档案管理模式的分析与研究

王林娜

(河北广播电视大学，河北 石家庄　050071)

档案管理模式的分析与研究

王林娜

(河北广播电视大学，河北 石家庄050071)

摘要：档案管理是一项原则性、机密性很强的工作，是知识管理的重要组成部分。随着社会经济的不断发展变化，现行的档案管理模式已很难满足社会对档案管理的新要求。需要通过档案管理模式分析，深刻认识现行档案管理模式存在的问题，并从当前档案管理工作实际出发，构建新型档案管理模式，以期通过档案管理模式的不断优化，提高档案管理的质量和效益，确保档案服务对象更准确、更完整、更可靠地利用档案。

关键词：档案管理模式；问题；改革创新；有效策略

档案是人类社会历史有文字记载以来记录社会政治、经济、文化发展历程的最原始载体，档案管理是对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的系统性工作。受多种因素的影响，我国的档案管理长期处于以政府为主导的封闭、半封闭状态，在一定程度上影响了档案信息资源社会公共属性的充分发挥。随着社会日益开放、经济和社会快速发展，传统的档案管理模式在很大程度上制约着其在公共领域的广泛应用，弱化了档案管理的社会管理和公共服务职能。为此，档案管理工作者要以《中华人民共和国档案法》为指南，在“以服务为中心”的档案管理思想指导下，从档案管理模式的分析、现行档案管理模式存在的问题以及如何构建新型档案管理模式等方面展开深入的研究。

一、档案管理模式的分析

档案管理模式是档案管理的标准性方式、方法，是促进档案管理和谐发展的可操作性知识体系，其内涵包括档案的收集、档案的整理、档案的保存、档案的利用等四个方面。在我国作为一种历史记录而客观存在的档案实体有着悠久的历史，从古代的甲骨档案、石刻档案、金文档案、简牍档案、简帛档案发展到近代的纸质档案和现代的电子档案都是一种重要的国家资源和社会资源[1]。然而，具有现代意义的档案管理模式出现在我国不过百余年。我国目前的档案管理模式脱胎于计划经济体制，其特征表现在：(1)统一领导，分级管理。各级政府统一领导本行政区域档案工作，各级档案行政管理部门主管本行政区域的档案事业，各级档案馆(室)是档案资料的管理主体。(2)馆(室)众多，覆盖广泛。既有国家综合档案馆，也有各类专业档案馆(室)和部门档案馆(室)，形成一个覆盖广泛的档案馆网。(3)定向收集，定期移交。各级各类档案馆(室)定向收集和保管本辖区、本专业档案，机关、团体、企事业单位和其他组织定期向档案馆(室)移交档案。(4)期满开放，有限利用。各级各类档案馆(室)收集保管的档案，符合《档案法》及其实施办法规定的年限和条件的，要分期分批地向社会开放。[2]应该肯定，现行档案管理模式在健全管理体系、完善管理制度、促进管理工作等方面具有不可抹杀的积极作用，但随着政治、经济、文化的不断发展，其暴露出的诸多问题必须引起我们高度重视。

二、现行档案管理模式存在的问题

社会政治、经济的发展和公民维权意识的日益增强，使档案信息资源开放共享的理念渐入人心，在民主政治、市场经济、信息社会以及高新技术的大环境下，现行档案管理模式存在的问题日益凸显。

1.法律法规相对滞后，难以满足信息公开的社会要求

在档案管理基本法律法规方面，《中华人民共和国档案法》及其《档案法实施办法》均颁布于20世纪80年代，30多年过去了，随着时代的进步和社会的发展，其中的一些条款已明显地与新时期社会信息公开的要求不相适应。[3]比如《档案法》规定：“利用未开放档案的办法，由国家档案行政管理部门和有关主管部门规定”；《档案法实施办法》规定：“利用未开放的档案，须经保存该档案的保存单位同意。”由于法律没有明确档案行政管理部门和有关主管部门应该怎么决定，如果有关主管机关出于自身利益的考虑任意行使自由裁量权，阻碍文件档案公开，档案利用者将难以从法律的角度提出抗辩，这显然有悖于档案信息“公开为原则，不公开为例外”的社会信息公开总要求。

2.档案管理意识陈旧，不相适应社会政治、经济的发展

由于我国长期实行计划经济体制，档案管理对国家机构形成明显的依附关系，中心任务是为政府及其相关业务服务，重藏轻用的档案管理意识根深蒂固。使得档案管理只有两个作用：一是“保存”历史资料，供回顾过去之用；二是“保存”现有信息，备将来回顾之用。[4]社会的不断变革和发展以及新的社会领域和经济领域的不断产生，档案的现实意义和社会意义不断拓展，知识产权档案、重大项目档案、民营企业档案、民生档案、诚信档案、等新型档案层出不穷，传统、陈旧的档案管理意识越来越不适应社会政治、经济的发展。必须对档案管理工作的内涵和外延给予适当的拓展，既要突出档案记录历史、维护历史真实面貌的存在价值，更要最大限度地开发其宣传教育、资政襄政、繁荣科研、发展经济等社会功能。[5]

3.档案管理方式落后，与信息社会的现实相背离

从目前的现状看，大多数档案馆(室)都以征集、保存纸质档案文件为主，基础性档案管理工作仍以手工操作为主，利用者要查阅档案文件必须到档案保管现场。尽管档案馆(室)设置有索引查阅的工具，但仍然是耗时费力，影响了社会公众对档案利用的认知程度。[6]随着社会信息化程度的提高，机关团体和企事业单位都普及了办公自动化，相应地改变了档案的生成方式。一方面，计算机管理贯穿于档案文件收集、筛选、归档的各个阶段；另一方面，电子媒介越来越多地成为档案资料的主要生成形式。[7]落后的档案管理方式显然难以适应信息社会在记录信息、传达信息、留存信息中的革命性变迁。

三、构建新型档案管理模式

社会信息化程度的不断提高和社会主义市场经济体制的日趋完善，对构建新型档案管理模式提出了越来越明确的要求。档案管理工作者要立足服务社会、服务用户这一基本点，在完善法律法规、变革管理意识、优化管理机制、健全资源体系、改进管理方式等方面展开积极的探索，以新型档案管理模式的构建促进档案信息资源的有效利用和共享。

1.完善档案管理法规

完善的档案管理法规是档案管理的根本保障。为此，要在全面掌握新时期档案管理现状、总结档案管理经验的基础上，充分考虑不同地区、不同部门、不同经济形式档案管理的特点，提炼出具有普遍指导意义的管理办法，提高档案立法的科学性。[8]要加快对现有档案管理法规和规章的清理和修订，消除既有法规之间相互矛盾，实现档案法规的统一性。要充分发挥不同社会阶层的档案立法积极性，在国家机关、社会组织、公民个人的共同参与下，建立起以《中华人民共和国档案法》为核心，由若干档案行政法规、规章构成的档案管理法规体系。

2.变革档案管理意识

意识决定行动，档案管理模式的变革要以档案管理意识的变革为基础。档案管理人员要树立与社会政治、经济、文化发展相适应的档案管理意识，深刻认识新时期档案馆的人文属性和社会属性，明确档案是全社会重要的不可或缺的信息资源，档案的开发和利用是档案自身价值得以实现的直接手段。[9]既要做好档案收集、整理、鉴定、保管等基础性管理工作，更要把为党政机关、社会团体和各界人士提供全方位的档案信息服务作为档案管理的核心和最终目标。加快档案开放步伐，适应社会需求的变化，确立服务的主攻方向，拓宽档案利用渠道，为经济发展和社会进步提供优质、高效的档案服务。

3.优化档案管理机制

受计划经济“小而全”“大而全”的档案管理机制影响，几乎每个单位都建有大小不一的档案室。受档案管理经费的限制，购置的档案设施简单，高档、专业的档案设施难以配备，造成各种资源的分散和浪费。[10]为了适应开放社会和市场经济对档案资源的需求，档案管理应该在机制上进行必要的优化。由政府档案主管机构主持、协调，整合档案管理资源，建立统一、集中的档案管理体系，对分散于各个不同档案机关的现行档案资料进行集中保管和提供利用，通过档案资源的集约化管理，为市民提供文件档案和信息的“一站式”服务。

4.健全档案资源体系

档案资源的丰富与完善是提高档案馆服务质量效率的保障。要构建起全方位的档案资源收集渠道，形成完备的档案资源体系。一是对于《档案法》要求的档案应收尽收，保持档案的系统性和内在的有机联系。二是将目光投向社会和民间，积极向社会征集档案，发挥社会各阶层在档案资源建设中的优势。[11]三是结合政府OA系统的运行和电子公文的推行，重视对电子档案的管理工作，构建电子档案征集、归类、存储、查阅平台，从制度上完善电子文件的归档管理。四是设立档案征集专项基金，为经济、社会发展中的重要重要文献、档案收集、整理、存储提供资金支持。

5.改进档案管理方式

现代信息技术的飞速发展和广泛应用，为档案管理方式的改进创造了有利的条件。档案管理人员要加强业务学习和提高，不仅要对档案收集、分类整理、存档编号、原件查询等手工操作过程娴熟于心，更要适应信息化社会对档案管理的新要求，掌握数字档案的开发、计算机程序的维护、数据库信息导航等现代档案管理技术，实现数字档案的自动编目、自动统计、自动检索，创设档案信息资源交换和查询网络平台，[12]在档案信息资源共享中升华档案管理工作的价值和意义。

对档案管理模式的分析与研究是档案管理工作者常讲常新的课题。我们要密切关注档案管理理论与档案载体形式的不断发展，适应经济和社会活动对档案信息的新要求，推动档案管理模式向标准化、信息化与规范化的升级转型，实现档案管理工作的现代化、高效化与系统化。

参考文献：

[1][7]曾念，孙士兵.基于MVC模式的档案管理系统分析与设计[J].数字技术与应用，2011(6):69.

[2][8]李晓辉.信息时代档案管理的保密性研究和存在的问题分析[J].科技创新导报，2011(31):196.

[3][6][11]熊伟.档案管理创新模式研究[J].中国科技博览，2014(25):26-27.

[4][10]姜春丽.基于知识服务的档案管理模式的理论研究[J].管理观察，2014(19):92-93.

[5][12]吕欢弟.浅析档案管理的创新与服务模式的改革研究[J].科技视界，2014(30):215.

[9][11]司臻.新时期档案管理创新模式研究[J].管理观察，2013(5)：56-57.

Analysis and Research of the Archives Management Mode

WANG Linna

(Hebei Radio & TV University, Shijiazhuang, Hebei 050071, China)

Abstract:Archives management is a kind of highly confidential work with strong discipline, which is an important part of knowledge management. With the change and development of social economy, the current files management mode has been difficult to meet the social requirements of new archives management. Through the analysis of archives management mode, there needs a profound understanding of the existing problems in archives management mode. From the reality of the current files management, research is needed on how to construct the new archives management mode. Thus to improve the quality and efficiency of archives management, through constantly optimizing the management mode, to ensure that clients can use the archives in a more accurate, more complete and more reliable way.

Key words:files management; problem; reform and innovation; effective strategy

收稿日期：2015-08-11

中图分类号：G271

文献标识码：A

文章编号：1008-469X(2015)05-0102-03

作者简介：王林娜(1979-)，女，河北石家庄人，档案馆员，主要从事档案管理与研究。