档案管理中存在的问题及对策

罗许慧

（华中师范大学第一附属中学，武汉 430223）

档案是员工相关信息的重要来源，单位可以通过员工档案了解员工之前的工作学习情况。可以说，档案是单位进行考核提升、职责匹配的重要参考。合理完善档案制度，对员工潜力发掘起着基础和重要的作用。随着我国人事制度的不断完善，事业单位档案管理工作也日渐规范化。基于此，借助对事业单位档案管理工作中存在的问题进行分析，并提出针对性的解决建议，以期能促进档案管理工作的顺利进行。

1 日常档案管理中存在的主要问题分析

1.1 对档案管理工作重要性的认识不强

档案工作是一项静态的工作。长期以来，部分领导干部对档案工作存在一定的误解，认为档案工作就是文字工作，就是简单的文案管理，档案管理工作不能像其他工作一样给单位带来直接的经济或政绩效益。所以，只要遵守规章制度，才能不求创新与完善。此外，部分领导往往轻视档案工作，最终导致该项工作长期处于被动静止的状态，难以高质量地为人才匹配、人才提升等组织团队建设服务。

1.2 管理水平比较低，管理方式较落后

一方面，由于我国从事档案管理工作的人员大部分是直接上岗的，没有经过专业的技能培训，管理人员往往缺乏专业知识和方法，对档案内容、要求和材料的收集、归档、整理等业务并不熟练。加上管理人员缺乏工作热情，对档案管理工作投入的精力不足，影响了档案管理的效率，降低了档案管理的水准；另一方面，在设备配备上，大多采取简化、简易的原则，融阅档、办公、仓库为一体，基础软件及硬件设施不够完善，管理方式较为粗放。手工操作方式调阅档案时，由于反复人工调用原件，造成档案老化现象严重，直接降低档案的完整性与安全性。

1.3 档案管理与档案应用脱离

档案既有实证性、原始性，同时又具有极大的资源效应。然而，现实中档案变成了一堆死材料。档案管理只停留在文件上、口头上，缺乏较强的执行力。档案使用仅仅局限于传统的查阅方式，并没有与档案管理的目标相互对应，造成档案资源流失，管理目标落空的两难之处。

1.4 档案管理信息化程度不高

随着计算机互联网的不断创新、管理手段的不断更新，档案信息管理系统已得到普遍推广，但软件技术还缺乏充分挖掘与应用，单位只是把个人基本信息输入计算机，资料查阅、调阅档案等仍用人工方式操作。无纸化办公基本缺乏落实，现代化的信息管理与应用并没有提高档案管理的效率，造成档案管理部门工作效率基本处于静态，并没有因为先进技术的推广与应用而得以提高。

1.5 档案资源挖掘和利用力度不强

对档案工作人员来说，无论是收集整理，还是归类、保管、查阅，都是为了提供准确、便捷、完整的人员信息资源，服务于干部人事调动、提升等组织安排工作，为人事决策提供有价值的参考，其目的在于合理有效利用，挖掘人才、激励人才、用好人才。同时，档案管理还存在着重保密、轻利用的现象，档案资源挖掘开发意识较弱。即使是利用，范围也局限于查阅，查阅的信息仅为简历、职称、工资等基本消息。而且利用的方式不仅单一，并且有门槛，即时查阅信息也得经过审批与核准，工作处于一种被动服务的状态。重管理、轻服务使档案的功能越来越弱化，利用价值越来越低。

2 新时期促进档案管理工作的方法研究

2.1 提高单位成员的档案管理意识

领导要高度重视档案管理工作，将其纳入到日常的管理中，并建立档案管理领导小组，不定期地对档案管理工作进行抽查和监督，能够及时发现并想办法解决问题。建立档案管理绩效考核升级机制，对档案工作实行量化考核指标，建立分级分类指导体系，进行升降动态管理，推进档案管理工作的制度化和规范化。

2.2 提高管理水准，强化管理力度，提升管理服务

一方面，定期对档案管理人员进行档案知识培训，对管档内容、要求和档案材料的收集、归档、整理等业务进行实操演练，定期开会强化档案整理意识。建立绩效考核机制，提升档案人员工作热情，吸引档案管理工作精力投入，提高档案管理水准；另一方面，要加大资金投入，配备计算机管理设备。在设备配备上，引进先进的硬件与软件设备，并按照档案管理的流程与服务的流程，进行综合分配单位的资源，提升档案管理部分在单位资源中分配的权重，提高现代化的服务管理水平，有效提高员工的工作效率和服务意识。

2.3 提升档案资源的使用价值与管理相互动

档案既有实证性、原始性的作用与功能，又有极大的资源效应。一方面，充分利用管理手段，挖掘与利用档案所提供的人员消息，根据掌握的信息综合考核，知人善用，因人而宜；另一方面，档案管理落到实处，不停留在文件和口头上，强化落实工作，引入大量的监督机制。

2.4 强化档案管理信息化与现代化建设

先进的科学技术手段应用于档案管理，完善员工信息资源库，合理利用各种员工潜在资源，使其最大限度地发挥出效应，以达到提高工作效率和人力资源合理配置目的。推进档案管理现代化，进一步提高档案管理部门的工作效率，准确、及时地传输档案信息，提高人事信息管理的精准性、时效性。对档案实行信息化系统辅助管理，利用先进的技术设备将档案资料进行整理分类、归纳总结，实现档案纸质备份与数据存储并存的线上线下模式。同时，要充分利用互联网技术来进行创新管理活动，通过网络云端系统，向社会提供优质精准的员工档案信息服务，既方便管理者又提高了工作的效率，并极大地提高档案的挖掘效率。

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