高职院校电子档案管理工作发展

◎柴艳艳

高职院校电子档案管理工作发展

◎柴艳艳

随着计算机技术和网络技术的飞速发展，电子档案已经发展成为高职院校档案工作中的一部分。电子档案的广泛运用，深切的影响了高职院校的档案管理工作，同时也对高职院校的档案理论研究产生了很大的作用。电子档案是一种以电子文件的方式，对高职院校的学生们的档案进行管理。所以，高职院校应该解决好如何管理电子档案以及如何保存电子档案的问题。本文从与纸质档案比较得出电子档案的优点开始分析，同时找出电子档案在管理时容易出现的问题，在此基础上提出一些管理方法。

档案在各个高职院校培养人才方面扮演着重要的角色，档案记录着学生的上学经历，更是各高校存在的历史证明。随着信息技术的发展，自动化、数字化、网络化已然成为档案工作发展的主流方向，并且以电子文件的形式存在于各个高职院校中。电子文件出现时间在20世纪中后期随着电子档案的发展，将会在很大程度上改变档案的工作内容，并且档案工作者也会迎来更大的挑战。科学且规范的管理电子档案，并要求高职院校结合自身特点，从分了解电子档案的重要性，努力开展电子档案的管理工作。

电子档案的主要优点

传统的纸质档案工作都是以纸质类型的文件作为工作的对象。纸质档案工作是从文件的立案归档开始的，每个高职院校都会有大量的档案资料需要整理，整理完成后，档案人员在经过收集、立卷、整理、移交等过程。这些繁琐的步骤就会很容易导致档案在整理过程中出现差错，在移交过程中也容易将档案丢失，非常不安全。

但是电子档案的发展为档案工作带来了许多好处：电子档案能够全面且公正的提供信息服务系统。在档案信息数据库建成之后，每个人都可以很方便的在允许范围内查看到自己想要的信息。而且，档案的数据信息被刻录到磁盘上后，丢失的可能性变得很小；电子档案的发展不仅可以提高档案工作者的工作效率，还可以达到实现网络资源共享的目的。电子档案是一种以数字画的形式保存的文件，通过网络能够及时准确的查找到所需要的信息，并根据实时的动态更新档案信息，从而节约查询档案的时间，使工作效率大幅度提升。

高职院校电子档案在管理时易出现的问题

档案管理人员的工作素质还有待加强。很多的档案工作人员刚开始都处于从纸质档案向电子档案的过度阶段，对电子档案的认识还不够，在管理时因操作不当很容易将档案数据丢失。各高职院校中的档案管理者在对档案进行管理时，还继续延续着以前管理纸质档案的老办法，认为计算机管理档案并不方便，经常将接收到电子档案打印成纸质文件，这样会加大档案管理的难度；有的人还会出现过度依赖计算机的情况，将接收到档案不能及时的进行备份。这些都是因为档案管理者的观念太老旧，对电子档案的认识还不清楚。

电子档案的安全性还有所欠缺。电子档案作为电子文件中的一种，其工作主要还是依赖于计算机，并以光盘、磁盘为主要介质，以数字化的方式记录着档案信息。这些工作都需要在网上进行操作并进行传输。如果一旦计算机被病毒或者一些不安全行为非法入侵，很可能导致档案信息被更改或删除。同时，管理上也会有一些不安全性。在管理时，因软件较多，磁盘没有被保存，而且，密码、口令等重要信息容易泄露。这些都会成为电子档案不安全的隐患。

电子档案的不可识别。电子档案虽然有其优越性，但在实际操作中还是存在着一定的风险。由于信息技术的发展，各种软件、硬件、技术的更新速度也随之加快，这就出现了新旧技术之间的差别性。这种差别性在计算机发展过程中日益突出，极有可能造成电子文件信息的不可识别，不能顺利的将信息在计算机上读出来。

高职院校电子档案工作的管理措施

改善档案管理人员的工作素质结构。根据各高职院校电子档案管理工作出现的问题，培养一批既懂计算机专业知识又对电子档案有充分认识的人员是现在各高校的首要工作。高职院校应组织本校的档案管理人员进行学习，更新档案管理者的对档案的管理观念，并应充分认识到电子档案的重要性。在强化各人员计算机专业知识的同时，还应该让他们学习如何管理电子档案。在的档案管理工作中，如何很好地保护好文件、保持档案的原始性、延长电子档案的存档时间、在各个环节中如何更好的进行工作，这些都是需要档案管理者充分掌握的知识。所以加强档案管理者自身的工作素质是很重的。

加强电子档案管理的安全性。随着计算机技术的进步，其存储的方式也越来越多，这就要求管理人员也要不断地更新技术，对新型载体加强研究，以保障电子档案信息的安全。

对电子档案工作时的流程加以监督。将档案信息归档时要严格保证信心的原始性和真实性，电子档案形成后，管理者要随时的监视档案信息并及时解决档案中存在的异常情况，在按照规范将电子档案进行整理、鉴别和归档。同时，各高职院校要加强本校计算机的安全防护工作，防治病毒和黑客的入侵。

将电子档案科学化归档。要实行规范化的著录电子文件。在信息技术的快速发展下，电子文件易出现不可读的危险，所以要及时将电子文档进行备份或者打印出来留档，确保文件不会被丢失。对电子文件进行著录工作也是为了保存信息的完整性；、建立安全且完善的电子档案系统。在搜集电子档案的过程中，为了电子档案系统能够更快更准确把它们放在统一的数据库当中。需要注意的是，保存电子文件的原始性是很重要的；健全电子档案归档制度。档案在进行整理时会发现，它比纸质档案的种类更加繁多。高校部门在做这项工作时要严密配合，严格按照建立的归档制度，把不同种类的文件区分开来进行存档。这是每个高职院校都应该把这件事情重视起来，做到严格整理、科学分类、严格归档、及时跟踪监控并及时解决问题。

（作者单位：黄冈职业技术学院）