事业单位人力资源管理中的人事档案管理

◎王晓艳

事业单位人力资源管理中的人事档案管理

◎王晓艳

随着社会体制的不断改革和进步，事业单位的竞争越来越激烈，市场竞争力说到底就是人才之间的竞争，企业也由传统的人事管理向人力资源管理转变，而人力资源管理中的一项非常重要的内容就是人事档案管理。所以，在事业单位人力资源管理中必须加强人事档案管理，提高档案管理的整体水平。

人事档案是一个人的成长过程的缩影，为企业的人才选育提供了科学的依据，也是事业单位人力资源管理中的重要组成部分，但是在事业单位中，人事档案管理依然存在着很多问题，影响了人事档案的正常利用，也影响了人力资源的管理。面对人事档案管理中存在的问题，事业单位必须提高警惕，加强事业单位的人事档案管理工作，为人力资源管理提供更有效的依据。

人事档案管理与事业单位人力资源管理的关系

人事档案管理是人力资源管理的价值体现。人事档案包括是事业单位中人员的身份、学历、在校表现以及以往的工作经历等，不仅仅体现了员工的思想品德道德，还反映了员工的工作技能才能，而员工的这些基本情况又和员工在事业单位中的待遇息息相关。事业单位的员工从进入单位开始就已经从事了各种活动，形成了人事资料，为了更好的实现人力资源管理，从而更好的实现人员的优化配置，就要对员工的人事资料进行收集、分类、保存和管理。所以，人事档案管理是人力资源管理的价值体现。

人事档案管理是人力资源管理改革的需要。在传统的人力资源管理中存在着很多不合理的现象，例如事业单位人员膨胀的现象比较普遍，员工的实际数量远远多余需要的员工数量。另外在管理上也不符合实际的工作，各项工作基本都完全按照事先制定的计划进行，过于行政化管理，所以事业单位的工作效率偏低。最后，事业单位的公共资源配置存在不合理的现象，预算方面存在这严重的超标现象，造成了国家资源的浪费。这些现象都是由于事业单位的人力资源管理不合理造成的，为了改变这些现状，必须对人力资源管理进行改革，而人力资源管理改革往往要依据人事档案管理来进行，所以，人事档案管理是事业单位人力资源管理改革的需要。

事业单位人事档案管理中存在的问题

人事档案管理制度不完善。在很多单位，并没有制定完善的人事档案管理制度，人事档案的材料散失了其完整性，在收集人事档案材料的时候都是被动的完成的，很多员工的个人材料都不能及时的上交，一些年度考核表、履历表等的填写工作不到位，很多时候都是为了应付检查临时填的，保存过程也不重视，导致很多重要资料散失。

人事档案管理人员专业化水平较低。很多事业单位人事档案管理人员缺乏专业的知识以及现代化的人力资源管理方式理念，由于专业知识的缺乏使得他们对于人事档案的管理理念的认识都停留在表层，并没有深刻认识，在管理的过程当中，大多使用传统的管理理念，将工作的重点都放在一些琐碎的事情上，使用着陈旧的管理手段，采用的都是原始的手工操作方式，使得工作效率低下，档案的完整与安全也得不到保障。人事档案管理人员的专业素质水平普遍偏低严重影响了事业人事档案管理的整体水平。

缺乏现代化的人事档案管理方式。随着信息化技术的不断进步，在国家机关单位以及大型的企业中都建立了档案的信息化管理系统，但是在事业单位中却不常见。一方面是由于档案管理人员的专业素质较低引起的，另外由于人员对档案管理的工作不够重视加上资金资源有限的原因等，使得现代化的管理技术并没有运用到人事档案管理中，降低了整体工作效率和水平。

加强事业单位人事档案管理的措施

完善人事档案管理制度。为了完善人事档案管理制度，事业单位应该成立专门的人事档案管理小组，由专门的工作人员对员工的人事档案进行管理，并且要定期或者不定期对人事档案管理工作进行监督检查，并且进行责任制工作，明确每一项工作的负责人，使档案管理工作可以顺利进行。同时建立健全的人事档案管理制度。人事档案材料要从收集、归档以及保存等进行统一的管理。对于材料的收集工作要足够重视，在收集材料的时候应该要认真整理，仔细的进行鉴别，材料必须具有完整性，要有完整的手续，保证档案的权威性和真实性。对于档案的日常保管、利用等要制定严格的制度，要进行严格的登记，避免档案的丢失，杜绝档案的非法改动。

提高档案管理者的专业素质。档案管理人员素质的高低直接影响了档案管理工作的管理水平，所以事业单位必须提高档案管理人员的素质。首先，应该对档案管理人员进行培训，加强对人事档案管理技能以及理念，从思想上重视档案管理工作，在员工的脑海里要注入档案管理工作的重要性，对档案材料的收集、鉴别以及整理、装订等技术都要进行仔细严格的培训，让员工都掌握如何对档案进行管理。同时还要提高档案管理人员的政治觉悟，提高工作人员的服务意识，在精通档案业务的基础上还应该熟悉计算机以及网络技术，实现档案管理的现代化进程，进行电子档案管理。

加强人事档案管理的信息化建设。为了提高人事档案管理的整体管理水平，应该加强人事档案管理的信息化建设，充分利用计算机网络技术，在计算机技术的支持下，能够快速对档案信息进行保存和分类，也能提高档案管理者的工作效益。人事档案管理是人力资源管理的重要的部分，与员工的生活经历以及工作经历等都息息相关，它将单位的相关人员的活动精确的记载下来，确保了档案的安全性及有效性。信息化的管理方式能够利用电子信息将档案永久保存，大大节约了保存档案的空间。

人事档案管理在事业单位的人力资源管理中具有非常重要的作用，为了加强事业单位的人事档案管理，事业单位必须提高对人事档案管理工作的重视度，建立完善的人事档案管理制度，通过培训提高档案管理人员的管理水平，同时充分利用计算机网络技术，采用先进的管理水平，做好人事档案管理，为事业单位人力资源管理提供准确的数据。

（作者单位：湖北省宜昌市人事考试院）