浅谈辅助台账在财务管理报表中的意义

郭凤琼

摘要：辅助台账通常反映在财务表格上。本文基于辅助台账的定义和必要性，重点分析常用辅助台账的表现形式，以及辅助台账在财务管理中的重大意义。

关键词：财务报表 辅助台账 必要性

辅助台账是指直接针对具体业务、能够反映出业务的来龙去脉、形成财务数据结果， 能够为企业内部管理报表服务的非专业化账目。具有直观性、通俗性、信息量大的特点。辅助台账通常以表格的形式进行反映。

1 设立辅助台账的必要性

①辅助台账是内部管理报表的基础，仅靠常规性的三大报表已不能满足企业管理者對财务信息量的要求；②辅助台账是财务人员以实际业务和管理者的管理思路为出发点，罗列了大量信息，从不同的角度出发，获得不同的财务数据，为管理报表的编制提供了可靠的、多维度的数据来源；③涉及到资金流的辅助台账解决了当前财务软件难以克服的问题——同一笔资金如何按照不同性质的进行划分，同时也能为管理者科学地掌握资金动态提供了客观依据；④辅助台账可以迎合管理者的需要，冲破企业会计准则或会计制度带来的局限性，以管理者认可的方式表达财务信息。

以下就辅助台账的具体运用情况说明辅助台账设立的重要意义。

2 常用辅助台账的种类以及在实际工作中的具体运用

2.1 销售收入台账：实际操作中管理层更关注的是资金流量，作为影响资金流入的销售回款台账当属最重要的台账之一，销售收入是资金流入的最主要来源，只有从属于销售性质且已经回款的业务可作为销售收入。该销售收入反映的是包含了税金的销售，企业可以根据自身的特点将销售收入进行分解，如可以按照不同的销售渠道分解为“直销、分销”，按照不同的区域分解为“**区（省/市）”，根据不同的项目分为“**产品、**产品”等等；理论上当前财务软件可以自动生成“现金流量表”供管理者参考，但这是基于简单业务的一个假设，如收到11700元的汇款（销售业务、1700元为税金），财务记账：借：银行存款11700元，软件上自动弹出可供财务人员选择为“销售商品、提供劳务收到的现金”，但在实际上往往出现的资金流入业务不是这么简单，如，对方汇款10000元中包含了8000元的销售收入、同时也包含了2000元的原欠款返还，会计在做账务处理的时候，借记“银行存款10000元”，贷记“销售收入（不考虑税金）8000元”、贷记“其他应收款2000元”，财务软件也只能针对一笔10000元的资金流入让会计人员选择是“销售商品、提供劳务收到的现金”还是“其他经营收到的回款”，针对这一笔10000元而让财务做出的选择，财务很难处理，但又不可能将10000元分解成“借：银行存款8000元、借：银行存款 2000元”，如这样记账则和银行对账单产生矛盾了，因此销售收入辅助台账需在财务人员的分析、整理的基础上形成真正能解读的销售回款，这些数据最终形成销售回款报表。由此可见，该台账的表现形式客观的代表了实际业务。

2.2 成本费用支出台账：作为影响资金流出的另一辅助台账为成本费用支出台账，该台账以资金流出业务为起点进行编制，如：材料采购、办公费、差旅费、交通费、工资及奖金、房租、业务招待费、税金支出等等，在日常业务中，往往出现先借款，后报销的情形，举个例子，市场部门于月中在财务借款10000元，欲作差旅费之用，实际在出差过程中顺便采购办公用品4000元，差旅费实际发生5000元，月底前回到公司报账，向公司交回资金1000元，针对这项业务的资金变化过程，财务人员在成本费用支出台账中应做如下反映：对外借款时，记作“往来性支出——10000元”，业务人员出差返还，来财务报账时，记作“往来性支出——-10000元，办公支出4000元，差旅支出5000元。通过这个台账，可以看出企业划归到成本费用的资金流出为9000元，和实际业务核对无异；如果该过程通过财务专用的“现金流量表”来表达，则：第一笔：借出款项10000元，反映到现金流量表中则是“支付的其他与经营活动有关的现金”，待收到对方报销完退还1000元资金的时候，反映到现金流量表中则是“收到的其他与经营活动有关的现金”，现金流量表中“其他与经营活动有关的现金”此类字眼不能满足管理者的需要，何谓“其他”？“其他”——内容过于笼统，该现金流量表中的项目名称在实际应用中需要分解，分解为更为明晰、具体的内容，整理成本费用支出台账要特别注意往来性流入、流出对相关支出的影响，往来性质的业务在台账中及时冲销，日常工作中将“成本费用支出”及时进行归类，则能获得更加准确的业务数据。

2.3 资产管理台账。常见的资产管理台账包含固定资产台账和低值易耗品台账。我们知道，按照会计准则固定资产被定义为：使用年限一年以上，单位价值2000元以上；按照税法约定根据固定资产的不同性质分为5年、10年、20年的折旧期限（在对外报账时财务人员为了方便记账通常按照税法约定的时间进行折旧摊销），而实际工作中固定资产的种类繁多、性质不一、用途不一，同样的资产其使用年限未必相同，情况复杂，如有的固定资产准备一年后更新，有的准备6年后更新，根据企业经营性质、规模、期限等因素考虑，固定资产的管理年限、使用年限将会不一而足，因此，作为财务工作者同业务人员、权威管理人员共同商议，根据掌握的信息灵活选择资产折旧年限，评估残值，达成固定资产管理方案（含有折旧摊销、报废、毁损处理等内容），设置固定资产管理台账；同样的道理，按照会计准则低值易耗品定义为：在生产过程中可以多次使用但不改变实物形态，价值低、使用期限短，摊销方法有一次性摊销法、五五摊销法、分次摊销法三种……根据上述表述，低值易耗品在定义上并不严谨，既没有限定价值，也没有限定使用期限，在摊销方法上可以推算出无论采用哪种方法，只要低值易耗品被应用到生产经营过程中，其剩余价值必然就会小于原账面价值。总之，资产管理台账的设立作为财务人员管理工作的一个节点，其源于企业的具体情况，产生的数据也必将独立出会计准则的范围，有着自身特点，反映到企业内部管理报表中即为权威管理人员所用。

2.4 合同管理台账。合同管理台账中的相关数字是“应收、应付往来报表”中重要的数字来源。常规性的会计报表是以所开发票额为数据依据。举个例子，假定企业签了10万元的销售合同，按照合同中约定的条款已到累计应收对方5万元的时点，实际情况企业已经收到3万元款项，实际开出发票9万元，企业对外报表中反映的“应收账款”余额为6万元（9-3），这样的数据呈报上去肯定会得到管理者的质疑。因为在一个非财务工作者的眼里，“应收账款”反映的内容就是截止到报表日为止对方实实在在的所欠款项，管理者所能接受的只能是以下两种解释：一是按照合同计算对方和我方的未结算款，即用总合同额减去对方和我方的已结算額，一是根据业务进度确认当前应兑现的额度。同样的道理，企业作为付款方和对方签订的业务合同站在“应付”的角度反映了企业面临的经济义务，应付账款合同台账除了反映合同签订时间、合同总额等基本信息外，还需反映合同相应的付款条款、业务进展程度、已付款额、业务应付额，合同应付额等，其操作流程同应收款合同管理台账，“业务应付额”通过业务进展程度，结合合同条款计算出截至当前累计应付业务款后减去已付款得出，“合同应付额”即为合同总额减去已付款项得出，“业务应付额”更能客观地反映企业当前面临的债务，能够告诉管理者尚需要准备多少资金；经过汇总、整理后的合同台账是编制应收、应付类管理报表的基础，是管理层关注的重点。

3 辅助台账的未来发展趋势

随着社会的发展，企业的管理正在由粗放式管理向越来越精细化的管理方向转变，精细化的管理要求数量化和精确性，严谨已经越来越成为企业的一种习惯，不难发现，三大常规性的报表已远不能满足管理者的信息要求了，管理类的报表将会从各个维度去反映企业的运作流程和结果，支撑管理报表的基础信息——辅助台账会以更多的形式出现，辅助台账的信息量也会越来越大，尤其在资金使用方面提供了越来越重要的信息，以资金管理为中心的财务管理体系将会带动企业各个层面的发展，如企业流程的建立、企业文化的建立等等，这也就意味着越来越多的辅助台账进入“财务数据库”，也只有设立好辅助台账，才能更好地完善财务管理。

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