高校图书馆搬迁工作的规划与实践

谢球英

（广东海洋大学 寸金学院，广东 湛江 524000）

高校图书馆搬迁工作的规划与实践

谢球英

（广东海洋大学 寸金学院，广东 湛江 524000）

高校图书馆搬迁工作是一项复杂而艰巨的任务。结合高校图书馆搬迁的规划和实践情况，总结出一套高效、省力和有序的办法，提出搬迁工作分为前期准备、中期实施和后期整理三个阶段，每个阶段相应地详细介绍了搬迁工作的内容和实用操作技巧。最后指出高校图书馆应以搬迁为机遇，从而改善藏书结构、增强团队凝聚力和树立图书馆崭新形象。

高校图书馆；图书馆搬迁；图书搬迁

随着高等教育投入的加大以及信息技术的应用和发展，各高校图书馆原有的规划布局、馆舍面积和藏书空间已远远不能满足读者的需求，许多高校相继新建或扩建图书馆，都涉及到了搬迁问题。高校图书馆搬迁工作规划与实践的好坏，直接关系到新馆能否树立良好形象，馆藏文献资源是否及时被读者利用。高校图书馆的搬迁工作，并不是图书以及设备的简单搬迁，而是需要做大量的准备工作，以便科学有效地组织规划，避免浪费不必要的人力和物力。

一 搬迁工作的前期准备

高校图书馆搬迁离不开科学的规划，全面、细致的前期准备是提高搬迁工作效率的前提。高校图书馆搬迁工作在规划时要考虑图书馆的馆藏数量、空间大小、各类图书每年购买情况、馆员配置等等各方面要素，尽量使每个环节、细节都做好充分的规划，确保新馆搬迁工作按计划顺利进行。

（一）组织保障

要顺利完成搬迁这一艰巨的任务，高校图书馆必须高度重视，做到分工明确，各负其责，相互配合，齐心协力，加强组织保障。首先，争取各级领导支持和校内外多方面的帮助，保证拥有足够的人力、物力和财力作保障。其次，成立由馆长为总指挥、副馆长为副总指挥的搬迁工作指挥部，全面统筹整个新馆的搬迁工作。再次，下设搬运协调、宣传动员和后勤保障等几个小组，组织协调搬迁工作随时出现的问题。

（二）调研论证

除了在网上交流图书馆搬迁的经验和技巧，还可以通过外出开会、实地访问和参观学习等多种调研方式，重点考察国内外高校图书馆新馆搬迁的发展规划、创新模式、岗位设置、网络系统和藏书布局等经验[1]。在调研基础上，反复论证，结合本馆的实际情况制定出管理模式、服务理念以及搬迁工作方案。

（三）加强培训

搬迁培训的重点是馆员，应对所有图书馆馆员进行搬迁业务知识培训，使每个馆员都能够熟悉搬迁工作流程和技术要求，从而能在与搬运公司的合作中起到指挥和质量把关的作用。培训人员可以是图书馆业务骨干，也可以请专业人员到馆进行现场讲解。针对分工不同，培训方式可采用集体指导和个别辅导。培训的内容包括搬迁工作的要点、难点和时间节点。要把搬迁工作方案、任务及步骤讲清楚，明确每人所在岗位的要求和任务，做到群策群力。

（四）新馆布局

高校图书馆进行新馆总体布局时，坚持布局设置的科学性、合理性与实用性原则，做到“借、阅、咨、检、研、藏”和“人、机、书”的有机统一。首先，根据本校专业设置情况和特色，确定图书馆自身的馆藏文献服务体系。其次，考虑各类图书的数量、利用率的高低与存放空间的大小，结合新馆的建筑结构，将其作为一个整体科学合理地划分各区域和用途。再次，要做到为读者营造既富于文化气息，又具备幽雅舒适的阅读环境，同时又便于图书馆开展服务和进行管理。

（五）图书清查

在搬迁之前要摸清自己的“家底”——即馆藏文献的类别及数量。通过图书清查整理，得到真实的数据，为搬迁打下扎实的基础。第一，顺架。将架位满的图书复本、临时存放的图书以及乱架的图书等分别按顺序排列好；将缺损书标的图书通过系统检索，重新贴上新书标；对一种图书两个索取号或者两种图书一个索取号的编目失误现象进行纠正。第二，剔旧。将破损严重、陈旧过时、失去阅读价值、借阅率极低的图书进行剔除。第三，清点。清点现有库存图书的实数，并与数据库的书目进行核对，摸清需要搬迁图书真实数量。同时，清点结果将为新馆确定库位、架位以及藏书布局提供最可靠的数据[2]。

（六）选择软件

随着图书馆规模的扩大，服务模式的改变，自动化、网络化和数字化程度的提高，原有图书馆自动化管理软件逐渐不适应图书馆的管理，借新馆搬迁的契机，重新选择优秀的软件系统，是搬迁后做好藏书管理、提高读者服务质量的基本保证。

二 搬迁工作的中期实施

高校图书馆的搬迁，主要涉及到设备搬迁和图书搬迁。设备搬迁，只要事前告知搬家公司每个设备家具搬迁到新图书馆指定的房间和地点就可以。但是图书的搬迁，不像搬迁设备家具那么简单，它耗时多、工作细、要求高，是搬迁工作中的重点。图书的搬迁，立足于整个搬迁工作的全部过程，一般包括图书打包、图书搬迁和图书上架三个环节。

（一）图书打包，是整个图书搬迁工作中最为关键一个环节

图书下架打包看似简单，实际却是在为后续的搬迁和图书上架作铺垫和准备，它是最为关键的一个环节，如果图书打包工作做细做好，则后两者工作就会十分顺利。

（1）制定打包标签。在打包前按图书分类号和书架的顺序设计好标签，以便搬迁后对号入座。打包标签可以这样制定：首先，要按书库和图书大类填写，如书库：经济类第一书库；分类号：哲学类就填写B；包号：按顺序，根据图书的分类，按书架每一列从上到下，每一行从左到右的顺序。每一类从第一包开始，一直到这类的最后一包。其次，填写完整分类号、册数、新馆地址、架位以及打包人名字的信息。书包外的标签要醒目，确保藏书进入新馆可一次到位。这样，打包标签可以反映某类图书的馆藏情况，同时为新馆图书上架这一类目书架的预留做好准备。

（2）确定打包尺寸。因为书架每层的长度都是82厘米，我们根据新馆的书库面积、书架的数量和藏书数量，经过多次的测算，确定每包书的厚度为30厘米，具体打包操作时可用一根长30厘米的尺子作衡量。新馆的开放书架满架率达到60%左右，剩余40%左右作为发展空间；密集书库书架满架率达到90%以上。因此我们在开放书架每层放两包书，密集书库书架每层放三包书。

（3）人员组织分工。全体馆员都应参与图书打包工作，任务均分到各部门，再将任务包干到组，责任到人。安排每两人一组，其中一人从书架上搬书以及在包上注明信息，另一人专门负责打捆，并把打好的包放在原书架上或按要求的地方放好。各组负责人要对本小组的成员做好时间安排、任务进程、质量保证等协调工作。除负责人之外的工作人员允许由搬运工或勤工助学的学生负责，也可以交替轮换进行[3]。

（4）图书下架摆放。根据以往的经验，井字型图书打包是最有效的方法，要求在打包时勒紧绳子，并在两条绳子相交的地方交叉缠绕，使两条绳子缠绕结为一个整体，并把标签贴在绳子交叉处。这种书包的打法非常结实，可以防止在图书搬迁的过程中出现破裂散落的现象。图书的下架在原有分类编排的基础上，按书架从左到右、从上到下的顺序依次进行，可以避免乱架，减轻后期整理工作，在图书搬迁过程还能够核对是否有遗漏。

（二）图书搬运，是搬迁中工作劳动强度最大的环节

图书搬运工作是重体力的活，是工作劳动强度最大的环节，庞大的图书数量不是图书馆馆员能够独立运作，要请搬家公司一齐配合完成。

（1）制定搬运具体方案。我们首先要制定出图书搬运的具体方案，方案内容包括搬运日期、装卸车地点和行车路线，每一位工作人员都要严格按照搬迁方案执行。另外，图书馆工作人员还要熟悉图书放置的先后顺序，在装车时，能够指挥先上哪些图书，后装哪些图书，以监督搬运工人按方案操作，做到忙而不乱。

（2）合理安排搬运分工。图书搬运工作中的所有工作人员应统一安排，合理进行分工。在图书搬运过程中，一部搬运车辆应安排4人配合，我们把原来打包的每两个组合为一组，具体分工如下：第1个人负责在旧馆，按新馆的架位顺序发放打包好的图书；第2个人一直在车上指挥搬运工人，负责旧馆装车和新馆卸车；第3个人在新馆，负责接单核对后交给接收人；第4个人即接收人，负责带领搬运工人将书包搬至新馆相应的书架前。

（3）实施搬运工作。图书搬运主要包括以下步骤：出库、装车、运输、卸车、入新库。需要注意的是：按图书分类进行，同类的书放在一起，避免混搬；图书运输途中要有专人押车，防止图书从车上掉下来，如出现问题及时报告、解决；卸车时注意每包书不能乱扔乱放，要按顺序摆放；入新库时要将每包图书运到前期规划好的书架。为了提高搬运的效率，可采取交叉搬运的办法，即同时由两辆车对分布在不同楼层书库的图书进行运输[4]，既可避免电梯拥挤，又可避免人员、车辆排队等候，耽误了时间。

（三）图书上架，是图书搬迁工作中的最后环节

图书搬到新馆后，需要进行上架，直接与读者见面，因此图书上架是图书搬迁工作中的最后环节。此项工作是否顺利，将直接影响整个图书流通。

（1）对号入座。由于搬运前已做了充分的准备工作，在以书包为单位上架之前，把所有的书包序号写在不干胶纸上，如果第1个书架第一层上第一包书，就写一个架位号1-1-1；上第两包书，写架位号1-1-2，依此类推，按前面排好的顺序贴在各个架位上。这样，搬入的图书没有急于拆包，确定无误后再拆包上架[5]，就可以对号入座、万无一失。

（2）拆包顺号。由于打包的时候，有时可能存在乱号的情况，所以拆包的时候要进行顺号。如果前面的打包工作是严格按顺序的，顺号也只是对各个包里的书进行顺号，属于局部性的工作。大家可以同时开工，各拆各的、各顺各的，互不影响，齐头并进。

（3）上架整理。由原来打包的2人小组负责，分工明确，各负其责，每小组只需对新馆每包图书按顺序上架，稍加整理即可，这样上架简便快捷而不乱，可一步到位，避免不必要的串架错位，大大提高了图书上架进度。

三 搬迁工作的后期整理

在搬迁工作的后期整理阶段，图书馆需要做好设备、网络和标识图等安装、制作工作，并处理好与学校师生员工的宣传和沟通关系，以崭新的面貌迎接广大读者。

（1）安装和调试设备。设备安装和调试工作的专业性比较强，要根据先读者服务部门后其他部门的原则，安装并调试图书馆的服务器、工作人员电脑、读者电脑、电子阅览室设备、防盗系统、门禁管理系统、自动闭路监控系统、消防安全系统等，确保开馆接待读者时不出差错。

（2）检测数据库和网络。按照新的馆藏地点对数据库系统进行调整，并做好书刊数据的备份工作。同时，也要做好自动化系统的安装和调试工作，对自动化系统的软、硬件设施进行安装、测试，主要是对各阅览室、书库、会议室等信息点进行网络布线、安装、测试，并升级或更换原有图书馆管理软件系统，为新馆数字化建设提供良好基础。

（3）读者宣传工作。由于学校师生对新环境、新设备的适应与调整需要一段时间，因此在新馆初期将难免出现一些问题，这就需要高校图书馆建立与读者的宣传沟通机制，及时处理读者的意见和建议。可以成立一个由图书馆老师牵头，由在校勤工俭学学生和志愿者组成的“新馆读者服务学生工作小组”，让工作小组在新馆开馆初期直接参与图书馆服务及读者引导工作，为图书馆的正常运行提供良好宣传、舆论氛围。

（4）制作各种标识图。各种指示标志如图书馆平面布局图、引导牌、标识牌等的制作是很有必要的，都要在开馆之前完成[6]。各种标识图应采用统一形象系统设计，内容简洁，形式精美，能够与新馆优雅环境融入一体。如在图书馆门口设置图书馆分布示意图，以便读者尽快熟悉图书馆的环境；尤其是新馆的书刊借阅区面积大，做好导读图显得非常重要；每个书库，除了制作每列书架两侧的大架标外，还要制作每层书架的小架标，避免读者花费很长时间才能寻找到相应的位置。

四 结 语

图书馆的搬迁工作是一项系统工程，要真正做到有计划、有安排，遵循各个时间节点，精心规划，勇于实践，圆满完成搬迁的工作任务。搬迁工作对高校图书馆来说，既是挑战也是机遇，我们要善于抓住机遇，将高校图书馆的藏书进行一次彻底的整理和改善，同时锻炼和优化图书馆的队伍，增强团队的凝聚力，创新服务的内容，营造图书馆的新形象，把图书馆馆藏与服务工作推向一个新台阶。

[1]李亚波.图书馆搬迁中纸质书刊搬迁的实用技巧——以吉林农业大学图书馆为例[J].图书馆学研究,2012,(21):29-31.

[2]钱嘉燕.图书馆的藏书搬迁与藏书组织[J].图书馆论坛,2006,(3):262-263.

[3]邓敏.勤工助学工作团队参与高校图书馆藏书搬迁的实践研究——以广西工学院图书馆为例[J].科技信息,2013,(4): 496-497.

[4]周范林.高校图书馆搬迁工作之我见[J].科技情报开发与经济,2011,(20):27-31.

[5]赵军,吴海华.图书搬迁过程中的“五定”——从扬州大学图书馆藏书搬迁说起[J].图书馆建设,2010,(9):86-87,90.

[6]鲁逢兰.浅谈高校图书馆搬迁规划与实施[J].农业图书情报学刊,2012,(7):153-155.

（责任编校：张京华）

G251

A

1673-2219（2015）06-0183-03

2015—04—14

谢球英（1976—），女，广东湛江人，广东海洋大学寸金学院助理馆员，从事高校图书管理与理论研究。