从系统的角度看高校收费管理

2015-03-18暨南大学财务与国有资产管理处黄敏

财经界(学术版) 2015年14期

暨南大学财务与国有资产管理处黄敏

从系统的角度看高校收费管理

暨南大学财务与国有资产管理处黄敏

收费管理是高校财务工作的重要组成部分，既是保证资金及时回笼的手段，也是考量高校财务管理水平高低的依据。笔者认为，高校收费工作实质是一项贯穿各相关部门、相关工作环节的流程式管理模式，并不是某个部门可以单独运作的活动。从系统论的角度来看收费管理，更能清晰的理顺收费工作中的关键节点，从而有效的解决欠费问题，提高工作效率，使高校的办学资金能够正常运作。

收费管理系统论控制点

一、系统论原理与高校收费管理

系统论是本世纪40年代由美籍奥地利理论生物学家L.V.贝塔朗菲（L.Von.Bertalanffy）提出的，其核心思想是系统的整体性理论，强调任何系统都是由若干要素以一定的结构形式连接构成的，并呈现出超越要素本身的特定功能，贝塔朗菲用“整体大于部分之和”来描述系统所具有的整体性。

系统论的基本方法是把所研究的对象当作一个系统或者放在一个整体的系统内来考虑，分析系统的结构和功能的变化，研究要素、系统、环境三者间的相互关系并找到影响改变的规律，通过这些规律去管理、控制、优化系统，使之符合发展的目标。

高校是一个完整的体系，财务管理作为高校系统内的子系统，既呈现出整体性的独立系统特征，也从资金角度反映着高校各项业务运作的情况。本文研究财务收费管理机制，把收费这项财务活动放入高校整体系统来考虑，就不仅仅是简单的财务行为，而是由高校若干系统共同协作完成的一项工作，其中各个环节都起着至关重要的作用。从系统论的观点来说，收费管理这项工作可以视为一个整体的系统，系统内各个环节组成了影响收费行为的要素，这些环节是跨部门、跨业务领域的流程，是无法单独脱离出去的，是收费管理结构的重要组成部分，财务部门位于系统的最终端，其结果往往反映了系统运行的效果。但在现实中，很多部门都没有意识到整个系统的运行机制，把收费理解为财务部门单独的行为，从而造成了收费工作的难度，欠费行为的增加，严重影响了高校资金的运转。

二、简述高校收费管理环节、体系及存在问题

(一)招生工作环节

招生环节是整个收费工作的起点，由学校招生部门主导。高校在招生简章中会清晰的将学宿费、奖助金评定等财务问题罗列出来，并在官网公布、在校内张贴经物价部门批准的收费标准，保证收费的透明度及合法性；招生完毕后，根据每个学生所属专业、学籍状况及宿舍安排情况等资料，财务部门启动收费工作。

由于招生环节重点关注的是招生工作，因此容易与财务收费工作脱节。首先在印制招生简章中的学宿费标准时，没有及时更新或上报物价部门批准，导致招生简章中的学宿费标准与财务公示的收费标准金额不一致，影响学校的公众信誉度；其次在变更收费标准时(尤其是学校有定价权的收费项目)，没有科学的衡量成本产出及社会、经济等因素，导致定价的不合理；再次，招生数据的传递环节容易出现差错，使收费数据产生错漏等情况。因此招生环节不仅是招生部门的事情，更是收费工作流程的关键起始点，招生部门及财务部门应该对此有明确的工作流程规定，防止出现漏洞。

(二)收费工作环节

收费工作一般安排在学生报到前或者报到时进行，是学生到校注册的先决条件，高校财务部门主导该项工作，表现为安排多种收费方式、收费渠道，目的在于保证高校教育事业收入及时足额收缴，为高校开展正常教学、科研活动提供财力保障。

(三)注册工作环节

高校学生注册及选课行为是开学前的必要环节，是由教务部门主导、各学院配合的整体性工作。为了加强收费管理，注册选课往往跟收费环节紧密结合，并形成联动机制，学生只有足额缴费才能进行注册和选课，这一机制的建立是为了保证收费的时效性，减少拖欠学费的现象。一般来说，加强本环节的管理会有效遏制无故欠费的发生。

(四)宿舍管理工作环节

高校学生宿舍一般由专职部门管理，既有物业管理的性质也承担着学生思想教育的任务，宿舍费的收取与学费一样，都是学生在开学注册期间就必须缴清的，与注册环节直接挂钩，但在实际工作中也容易出现漏洞，主要表现在住宿期间宿舍的变动方面，如：学生调整宿舍频繁，宿费标准不一致，换房后数据没有及时跟进，容易造成多交或少交的情况；由于舍区管理部门不直接办理收费事项，对学生是否缴清宿费缺乏有效的管理机制，如果在注册前没有把好关则后期催缴欠费有难度。

(五)贫困生资助工作环节

高校有一套完整的贫困学生资助机制，由学生管理部门操作，对贫困学生在缴交学费方面的困难也有相应的措施，如批准一段时间的缓缴、贷款抵缴、助学金抵缴等。除此以外，建立资金来源于校内或校外的奖助学金，开展勤工助学也可以有效解决贫困学生的实际困难。在收费方面，贫困生欠费及故意欠费行为是财务部门无法界定的，需要学生管理部门密切配合提供有效数据，并及时沟通解决学生欠费的具体方案。

(六)欠费追缴工作环节

欠费率是高校越来越重视的一个比率，标志着教育经费能否足额收取，高校内部管理是否完善。欠费率居高不下必然是管理环节出现了问题，需要管理者对此高度重视并找出解决问题的根源，欠费追缴工作是问题出现后的补救，需要收费管理体系中各要素部门积极配合才能缓解。欠费追缴首先由财务部门发起，将本学期未交费的学生名单提供给教务部门，由教务部门审核学生选课情况，剔除个别未报到、退学、休学等特殊状态，再转给各学院系所主管学生工作的一线部门，了解欠费学生的情况并采取必要的解决办法。因此，欠费追缴是一项涵盖各要素部门的经常性工作，涉及部门也非常广，沟通起来有一定的难度。

(七)毕业离校工作环节

学生办理毕业离校是清查欠费的最后环节，财务审核一般放在毕业离校手续第一项，在读期间有欠费的学生必须缴清后才能办理其他手续。目前有的高校办理毕业离校的程序从手工盖章转为系统管理，即学生不用跑各相关部门，由办理离校手续的部门如财务、学生处、图书馆、宿舍管理、保卫处等在系统内设置通过与否来实现，从而方便了学生也减少了手工处理的差错。

三、把握关键节点，齐抓共管高校收费管理

笔者认为，收费管理体系的良性运行主要依赖于以下几方面的管理：

(一)把握收费管理的关键环节，形成相互牵引的联动机制

收费管理是流程的运行，是涉及多环节、多层次、多部门、多业务、多期间的过程性管理。财务部门作为收费管理的主导单位，需要对影响收费效果的环节进行分析，找出其中的关键控制点，为关键控制点设计出一套联动机制，从而使收费管理良性运行。例如严格执行“缴费→注册→选课”的流程，杜绝系统外操作环节，不得在学籍管理系统外允许欠费未注册的学生选课、登录成绩等；教务系统实行管理系统全方位监控，选课、登录成绩、中期考核、开题报告、学位申请及结业申请均以学生的交费注册信息为基础，凡未交费者不得进行上述环节操作；对于已修满学分的学生，学院严格注册管理，超过两周没有注册应推迟中期考核、开题报告及学位申请的时间；对未注册学生，教务处及研究生院要及时敦促学院核查清理，力求在源头上控制欠费的产生。

(二)建立跨部门的收费管理岗位责任制，明确各部门的工作内容及工作职责

由于收费管理与很多业务部门的工作息息相关，因此需要明确各部门在收费管理中所起的作用，形成工作岗位的内容和职责。教务处与研究生部等职能部门负责全校本科、研究生教学及行政管理工作，学生处负责学生资助、宿舍、思想教育等管理，各院系与各职能部处密切配合，防止收费工作出现脱节，并做好各项收费及欠费追缴工作。在收费管理中各部门应与财务部门密切配合，确保财务处收费数据的准确性和完整性，协助财务处进行收费管理，从根源上杜绝恶意欠费的发生。