园林绿化工程档案的管控思路及策略研究

2015-03-19河北省邯郸市园林局任寒英

财经界(学术版) 2015年21期

河北省邯郸市园林局任寒英

园林绿化工程档案的管控思路及策略研究

河北省邯郸市园林局任寒英

随着我国经济的发展和人民生活水平的提升，如今城市园林建设也在经济发展的带动下持续增长，园林绿化工程也成为现代化城市建设中重要的一部分。园林绿化工程的档案建设作为园林绿化建设的一部分，对城市建设也起着重要的作用。本文将主要结合园林绿化工程档案的特性，谈一下加强园林绿化档案管理的思路与策略。

城市园林绿化档案管理重要作用管理措施

园林绿化工程现在作为每一个城市建设的一部分，一方面是为广大市民提供一个良好的休闲、娱乐的场所，另一方面，也有利于城市的绿化和生态环境建设。城市绿化工程主要是通过建筑工程的技术展现园林艺术，是建筑物和园林景观的有机结合。而园林绿化工程档案，则主要是通过文字和图像将园林施工过程进行系统记录的文件组合，为园林绿化工程以后的维护和扩建提供历史的参考。

一、园林绿化工程档案的特性

(一)园林绿化工程档案的复杂性与多样性

园林绿化工程主要是运用建筑的方法，将树木、山水各种空间艺术等展现出来的一种实体建筑。因为其工程施工会与多个部门进行交叉，因此，材料繁多，并且各自又是一个体系，因此，使园林绿化工程档案资源呈现庞大而复杂的特点。

(二)园林绿化工程档案的多变性

受园林绿化工程本身特点的影响，因为园林绿化工程多是在城市原有的园林绿化规划的基础上进行修改或者补充，所以工程往往呈现出随意性和可塑性强的特点，而作为记录园林绿化工程的档案，也就随着工程的变化而表现出多变性的特点。同时，作为档案管理工作本身还必须准确、完整，才能有效地避免工程在建设和维修中的失误。

(三)园林绿化工程档案的社会性与开放性

如今随着我国经济的发展和科技水平的提高，园林绿化工程作为一个给人们提供更高质量的公共事业，在发展过程中也顺应时代的要求，在建筑规模上呈现出增长的态势。因此，园林绿化工程的档案管理工作为了更真实地记录下园林建筑的历史，必须在收集资料和整理工作中做到认真仔细，并做到永久保存、利用。

二、加强园林绿化档案管理的思路与策略

(一)加强领导

园林绿化工程在我国起步较晚，因此，对于很多部门还没有引起高度的重视，但是对于园林管理部门的领导来讲，必须首先在思想上高度重视园林绿化的档案管理工作，并将档案管理的工作作为当前的一个重要工作来做，且要设定目标，责任到人。只有领导高度重视，施工人员才会结合现有的条件，在施工中不断想办法提升工程的质量，档案管理人员才会在施工的过程中做到认真记录。除此之外，领导还要对工程的档案管理工作加大资金的投入和技术的支持，平时，也要多关心档案管理人员，给予正确的职业观念的指导，从而保证档案管理工作的健康有序发展。

(二)健全制度

为了更好地保证园林绿化工程的档案管理工作的有序进行，园林部门应以目前的档案管理为基础，进一步在制度建设上创新，可以对档案管理每一个环节的工作加强制度建设，如《档案的入库管理制度》、《档案借阅制度》和《档案的开发利用制度》，以及《档案的收集管理及工作细则》和《档案员工的工作责任》等。只有各个工作环节的制度建全，并采取相应的监督和考核措施，才能更好地保证档案管理工作落实到位，真正发其应有的价值。

(三)全面收集

对于园林档案管理工作而言，资料收集得是否全面和真实，直接关系到其作用的发挥，因此，需要园林部门的工作人员能通过多种方式全面地开展工作：第一，根据园林绿化部门的工作要求，严格做好每一个阶段的施工工作和信息的收集、整理工作，同时，对于信息的处理要严格按着程序的规定进行，并将整理好的资料第一时间交当档案管理部门存档，档案管理部门也要对所收到的资料进行严格的审核，确保资料真实无误能为以后的工作提供参考价值。第二，对于收到的资料也要结合工程的实际生产情况进行考核，让那些有价值的施工信息得到全面的记录，同时，也要在收集档案的时候，做到有计划，有目标地进行。除此之外，对于每个不同的园林绿化工程的信息资料的收集和整理工作也要安排不同的工作和管理人员，以确保资料收集和整理的系统性和完整性。而作为档案管理人员，在收集资料和整理资料时，要保持一个正确、客观的立场，做到公正地审核、检查、处理和存档，并对于档案管理过程中的问题要及时发现，及时处理，随着工程进展的需要适时调整档案管理工作。

(四)规范整理

园林工程由于其工作的随意性和多样性的影响，往往收集到的资料都是零散的，因此，档案管理人员要对原始的资料进行细致归类、整理，以保证资料之间的联系和系统性，具体要做到如下几点：第一，归档前，对文件材料进行编排。第二，归档后，对材料进行分类、排序。第三，鉴别，对尚未归档的资料进行鉴定，确保其价值并做好保存工作，并对所有信息资料进行整合处理。

(五)注重开发利用

做好档案管理工作的目的是为了利用和开发，因此，做好园林绿化工程档案管理工作一方面是为了对工程的施工情况进行记录，以便为以后的维护和修改的提供参考或经验，同时，也是向社会提供服务，让档案的价值得到更好的呈现。所以，档案管理工作也必须运用科学的管理方法和手段，有效提升其工作效果。而且，作为园林绿化部门的管理人员要将档案资料的开发工作给予高度重视，并对如何有效开发档案资料上开拓思路、寻找方法。