锻造企业的采购管理

文/宋佳男

锻造企业的采购管理

文/宋佳男

随着社会经济的飞速发展，锻造企业间的竞争日趋激烈，如何才能在激烈的角逐中脱颖而出，走出一条非凡之路，是越来越多的企业负责人在考虑的问题。“降本增效”无疑是提高企业市场竞争力的有效手段，处于生产过程中第一位置的采购也理所当然的受到人们越来越多的关注。

建立经济有效的采购管理体系，控制物资的采购成本，激发采购人员工作的积极性，成为摆在企业采购部门负责人面前的首要问题。合理的采购管理体系有助于降低产品的成本，不合理的采购管理体系可能会导致生产制造成本上升，如原材料质量差、设备使用周期短、员工工作效率低等一系列问题。假如一个锻件的原材料在采购过程中出现质量问题而没有及时发现，使其又流入下一工序，甚至生产出产品，那当最终产品检测不合格时，再一步步追溯到原材料采购阶段，这整个过程对人力、物力和设备资源、能源都会造成巨大浪费。所以，采购管理是企业管理的第一步，是基础，只有基础打好了，企业才能健康、持续的发展下去。

为了了解锻造企业的采购管理现状，本刊记者近期采访、调查了数家锻造企业，结合其采购部门相关负责人的介绍，经本刊记者总结整理形成此文，希望能对企业的采购管理工作起到一定的帮助作用。

采购管理制度

无规不成方圆，对于采购管理来说明文规定的作用更加重要。采购制度是否完善也能从侧面体现出一个企业的管理水平和发展潜力，在采访的几家企业里，无论是大企业，还是小企业，均有明确的、与各自企业相匹配的采购管理制度，如《采购管理办法》、《招投标管理办法》、《采购价格管理办法》、《供方管理办法》等此类文件，一些企业甚至分门分类，根据采购品的类别分别制定相应的制度。精细、明确、有针对性的采购管理制度，使得采购工作有据可依，采购过程也更加的顺畅。如一些企业在《供方管理办法》中明确规定了采购物资发生质量问题时的处理办法如下：

⑴供需双方共同对质量问题进行确认，由物资归口管理部门出具书面结论交采购部。

⑵采购部依据书面结论、双方签订的合同及协议对供方进行处理及索赔，并向供方下达质量问题整改通知单，要求供方限期整改。

⑶供方制定纠正预防措施交采购部，采购部组织相关部门对措施进行论证、确认。

⑷采购部、物资归口管理部门共同对措施执行情况进行跟踪，并对效果进行验证。

⑸采购部、物资归口管理部门对验证结果进行确认。

⑹供方1年内发生两次严重交付、质量、服务等问题，取消其供货资格。

⑺采购部提出对供方的考核意见报财务部，财务部落实。

以上管理制度完整的给出了采购物资时出现质量问题的解决办法，采购人员只需按照相关规定执行，即可将问题妥善解决。明确、细致的采购管理制度对锻造企业尤其是大型锻造企业尤为重要，统一的规定，可以有效的排除个人因素造成的对同一问题的差异化处理。

采购流程

锻造企业的采购部门是一个需要与多个部门协调、沟通的部门，与采购部门联系较为紧密的有物资需求部门、财务部、储运部、研发部、装备部、监审部等。在调查的数家企业里，采购一般需经历以下流程：

⑴物资需求部门根据需求情况，填报《物资请购单》，注明物资需求原因等。

⑵采购部根据物资请购单，编制《物资采购单》，报公司相关主管领导批准。

⑶采购部依据请购单，依据《价格管理办法》确定采购价格。财务部以此建立采购物资价格库。

⑷采购部依据《采购管理办法》执行采购，其中采购资金较大的将签订采购合同并管控履行情况。

⑸各类物资到货后，验收中出现的质量、数量问题，以及在使用中发现的问题，相关部门反馈采购部处理。采购部将按《采购管理办法》对供应商进行评价。

⑹采购部会同财务部做好物资结算工作。

⑺物资在采购过程中如不能按需求单位的预期到货，采购部将及时向需求部门和业务主管部门反馈，相关部门将根据实际情况制定应急方案。

人员管理

人员管理无疑是采购管理的核心环节，各种管理制度的实际执行者和执行对象也是相关的人，在调查的数家锻造企业里，采购人员一般占公司总人数的1%～3%。调查显示，一般大型国有企业的采购人员较为稳定，多数采购人员从事采购工作已超过10年；相对来说，小型私有企业的采购人员从事采购的时间往往较短，大多在5年以内。

在采购人员分工上，主要有两种方式：

一是按照物资类型进行分工，如分为工具、耗材、设备、原材料等，每一种类型的采购品由专人负责，这样分工的好处是采购人员通过长期采购一类物资，会渐渐的熟悉该类物资市场行情，如供货商、供货时间预估、物资质量评定、价格行情等，有利于以较低的价格、较短的时间完成某一类物资的采购工作。但由一个采购人员负责某一类物资采购的全过程，往往不易监督，长期下来可能导致采购人员在采购过程中不规范行为的发生，因此，需要有相对完善的采购人员管理制度来规范、约束采购人员的行为。

二是按采购工序进行分工，即供应商管理、价格管理、合同管理等工序分别由不同人员负责，这样就可有效避免由一个工作人员完成一类物资采购时产生的不易监督问题，但这种分工方式采购人员的工作相互交叉，对于某一类物资的市场行情的了解可能相对较少。

两种采购人员分工方式可谓各有利弊。也有采购人员较多的大型企业兼顾两种采购方式的优点，即直接采购人员分工是按物资类型分工的；而采购管理人员是按工序的方式进行分工的。这种综合性的分工方式既避免一人负责一类物资采购时难以监督的问题，又使得直接采购人员对物资也较为了解，方便完成物资采购。

人员评定及考核

采购人员的职业水平决定了是否能够按时、保质的完成物资的采购，能否以较合理的价格采购某一类需求物资也决定于采购人员的职业素养，采购人员的职业素养可以从以下几个方面来衡量：

⑴职业素质。有较强的事业心和责任感，忠诚于企业，顾全大局，维护企业整体利益。

⑵技术业务能力。有相应的理论知识、业务技术水平、组织协调和综合分析能力、解决实际问题的能力等。

⑶工作业绩。完成目标任务和履行岗位职责的情况，完成工作任务的数量、质量，以及取得的效益、效果。

人员考核是评定采购人员在一段时间内工作质量的标准，完善的考核制度既有助于激发员工的工作积极性，又能起到监督采购人员的工作状态的作用，有奖有惩的考核制度是采购管理中不可或缺的一个组成部分。调查显示，锻造企业里采购人员的月度/年度工资一般都是根据各公司绩效管理办法来计算的，其中主要依据部门和个人KPI指标完成情况来核算工资。

团队稳定

稳定的人员配置的对于采购团队来说至关重要，一个熟门熟路的采购者是采购某一物资时间和质量的最大保证，那么如何保证采购团队的稳定呢？

稳定采购人员团队主要有以下几种渠道：

⑴积极向上的企业文化教育。使员工感觉到公司是一个有前景的公司，值得为其付出汗水，使员工感觉到努力会有回报。

⑵定期的员工培训和活动。培训学习能让员工不断提升业务素养、规范工作行为，使员工的在工作中更加得心应手。适时的组织一些集体活动，能有效增加员工的归属感，增加采购团队的凝聚力。

⑶公平、合理的绩效管理办法。让员工时刻有危机感，不断提高工作效率，使员工有努力的方向。

在一些企业里，如果采购人员以低于预期的价格采购了某一类物资，那么采购人员的绩效收入便有相应奖励，这对于采购人员来说是很好的激励措施。

结束语

锻造企业采购的主要管理重点往往在原材料采购上，国内钢厂的状况、价格和交付是影响采购管理的重要因素，建立原材料的到货周期与钢厂的交付周期相匹配的供应模型，建立钢材价格与市况联动，建立供需双方互信的价格体系，是提高资金周转速度，控制采购成本和库存的重要前提条件，也是企业提高竞争力的手段之一。

采购过程的重要因素有供应商、质量、交付、价格、服务、技术等。不同的物资类型，这些因素侧重点不一样，企业里往往通过综合评价和审核，以总采购成本最优的原则实施采购。尤其是其中的“供应商管理”，可谓采购管理的重中之重，通过供应商评价，选择与自己的企业实力、理念匹配的供应商，是实现稳定整个供应链管理的前提条件。