高校档案智能管理系统应用研究

朱翰君

（福建对外经济贸易职业技术学院，福建福州350016）

高校档案智能管理系统应用研究

朱翰君

（福建对外经济贸易职业技术学院，福建福州350016）

物联网时代的到来标志着当今社会进入信息高速发展的阶段，而档案工作的传统管理模式已不能满足现状。高校档案智能管理系统是基于RFID技术设计开发的，其通过计算机管理日常档案，大大减少传统人工操作步骤，提高档案人员的工作效率，提升整体管理水准，增强档案服务功能。

物联网；智能管理；RFID技术

随着高校的体制改革，很多高校合并或扩大新校区，招生规模越来越大，高校的档案信息也在逐年递增。以往的档案管理方法与技术已然不能完全适合当今档案发展的需要，其所存在的不足和问题与日俱增。因此，建立以检索迅速、查找方便、可靠性高、信息量大的档案管理系统，不仅能提高高校档案管理的利用率，也是信息化、科学化得以实现的重要途径。

一、高校档案管理的现状

作为学校管理的基础性工作，高校的档案管理在某种意义上体现了学校的管理水平；当今社会进入信息高速发展的阶段，而作为教育前沿的各高校，在其管理模式上出现了管理方式、举措严重不足等问题。因此，如何做好高校档案管理工作，提高整体管理水准，实现档案管理的现代化是摆在高校档案管理者面前的重要任务。高校档案管理的现状主要体现在如下几点：

（一）档案管理水平落后，信息化程度不高。

目前，多数高校档案管理依然存在传统人工操作管理方式，档案从存放、借阅、盘点等步骤都需要经过人工来实现。

（二）档案服务功能单一

档案使用功能单一，对管理、教书、育人等方面的影响还没有全面深入，没有建立起大学的档案馆门户，对其所产生的数据及电子档案无法发布，因此，档案在师生心中的位置可有可无，成为“被人们遗忘的角落”。

（三）档案实体保护不完善

由于档案数量逐年递增，档案的日常管理工作繁琐，效率不高。提档与归档工作量大，既耗时又费力，不能快速按类区分档案。

基于此种现状，档案管理方式亟需改革和创新，作为新兴发展的智能识别技术与物料追踪的RFID技术的急速成长，或许能够完成档案管理的智能化，拥有其他方式无法超越的卓越性。

二、RFID技术以及国内外的运用案例

（一）RFID技术的定义与发展史

RFID射频识别技术（RadioFrequencyIdentification）是发展于20世纪末的非接触性的识别技术，是随条形码技术、光学字符识别技术、磁卡（条）技术、IC识别技术、音频识别技术后的又一种自动识别技术。与条形码技术相比，RFID技术还具备信息的存储量足、可读写、安全性好、智能化等优点。

英国是应用RFID技术最早的国家，在第二次世界大战中，英国将它用作对空交战时能够分清敌我，防止产生错误攻击。战争结束后，因为其费用高昂，RFID技术长期被军方利用，没有在其他领域得以发展。在对伊战役期间，美国军方采用了先进的RFID技术，对物料与军事装备实行相当精确的安排。一直持续到20世纪末，随着计算机与芯片技术的广泛使用，RFID技术先后被英国等国运用到车辆铁路等领域中。近十年，随着物联网时代的来临，RFID技术急速成长，无论是对军事还是民用领域上都开始得到各界普遍关注，尤其是在欧美等发达国家，RFID技术大批利用于物流管理、智能交通、零售行业、仓储管理、食品溯源、资产管理等领域中，其新的应用范围也在不断扩大。

2006年，我国印发了《中国RFID技术政策白皮书》，RFID技术已然提升到国家产业链发展的政策高度；2008年末，多数公司引进RFID技术，逐渐发展由芯片标签和设备制造到软件开发集成等比较全面的产业链，根据研究人员统计，截至2008年，我国RFID创造的价值高达近80亿元，而且保持快速发展的态势。

（二）国内外应用案例

RFID技术作为一种新兴的识别技术，包括有动物识别、包装/印刷、服装、国防安全、机场安检、铁路车辆和货运集装箱识别、固定资产管理、门禁考勤管理、仓储管理等，遍及各个行业，如表1所示。

在美国，由于采用了RFID技术，沃尔玛每年节约大概83亿美元，最主要的一部分是无需经过人手对入库的条形码进行检查，从而大大减少了人工操作步骤。RFID对超市的两大难题起了积极的作用：如今仅是盗窃这一块，沃尔玛超市每年的营业亏损达到将近20亿美元，像此类企业若每年能够获得这一数字的营业额度，就能够在美国行业排行靠前。

在我国，采用RFID技术最成功的案例莫过于车辆调度系统了。铁道部利用RFID技术完成调度的及时性、智能性，减少人员配备，增加资源的有效利用。2008年，北京奥运会门票史上首次采用了RFID防伪技术,入场者进入比赛场地时，仅需在检票口刷一下持有的门票，RFID技术的运用，有效地提升了奥运门票的防伪功能和检票速度。

表1 RFID技术的应用

RFID技术应用于图书管理有近十年的历史，当今全球仅有新加坡公立图书馆是全部利用RFID技术进行图书管理的国家。每个公民能够利用他们的有效证件到公立图书馆查找书籍，管理员将RFID标签粘贴在每本书后，公民仅需要来到借阅机器前，输入有效证件和密码，将粘有RFID标签的那面朝着界面，整个借阅的步骤即可完成，操作起来相当便捷。公民在归还图书时，能够根据自己的实际情况，就近到任何一家国立图书馆的分馆，他们来到自助借还书机器前，把需要归还的图书扔进去，这样整个还书过程就可完成。我国图书馆工作者从2004年开始研究此项技术，集美大学诚毅学院图书馆是国内首个利用RFID系统的图书馆，之后国家图书新馆、福建省图书馆、扬州市图书馆新馆等逐个采用和投入使用RFID系统。

福建省档案馆现存档案有100多万卷，管理人员却只有10个不到，这么少的人员要管理这么多的档案非常困难。为了解决这一难题，档案馆引进了RFID技术和档案实体安全认证系统，不仅能取代传统的手工录入方式，大大提高工作效率，而且为提高档案的管理水平，增强档案的安全保证体系给予了极大的支持。

三、RFID的系统架构

基于档案管理中采用的RFID的优势，完成档案管理中的自动化、智能化，而且极大增强了工作效率，从而有利于提高其管理质量。RFID系统的实现主要由RFID读写器、四通道传感器、手持移动终端、控制板、通道门禁、摄像机、温湿度传感器、客户端及服务器、圆极化天线等组成。通过RFID桌面式读写器把相应的信息与电子标签进行捆绑，捆绑后的电子标签通过RFID移动终端进行盘点，用户端经过系统软件把读写设备及手持终端信息存储到后台的数据库中。温湿度传感器及摄像机实时监控档案室内温湿度变化及档案流动情况反馈给系统，通过软件警报参数设置，实现异常情况提醒等用途。其总体结构如图1所示。

系统主要由数据库与档案智能管理系统两部分组成。数据库管理系统由档案中心模块与信息维护模块两部分构成。档案中心数据库系统是整个管理系统的大脑中枢，负责整个系统的数据处理和各个子模块间服务功能的实现；基础信息维护模块通过RFID设备、RFID标签硬件设备，负责对档案数据库基础信息进行导入导出。RFID读写器对基础信息维护模块预先输入RFID标签，抑或对RFID标签里基础信息维护输入至数据库中。

档案智能管理系统由四部分组成：档案的识别、日常维护、现场监控及安全自控管理。自动识别系统主要通过标签阅读器实现对档案的存放位置进行自动识别，从而大大提高管理员的工作效率；日常维护包含档案的查询、销毁等日常工作；现场智能监控模块，负责档案现场即时情况监视，对现场借阅进行加强管理；安全自动控制模块，负责整个档案室异常报警和自动灭火控制的实现。

图1 RFID系统功能模块

档案管理系统运用物联网RFID技术及电脑软件系统，参照其实际要求开发而成。系统从档案的每个管理关节，将RFID技术充当信息贮存载体，将RFID芯片里的贮存档案的基础信息与记载利用情况。利用非接触的RFID读取器，精细对后台数据库进行匹配，全面完成档案的信息化管理。并且通过系统用户的权限分配，完成档案的安全性监控。

四、RFID技术在高校档案管理流程中的功能运用

当今数字化建设已作为高校档案管理的核心部分，利用RFID为每份档案配上电子标签，联合有关的识别机器和软件系统，将实物档案展开安全监控，完成实物档案的“物联网”模式，保证档案管理的高度安全性。对RFID技术应用在高校档案业务流程可分为四个部分，分别是档案的存放、借还、盘点与安全管理。

（一）档案的存放

大部分高校档案馆仍然保持着原先的文件分类、排序、装订等人工操作的步骤上，使得整个归档过程极为繁琐。随着RFID技术的引入，档案管理人员只需利用RFID标签对每个入库的文件资料用不干胶进行粘贴，标签可参照实际情况需要，输入案卷题名、件号、类型、保管期限、责任者等基本内容，然后档案管理系统将参照资料的内容，自动安排贮存位置。既提升了档案管理人员的工作效率，同时也简化归档流程。

（二）档案的借还

多数高校档案馆还处在传统人工借阅、归还模式的步骤。利用RFID技术，在借阅档案信息时，借阅者利用自助查询一体机，能够检索到用户要求查找的档案资料，随后用户可根据检索到的内容，提交申请记录，档案终端管理系统在接收到用户要求的内容后，自行检索该资料的储存地点，且将该信息传递给移动终端管理平台中。档案管理员依照管理平台上提供的信息扫描定位到档案的具体贮存位置。在档案交给借阅者前，通过移动终端分别读取档案的RFID标签和存放位置电子标签信息，系统将自动记录借出时间和档案信息，完成借阅。当归还时，管理员经过对借阅的档案进行扫描，系统自动显示出该档案的相关情况，如有超期等问题，则根据系统提示的信息送回到原来的位置上，极大缩短了借阅者的借还时间。

(三)档案的盘点

由于各高校的档案数量与日俱增，在归档中难免存在摆放位置错误、摆放无序等一系列问题，给档案的盘点造成一定的难度。随着RFID技术的引入，能够克服这些盘点所带来的困难，其原理是RFID标签具有穿透性的特点。它可以一次识别几个RFID标签，在利用RFID技术进行盘点时，仅通过手持式RFID阅读器，挨着档案柜扫描下，原来录入在RFID标签中的内容全部显现出来，针对那些不符合的内容，由档案管理员通过手持式RFID阅读器当场校对，改正系统内容或柜架信息，从而完成档案的盘点工作，完全显示出RFID的强大优点：无接触、迅速、多份档案同步识别，极大提升了档案管理者的工作效率。

（四）档案的安全管理

尽管档案安全的长期工作作为高校档案工作重点，各种制度、法规、政策等也都强调档案安全的重要性，可是目前的管理手段很难保证其安全性。通过RFID技术的使用，对档案的使用情况进行管理、记录借出信息，管理员授权档案的“借出”或“归还”状态后出入库将不会报警，否则此档案将做报警处理并记录报警档案、报警时间等报警信息，有效保障档案的实体安全。

五、结束语

当前，各高校的档案管理利用RFID技术还不是很成熟。首先，无论是RFID标签还是应用软件系统，价格都比较高昂，档案作为件的存放，肯定会需要数目众多的RFID标签，RFID的投资成本较高，因而需要我们综合考虑各高校实际情况采取物廉价美的RFID技术。其次，RFID标准的问题现在还没统一，这可能使产品的研发受到影响。产品的标准不同，将导致无法兼容，不同标准所生成的产品必将不一致，这在一定层面上使得我国RFID技术的应用范围受到限制。第三，系统内部相互冲突也是目前RFID技术存在的问题。第四，由于芯片变得更加复杂，他们受到攻击的风险系数更高，安全问题日益突出，所以，RFID技术的安全与隐私问题也是目前面临的主要问题。基于以上四点，尽管RFID技术在高校档案事业的建设中有诸多优势，但迄今也无法得到广泛应用。

智能档案管理系统在高校的实施应用，从短期看，前期需要有软硬件投入，包括阅读器、电子标签等，但从长远来看，智能档案管理系统的顺利实施，对减少高校档案馆管理成本、有效保障档案安全有重大意义，可以极大地提升高校档案的工作效率，降低档案工作的难度，实现快速、精确、高效、安全的档案日常管理，有助于处理档案管理工作中产生的诸多困难。伴随着移动3G/4G技术、三网融合技术的日益普及，今后RFID技术将与电子商务、互联网技术相结合，逐步地改变着人们传统的生活、工作方式。相信不久的将来，高校档案智能管理系统采用RFID技术将具有举足轻重的影响，势必得以普及。

[1]张铎.物联网物品标识体系与自动识别技术[J].中国自动识别技术，2012（1）：45-50.

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[3]陈超，梁兴建，邱玲.基于RFID物联网的档案管理系统设计与实现[J].四川理工学院学报（自然科学版），2011（6）：671-673.

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TN

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1673-0046（2015）4-0177-03