档案保存价值鉴定问题与对策

王 蕾

（赤峰学院，内蒙古 赤峰 024000）

档案保存价值鉴定工作是档案业务建设的重要内容，贯穿于档案管理的始终.这项判定档案价值、确定档案保管期限、决定档案命运、确保档案质量的工作开展的如何，直接影响着档案资源和档案信息化建设，影响着档案开放利用和档案事业发展进程.鉴定工作中存在的问题及产生的负面作用和影响,不能不唤起我们的重视和采取相应对策.

1 档案保存价值鉴定问题扫描

1.1 档案数量迅速增长

随着改革开放的不断深入，科学技术的迅猛发展，知识经济时代的到来，作为“社会记忆”、“历史记录”的档案迅速递增已成为普遍现象.

1.2 现行档案中，一部分已经保管期满，到了规定的鉴定时限

国家档案局关于文书档案保管期限规定：长期档案为16年至50年左右，短期档案为15年以下.《档案馆工作通则》规定：省辖市（州、盟）和县级档案馆接收本级各机关、团体及其所属单位具有永久和长期保存的档案.但并不是所有单位的档案都能移交档案馆保管，如赤峰学院的档案均由学院档案室保管.此外地市、县级档案馆和档案室还保管了部分和全部短期档案，大多数全宗的档案形成于五十年代,1950年形成的长期档案已近65年.每年都有文书、会计档案等跨入需鉴定的行列.期满档案的鉴定工作已势在必行.

1.3 部分档案保存价值评估、预测的不准确

由于受不同历史环境、价值鉴定标准、人员素质等诸多因素的影响，致使立卷归档鉴定存在一定问题.第一，归档范围不明确.不该归档的文件材料归档了，以致玉石不分；第二，保管期限划分不准确.一是不同保存价值的文件混合组卷，保管期限划分或宽或严.二是整个案卷错划保管期限.三是以件保管的文件保管期限划错；第三，重复文件等占有一定比例.

1.4 档案保存价值鉴定问题给档案业务工作带来连锁反映

1.4.1 档案目录数据库建设中，无暇顾及档案保存价值鉴定的准确程度

如根据《全国档案信息化建设实施纲要》，内蒙古自治区档案局部署，盟市档案馆、室均在为建设数字档案馆、室做先期准备工作.在档案目录数据库建设中，将永久、长期档案进行文件级目录的输入，还有其它业务工作要开展，没有精力先鉴定，再录入.

1.4.2 档案保存价值鉴定与档号之间的矛盾

综合档案馆、室藏全部档案基本形成检索系统，均编制了案卷目录、案卷文件目录、多种专题目录、分类目录、全宗指南等检索工具，并注明了档号：全宗号、案卷目录号、案卷号、页号、件号.入馆序列内各机关档案室室藏的永久、长期档案的档号是与档案馆的档号统一接排的.开展长期、短期档案的鉴定，各全宗各年度都会鉴定出永久保存的文件材料等等，并出现大量的空号，牵涉到档案馆、档案室的检索工具体系，如不系统更改案卷号，又会与档号编制规则相悖，可谓牵一发而动全身.

1.4.3 档案保存价值鉴定与档案接收工作的矛盾

目前，档案馆馆藏大部分源于档案室移交的档案.档案馆接收档案时，再行鉴别档案保存价值的把关工作为时已晚，因卷已立好，目录已编制好,再行整改甚至打乱重来，是对人力、物力、时间的浪费.不改又是失误、失职，处于两难境地.同样，大的机关单位档案室（如赤峰学院档案室）的档案源于各下属单位移交的档案.

1.5 档案保存价值鉴定工作没有列入议事日程

档案的初始鉴定，实际上是由机关单位档案室的档案工作人员来完成的，是档案鉴定工作的重要基础.机关单位档案工作人员中专职的很少，大部分为兼职，有的甚至身兼数职，而且更换频繁，直接影响到档案质量的优劣.

档案保存价值鉴定工作基本处在档案鉴定初始阶段，始终没正常开展起来.而且鉴定工作不在岗位目标和年度考评之内,工作中忙于完成硬性指标,将档案鉴定工作置于脑后.

2 档案保存价值鉴定问题的负面作用

2.1 鉴定问题对档案资源建设的负面作用

档案资源建设是档案事业的物质基础.科学地把握国家档案资源建设的价值取向，使保存的档案反映出一定时期本地区、本单位社会发展的基本历史面貌，建立一定意义上的馆、室藏丰富、门类齐全、结构合理、具有地区、民族和单位特色的馆、室藏体系，走可持续发展之路.

与之相反，档案保存价值鉴定出现问题，对档案资源建设产生一定的负面作用.第一，不明确归档范围，以致无保存价值的档案流入馆、室内落户；第二，对档案价值鉴定工作的原则标准把握、理解出现差异，致使档案质量不高；第三，立档单位“宁多勿少”、“宁宽勿严”、“宁多勿漏”的现象；馆、室藏档案“鉴而不销”、“销而不毁”、“暂缓执行”的做法，使馆、室藏档案中，不该保管的保管了，该保管的又不能集中力量保管好，久而久之，积重难返，远离精炼，与标准化、规范化、科学化、现代化的矛盾不断加大.

2.2 鉴定问题对档案信息化建设的负面作用

信息技术发展日新月异，随着电子政务的推进和深入，数字档案馆、室已从理念走向现实，由传统档案馆、室向数字档案馆、室转型已成为社会发展的必然趋势.

档案鉴定出现系统问题，对档案信息化建设产生的负面作用是不可逆转的.第一，档案馆、室目录数据库建设中，输入的目录浩如烟海，由于保存价值鉴定导致档案质量问题，而后再进行大批量整改，是很困难的；第二，纸质档案进行系统的后续鉴定工作，如果档案的档号重新编排或大量改动，在没有原文的目录数据库中，即便利用除档号外的其它检索途径，也难以查找；第三，电子档案从电子文件的生成、流转、鉴定、归档，至关重要，电子文件所载信息的结构化、主题揭示、多途径检索体系建立的最好时机是文件形成、归档阶段.如果初始鉴定做的不好，出现系统质量问题，不但影响信息的充分利用，对于接收“双轨制”的档案馆、室而言，是难以解决的.

2.3 鉴定问题对档案开放利用的负面作用

档案的服务性，是档案工作赖以存在和发展的基础.利用是为解决生产建设、行政管理、以及人们日常生活中的具体问题对档案的需求，社会生活五彩斑斓，能够满足社会主体生存和发展需要的档案就有价值，否则就没价值，这是鉴定档案标准的核心.

档案保存价值鉴定出现问题，对档案开放利用会产生负面作用和影响.第一，档案鉴定标准把握不准确，重要的档案同失去价值的档案混为一谈，降低了查准率、查全率，降低了利用服务效率和质量；第二，社会需求随社会实践的变化而变化，也随社会实践发展呈现出一定规律.研究开发揭示馆、室藏信息资源，向社会提供系统的、有长远和当前利用价值的档案信息，都依赖于档案价值的准确鉴定；第三，《档案法》明确了开放利用档案是社会发展的客观需求.鉴定不准确，开放范围过宽，不该开放的档案开放了，就损害了党和国家的利益，给社会带来不稳定因素.开放范围过窄，应开放的档案未开放，就不能最大限度满足社会各方面的利用需求，档案作用就不能全面发挥.

2.4 鉴定问题对档案保管效益的负面作用

档案保管效益指当档案发挥作用所带来的效益，超出因保管档案所付出的代价时，才具有保存价值.上个世纪四十年代，美国档案学者波尔提出，只有当文件的价值证明它们能够补偿保存它们的费用时，才应予保存.任何文件在任何时间、任何方面均无利用价值的情况是罕见的，但不能因此而长久地保存所有文件.我国古代就很重视档案鉴定工作了，唐代有“文案不须常留者，每三年一拣除”的律令.宋代规定“诸架阁公案非应长留者，留十年，每三年一检简”.周恩来总理讲：“我们为后代留档案，档案要精炼”.

档案鉴定出现问题，直接影响档案保管效益.第一，档案的价值，是档案与主体——利用者对它的需要之间一种特定的关系，指档案的存在属性及其变化是否满足主体生存和发展的需要及其满足程度.档案只有与主体的需要发生关系时才产生或表现出价值.如果保存的档案，根本不被人们所需要和利用，它们无价值可言，又何谈产生社会与经济效益呢？第二，保管的重复档案、待销档案、没有保存价值的档案，占用了有限的库房与装具、经费和人力、加大了收藏管理成本和不应付出的代价，是一种浪费.鉴定人员把无意义和无价值的文件保留下来，就是一大失误.

3 对档案保存价值鉴定问题采取的对策

3.1 档案保存价值鉴定工作走法制管理之路

这是档案鉴定工作顺利开展的重要保障.“立卷归档保管期限划分不准确不是原则问题”，“接收档案质量差不多就行了”，“到保管期限的档案鉴定放放再说”，等等现象的存在，无不与档案鉴定法规乏力无关.鉴定工作开展的好，馆、室藏精炼与鉴定工作不利，馆室藏臃肿，均得不到奖惩.鉴定工作远不如“收集整理、保管利用”工作那样有序、定期地开展.要适应新形势和社会发展的需要，规范档案鉴定管理制度，明确鉴定人员职责，使鉴定工作纳入法制轨道.

3.2 档案鉴定理论是指导鉴定工作的准则

社会发展的需求和实践是产生理论的源泉和动力，理论又起到指导实践的作用.丰富、完善档案价值鉴定理论和程序方法、相应的技术标准，使其更具科学性、可操作性和权威性.立档单位要根据国家鉴定标准，结合本系统、本单位的工作实际，制定出详细的实施细则.档案馆、室要依据国家标准，结合实际，制定出实施条款.馆室一体衔接，有科学的理论作指导，可行的标准做比照，各阶段的保存价值鉴定工作均能少走弯路，一步到位.

3.3 树立档案鉴定工作强化观

众所周知，一些国家档案部门特别注重档案鉴定工作，如设立专门机构，让最有经验的专家去做鉴定工作，其重视程度，值得思考与借鉴.各级档案部门，档案工作人员要充分认识档案价值鉴定是掌握档案生杀大权，造福子孙，为国家和社会积累宝贵财富的系统工程.这一重要的基础工作做好了，才能协调各项业务工作的顺利开展，迎接各领域自动化、无纸化办公，纸质和磁性介质不同载体档案长期并存的新形势.要看到它的重要性、复杂性、艰巨性、紧迫性.

3.4 档案保存价值初始鉴定是鉴定工作的重要基础，档案后续鉴定是鉴定工作的主要内容

档案保存价值鉴定工作贯穿于档案文件运动周期的各个阶段.怎样杜绝“有文必档”？如何准确划分保管期限？克服主观随意性？必须从源头抓起，馆、室密切配合积极协作，树立全局观念、资源共享观念.扎实做好机关单位文件材料的初始鉴定工作，明确这是档案收集工作的基础，是制约和决定馆室藏质量的关键.认真做好优化馆室藏的后续鉴定工作，定期开展复审鉴定，销毁鉴定，开放鉴定.

3.5 档案鉴定工作要列入议事日程，摆到应有的位置

要使档案鉴定工作尽快走出低谷，走出停滞和半停滞状态，就要切实把档案价值鉴定作为档案管理的一项重要内容纳入领导工作议事日程，纳入档案日常工作，不应视为突击性任务或可有可无.根据馆室藏档案实际情况，应有组织有计划地安排，做出长远规划，年度计划，检查考核标准，列入岗位责任目标,形成良性循环.

3.6 提高档案鉴定工作人员的素质

这是做好档案鉴定工作的关键.提高档案工作人员的政治、业务、文化素质是十分迫切的任务.可通过鉴定工作学习讨论会，现场经验交流会，继续教育，技能培训,岗位培训,专业培训等途径提高档案鉴定人员的素质.一些档案部门年年举办档案工作人员岗位培训班，重要原因之一是年年都有许多新面孔.呼吁有关领导，人事管理部门，档案室的档案工作人员要专职或少兼职，档案工作队伍要稳定.

〔1〕陈兆祦，和宝荣.档案管理学基础[M].北京：中国人民大学出版社，1986.

〔2〕陈兆祦，沈正乐.现代档案工作实务[M].北京：中国档案出版社，2001.

〔3〕姜之茂.关于档案价值鉴定的理论与实践（八）——更新观念 健全法制[J].档案学通讯，2002（2）.