基于工作流技术的高校无纸化办公系统构建

□周小娟

无纸化办公系统的研究将提高学校运营效率，改善学校资源利用，梳理学校核心业务流程。这种系统的实现将会使得学校充分利用现代信息技术的优点，充分利用学校计算机网络资源，使得学校容易跟踪办公业务的处理进度和过程，发现工作过程中的问题并及时改正，从而大幅提高工作效率。无纸化办公系统的使用可以将学校日常运营数据在数据库系统中积累下来，学校运营管理人员可以随时查阅历史数据，可以随时快速生成各种统计报表，为快速决策提供各种参考数据。

一、工作流技术简述

纸张在日常办公中扮演着非常重要的作用，它是表单、信函、文件、技术资料等各类信息的载体。传统的信息传播基本都是以纸张的方式来进行的，一级一级审批签字，一级一级传递。随着现代信息技术的不断发展，纸张这种载体在信息的传递、存储、检索等方面显得越来越低效，使得人们花费很大的精力和物力在纸张资料的传递、管理、存储和检查上。人们迫切希望利用现代信息技术，研究出一种无纸化的和计算机互联网技术相结合的新型办公系统，减少纸张的使用和传递，提高办公效率。在这一办公方式的转变过程中，工作流技术将扮演非常关键的作用。

工作流以抽象的方式概括描述了工作业务流程及其各个业务操作之间的规则。在计算机中可以通过一定的建模手段将工作业务流程中的各个业务逻辑和规则及其之间的相互关系以模型的方式表示出来，并对其进行模拟计算。通过工作流建模可以分析解决业务中多个业务目标，多个参与者之间的业务关系，明确其在业务流转的过程中信息传递的规则和载体。工作流需要在工作流管理系统中进行体现，工作流管理系统定义了工作流中的各种角色，业务流程，并通过计算机技术实现了各种流程，让流程真正运作起来。

一个工作流管理系统一般具有如下特点:图形化、可视化设计流程图;支持各种复杂流程;安全，方便扩展;流程处理可以跟踪管理;报表功能强大;和MAIL 系统对接。

二、国内外工作流技术研究现状述评

工作流技术最早研究起源于国外，20世纪70年代中期对办公自动化领域的研究过程中衍生出了对工作流技术的研究。20世纪90年代后，对工作流的研究积累到了一定程度，并进入到了一个新的高潮，1993年8月，工业组织——工作流管理联盟(WFMC)成立，该组织专门负责工作流技术的标准化。2000年以后，多个标准化组织制定了各自和工作流技术相关的Web 服务标准，如XLANG、WSFL 等。

国内对工作流技术的研究起步较晚。20世纪90年代，以CIMS 的研究为契机，清华大学首先对工作流技术的理论，工作流建模和仿真，工作流引擎的执行和效率，工作流系统的实现等进行了研究。此后，国内一些厂商也推出了一些工作流管理系统的产品。国内对工作流的研究还存在一些问题，比如缺少一种支持过程定义，过程演变以及过程分析的工作流建模方式;不支持对模型的动态修改，对不确定问题很难预测和处理等等。这些问题都阻碍了工作流技术在国内的大规模实施。

三、高校无纸化办公系统的研究目标、研究内容、研究假设和创新之处

我们将从高校办公系统的实际功能出发，分析高校办公系统的常用业务，网络拓扑结构以及软件框架;定义工作流技术和数据库技术的关系;设计出一个满足高校办公系统的几个典型功能的工作流模型，并给出其修改策略，修改方法，以及进行性能分析。

我们以工作流技术为研究方向，将从以下几个方面进行研究:一是对工作流技术的现状进行研究，了解这种技术的优势和现阶段的不足;二是对高校现有办公业务进行调查，理解其现有业务逻辑、流程、角色定义;并了解高校现有网络结构和物理部署结构;了解高校现有各种业务系统的主要功能;三是搭建出基于工作流理论模型的工作流管理系统的框架，并实现系统的几个主要功能;四是研究指出动态修改的工作流模型的修改策略、方法、操作以及具体的修改步骤。

信息技术的快速发展使得企业、学校必须不断自我改变才可以适应信息化社会的需求。这要求高校需要不断地利用先进技术更新办公、教学手段，才可以培养具有信息素养的有用人才。假设本研究成果能成为高校信息化成功、高效的评价准则，通过这一标准，更新和完善现有的信息化教学手段、方法，充分发挥信息技术应用于高校办公系统的最大效能，实现可持续、高效和正确发展，达到培养新型高素质人才的目的。

本系统的创新之处:一是建立适用于高校办公系统的工作流模型，并利用该模型开发工作流管理系统;二是提出一种全新的高校办公新概念，提高办公效率，实现无纸化办公;三是该模型可以方便地拓展到高校之外的企事业单位办公系统中去。

四、高校无纸化办公系统的研究思路、研究方法及实施

实现工作流管理系统的第一步是映射，其目的是明确并定义好要实现的全部业务流程。第二步是建模，以计算机模型的方式将业务流程反映出来，并进行验证。第三步是管理，重点进行软件实施，在实施的过程中进行跨部门的合作，以及和其它业务系统的对接整合。本系统将按照这个步骤和思路进行研究。

在具体的研究过程中，研究人员需要和高校各个业务相关的人员，特别是办公系统的实际使用者进行充分的交流，收集业务需求和明确业务要点，从而在以后的设计实施过程中考虑如何满足这些业务需求。在和业务相关人员进行充分交流后，需要对获得的业务需求和要点进行分析，明确哪些流程是需要优化和改造的，需要达到何种目标。这样在对需求进行充分的分析后，就明确了目标。在目标明确后，就需要进行建模，在模型中需要明确每一个阶段要达到的目标和是否已经达到。在研究过程中建立业务模型是一个极重要的步骤，需要和高校办公系统的实际使用人员进行密切的交流，来检查模型是否和实际环境有误差。在这个阶段还需要分析出需要和新的工作流系统进行业务交互的其它系统和流程，它们之间的数据流向和格式，保证新的工作流可以和已经存在的工作流进行无缝对接。对已经完成的模型和系统进行评估，包括性能评估、未来出现问题的修改策略、修改方法。

实施步骤:第一阶段:调查研究准备阶段。制定研究方案。通过对工作流技术的系统学习和研究，了解高校办公系统中遇到的困难及需求;第二阶段:实践研究阶段。进行工作流模型的分析和建模。主要包括系统软硬件的结构设计，数据库设计和软件界面的模型设计;第三阶段:研究总结阶段。对建立该模型的过程及效果进行评价，并积极推广和应用本系统的研究成果。