如何对学会分支机构有效实施财务管理

周　谨

（湖南省医学会，湖南　长沙　410008）

如何对学会分支机构有效实施财务管理

周谨

（湖南省医学会，湖南长沙410008）

学会分支机构组成人员来自不同的单位和组织，他们的人事和工资关系都不在学会，因此学会对分支机构的财务管理手段有限。但是，通过建立健全财务制度、制定财务工作指南、工作流程指引、人员培训、预算制度、督查指导、评价考核等途径，仍然能取得好的管理效果。

学会分支机构财务管理督查指导

依法注册登记的专业学会除专职工作人员外，学会的普通会员和分支机构的组成人员，甚至学会的理事会成员基本上都是来自不同的单位和组织，他们的人事和工资关系都不在学会，因此学会对分支机构人员的约束力大打折扣，管理效力受制于分支机构工作人员的积极性和配合程度。在学会没有直接参与分支机构学术活动的情况下，如果有分支机构以种种借口违反财务制度，隐瞒收入、违规开支、拖延报账结账时间等都会对财务管理工作带来隐患。因此，如何对分支机构实施有效的财务管理，就成了各学会积极探索研究的课题。根据我们的经验，可以从以下几方面入手。

一、建立健全财务管理制度

（一）制定《分支机构财务管理办法》

在建立健全学会的财务管理制度的基础上，可以依法依规有针对性地建立与分支机构财务管理相适应的便于理解和操作的各项制度，并且严格执行。

（二）编写《学会分支机构财务管理工作指南》

将财务制度和有关涉及学会分支机构的部分政策编写成简明扼要的办事指南，发给相关人员阅读和掌握。《分支机构财务管理工作指南》可以包括以下内容：（1）各专业委员会不具有法人资格，由学会统一进行会计核算。开展学术活动需要收费的，必须统一使用学会的税务发票和捐赠专用收据。（2）在举办学术活动时，应提前两周提交活动财务预算，同时提交与宾馆等签订的与会议有关的合同、协议或复印件，预算经批准后才能执行。另外，因专业委员会不具有法人资格，因此开展学术活动的有关合同、协议必须由学会统一签署。为了保证年终能及时地办理好财务决算，学术活动应尽量避免在12月中、下旬举行。（3）会议应遵循厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效的原则。省内学术年会应当在四星级以下（含）酒店举行，严禁在风景名胜区开会，严禁宴请或提供高档菜肴、高档酒水和高档香烟，一般应安排自助餐。另外，接待专家一般应在召开会议的酒店内进行，住宿一般安排标准间，不得安排高档套房。会议不放气球拱门，不制作背景板，不摆花草，不提供水果。不组织与会议无关的参观和旅游，不组织专场文艺演出，不组织营业性娱乐和健身活动。严禁发放礼品、纪念品，不得开支与会议无关的其他费用。严禁滥发劳务报酬，理性邀请外国专家讲课，控制相关费用开支。（4）因税务部门限定了发票周转使用数量，因此必须提前15天与财务部门联系预约领票时间和使用发票的数量，且领发票时必须交发票押金。（5）财务部负责指导或协助使用收费票据，并监督和指导财务管理。使用发票必须严格遵守《发票使用规定》，如有不符合规定的，必须及时纠正。（6）我会具有公益性捐赠税前扣除资格，因此接受企业等社会捐赠（资助）必须签订捐赠协议，开具捐赠专用收据，捐赠方凭此收据依法享受国家企业所得税税前扣除的优惠政策。公司、厂商等不得以接待专家的名义，将交通、餐饮、旅游等项目冲抵捐赠，使活动支出票据直接作为报销凭据，而上述费用应在捐赠收入入账后由会议统一开支。另外，社会捐赠汇款应注明学术活动项目名称。（7）专业委员会所有收费必须向付款人开具本会收费票据。对收入不入账、私分公款、贪污、设立“小金库”等行为，应依照国家法律法规严肃处理。（8）结账时应填报财务决算表（电子表格）和社会捐赠（赞助）明细表，应根据开具发票收入的总额，按法定税率交纳增值税及附加，然后再按总收入的比例缴纳基金管理费。（9）费用开支必须遵守国家法律法规和财务制度，凭正规税务发票或财政收款收据报销。重大开支必须遵循财务预算，费用支出票据应来源合法、内容真实完整、合规。费用支出票据的“客户”栏，必须填写为“××××学会”，并且详细注明开支用途。发放劳务报酬时须有领款人本人签字，并填写身份证号码。提倡以银行转账的方式支付劳务报酬，并打印付款清单交财务部作凭证附件。（10）宾馆费用和金额较大的对公支出，必须通过银行转账。宾馆的开支以及其他大笔的费用必须附明细清单。（11）主任委员必须对专业委员会的财务收支情况负责。所有支出票据、劳务报酬表依次由经办人、主任委员签字后报销。市内车票全部粘贴好后，填写市内交通费报销单签字报销；火车票、路桥费、停车费等粘贴后，填写差旅费报销单签字报销。（12）学术活动剩余资金应交由学会统一管理。日常开支按财务制度凭据报销，固定资产购置及金额较大的日常开支必须事先向学会提交报告和经费预算，经批准后实施。需要借支资金的，必需填写借支单，由主委签字。（13）学术活动结束后，须在两周内到学会办理财务决算，并上交会议资料和总结，如有客观原因不能按时结账的，须及时向财务部说明情况，另定结账日期。根据年终财务决算要求，规定每年12月25日为年终结账、报账截止日，当年的发票当年报销，过期不报。

二、做好分支机构工作人员的培训工作

分支机构的工作人员一般是各学科的专家，而不是专业的财务人员，他们对国家政策和财务制度知之甚少，加之分支机构换届改选，工作人员变动频繁，因此做好分支机构工作人员的培训工作极为重要。

（一）设计编写分支机构工作流程表

设计编写分支机构工作办事流程表，为分支机构办事人员提供明确、直观的指引和方便、快捷的服务，提高办事效率和质量。

（二）择机对分支机构工作人员讲解财经政策和财务制度

在召开分支机构工作会议或学会活动中，择机实地对分支机构工作人员进行有关财经政策和财务制度的讲解，帮助其提高业务水平。

（三）利用网络平台与分支机构工作人员保持沟通联系

充分利用电话、网络、微信、QQ等平台，及时地与分支机构工作人员保持沟通联系，提高工作效率，督促有关人员认真、积极地履行职责，及时地发现问题，解决问题。

三、实行预算制度是财务管理的重要手段

（一）提前编制学术活动财务预算表

在举办学术活动前，要求分支机构编制学术活动财务预算表及说明，对各类收支金额和开支标准做出详细的预算和说明，有签署合同或其他文件资料的应作为附件一起提交。预算经学会审核批准后要严格执行，如需调整，必须经过学会批准方可实施。

（二）预算表与决算表设计在一起

预算表可以与决算表设计在一起，便于决算时和预算数据进行比较分析。充分利用EXCEL表格的功能，将合计项和计算项设置为自动计算，避免人工计算可能产生的错误。为了防止不同的填表人随意修改有关设置，引起格式和数据错误，应对不允许修改的栏目设置表格保护。

（三）严格按照预算控制开支

为了保证按照预算进行开支的控制，学会财务部门必须了解学术活动的收入，掌握资金控制的主动权，防止经办人员掌握过多的现金，随意开支。在进行学术活动财务决算时，应严格按照预算审批的有关开支，未经批准，不得随意调整开支额度。擅自超过预算标准和违纪违规的开支不予报销。

（四）进行现场督查

学会财务人员应到分支机构学术活动现场及时了解、掌握详细情况。比如了解会场布置、报到人数、收费票据使用情况、赞助企业情况、开支标准、日程安排等等，收集有关资料或拍摄照片和视频，对有关人员宣传财务制度，并指导使用票据。应根据预算对活动安排进行审核评估，对违法违规行为应及时纠正处理。

（五）建立对分支机构的考核评价制度

每年末组织对分支机构的工作进行评价考核，奖优罚劣，褒扬先进，鞭策落后。财务管理方面可设置若干记分项目，如设置预算执行情况、有无隐瞒收入截流收入行为、是否及时报账结账、有无违反财务制度行为、有无节余资金等项目。

四、结语

综上所述，只要制度健全，要求明确，措施得力，坚持原则，严格遵守国家法律法规，严格遵守单位财务制度，分支机构的财务管理必将会卓有成效。