浅议对档案管理标准化的内容和体系的认识

马会

摘 要：档案名词术语的规范和标准，不仅有利于档案学研究和档案学科的发展，而且有利于档案工作的顺利开展，提高档案管理效率。档案管理标准体系是各种档案管理标准相互依存、相互衔接所构成的有机整体。它是对整个档案管理工作体制和政策、档案管理水平及其标准化程度的综合反映。

关键词：档案管理;标准化

一、档案管理标准化的内容

1.档案专业名词术语与代号代码标准化。档案专业术语的名称和含义众说纷纭，概念范畴模糊不清，会给档案学理论研究和学科发展造成混乱，并给档案工作和档案事业的发展带来负面影响。因此，档案名词术语标准，是档案管理的最基础标准，应首先抓好档案专业名词术语的标准化工作，为制订其他各项标准奠定基础。

档案代号代码是档案标记符号，它是利用文字符号、数字符号、颜色、图像来表示一个具体的概念。档案管理的代号代码标准化，主要包括档案馆代码、档案工作名词术语代码、档案类型与档案载体代码、档案信息处理代码等的标准化。代号代码标准化，对于档案管理自动化有着重要的意义。

2.档案实体管理（档案业务工作）标准化。档案实体管理标准化包括档案收集、整理、鉴定、保管、统计等档案实体管理各个环节的业务工作标准化。档案实体管理标准（档案业务工作标准）包括：归档文件整理标准、案卷质量标准、档案接收标准、档案分类标准、全宗划分标准、档案鉴定标准、档案销毁标准、档案统计标准、档案规格和尺寸及表册标准等。档案实体管理标准化对档案实体管理的质量、规格和工作程序等进行规范，可以保证档案工作的质量，提高档案管理工作的效率。

3.档案信息处理标准化。档案信息处理标准化对于档案信息组织、报道和交流、数字档案馆建设和档案信息化建设具有十分重要的意义。档案信息标准包括：档案著录标准、标引标准、检索语言标准、目录组织标准、档案编纂标准，等等。档案信息处理标准化是建立全国统一的档案信息检索体系和报道体系，实现档案信息资源共享的必备条件。

4.档案管理技术与设备标准化。档案管理技术与设备标准所涉及的范围广泛，主要包括：计算机档案管理技术、缩微技术、复制技术、视听技术、保护技术及有关设备的一系列标准，如档案数据库设计标准、档案机读目录格式标准、缩微复制品规格和设备标准、计算机硬件与视听设备标准、档案保护技术设备标准、档案建筑物设计标准以及档案装具标准，等等。

二、档案管理标准化的体系

1.档案管理标准体系的基本特性。档案管理标准体系有下面几个基本特性：（1）完整配套。档案管理标准体系是由全部档案管理标准共同构成的具有内在联系的整体，各项标准之间互相依存、互相补充，共同发挥作用。每种标准的制订和实施，都需要有关标准与之相配套，否则，其作用就会受到限制，不能产生应有的效果。例如，档案检索标准，就需要档案著录、标引、检索语言、目录组织等各方面标准的相互配合，并要制订相应的细则，才能达到整体效果，促进档案检索工作的发展。（2）协调一致。档案管理标准体系的协调性是指各项标准在相关的质的规定方面互相一致、互相衔接、互为条件、协调发展。档案管理标准体系的协调一致包括档案标准体系之间的相关性协调和与外部标准体系之间的扩展性协调两种形式。①相关性协调。相关性协调是指在某一系列档案管理标准中相关指标的协调一致，如档案分类标引规则和档案主题标引规则在对档案标引深度的规定上应是一致的。②扩展性协调。扩展性协调反映了档案管理标准体系与其他标准体系的联系。如档案著录标引规则与图书等一般文献标引的著录标引规则在项目设置、指标规定上应有所对应，保持一定的协调性。其目的是为档案与图书、资料、网络资源等其他信息资源之间的交流和共享创造条件。（3）比例适当。不同种类和不同级别的档案管理标准在标准体系中存在着一定的数量比例关系，它是档案管理各个方面标准状况的量的反映。各项标准在档案管理标准体系中所占比例是由标准的适用面、各项档案管理业务和技术的特点及其工作内容的重要程度以及对标准的需求状况等因素决定的。

档案管理标准体系的构成体现了上述3个基本特性即配套性、协调性和比例性的结合。它是决定档案管理标准体系形成与发展的内在因素，除此以外，下列因素也会影响标准体系的构成：①档案管理体制与政策法规。②档案管理系统的结构特点。③档案管理的发展水平与特点。④档案管理标准化在广度和深度上的发展水平。

2.档案管理标准体系的构成。档案管理标准体系是由各个档案管理工作领域的标准所构成的整体，由纵向结构和横向结构统一构成。

（1）纵向结构。纵向结构，即档案管理标准体系的层次结构，反映了档案管理标准的不同层次及各层次之间的相互关系。档案管理标准体系按照层次和级别，由国家标准、行业标准、地方标准、企业标准构成。从国家标准到企业标准，通用性程度逐渐降低，个性逐渐增加。行业标准反映了行业在一定时期内的技术条件和管理水平，在行业内部起着统一和控制的作用，是行业特殊性的反映。它必须受相应的国家标准的制约，不得低于国家标准的要求。档案管理国家标准和行业标准是概括性的，具有指导意义和伸缩的余地;而地方标准和企业标准是具体化的，是对国家标准和行业标。准的补充。各层次之间是相互制约、相互渗透的。由于档案管理标准化工作起步较晚，统一化程度低，因此，在档案管理标准化体系中，应着重建设国家标准和行业标准，而地方标准和企业标准则不宜过多。

（2）横向结构。横向结构，即标准体系在档案管理各个工作领域的构成及其内在联系。从整体与部分来看，档案管理标准体系是一个总系统，而各个工作领域的标准体系则是其分系统，总系统与分系统之间、各个分系统之间是相互协调、相互配套的。

在档案管理各个工作领域的标准体系中，如下几个领域的档案管理标准体系比较重要：①档案业务工作标准体系。A档案收集标准。包括档案接收标准、档案交接文据格式标准、归档标准等。B档案整理标准。包括全宗划分标准、全宗内档案档案标准、案卷格式标准、案卷质量标准、归档文件整理标准、档号编制标准等。C档案鉴定标准。包括档案密级划分标准、档案保管期限标准、档案销毁标准等。②档案信息处理标准体系。A档案数据库设计标准。包括数据单元标准、信息分类编码标准、数据加密标准、磁带交换格式标准等。B档案管理系统设计标准。包括软件开发标准、文档编制标准、程序语言设计标准、输入、输出格式标准，系统测试与评价标准。③档案管理系统硬件标准。包括计算机型号、规格标准，输入、输出设备标准、通信设备标准、中文信息处理设备标准等。D档案信息检索标准。包括档案著录、标引标准、检索语言标准、档案目录编制标准、机读目录格式标准等。

在档案管理标准体系结构框架中，档案管理基础标准处于主导地位，它是制订其他档案管理标准的依据，在制订一些业务技术标准和管理标准时需广泛引用，具有广泛的通用性。因此，档案管理基础标准具有最高权威性，应优先制订。各种业务技术标准和管理标准涉及档案管理的各个领域，应区分不同情况，合理安排它们在体系结构中的位置