文书档案工作一体化研究

2015-03-23高用翠中国石油大港油田分公司天津300280

化工管理 2015年22期

高用翠(中国石油大港油田分公司，天津 300280)

0 引言

企业的管理工作，其中一个重要部分就是文书档案管理工作，文书档案是企业建设过程中宝贵经验的载体，而且文书档案的内容都非常丰富，它囊括了企业各方面的工作，包括党群工作、行政工作、生产技术和科技管理等内容。文书档案与技术资料和图纸不同，它所测重的内容是企业战略目标和制度等方面的管理。如果一个企业能够将文书档案工作开展好，那么企业内部基础管理和经营能力等都必将有一定的提升，同时利用好文书档案，企业的各项业务工作也就能够得到有效的规范。所以，文书档案收集和归档工作的重要性不言而喻，企业要想在管理方面取得成效，就务必要健全文书档案工作的制度，以促进文书档案工作的标准化和科学化，为企业的发展提供宝贵经验。

1 文书档案工作一体化管理的基本构想

在了解了文书档案工作的重要性之后，要想实现文书档案工作的一体化，必须要对文书档案工作一体化的内容和形式有一个最基本的构想。而这个构想，必须是基于对“一体化管理”这个概念有一个正确认识的基础上的。那么何谓“一体化管理”呢？所谓“一体化管理”，就是在管理工作中，将两个或者多个有一定的区别，但彼此之间又有着相互联系的事物密切地联系起来并将其视为一个有机地整体，再对这个整体进行一个综合的管理。对于文书和档案工作的一体化管理，应该是全方位的，也就是说，文书工作和档案工作从开始到结束的整个过程中，都应该贯彻以一体化的管理思想，并不是将文书工作的某一个阶段独立出来，再与档案工作的某一个独立环节一起来对其实行一体化管理，这样的一体化管理是不合乎要求的。

具体的来说，文书和档案工作的一体化管理主要体现在两个方面，其一是机构职能，其二就是工作方法。在机构职能方面，企业必须要求一个“一体化”的机构，这样才能够统一地来行使文书和档案工作的职能。从宏观方面来讲，就是要建立国家规模的行政管理机关，通过国家的渠道来制定统一地文书档案工作法规和政策，通过这些法规政策的制定，来对文书档案工作进行统一而有效的指导。从微观方面来讲，就比如在我们油田企业中，在企业内部还应专门设有统一管理文书档案的部门，来对文书档案的管理工作负责，负责把文书档案工作计划落到实处。在工作方法上，所谓实行“一体化”管理，并不是要把文书和档案工作简化成一项工作，而是要把这两项工作融合和协调，以形成一个新的有机整体，这个整体既包含了文书工作，也包含了档案工作在内。

2 文书档案工作一体化的实施

(1)做好档案宣传，引起领导重视在目前的各个企业之中，文书档案工作一体化之所以没能够得到重视，就是由于对于文书档案工作一体化的宣传工作不够到位。许多的文书档案人员在平时大都是默默无闻地工作，久而久之，文书档案工作一体化的问题自然而然就被忽略了，自然也就失去了领导的重视和支持。所以，文书工作者和档案工作者都要加强一体化管理的宣传力度，以引起企业领导的重视，从而进一步加快文书档案工作一体化管理的进程。

(2)完善制度，建立文书档案管理体系文书档案一体化管理应该有明确的制度来加以规范和指引，而且这些规范和制度应该是与时俱进的，应该根据不同的实际情况进行实时的修订和完善。在企业中，有了专门的文书档案一体化管理部门和机构还是不够的，还要制定出一套行之有效并适合于自己企业发展的规范，这样，相应的文书档案管理人员才能顺利的开展其管理工作，提高管理的效率，在对文书档案一体化管理工作中出现的不规范现象，也能够及时的予以发现和纠正。这样，一体化管理工作才能顺利的开展。

(3)加强业务培训，提高人员素质文书工作人员和档案工作人员虽然其工作性质相似，但是仍有着一些不同，尤其是在进行一体化管理之后，对于文书工作人员和档案工作人员都提出了更高的要求，要求他们要具备从事文书工作和档案工作两方面的技能和相应的知识。所以在进行文书档案工作一体化管理之后，企业应该抓紧对相应的工作人员进行培训，以提高他们的专业技能，这样才有利于档案文书工作一体化的开展。