高校档案资源整合工作探析

谢王艳

高校档案资源整合工作探析

谢王艳

从高校档案资源的历史价值、文化价值以及教育价值三个方面分析了高校档案资源在高校中的重要作用。在此基础上，对教育信息化环境下高校档案资源整合与共享的基本内涵进行了分析，并结合当前高校的实际情况，探讨了高校档案资源整合的主要内容和基本途径，为高校档案资源管理及整体建设工作提供对应的参考。

档案管理；资源整合；档案信息化

高校在管理、教学以及科研过程中所形成的所有档案资源是学校长期开展工作的记录，为高校后续工作的开展提供了重要的参考依据，是高校十分重要的信息资源以及文化资源，是高校生存与发展的重要基础。但是，由于各种原因，高校的档案资源建设情况存在一些问题，档案资源分散、孤立的特性与当前高校教育对档案资源综合性、多样性的要求存在矛盾［1］。因此，如何在满足当前高校教育资源信息化要求的同时，通过对高校档案资源的整合和综合，为现代高校教学以及管理提供完善的服务是当前高校档案管理工作的重要内容以及研究的关键课题。

一、高校档案资源的重要作用

（一）高校档案资源是十分重要的历史资料

对于学校而言，高校档案资源的重要作用体现在其与年鉴之间的关系方面，是高校的基础资料，其重要的作用在于其资源的翔实和可靠。其中，年鉴资料具有高度的准确性，注重材料的真实性、客观性。高校档案具有翔实、全面的特点，在长期的系统化建设过程中逐步形成了一个系统性的资源，能够对具体时间段内高校的整体情况形成一个完整而客观的陈述，最终完成对高校发展和成长的真实记录。高校年鉴可以通过与高校档案相互补充的方式提高档案资源的可信度和完善度。

（二）高校档案资源对提高高校文化建设水平具有重要作用

高校档案资源在发展过程中持续更新和建设，为高校的文化成果保留了翔实的一手资料。在高校长时间的发展建设过程中，档案资源都随着学校的教育、管理、教学以及科研等活动而得到持续开展，形成了对高校整个发展历史进程的记录。同时，诸多与高校文化相关的原始资料，例如新闻报道、校歌、重大事件等，不但具有档案资源的原始记录特点，而且具有档案的知识性特点。能够为高校文化建设提供基础，为学生在道德教育、创新精神的培养方面提供了全方位的支持［2］。

（三）高校档案资源对学生的教育作用

高校档案资源不仅对学校发展和建设过程中的重要历史事件进行记录，而且还对处于学校中生活的学生进行了记录，包括学习和生活的各个方面，让学生的主体地位在高校档案中得到体现，从而为现代高校学生的教育提供更加丰富的原始资料。现代高校的大学生在思维以及视域等方面具有更大的优势，但是也存在着一些负面情绪，例如自私、冷漠、懒散等，难以与其他人相处，或者是自卑而缺乏自信。而通过在高校档案中搜集相关的资料，获得正面的成功案例，通过这些活生生的案例对学生进行教育，将更加具有感染力，增强对高校学生的道德教育效果。

二、教育信息化环境下高校档案资源整合与共享的基本内涵

随着高校信息化趋势的日益明显，在教育信息化环境下实现高校档案资源的共享与整合是实现高校资源有效管理的重要途径。在档案资源的信息化整合过程中，考虑高校档案资源既有的配置与管理情况，强化数字化档案资源的建设和管理，利用网络实现信息交换与共享。这对于当前分散、异构的高校档案资源而言是一种极为有效的组合与连接方式，是实现高校档案资源的合理组织、优化配置以及最大程度增值的重要方式［3］。

因此，基于教育信息化环境下高校档案资源的整合必须把握这样几点：

其一，在信息化以及教育资源系统化的环境下，高校档案资源的整合与共享是基于既有档案资源的收集、整理与保管基础之上的，必须充分考虑既有资源的合理配置及管理方式，又要保证对既有档案资源的充分利用。

其二，通过信息化的高校档案资源的整合就是利用现代化的信息技术手段，解决高校档案资源存在的分散、孤立、封闭等特点，实现档案资源的多样、集中、完备与充分利用的目标。

其三，高校档案资源的整合与共享必须重视数字化档案信息资源的建设。档案资源的整合及共享是在网络中开展的，通过网络在线整合实现网络资源的共享。利用数字化处理技术和手段，将传统介质的档案资源进行整理，并在网络中传播，有利于同类资源的整合与共享，便于发挥档案资源的潜在价值。

三、信息化环境下高校档案资源整合的有效方式

（一）丰富档案资源，为资源整合提供数据支持

档案资源的整合需要翔实的数据资源支持，所以必须对各个机构、院系中的档案资源进行普查登记，加强相关资源的来源检查工作，为资源整合提供翔实的数据支持。在普查过程中，应该对学术档案资源的概念有一个清晰的认识，其不但包括学校在招生、教学、科研以及日常管理等所有活动中产生的档案，同时还包括学校由于发展需要而购买的相关期刊、杂志等；既包括学生的学籍档案，也包括教师使用的教学档案；既包括公务活动中产生的资料资源，也包括教职工个人所发表的论文、图书等。

（二）信息化环境下高校档案资源整合的主要内容

在档案资源信息化程度日益提高的基础上，高校档案资源整合工作必须以资源的共享作为基本目的，从这样几个方面做好档案资源的整合与管理工作：数据资源整合；系统资源整合；管理资源整合；服务资源整合。

1.数据资源整合。利用数据的复制、聚集以及数据接口等方式，实现物理位置档案资源相分离的数据之间的相互整合，并实现异构数据的整合。通过在高校各个业务部门之间的档案管理系统建立统一的数据接口、数据集成框架以及信息管理中心，便于数据的整合和传递，最终实现数据共享。

2.系统资源整合。因为传统校园信息系统建设之初，缺乏整体性的框架构建理念，各个职能部门在信息化建设以及档案资源的管理建设过程中存在各自为政，独立建设的问题，导致各个系统之间的接口不统一，造成了业务数据不一致、数据冗余严重等问题。因此，在档案资源整合过程中必须构建一个统一的网络平台，将各个异构的档案资源系统连接起来，为档案资源的整合提供系统支撑条件。

3.管理资源整合。在当前的教育资源信息化环境下，高校档案资源的整合本质上属于一个管理资源的整合问题，其涉及档案部门与各个业务操作部门之间的合作与协调。通过档案资源的整合最终实现管理合作方式的协调操作。因此，在档案资源整合的过程中不但要对技术以及支撑技术进行改进，还需要从管理方式以及管理理论等管理资源角度出发，进行相应的整合［4］。

4.服务资源整合。高校档案服务资源的整合包括对档案访问界面的整合以及档案服务应用的整合两个基本层次。其最终的目标是实现从传统的信息服务到最终的知识服务方向转变，并使传统的被动服务向主动服务方向转变，为更多的用户提供更富个性化的服务。

以上四个方面的资源整合内容相辅相成，是高校档案资源整合的重要内容。从具体的实践情况来看，四项内容中又以服务资源的整合为主，这是实现档案资源信息交流、合作以及规范运作的基础，是实现高校档案资源高度共享的重要方式。

（三）提高档案资源信息服务能力，加快服务资源的整合

在信息化环境下，高校档案资源作为一种典型的信息资源，其不论在应用、选择还是排列都具有相对应的标准，是体现高校档案资源整合能力以及资源管理服务能力的重要指标。当前，高校档案资源的重要作用已经受到了人们的广泛关注，但是对于高校师生以及部分管理人员而言，档案资源的重要性依然存在着清晰度不足，认识程度不深的问题，导致很多宝贵的档案资源没有得到充分的利用。

作为高校档案资源的管理人员，必须从这样两个方面提高档案资源的信息服务能力，加快实现服务资源的有效整合。首先，要对档案资源的搜集、整理以及整合流程进行完善，提高整个流程的运作效率。高校相关管理部门必须制定翔实的标准，对相关的档案资源进行搜集和整理。档案资源建设和管理工作是一项逐步积累和完善的工作，做好资源的搜集和整理是档案资源信息化环境下资源整合的基础。工作人员通过对应的工具从海量的信息资源中筛选、搜集相关的资源，在完成不同信息资源价值的评估基础上，基于实际标准对资源进排序，并形成完善的信息资源数据库。只有这样才能够保证整个档案信息资源具有一定的逻辑性和规范性，确保档案信息资源能够方便地为档案资源的利用提供检索与调用服务，充分发挥档案资源的潜在价值。其次，必须提高档案资源服务的主动性与个性化。因为当前高校的档案资源建设工作还处于一个相对被动的状态，在这种情况下，用户想获取对应的档案信息存在一定的难度，而且档案信息的利用率低、利用成本高。因此，需要从这样两个方面提高档案资源服务的主动性和个性化：其一，在日常服务过程中对常用用户以及特殊用户的需求、偏好进行分析，了解用户的实际需要；其二，要提高管理人员的管理针对性，对已经掌握的档案资料要做到心中有数，并针对其中的主要内容和重要意义，采取合适的方式将之展示出来，为用户提供快捷服务。例如，可以在学生就业时间段，将每年的就业形势以及各个行业的就业需求和发展前景展示出来，并选取具体学生的就业作为例子，为就业学生提供更加直观的参考；在校庆日，可以安排校领导或档案管理人员对校史馆、老校长等相关档案材料，结合其自身的实际工作经历，对学校过去的发展故事以及材料等进行展示和讲解，让学生对学校的发展历史有一个更加清晰的认识。

在当前信息化环境下，数据资源成了高校发展建设的宝贵资源。尤其是在“大数据”理念的发展与应用背景下，做好高校档案资源的整合与管理工作，实现高校档案资源的数字化共享是档案管理工作的重要内容，对充分挖掘档案资源的潜在价值，更好地为高校的教学、科研与管理提供服务具有十分重要的作用。

［1］陆建芳.试论合并高校档案资源整合策略［J］.兰台世界，2010（2）.

［2］杨红仙.试析信息化背景下档案信息资源整合的涵义及原则［J］.云南档案，2010（8）.

［3］容艳珍.论工学结合背景下高职院校档案资源的有效开发与利用［J］.企业文化（中旬刊），2013（9）.

［4］姜梅，韩妍妍.整合科研档案资源给力高校学科发展［J］.北京电子科技学院学报，2012，20（1）.

责任编辑：魏明程

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1671-6531（2015）02-0129-03

谢王艳/珠海城市职业技术学院初级教师（广东珠海519090）。