刍议人事档案管理改革的若干问题

段新宇

（赤峰学院 人事处，内蒙古 赤峰 024000）

目前人们还存在着对人事档案所有权归属问题认识的不足与错误，对于这些错误与不足，国家应采取相应的措施，以免造成不良的后果，人事档案管理制度,在某个意义上来说，已经失去了它本身应有的基本权利保障，人事档案的管理权也相当的混乱，对于这些问题国家应采取相应的措施[1].

1 所有权

目前人们对人事档案所有权问题的认识,还存在着很多的不足与错误.对于这些错误与不足，国家应采取相应的措施，以免造成不良的后果.总的来说，我国的档案所有权主要个人、集体或单位及国家所有这三种形式.那么，人事档案的管理收取任何的管理费或是存档费是不对的，根据国家相关规定，人事档案管理费用应由政府来承担，提供资金支持.因此，我国的人事档案管理的方法缺少相关的法律依据.

很多的人事管理档案部门针对其个人有用的档案类型，进行收取相应的管理费用，如个人专利档案、个人信用档案、诉讼档案、房产档案等，都收取了不必要的管理档案费用.甚至有些地区对于政府建立的人才流动中心对人也收取了人事档案管理费用，这种乱收费的现象，导致很多人都“弃案”，使得人事档案管理部门成了一个空壳子.传统的人事档案管理关系到组织部门、人事部门、档案部门等,且档案的功能对民政、公安、教育等其他有关部门也有一定的关联,尤其是因为人才流动服务部门以及职业介绍部门收取人事档案管理费，为自身的利益带来很大的好处，导致目前人事档案管理制度得不到进展.首先，我国的人事档案管理部门应该正确认识它的所有权问题，并按照相关法律法规实施管理，全面维护国家的利益，杜绝乱收取管理费用，将人事档案管理的管理费加到政府财政的资金上.其次，人才流动服务中心对人事档案管理有很大的意义，它不仅是国家档案信息的重要组成，也是人才资源管理信息的重要资料.因此，政府实行一套有关于无偿人事档案管理服务模式是必要的.最后，人事档案的管理进入市场经济社会后，所有的资金出入都应该采用政府部门的纳税人所缴纳的费用,因为，政府人事档案管理就属于社会公务活动，没有收取档案管理费的权利.

2 权利保障

现阶段我国的人事档案管理制度,在某个意义上来说，已经失去了它本身应有的基本权利保障.如，很多的人事档案管理部门明确规定：当事人不能查看自己的人事档案资料或是直系亲属的档案资料，对于这种制度的存在，很多人都望而止步.近几年来，我国新闻界多次报道有关于人事档案管理部门规定制度，对人信息知情权的弊端.随着我国民主制度的逐步完善,若依旧使用传统的“人事档案控制人”的管理模式来管理人事档案，那么人事档案管理的改革将得不到发展与进步.所以，改革的传统人事档案理念，应对当事人的档案有知情权，这是发展人事档案管理改革的必要条件，人事档案管理与当事人知情权的弊端主要体现在以下几个方面：

数据错误.很多的人事档案管理人员由于失误或是自身的揣测，造成很多的人事档案数据失真，而且当事人并没有知情权，所以没有办法进行更正，只能接受.

权益受损.很多的不符合实际情况的组织结论、评价等，在客观上给当事人造成了较长时间的或是终生的精神损害和物质损失.

无法管理.由于当事人并不知道自己的最新资料是否已记录在案，给一些别有用心的人留下了机会.

对于这些问题的出现，国家应采取相应的改革措施：首先，利用相关的人事档案管理制度、规章进行修改，去掉规定的不合理的.其次,掌握人事档案当事人对自身的档案管理授权信息的方式，并合理查看当事人的人事档案信息，包括利用电子化管理的人事档案管理单位,利用计算机查阅当事人的档案信息；也可以在人事档案管理人员的监控下，查看当事人的人事档案信息.接着，应允许当事人对人事档案信息不符内容提出质疑或是提供合理的证据进行有效的更改，在有关部门的严格审核下，进行更正错误的人事档案信息，但是要保留相关的更改证据或是申请资料.最后，国家应允许当事人的直系亲属能够查看当事人的档案信息，如果当事人在世，那么必须有相关的书面授权或是经当事人在人事档案管理处统一，才可以查看；若人事档案的当事人已辞世，那么人事档案管理部门应对查看人进行审核，符合相关规定才可以进行查看或是复制人事档案资料[2].

3 管理权

我国的人事档案的管理相当混乱，不适合当前的经济发展的需要.其一，多人管理现象.在20世纪末，国家制定了一套关于流动人员人事档案管理的方案，此方案必须由组织部门、人事部门及人才流动服务中心等部门负责，剩下的部门不能进行机人事档案管理的工作.由于很多原因，造成很多企业不是公开就是私自管理人事档案资料，不仅人才交流部门外，劳动、失业管理等一些部门也进行管理人事档案.其二,无人管.人事档案在多人管的情况下，又存在着都不管的现象，只是记录人事管理档案的收发手续，没有实现管理制度的实质性，人事档案的资料过于历史性，并不能反映当事人目前的实际状况.对于这样的问题，国家应采取相应的措施：区别国企与私企单位的人事档案管理，建立各自的管理制度.即通过改革人事档案制度，应规定管理人事档案权利与责任，不论是国企、民企还是私人单位，都应该在法律规定制度和原则范围内，享有知情人事档案管理权.目的是为了通过对人事档案管理的规定制度，让更多的组织和单位都拥有人事档案管理的权限，提高人事档案管理的社会化程度，改善人事档案资料的目前状况，为深入了解有关职员的工作能力和水平及诚信的情况提供依据.

改革各部门的人事档案管理的具体做法可以采用以下建议：一是对国企的人事档案管理，统一领导或是分级集中进行管理制度，它的管理权是归属于国家组织和人事部门.人员流动时，应根据人事档案管理权限的顺序进行人事档案的转递工作，并告知当事人的人事档案流动方向.二是对私企人事档案，可统一指导或是各司其职的管理制度，即按照国家相关规定，为从业人员创建一套能够反映工作业绩、能力及诚信状况人事档案管理的资料；当职员离职或是病故后，原单位必须将其当事人的人事档案转交给政府部门所建立的人事档案管理中心进行集中保管，不能擅自销毁.三是对政府人事档案管理，其政府应建立单独人事档案管理的文件资料服务中心，加强对本地方的人员流动、死亡人员的档案管理.文件资料中心的主要工作是，管理国企逝世干部的人事档案，根据国家的规定对私企所转交的离职、辞退或出国不归人员的人事档案，并按照要求提供信息内容.四是对各级档案管理，其主要任务是加强各单位的人事档案建档指导，并制定相关的管理制度要求.国家应根据人事档案资料内容，加强建设国家及地区的专业人才资源信息，进行科学管理，维护当事人的人事档案的合法权益.

4 管理模式

随着我国的人才政策改革，很多人提出应构建“开放式的人事档案管理模式”.这说明了人们已经意识到传统的认识档案管理的不足与弊端，并对此进行强烈的诉求，传统的人事档案管理模式对人们有很大的影响，如人才的流动、资料信息的陈旧、轻视当事人的知情权等，人事档案管理改革的模式应具备以下几个要求[3]:

第一，改革人事档案管理的模式要对人才政策的精神有一定的帮助，能够为人才流动创造有利的条件；第二，改革人事档案管理的模式要对建立诚信体系有一定的好处，建设出良好的诚信社会服务；第三，改革人事档案管理的模式应有利于维护公民的民主权利，尊重每一个当事人对自身人事档案信息的知情权；第四，改革人事档案管理的模式应避免出现以前的“弃档”现象；第五，改革人事档案管理的模式应对“海归”人员的工作有很好的发展与进步；第六，人事档案管理改革应全面表现出公益性的基本要求，不能出现有关于当事人的经济负担问题.其人事档案管理改革的模式应具有以下几个特点:一，公益性.为避免出现不合理收费而造成的“弃档”现象.二，开放性.人事档案的当事人或用人单位有查看职员人事档案信息和修改错误信息的权利，并能够及时补充新档案信息.三，服务性.能够根据国家相关的法律及政策要求，为国家或用人单位提供当事人的人事档案资料服务.

对于改革我国现阶段的人事档案管理应建立以下几种部门管理模式：一，领导人事档案管理部门.创建由政府或县级以上的管理部门两者结合，干部人事档案管理部门进行统一管理，取代分散、多人管理模式,对国企的人事档案统一管理.二，流动人员人事档案管理部门.其部门归属于各地区政府，是通过县级以上政府进行管理，为当地的流动人员提供人事档案管理服务，并根据相关规定对各个单位转交的离职等职员的人事档案进行保管.三：私企人事档案管理部门.私企应根据国家相关规定对本单位的职员建立人事档案，记录和反映其工作能力和诚信情况，实行科学化管理，接受有关部门对人事档案的定时或不定时的检查与指导.

5 结语

针对人事档案管理部门的收费行为，甚至一些人利用政府建立的人才流动服务中心,来谋取管理人事档案管理费，应立即制止.改革的传统人事档案理念，应对当事人的档案有知情权，这是发展人事档案管理改革的必要条件，俗话说“群众的利益不是小事”，只有做到党和国家的亲民政策，我国的人事档案改革才会突破传统思想的制约，提高人事档案管理的透明性，让国家的公民信息知情权在人事档案管理工作中得到最大的体现.

〔1〕王英玮,周艳.我国人事档案管理改革若干问题的思考[J].档案学通讯,2009（01）:12-15.

〔2〕郭晶.我国人事档案管理改革若干问题的思考[J].办公室业务,2014（21）:256.

〔3〕娄微微.我国人事档案管理改革若干问题的思考[J].赤子(上中旬),2015（03）:146.