浅谈水库管理单位声像档案的管理

□霍云峰

声像档案是档案家族中重要的一份子，在水库管理单位，声像档案以具有保存价值的影像、声音为主，辅以文字说明的各种历史资料的记载，具有不可替代的独特魅力，在现实查考利用方面具有非常重要的作用，已成为水库管理单位进行工程管理维护、水库兴利调度等工作的重要依据。但在目前，水库管理单位声像档案的收集整理和管理工作存在诸多问题，必须引起重视。为更好地保护、利用这些生动、形象的特殊载体档案，采取有效措施，加强声像档案管理工作已刻不容缓。

1.管理现状及存在问题

1.1 重视程度不够，管理混乱

由于对声像档案重视程度不够，没有建立健全相应的管理制度，没有统一管理，处于混乱无序的状态，或建立了管理制度没有落实，缺乏有效的保障措施，管理制度可操作性不强，约束力度不够，造成收集、归档不及时，使大量声像档案散失。不同部门拥有自己的声像设备，摄影录像人员由职工兼任，影响声像档案的数量和质量。部分人还不知道什么是声像档案，认为拍完、录完就完成任务了，不需要归档保存。随着岗位变动和机构调整，人员交接不明，造成声像档案的进一步流失。

1.2 归档范围不明确，档案管理意识淡薄

部分声像档案散落在各个部门或个人手中，因收集措施不得力，归档范围没有明确要求，造成声像档案流失损毁，归档不齐全。部门采集完声像资料，业务工作中利用完了就认为不再具有保存价值，没有及时移交或专人统一管理，造成声像资料挤压散放，下一年度移交档案资料时只注重纸质档案的移交，认为只有红头文件、合同、图纸等纸质材料才是档案，而完全忽略了声像资料的存在，或虽注重统一保存但没有及时辅以文字说明，而失去保存和利用价值。

1.3 声像档案保管条件欠缺

声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格,一定强度的磁场可以造成磁带退磁、消磁，使声像档案失真或毁坏。当前，设置了声像档案室或配备了声像档案专柜的单位很少，有的单位是将声像档案存放在文书柜内与其他档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁柜等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用。

2.管理工作对策及建议

2.1 加强领导，完善管理制度

水库管理单位应把加强声像档案管理纳入议事日程，确定档案工作分管领导，经常进行监督检查，并帮助解决工作中的实际问题。要把声像材料的形成、积累和立卷归档与纸质档案一样列入部门有关科室或兼职档案员的职责范围，要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有，以达到声像档案完整、系统、安全和便于利用的目的。在安排重要接待任务和大型会议时，应安排专人负责整个活动所形成的声像材料的收集整理。

2.2 加强宣传，提高重视程度

做好档案工作不仅仅是档案部门的事，还需要全单位职工积极配合，特别是声像档案，其归档过程比较繁琐，兼具时效性。若不及时归档，拍摄时间、地点、人物、事由等要素将遗忘、丢失。只有提高重视，及时归档，才能确保档案的完整性。此外，针对大的工程项目、单位重大活动等事件，应由档案管理人员直接参与。一方面可宣传档案的重要性，并可监督、指导摄录人员采集关键声像资料和积极归档，确保声像资料归档的及时、完整，为以后档案合理维护、高效利用奠定基础。

2.3 明确归档范围，确保归档齐全

应归档的照片、底片、录音带、记录片、录像带主要包括以下内容：一是党和国家领导人及党政机关主要负责人在本单位的重要公务活动和各级党委、人大、政府、政协、纪委及各部门召开的重要会议。二是反映单位改革发展和生产建设的主要面貌及重要成果。三是各界知名人士、专家学者和英雄模范人物有本区域内的重要活动。四是单位涉外活动。五是广播电视等媒体及其他单位录制、播放的本单位具有保存价值的新闻报道、专题节目。六是反映本单位重要的具有保存价值的职能活动。

2.4 强化保护措施，保证安全无损

从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。按照《声像档案管理办法》规定，照片档案库温应保持14℃～24℃，相对湿度应保持37.5%～67.5%，录音、录像带库温应保持18℃～24℃，相对湿度应保持40%～60%。底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，放置在防磁柜中，盒与盒的间距不小于3mm。同时，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放，定期检查，定期倒带、复制和转存处理，录音录像带等磁性载体档案倒带间隔为4年，每10年复制一次，光盘等数字存储载体保存的声像档案一般4年转存一次，原盘同时保留时间不少于4年。□