浅谈高校仪器设备档案建设工作

冯蓉

（武夷学院 综合档案室，福建 武夷山 354300）

浅谈高校仪器设备档案建设工作

冯蓉

（武夷学院 综合档案室，福建 武夷山 354300）

摘要：仪器设备档案与高校实验教学、科学研究息息相关，各高校都应该引起高度重视。要转变档案意识，明确归档内容，把握好档案的形成、积累，组卷、移交的整个流程；注重档案管理现代化，服务形式多样化和档案编研专业化的档案开发和利用，从而加强仪器设备档案建设工作。

关键词：仪器设备档案；档案意识；归档流程

高校仪器设备档案是学校仪器、设备管理工作的组成部分和重要环节，它担负着对设备技术资料进行收集、记录、填写、积累、整理、鉴定、归档、统计及为设备使用者提供有用信息的任务，它直接关系到高校实验教学、科学研究的正常进行，关系到高校大量高新技术仪器设备的使用寿命，为使高校仪器设备的正常运转和仪器设备的科学管理，适应数字化校园的发展需要，建立健全仪器设备档案，加强仪器设备档案信息化管理，搞好仪器设备档案建设工作是高等学校的一项重要工作。

一、高校仪器设备档案管理工作现状

（一）缺乏仪器设备的归档意识

在各高校，大多数实验室档案管理人员由实验技术人员兼任，档案专业知识缺乏，有的存在着短期行为思想、缺乏长远的档案管理意识，有的仪器设备材料搜集不上来或搜集不全，上报学校及有关部门的计划、规划、总结、具体数据等没有存档，有的有活动无记录，或记录简单，缺少时间、地点或活动人员，有的有措施无书面文件和资料存档……使得不少有价值的档案缺失，影响对实验教学的服务。

（二）缺乏仪器设备归档内容、要求和归档流程的规范性

浴话说:“不以规矩就不成方圆”，必要的归档内容和规范要求是仪器设备档案管理的依据。但多数高校没有制定规范的校、系两级仪器设备档案管理制度，没有制定详细的归档内容和规范要求，导致仪器设备档案管理工作无章可循。

一座漂亮楼房的建成离不开施工设计-准备材料-基础工程建筑-主体工程建筑-楼房装修-竣工验收等流程，同样，仪器设备的归档流程，除了制定规范的规章制度、归档内容和要求外，离不开仪器设备材料的形成与积累，离不开科学合理的整理组卷，离不开严格的归档验收流程。但多数高校档案管理人员对仪器档案档案管理的流程不了解，甚至有的程序简化或省略，使仪器设备档案的质量大打折扣。

（三）缺乏对仪器设备档案的开发和利用

高校仪器设备少则几万，多则几十万，但在传统的教育管理体制下，档案部门人员少而馆藏量大，缺少懂专业技术、有现代化管理水平的复合型档案管理人才，使得仪器设备档案的开发和利用不容乐观，功能不能有效利用，导致仪器设备使用率低,效益得不到很好的发挥。

不少高校仪器档案设备档案服务领域狭窄，存在“看门守摊”和“你来我借”的被动服务方式，仪器设备档案资料不能为学校提供决策性服务，仪器设备档案的编研工作还是一片空白。

二、高校仪器设备档案建设措施

（一）转变观念，提高仪器设备管理人员档案意识

针对各高校管理人员仪器设备档案意识薄弱的现象，各高校应转变观念，提高认识，对症下药，采取有效措施。

1、领导从思想上高度重视

各高校领导要转变观念，提高仪器设备档案意识，用正确的管理思想指导行动，在人力、物力、财力上给予大力支持，使档案人员配套、设备、用房、经费等工作条件得到改善，创造良好的工作条件，把仪器设备档案管理工作列入学校工作日程。各高校领导要牵头建立健全本单位设备文件材料的保管制度，并狠抓落实情况，监督各部门执行，使仪器设备档案工作走向制度化。

各单位领导要督促、制定学校档案工作检查、考评制度，组织专业人员定期对各单位档案工作进行检查、评估，监督设备工作人员对设备使用、维修、检修工作是否坚持做到严格、真实、准确、规范、全面的记录、是否及时填写上报、分析整理及归档保存等，还要定期检查档案保管情况，对重要档案要督促管理人员加工成电子档案保管。发现问题，及时给予指导并解决各种问题，对成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励，作为年终考核的依据，使仪器设备档案管理工作顺利进行。

2、加强设备档案宣传力度

为使设备仪器档案管理人员改变陈旧落后的思想观念，各高校要利用一切时机对仪器设备档案工作、《档案法》和《高等学校档案管理方法》进行宣传教育，使仪器档案管理人员对档案管理工作在设备管理中的重要性有清醒的认识，高度重视设备档案管理工作。

各高校可以采取板报、大型展览、问卷调查、面对面交流经验的方式来宣传；可以采取办讲座、培训的方式—用由于不重视档案工作而造成科研、教学、经济损失的典型事例来教育大家，使大家通过学习和充电保持先进的思想，有创新和改革的精神；还可以利用大众传媒具有传播速度快、公信力强、受众面广、影响力大的优势，加强与大众传媒的合作，利用电视、网络、微博、QQ、飞信等，在档案网站设立信箱等形式扩大档案宣传的广度；还可以利用档案标语唤醒大家的档案意识：如，“设备档案是财富，人人要爱护；仪器档案中有他人的智慧，用起来可以照亮自己，仪器档案中有自己的心血，传下去可以滋养他人”等。另外，开展档案法制宣传咨询服务活动也是仪器设备档案宣传互动的有效形式[1]。

（二）明确仪器设备的归档内容和要求

仪器设备的归档原则要求：文件材料必须反映设备管理和仪器设备项目从申购到改造的全过程；归档的设备文件材料必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,必须与实物一致并有成套性；作为学校固定资产的各种国产,进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备,均须归档。各高校应结合这些原则和国家的标准规范，根据实际情况，有针对性地制定本校的设备仪器的归档范围，便于各设备使用单位收集文件材料。

档案部门应把归档范围挂到网站上，并打印成文，逐级下发，分发到各仪器负责人和有关人手中，定期检查执行情况。

（三）把握好仪器设备的归档流程

1、注重仪器设备归档材料的形成和积累

（1）设备管理部门的职责

高校设备文件材料的形成积累来自设备管理部门，各级设备使用单位的负责人，要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作，组织制定设备文件材料的规范：如设备文件材料要图样清晰，字迹工整，严禁用圆珠笔、水彩笔；设备文件材料一般归档一份，重要和经常使用的应加副本等。

从申购设备到验收完毕过程中的技术性文件和管理性文件，应该由设备管理部门负责收集、积累，过程完成后移交学校综合档案馆。学校的设备计划、采购供应使用单位的专（兼）职档案员肩负着设备文件的收集、积累、管理工作，肩负着设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累并及时整理登记的工作，他们应该履行做好设备文件材料的积累、整理分类、编目、装订、保管，并按要求向校档案馆移交案卷目录和档案材料的职责。

（2）学校综合档案人员职责

学校综合档案管人员肩负着设备档案的接收、整理、保管、组织鉴定、统计和利用等业务工作。但除此之外，作为学校综合档案管人员，应随时了解、督促、指导设备管理人员对其所属使用部门设备文件材料的积累工作，随时审查所搜集档案的准确、系统和完整性，做到事前有指导、事中有监督、事后有总结。协助他们做好设备文件材料的形成、整理归档工作和交接工作[2]。对于重大设备的开箱验收必须有校档案馆人员参加，予以监督、检查、盖章。对于技术文件和文字材料、图片、图纸、设备价格等不全的情况，有权拒绝签字并通知财务部门暂缓结算，待设备定购部门让厂家备齐后，方可办理相应手续，为仪器设备归档材料的形成和积累排除隐患，打好基础。

2、做好仪器设备材料的整理组卷工作

设备文件材料要由设备文件材料形成部门立卷，并将形成积累的全部文件材料按要求整理组卷，如何根据文件材料的内容、价值、数量和形式等实际情况，使组成的卷保持文件之间有机联系和便于利用查找，是一门学问，各高校要把一些相关要领做好培训工作，如：

设备档案以套为单位整理立卷，按文字、图纸、声像等不同载体材料分别组卷，仪器设备文书类档案以件为单位进行整理；项目档案以卷为单位进行整理，一卷一盒。一般在立卷中，排序、编号、折叠形式、装订、非纸质载体材料存放、案卷目录、卷内目录、备考表的填写应特别注意，要按规则去做。如：仪器设备图件按卷盒规格应叠成手风琴式，幅面尺寸规格同A4复印纸规格，底图一律平放或卷放，严禁折叠。又如：设备文件材料中的非纸质载体材料，除密不可分者外，应放入特殊载体档案的专柜保管，并按要求标明参见号等。

3、把好归档移交审核关

各高校综合档案室（馆），要把好仪器设备档案材料归档移交审核关，确保仪器设备档案材料的准确性、完整性、系统性，科学性，这给仪器设备档案的移交提出了很高的要求，具体应做到以下几点：

（1）及时归档

有些仪器设备档案材料往往因为归档不及时等原因导致部分仪器设备文件散失，漏缺不全，各高校必须要求仪器设备各分管单位在规定时间内及时归档，归档时间为，设备验收完毕投入使用后二个月，引进设备为索赔期满后二个月，其他为次年三月份以前，设备类档案的管理性文件材料于次年五月底以前归档。

（2）移交案卷目录及明细单

案卷目录揭示卷内文件的来源、内容等，统计卷内单份文件数量，固定卷内文件顺序，是档案馆（室）基本和必备的检索工具，而仪器设备档案明细单是设备管理部门和档案部门双方交接时的凭证。设备管理部门的专（兼）职档案员，在交纸质档案时，应附上档案案卷目录一份,档案移交明细单一式两份。移交清单内容包括：设备文件材料名称、份数、移交时间等，必须用碳素笔或蓝黑钢笔书写。仪器设备档案经档案馆检查验收合格后，双方履行清点盖章手续，无误后，归档时双方签字，各持一份备查。

（3）检查验收档案

为了提高仪器设备类档案的质量和管理成效，移交仪器设备档案时，交接双方必须当面检查：卷内目录填写是否字迹工整、清晰、整洁；文件材料是否分类清楚、组卷科学、齐全完整、排列条理，页号准确；保管期是否限划分准确；标题是否准确；装订是否符合要求，是否去掉了金属针；文件底稿是否有铅笔、圆珠笔字迹；破损文件是否裱糊加固；备考表填写是否完整，凡不符合规定要求的，接收人可暂不接收，并要求移交人改正，补交。

（4）移交补充材料

为达到十全十美的归档效果，仪器设备档案部门如果需要移交补充材料，除了按要求检查补充材料，还要检查补充清单是否规范，是否跟补充材料内容一致。若需要对综合档案馆(室)已归档的文件材料进行修改，必须填写“修改申请表”，经所在部门主管领导的批准后才可修改，然后连同修改的文件材料一并归档上交，使归入档案馆（室）的仪器设备档案真实、准确、全面。

（四）抓好仪器设备档案的开发和利用

档案管理人员要充分发挥学校设备潜力，发挥档案人员熟悉和掌握学校设备分布情况和技术状态的优势，想方设法提高仪器设备档案的开发和利用率，让这些不会说话的仪器档案发挥作用，为科研、教学牵线搭桥，创造经济效益。

1、档案管理现代化

结合学校管理现代化的进程，档案部门人员要尽量创造条件，使用计算机对档案信息进行检索、编目、统计，提高工作效率和档案信息开发效益[3]。为达到数字档案资源格式统一、数据规范、长期可读、便于共享的目的，各高校档案馆要施行电子文件归档、档案数字化、数据库建设、档案网站管理、加强计算机辅助档案信息系统的安全防范措施、提高缩微和光盘的使用技术等举措开发档案信息仪器设备，把仪器设备档案信息资源开发纳入规范化、科学化轨道，从而为开发利用设备档案打好基础。

2、服务方式多样化

高校档案部门应利用丰富的馆藏仪器设备档案资料，根据不同需要，为学校和社会制定政策、做出决策提供服务，拓展档案服务领域，创新多种服务方式。

首先，高校档案部门要开展有关仪器设备档案价值、作用及利用效果的宣传。采取编印馆藏、文件目录、专题、实例、举办展览等多种形式，公布档案内容，使广大教师和管理人员了解馆藏仪器档案信息，引导更多的人利用档案、有针对性的用好、用活档案；还可以提供对仪器设备档案利用的面对面咨询、指导服务；开展网上利用服务，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务；开展在线服务，档案部门可以利用电话、QQ、电子邮箱、在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询等服务方式，让利用者与档案馆（室）进行快速通讯，进行信息交流，提供查询和资信服务[4]。

3、档案编研专业化

档案编研工作是一项专业性、技术性和知识性较强的工作，高校档案部门要通过更专业的编研工作，发掘仪器设备档案资源的最佳信息，积极为利用者提供服务，为单位领导决策和工作查考发挥参谋助手作用。这就要求：

（1）提高素质

档案编研人员要努力提高自己的政治、业务素质，提高电子技术和信息处理技术为代表的现代办公技术，加强学习，注重实践。

（2）分工协作

各高校可以成立仪器设备档案编研室，负责起草编研室的规章制度、工作计划、报告、总结，负责组织档案编研研究工作，了解和掌握本单位设备和技术状态，定期编制设备档案目录和编辑参考资料。还可以聘请其它部门的专门人才协助，取长补短，形成档案编研工作的合力，共同合作完成提出的编研课题，完成编研任务，提高编研质量。

（3）准备编研材料

为适应仪器设备档案编研工作的需要，档案编研人员除了搜集正常仪器设备资料收集和整理以外，还应注重收集与本单位仪器设备有关的各种文献资料，不断丰富编研工作的素材，还要将社会上和个人手中散存的重要文献、资料收回，并妥善保管，避免在文献编研和档案利用过程中，出现“存时嫌多，用时嫌少”的局面[5]。

（4）突出重点

各高校必须突破“自我服务”的传统编研方式，根据本校教学、科研仪器设备的需要，开展档案编研工作，要把编研工作重点放在“精、管、用”的基础之上。通过编研工作，把馆藏仪器设备档案中重点的、具有特色、并且富于利用价值的档案资料按专题集中编排起来，装订成册，为学校发展提供多层次全方位的档案编研信息，供领导和有关部门参考利用。

如，从武夷学院仪器设备档案信息、学籍档案信息中学生人数和招收的专业，可以看到，2004年机电工程学院购建的51系列单片机仿真机，套数已经不能满足日益增长的学生人数的需要；原来是三菱PLC，已不能社会发展的需要，需要改进为西门子系里PLC实验设备，学院档案部门可以从中积极主动地编研仪器设备相关信息，报送相关部门参考，以便更新仪器设备，为学校加强管理、科学发展提供准确可靠的全面信息。

三、结语

各高校要结合本校实际，在提高仪器设备档案管理人员归档意识上、在规范归档内容，要求，流程上、在仪器设备档案的开发，利用等各方面下大功夫，积极探索新路子、新方法，与时俱进，使档案仪器设备建设工作更好为学校教科研服务，达到资源共享的目的。

参考文献：

[1]王凤秋.入世后要增强社会档案意识的思考[A].档案工作应对入世挑战学术研讨会文集[C],2002.

[2]杨燕.再谈高校仪器设备档案的管理[J].广东档案，2008(1): 40-41.

[3]刘瑾.高校设备档案的计算机化管理[J].档案管理，2002(1).

[4]李北辰，宁道双.试论新时期的档案编研工作[J].黑龙江档案，2007(05).

[5]郗韶华.档案编研工作的新思路[J].机电兵船档案,2010(02): 55-58.

中图分类号：G647.62

文献标识码：A

文章编号：1674-2109(2015)04-0057-05

收稿日期：2014-12-14

作者简介：冯蓉（1968-），女，汉族，档案馆员，主要研究方向：档案管理。

On the Construction Work of Instrument and Equipment Archives

FENG Rong

（Archive Office，Wuyi University,Wuyishan，Fujian 354300）

Abstract：In colleges and universities,the instrument and equipment archives and the experiment teaching,scientific research are closely related.All the colleges and universities should attach great importance to it.They should change the consciousness of archives, define file contents,they should have a good grasp of the whole process on the file formation,accumulation,test paper and transfer.On the development and use of files,In order to strengthen the construction of archives work equipment,they should focus on the modernization of archives management,diversified service and the archives compilation specialized.

Key words:instrument and equipment archives;the consciousness of archives;archiving process