多分馆体系下按需预约借书服务的实践——以北京大学Symphony3．3．1系统为例<br/>

多分馆体系下按需预约借书服务的实践——以北京大学Symphony3．3．1系统为例

2015-03-14周义刚殷蜀梅

大学图书馆学报 2015年1期

□周义刚殷蜀梅

北京大学图书馆经过10多年的分馆建设，到目前为止，已拥有包括医学部及其附属医院在内的31家分馆。另外，为了给中心馆腾出宝贵的物理空间，进一步优化文献布局，还建成了包括昌平储存馆在内的2个储存馆，使得图书馆的资源更加丰富，文献布局体系更加合理，图书馆集成管理系统运行机制也更加多元化。

由于各分馆在地理位置、学科分布、面向的读者群等方面各不相同，他们的预约需求也各不相同。为了满足不同分馆读者的图书预约需求，北京大学图书馆以图书馆集成管理系统全面升级为契机（从Unicorn GL3．0版本升级到Symphony3．3．1），对新版本的预约机制进行了深入研究，并做了大量的参数调整和系统测试工作，实现了昌平储存馆及闭架借书处图书的在架预约、医学系统图书馆间通约通借通还、各分馆读者可以优先获得本馆的预约到书、各分馆还可以禁止本馆图书被其他分馆的读者预约等一系列功能。本文将详细阐述北京大学图书馆Symphony3．3．1系统中按需预约借书服务的实践方法、步骤。

1 传统图书预约与Symphony3．3．1按需预约机制

1．1 传统图书预约的特点

传统的图书预约服务，是指在某种书的可借复本全部借出的情况下，读者可以委托图书馆员办理预约，也可以通过图书馆公共书目查询系统建立预约的方式等待借阅此书，一旦此书归还，系统会通过email或手机短信的方式，通知预约队列中排在第一位的读者，预约队列中的其他读者继续等待。系统一般也可通过参数设定，当预约队列的人数达到一定的数目时，缩短该书的借期［1］。

从以上描述可知，传统的图书预约首先要求书架上没有可借复本，其次按照预约队列中的先后顺序来分配预约到书。另外，传统图书预约比较适合单馆范围内的预约，预约级别一般有索书号级、题名级、复本级和系统级。

1．2 Symphony3．3．1按需预约机制的特点

图书的按需预约可以让图书馆更灵活地控制书目的预约。以北京大学图书馆的Symphony3．3．1系统为例（开通这种预约模式需要由SirsiDynix公司［2］的客户中心来配置），分析按需预约机制的特点如下：

● 建立预约的范围：包括全系统范围、图书馆组范围以及图书馆范围。

● 预约级别：有题名级和复本级2种。在多分馆体系下，一般是题名级、图书馆组范围内的预约。

●预约方法：读者可通过Symphony系统的OPAC自行建立预约，也可以通过图书馆工作人员在Workflows系统中建立预约。

● 在架预约：可以灵活地设置是否允许读者预约在架图书，而不仅仅局限于被借出的图书。有馆址级的在架预约和图书馆级的在架预约两种形式。

● 预约优先级：最高级别是由预约映射规则中优先级属性来定义，其次是由用户文档参数中预约级别属性来定义，最后才是建立预约时间的先后。

● 满足预约：在还书或做截获预约时，系统才开始根据设定好的预约优先级来计算哪位读者可以获取预约图书。

由此可见，采取按需预约的模式后，图书馆可以根据实际需求灵活地控制是否允许预约在架图书；尤其在北京大学这样一个多分馆体系中，可以通过定义规则，自由地控制预约到书的归属，而不仅仅依赖于读者预约时间的先后；可以赋予各分馆读者更高的权限让他们可以优先获取本馆预约图书，也可以根据读者的身份设定获取预约图书的优先级，如让教授优先于学生获得预约图书。

2 实现按需预约借书服务的关键问题分析

在多分馆体系下开展按需预约借书服务，需要统一图书馆集成管理系统、深层次地理解读者预约需求、根据需求设置相关预约参数并且相关的管理也要跟上。

2．1 统一图书馆集成管理系统

北京大学分馆建设的目标［3］之一是在统一规划全校文献资源的基础上，实现使用统一的图书馆集成管理系统来共建书目数据和读者数据。在分馆建设过程中，有些分馆已经使用了图书馆集成管理系统，如医学图书馆、光华管理学院和人民医院的图书馆等；但大多数分馆都没有使用系统管理。根据不同分馆的实际情况，由分馆办牵头完成了各分馆数据向Symphony系统中导入和回溯的工作，实现了全校文献资源在同一系统中的揭示与管理。统一的图书馆集成管理系统是开展多分馆体系下按需预约借书服务的前提和基础。

2．2 确定预约需求

为了确定北京大学图书馆预约借书的需求，系统部、医学图书馆、分馆办、流通部通力协作、分工明晰。由系统部进行按需预约机制的研究与参数设置，并通过会议交流的形式，向相关老师讲解Symphony3．3．1系统预约机制的变化以及可以实现哪些预约功能。医学图书馆负责医学系统内的预约测试，分馆办则带领校内分馆的老师一起进行各自分馆的预约测试，流通部负责中心馆的预约测试。经过反复的测试和参数调整，进一步验证和确认了系统的预约功能并规范了工作人员的操作流程。在以上工作的基础上，再结合各分馆的实际情况确定了以下预约需求：

● 读者要求可以随时借阅闭架借书处的图书

● 除了昌平储存馆和闭架借书处，中心馆的其他馆址图书均不可在架预约

●医学图书馆及其附属医院分馆之间要求通约通借通还

● 北大中心馆和医学图书馆可以互约

● 校内分馆的图书不可在架预约

●部分分馆要求按照读者的类型来区分预约的优先级

●部分分馆希望本馆读者能够优先获得预约图书

● 部分分馆的图书不可预约

2．3 预约参数设置

要满足上文中提到的各种需求，需要合理设置相关预约参数。这里包括2个层面的参数设置。

一是系统底层参数设置，由SirsiDynix公司完成。Symphony3．3．1系统中默认的预约参数如下：

1）创建预约时仅核查工作站馆。

2）当决定在架图书是否能被预约时，不核查预约取书馆的在架图书。

以上的设置，只适合单馆系统中的预约需求。对于北京大学这样一个多分馆体系，则需要修改成如下的设置：

1）当预约是在一个图书馆组范围内创建时，需要核查工作站馆所在的图书馆组。

2）当决定在架图书是否能被预约时，始终核查预约取书馆的在架图书。

二是Workflows中相关参数设置，由系统部完成。有以下五个重要的参数需要做出相应的调整：

1）Circulation Map：在按需预约模式下，该参数是一本书能否被预约的最基本的条件，一个读者只能预约她／他能够借出的图书。

2）Hold Map：该参数可以管理图书馆间的预约，通常Circulation Map定义了某图书能否被预约，而Hold Map可实现让原本可流通的图书不能被预约。如：应用文理学院图书馆的书不能被预约，可通过Hold Map参数的Permission属性来设置，如图1所示。另外，Hold Map还可以满足各自分馆的读者优先获得预约到书。

3）Library Group：定义了不同的图书馆分组。需要根据预约需求将31个分馆进行分组，建立预约的图书馆组、允许预约的图书馆组都是从这个参数中取值。

图1 应用文理学院的图书不能被预约

4）Library：该参数通过 Hold permissions libraries属性定义允许哪些图书馆的读者预约本馆图书、通过Hold group libraries属性定义该馆读者预约的范围、通过Hold available item libs属性定义允许哪些图书馆预约本馆的在架可借图书。

5）Location：该参数通过Holdable属性来控制当前馆址的图书能否被预约，通过available属性来控制当前馆址的图书能否在架被预约。如馆址为人文社科区的图书可以被预约，但是在架图书不能被预约，设置情况如图2所示。

图2 人文社科区在架图书不能被预约

除以上参数外，Item Type、Circulation Rule、User Profile等参数也可能根据需要做出相应的调整，以满足不同的需求。

2．4 管理上的跟进

在多分馆体系下开展按需预约借书服务，除了在宣传上让读者知晓图书馆提供该服务，还需制定相应的规章制度、健全物流管理、完善读者手机号及email信息的登记工作。

应与传统的借阅制度一样，制定按需预约借书制度。要明确各分馆的职责［4］、规范工作人员操作流程、建立读者信用制度，对于经常预约图书不取的读者给予适当的处罚。

读者在OPAC上预约图书后，物流配送需要及时地把预约书送到读者预约的取书馆；读者还书时，可选择就近的分馆，并由物流配送到图书所属馆。物流管理体系的健全对于按需预约借书服务的开展起到了至关重要的作用。

从技术的角度来讲，通过手机短信或email方式给读者发送预约到书信息，都可以做到。但是很多读者并没有留下他们的联系信息，使得图书馆主动推送的短信或email提醒服务无法送达。图书馆可以尝试在每年新生数据导入时，从学校的信息中心获取这部分信息，也可以在图书馆的新生入学教育中引导学生提交手机号及email信息，以便及时给读者发送预约信息，提高预约成功率。

3 按需预约借书服务的实际应用

为了保障按需预约借书服务的稳步运行，北京大学图书馆制定了分步开通该服务的计划：首先是开通闭架馆址的在架预约借书服务，其次是开通医学系统分馆间通约通借通还服务，然后逐步开通校内分馆的通约通借通还服务。

3．1 闭架馆址在架预约功能的实现

昌平储存馆和闭架借书处都属于闭架书区且藏书量大，之前采取的服务方式是：读者到馆填写索书单，交给工作人员提书借阅，工作人员查书时间和读者等待时间都长，效率低。根据需要，北大图书馆将图书预约的范围扩展到了这两个闭架馆址的在架图书，利用Symphony3．3．1新的预约功能，以网上预约的方式实现闭架馆址的在架预约借书服务，大大方便了读者。

3．1．1 昌平储存馆开通在架预约

昌平储存馆离校本部较远，之前对读者服务的方式是：读者通过OPAC查到文献后，在北大中心馆提交申请单，分馆办老师根据申请单，通过架位码系统查到昌平储存馆的标识号码，将信息以电子邮件的形式发给昌平储存馆工作人员，工作人员准备好图书后交给取书的司机带回北大中心馆，最后由分馆办的老师电话通知读者到馆取书。其流程如图3所示。

图3 昌平储存馆实行在架预约前的工作流程

采取按需预约图书的模式后，昌平存储馆的图书可实现在架预约，这样读者可以直接在OPAC上预约，分馆办老师运行在架预约清单报表后，将信息发送给昌平储存馆工作人员，之后司机将书运到中心馆后，分馆办的老师通过Symphony系统的流通模块做截获预约，使得图书的状态变成“预约可借”，系统会自动通过email和短信方式通知读者到馆借阅（流程如图4所示）。这样大大方便了读者，也简化了工作流程。

图4 昌平储存馆开通在架预约后的工作流程

具体实现方法如下：（1）在馆址参数中，不勾选昌平储存馆的available属性的复选框，表示该馆址可以在架预约。（2）通过Symphony系统的流通模块做截获预约。（3）每周两次运行在架预约清单报表。（4）运行预约文献借阅通知报表，通过email或短信平台通知读者来馆借书。

昌平储存馆是整个系统中第一个开通在架预约功能的馆址，该功能的开通和运行，为之后闭架借书处在架预约功能的开通，以及北京大学图书馆全系统通借通还流程的走通积攒了经验。

3．1．2 闭架借书处开通在架预约

读者在白天上课期间不能来馆借书，午间或晚上又借不到闭架借书处的图书，一直是闭架借书处在读者服务工作中面临的一个问题。随着读者要求随时到馆取书的呼声越来越高，以及昌平储存馆两年多的在架预约借书服务的实践，开通闭架借书处在架预约借书服务在时机和条件上都已成熟。

闭架借书处开通在架预约借书服务，在参数设置上与昌平储存馆类似，即在馆址参数中不勾选闭架借书处的Available属性的复选框，表示该馆址可以在架预约。工作人员的操作流程也与昌平储存馆一样，这里就不再赘述。不同的是，闭架借书处每天运行两次在架预约清单报表，以便更快速地满足读者预约借书需求。

3．2 医学图书馆及附属医院分馆实现通约通借通还

为更好地满足读者的借阅需求，实现医学部范围内的资源共享，医学部各分馆之间“通约通借通还”服务于2013年10月1日正式开通。

3．2．1 前期准备

2004年医学图书馆加入北大中心馆的Symphony系统，2006年北大医院加入Symphony系统，其后几年口腔医院、肿瘤医院、北医六院、北医三院、人民医院都陆续加入该系统，完成了书目数据和读者数据的统一管理，也为医学系统内实现通约通借通还打下了基础。

3．2．2 系统参数设置

准备一台测试服务器，依次新建图书馆组MED＿ALL（表示医学馆及其附属医院分馆组）和NOLIB（表示不含任何分馆）、修改Library参数、修改Location参数、Hold Map等参数。

1．修改Library参数：将北大医院、口腔医院、肿瘤医院、北医六院、北医三院、人民医院的Hold permission libraries和Hold group libraries统一设置为MED＿ALL，将Hold available item libs参数统一设置为：除了自身馆以外的其他医学分馆。如图5所示。

图5 人民医院分馆参数设置

由于大多数医学馆的学生都分布在六个附属医院里面实习，因此开通了医学馆读者可以预约医学馆在架图书的服务，即修改医学馆参数设置，在Hold available item libs中增加“医学图书馆”。

最后，还需确保系统中没有加入通借通还服务的分馆，Hold permission libraries和Hold group libraries设置为NOLIB；Hold available item libs为空。

图6 在架预约清单报表

图7 医学图书馆在架预约清单

2．修改Location参数：一一修改医学系统分馆的可借馆址参数，勾选Holdable属性和Available属性。

3．2．3 实施中的难点及解决方法

在系统参数设置完成后，医学图书馆老师通过大量的测试验证了各分馆的读者在预约图书时都能按照既定的规则进行。但是在最后的取书环节，发现在架预约清单报表不能按馆别打印在架预约清单，报表中有“Print Separate Reports For Each Library”选项，但是不起作用，如图6所示。这样各分馆也就没有办法取出在架预约图书，通借通还流程中断。

为寻求解决办法，系统部反复阅读帮助文档，在更高版本Symphony 3．4．1的发布说明中，确认了不能按馆别打印在架预约清单是Symphony 3．3．1系统中的一个故障。一方面，请SirsiDynix公司的技术人员协助改造报表，另一方面，也在思考是否可以按照各分馆的所有可借馆址来打印在架预约图书清单。公司技术人员经过一个多月的努力来改造报表，仍未满足医学系统各分馆的需求。于是决定采用列出各分馆所有可借馆址的方法来打印在架预约图书清单，在测试中发现，按此方法医学图书馆、北大医院分馆都可以正确打印出在架预约图书清单，说明解决问题的思路是正确的。但是其他的附属医院分馆则不行，原因是这些附属医院分馆使用了共同的馆址。

为了使医学系统的的通借通还工作尽早实施，在馆领导的推动下和系统部、医学图书馆的共同努力下，每个附属医院分馆都设置了独立的馆址参数，并将各分馆原公用馆址下的文献批量转到各分馆对应的新馆址下。这样处理后，按照各分馆的Holdable Locations选项就可以正确打印出在架预约清单，如图7所示。至此通借通还流程彻底走通。

医学系统内通约通借通还服务的开通，实现了真正意义上的“书动人不动”，大大免除了读者的来回奔波之苦。