业办公室内部制度条文相当完善，但是执行力度并不够。由于办公室之间的人际关系，当有人犯错时，在追究责任的力度上较轻，使制度的约束性慢慢减弱，从而淡化了办公室职员对于遵守制度的观念。

(2)管理程序繁琐办公室工作繁琐且重要，所以，每项任务在执行过程中都要追求简约。但是，在实际操作中还是会遇到各种各样的问题。比如说，办公室要安排处理公文、安排会议、使用印信等工作，但是在实际操作时，往往会由于某些不确定因素或者突发事件导致某些工作间产生冲突，致使工作并不会有条不紊的按顺序进行。

(3)人员素质参差不齐由于办公室工作职能的重要性以及全面性，办公室工作人员的素质自然不能轻视。作为一个办公室职员需要具备文秘、保密、接待、舆论处置等专业基础以及广泛的知识面和较高的执行力，只有这样才能够在复杂而繁琐的工作中做到游刃有余。但是，我们可以看到，目前办公室人员素质水平参差不齐，总体水平还有较大的差距，并且部分员工总是循规蹈矩，缺乏创新性，思维较闭塞。

3 解决方案

(1)严管厚爱相结合要提高办公室工作的工作效率和服务质量就需要强化制度建设。每个岗位负责什么工作都需要做到有章可循。但是在管理过程中可以采用柔性管理，在重视办公室人员情绪和情感的前提下，通过道德引导等使每个员工都在开心愉悦的氛围中使个人能力得到充分的发挥。严格的制度约束并不是管理部门的好方法，严管厚爱相结合才是好的方式。

(2)加强培训办公室工作复杂多样，所以对办公室职员的能力要求较高。因此，需要通过培训的方式，提高整个办公室人员的综合素质。在培训时不仅仅注重对办公室人员专业技能的培养，还需要培养办公室人员的思维能力，因为只有这样才能在辅助决策时，胸怀全局，找对企业的立足点，从而推动企业可持续发展。

(3)转变服务观念创新性开展工作随着科学技术的发展，办公室自动化已经使办公室面临新的挑战。能否使工作做得好，使领导满意、基层满意、群众满意是办公室工作开展好坏的评定标准。办公室工作要具有前瞻性，能够提前发现问题，想领导之所想，从被动服务变成主动出击。主动围绕工作重心展开调研、收集信息、整理信息等工作，并且辅助领导做出决策后，在方案执行的过程中，做好监督管理工作，工作完成后及时反馈。