从服务就业视角探讨大学生档案管理①——以广西新建本科院校体育教育专业为例

黄春燕 黄宗峰

(河池学院体育学院 广西宜州 546300)

从服务就业视角探讨大学生档案管理①
——以广西新建本科院校体育教育专业为例

黄春燕 黄宗峰

(河池学院体育学院 广西宜州 546300)

大学生档案在毕业生就业工作中发挥着重要作用,是用人单位深入了解应聘者在校思想、学习、生活、心理等各方面情况的关键信息资料。该文以广西新建本科院校体育教育专业为例,主要从广西新建本科院校体育教育专业学生档案管理工作可为毕业生提供就业推荐材料、为用人单位提供档案查阅服务以及为毕业生做好档案传递工作等用途出发,在当今市场调节就业的形势下,为更好地服务大学生就业,对大学生档案管理提出几点看法：一应转变观念,加强学生档案材料的收集与整理;二应明确高校档案管理制度和归档规范;三应提高档案管理科学化水平,加快档案管理现代化,实现档案管理信息化;四应做好管理审核工作,发挥其在毕业生择业中的作用。

档案管理 作用 大学生 就业

大学生档案是大学生的重要信息资源,它记载着大学生在校期间的思想、学习及生活等表现情况,是用人单位选拔及录用相关人才的直接依据,是国家人事档案的重要组成部分。因此,广西新建本科院校大学生档案管理工作十分重要,与其毕业生就业关系密切。对招聘者来说,预想聘用到优秀人才,若只通过学生的临时表现和求职简历,却没有办法了解到应聘者的真正素质。此时,可以通过远程调出应聘者电子档案,通过查阅电子档案对毕业生的心理素质知识技能、思想表现等进行深入了解。对于招聘者来说档案能更深入的反映毕业生的素质。该文就劳动者自主就业、市场调节就业等多渠道多形式就业形势下,如何加强大学生档案管理,服务毕业生就业提出了几点看法,以供广西新建本科院校乃至全国各高等院校的档案管理工作一点参考。

表1 河池学院体育教育专业近5届毕业生就业分布比例统计

1 档案管理在毕业生就业中的作用

大学生档案管理是高等院校档案管理中的重要组成部分。大学毕业生就业,其档案起到十分重要的作用,其地位不可替代。

1.1 为毕业生就业提供推荐材料

经过了整理、收集、归档等环节的大学生档案,记录了大学生在校期间的技能特长、学习生活及品德表现等情况,是大学生人生重要经历记录。其中能反映出大学生德、智、体、美、劳等方面的综合素质情况,大学生在择业过程中用档案材料向用人单位推荐自己,这是最为权威的凭证。

1.2 为用人单位提供查阅档案服务

真实性、完整性、准确性是人事档案的基本特征和基本属性和,广西新建本科院校体育教育专业学生的档案也不例外,用人单位可以把档案材料作为选拔人才的主要依据,人事部门也可以把档案材料作为提拔或选拔相关人才的依据。广西新建本科院校通过大学生档案管理工作,向人事部门、用人单位、学校、毕业生提供档案查阅服务,使人事部门、学校、毕业生、用人单位等通过查阅电子档案材料了解到相关人才信息,提高有效交流与沟通,促进大学生就业。

1.3 为毕业生做好档案传递工作

档案转递工作是毕业生档案管理工作中的重要环节。依据我国人事档案“人档合一”的档案管理要求,大学生工作时,执行“档随人走”原则,其档案立即通过转递工作与其就业单位或毕业生去向产生同向流动,不管毕业生落实工作与否,在规定时间里完成档案转递。因此,广西新建本科院校学生档案管理部门,应依照规定的地点和时间,按规定整理好毕业生档案向相关部门进行转递工作。

2 完善大学生档案管理,更好服务毕业生就业

2.1 转变观念,加强学生档案材料的收集与整理

高校毕业生档案有流动性及稳定性特征,包括以下三项主要工作：一是建设新生档案;二是对所有学生在校期间的档案材料进行归档;三是整理并转递毕业生档案。

传统观念中,大学生档案就是大学生学籍资料的简单积累,其实大学生档案不但是大学生在校学习生活的历史记载,而且更是为广西新建本科院校体育教育专业学生就业及用人单位选拔或提拔人才等提供权威信息的重要依据。所以,改进大学生档案管理工作首先得更新观念。如今人才市场竟争剧烈,加上体育社会化的不断进展,广西新建本科院校体育教育专业人才的就业领域已经不再局限于体育教师行列,如表1所示,有相当一部分体育教育专业人才开始就业于其他行政、事业、企业单位、自主创业或自由职等行列,就业范围也因就业需求而广泛。因此,充分发挥档案对广西新建本科院校体育教育专业毕业生就业的作用,应从新生入学开始就做好档案建设工作。收集、整理体育教育专业学生在校学习期间所参与的竞技比赛项目、公益劳动、社会实践及文艺活动等,对学生的遵纪守法、助人为乐、奖惩情况等均给予及时的整理归档。因为大学生档案信息只有真实、明确,才能更好地为毕业生就业服务。

2.2 明确高校档案管理制度和归档规范

广西新建本科院校学生档案管理工作,应根据我国《干部档案工作条例》要求且结合当今社会多形势多渠道就业形势作出明确要求,以社会需求为导向,教师对学生考核的方位及评价的标准、学生档案内容要求等制定出统一规定,形成一系列切实可行的、对用人单位选拔或提拔人才及大学生就业有帮助的档案管理制度,在高规范下进行档案管理。即制定出统一的业务工作规范：第一,是档案分类必须根据体育教育专业学生学籍管理规定,明确类目层次,即小类稍微灵活,大类要求一致;第二,是档案呈现形式必须统一,录入的项目内容要一致。这样就可以避免学生档案中文件材料的重复归档或遗漏现象,从而保证了学生档案各种材料的系统、准确和完整。因此,广西新建本科院校体育教育专业在新生入学之后,就要立刻做好归档工作,认真记录记载体育教育专业在校学生(包括新生和老生)的各项表现,使档案材料既完整又连续,既丰富了学生的档案内容,又提高了后续的整理及归档工作效率,更保障了档案的真实性、完整性与及时性,从而使体育教育专业毕业生档案材料更好地服务其就业。

2.3 提高档案管理科学化水平,加快档案管理现代化,实现档案管理信息化

提高大学生档案管理科学化水平,其内涵在于用科学理论来指导大学生档案管理,用科学方法来推进大学生档案管理,用科学制度来保障大学生档案管理,以促进档案管理的信息化、制度化、规范化,使档案管理效益和质量得以最大限度地提高。

随着就业形式的改进,对大学生档案管理工作的要求越来越高,主要体现在以下三方面：一是档案材料内容面广,即包括除了记录完成教学大纲中教育部规定的各专业的学习任务情况外,还要记录学生在校期间从事的、适应社会就业需求的各项实践活动及实践活动中所获得的成绩或成果等情况;二是档案材料呈现形式多样化,目前,广西新建本科院校体育教育专业不断扩招,这就意味着学生档案数量也在不断地增加,根据多渠道多形式就业的要求,网上招聘已占据体育教育专业毕业生找工作的重要途径,这就要求对学生档案需要实行动态管理。过去采用的纸质版,而现在的呈现方式更注重于电子版,因为采用电子信息管理学生档案更快捷,更方便且材料内容更丰富,科学有序地对学生信息进行分类归档,进一步完善大学生电子档案。使毕业生资料清楚明了地保存在指定的系统或某一平台上,以便毕业生及用人单位查阅;三是档案材料呈现途径现代化,随着现代科技的猛迅发展,社会各项各业的工作节奏及工作效率都在不断提高,大学生档案管理工作需要紧跟时代前进步伐实现现代化管理,广西新建本科院校需要建立体育教育专业学生档案网络平台,使体育教育专业毕业班档案通过现代网络平台途径呈现于社会,让各用人单位一目了然地了解到毕业生各方面的素质。因此,加快档案管理的现代化,提高档案利用的效率;创新机构,实现档案管理信息化,以便让毕业生档案材料更好地服务于毕业生就业。

2.4 加强管理审核工作,发挥毕业生档案在毕业生择业中的作用

广西新建本科院校应根据体育教育专业学生在校时间,对毕业生档案纸质材料和电子材料进行整理,按照统一格式进行整理,把学生在校期间的身体素质、品德素质、党团活动等基本情况一一呈现出来,使整理出来的档案材料格式统一、条理清晰、内容完整。纸质材料和电子材料内容必须一致。同时,还要做好档案材料的审核工作,确保所有毕业生的档案材料真实、手续齐全、内容完整。

3 结语

档案管理是我国人事档案的重要组成部分,对促进大学生就业有着重要的作用。因此,广西新建本科院校档案管理部门应加强学生档案管理,使档案在体育教育专业学生就业中发挥应有的作用,即服务于用人单位与社会的需求,服务于毕业生就业。

[1]邢洁.大学生档案管理工作存在的问题及对策[J].改革与开放,2011（22)：109.

[2]李红.浅谈高校学生档案管理与大学生就业[J].潍坊学院学报,2010(1)：156-157.

[3]桂莉.对高校毕业生就业中学生档案工作的思考[J].高教高职研究,2009(39)：194-195.

The Exploration of Graduates’Personnel Files Management in View of Serving Employment——Take Physical Education Major in Newly Founded Colleges in Guangxi as an Example

Huang Chunyan Huang Zongfeng
(Physical Education Institute,Hechi College,Yizhou Guangxi，546300，China)

Personnel files play an important role in graduates’employment.They are essential materials for employers gaining insight into applicants’ideology,learning,life,psychology.Taking physical education major in newly founded colleges in Guangxi as an example,the article presents ideas that personnel files management offer and deliver materials,such as graduates’resumes,for employers to referring to so as to help graduates in their employment.Several ideas of personnel files management are put forward.First,changing viewpoints,strengthening collating and gathering graduates’personnel files.Second,Systematizing and standardizing graduates’personnel files.Third,enhancing level of personnel files management,realizing modernization and informatization of personnel files management.Forth,bettering personnel files management for the sake of graduates employment.

Roles;Graduates;College student;Employment

G80-05

：A

：2095-2813(2015)05(b)-0174-02

2014年度广西高等教育教学改革项目《构建广西新建本科院校体育教育专业“社会与课堂一体化”的人才培养新模式》(项目编号2014JGA210)阶段性成果。