高校档案信息建设中存在的问题及对策

符昌慧

(盐城工学院 档案馆，江苏 盐城 224051)

高校档案信息建设中存在的问题及对策

符昌慧

(盐城工学院 档案馆，江苏 盐城 224051)

信息技术的迅速发展和广泛应用，给高校档案管理工作带来了机遇和挑战。如何有效推动档案信息化进程已成为当前高校档案管理工作的重要课题。本文从高校档案信息化的内涵入手，分析了当前我国高校档案信息化建设过程中的主要问题，提出了深化高校档案信息化建设的意义、加大高校档案信息化建设的基础投入、加强高校档案信息化建设的队伍素质、完善高校档案信息化建设的制度政策的策略。

高校档案；信息化；建设

为了适应信息时代发展的新要求，高校档案管理人员要全面理解档案信息化建设的基本内涵，充分认清当前高校档案信息化建设面临的主要问题，多角度多层次的制定出推动高校档案信息化建设进程的有效策略。

一、高校档案信息化建设的基本内涵

所谓信息化是指：人们对现代信息技术的应用达到较高的程度，在全社会范围内实现信息资源的高度共享，推动人的智能潜力和社会物质资源潜力充分发挥，使社会经济向高效、优质方向发展的历史进程。档案信息化建设主要是指运用现代信息技术开发档案信息资源，做好档案管理工作，保护档案资料，提高档案在信息化时代的利用率[1]。正确理解高校档案信息化的基本内涵，是做好高校高档信息化工作的重要前提。要全面认识高校档案信息化的基本内涵，可以从两个方面来理解：

一方面是高校档案信息化建设的目标。加强高校档案信息化建设的最终目标是提高档案信息管理和服务的水平，达到档案信息资源的有效共享和利用。高校档案信息化建设是一个长期的过程，在这一过程中，既会遇到信息技术发展带来的共性要求，也会遇到不同部门和个体带来的个性化需求，因此，在实现最终目标的过程中，还要根据不同建设阶段确立不同的阶段分目标。

另一方面是高校档案信息化建设的三个阶段。高校档案信息化建设的第一阶段是档案信息的数字化，主要是指通过影印、拍照等数字媒体技术对已有的纸质档案和实物档案进行数字化处理。第二阶段是档案信息的接收、传递、存储的一体化，主要是指档案管理部门与其它工作部门在档案信息的传递接收过程中的信息化，以及对电子档案的分类、归档、存储等。第三阶段是档案信息的网络化，主要是指档案信息共享和使用的网络化，在特定的档案管理平台上，通过用户身份认证，实现随时随地的共享和利用所需的档案信息资源。

二、高校档案信息化建设的主要问题

1.对高校档案信息化建设的认识不到位

随着信息技术的不断发展，尤其是信息技术在高校的广泛应用，使高校的档案建设工作日新月异，并由传统单一的纸质实物档案管理向现代化的电子信息档案管理转型。当前，很多高校档案管理人员对档案信息化建设的认识不到位，没有跟上时代发展的步伐，仍然沿用传统的档案管理理念，采用实物档案时代的工作方式。档案管理部门在高校内部一直处于边缘位置，难以得到相应的重视和支持，档案管理工作也很难得到学校领导的关注和重视，很多高校没有认识到档案信息化建设的重要意义，没有意识到现代化档案管理对教学、科研、人事管理工作的积极意义。因此，部分高校未能够制定出科学有效的档案信息化建设规划，严重影响了高校档案信息化的进程和工作效率。

2.对高校档案信息化建设的投入不足

高校档案信息建设工作是一项十分复杂繁琐的系统工程，它需要大量设备与资金投入，尤其是要求硬件和软件设备的投入。由于部分高校对档案信息化建设工作认识不到位，因此，在建设过程中的资金、以及硬软件投入都相对较少，从而致使高校档案信息化建设进程缓慢，现代化档案管理工作效率不高。高校档案信息化建设投入不足主要表现在两个方面：一是硬件设备投入不足。高校档案信息化建设需要很多的网络连接，需要管理和使用者能够快速的登录，在档案信息传递过程中对网速等具有较高要求，但是现有的计算机硬件设备难以满足信息档案对高速度和大容量的要求。二是软件技术相对落后。在高校档案信息化建设过程中，档案管理者需要智能的工作系统、各种影音视频文件处理软件、数据查询存储平台，而使用者则需要便捷的身份认证系统和共享系统等。而现有的软件技术和系统难以满足不同主体对档案信息的个性化需求。

3.高校档案信息化建设队伍素质不高

随着高校扩招以来，在校学生的规模日益扩大，学校的教学管理、科研管理、人事师资管理、基础建设管理等工作任务变得日益纷繁复杂。因此，高校的档案管理工作也变得愈加复杂，工作量逐渐加大，然而档案管理人员却没有显著增加。而且很多高校档案管理人员都是半路出家，并没有接受过专业而系统的档案管理知识学习和培训，对档案管理工作的认识也相对有限。高校档案管理部门不像教学系统、人事系统、学生系统那样容易做出巨大的工作成绩，因此，档案管理部门也很难招收到十分优秀的管理人员。高校档案信息化建设对档案管理人员的素质要求较高，它要求档案管理人员不仅要具备扎实而专业的档案案例知识，而且还要具备一定的计算机基础和信息技术应用技能。由于目前高校档案管理队伍整体素质不高，这在一定程度上限制了档案信息化的进程。

4.高校档案信息化建设制度、政策不完善

标准规范建设是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范，并指导实施的过程，是档案信息化有序、快速发展的保障[2]。由于我国高校档案信息化建设还处于起步阶段，并没有建立统一的高校信息化档案管理规范和标准体系，一些高校还缺乏科学和系统的信息化建设规划，各高校在档案信息化建设过程中没有统一的指导纲领，具有较大的随意性和分散性，因此，导致了高校信息化档案管理水平相对较低、管理效率不佳。同时，高校档案信息化建设还涉及到高校内部其他部门，在建设过程中需要各个部门的有效沟通和密切配合，而规范和约束部门之间工作的文件和政策并不健全，在一定程度上限制了高校信息化建设工作的开展和实施，阻碍了高校档案现代化管理的进程。

三、推动高校档案信息化建设的策略

1.强化高校档案信息化建设的意识

高校档案信息化建设工作是高等教育现代化进程中的重要组成部分，是提高教育质量、推动教育工作的重要保障。因此，高校要树立现代化的档案管理理念，强化档案信息化建设的意识。高校领导要加强对档案管理部门的领导，将档案信息化建设工作纳入到高校的战略发展规划之中，做好档案信息化建设的发展布局，加强对档案信息化建设工作的支持和投入。高校档案管理 部门作为档案信息化建设的执行部门，要改变传统的档案管理理念，提高对档案信息化建设工作的重视程度，做好档案信息化建设工作各阶段的规划，有步骤、有计划的对纸质和实物档案进行整改工作，逐步实现档案信息化的建设与管理。

2.加大高校档案信息化建设的基础投入

高校档案信息化建设工作，需要大量的资金投入和软硬件的支持。高校档案管理部门要通过扎实而高效的前期准备工作，在强化档案管理人员信息化建设意识的基础上，改良现有的档案管理办公设备，及时更新和引进有效的管理软件，为实现档案信息化管理提供保障。首先，高校档案管理部门要积极争取建设资金，提升档案管理部门在高校内部的地位和作用，确保档案信息化建设进程的资金投入。其次，要加强档案信息化设备的规划与采购，逐步更新现有的计算机设备、扫描仪器、数码相机、复印机和打印机等设备。再次，要本着先进、高效、实用、适用的原则，升级和引进档案信息化建设需要的各类档案管理软件，建立有效的现代化档案管理系统。最后，要加强学校的网络建设，给予档案管理部门足够的网络支持，满足高校档案信息化建设所需的高速传输和大容量存储。

3.加强高校档案信息化建设的队伍素质

高校档案信息化建设是一项长期而复杂的工作，更是一项专业性、知识性和操作性较强的工作。档案管理队伍的素质和能力高低，是高校档案信息化建设成败的关键因素之一。因此，要促进高校档案信息化建设进程，保证建设的质量和效果，必须要建设和培养一支专业知识扎实、实践操作技能较强的档案管理队伍。加强高校档案信息化建设队伍，需要从两个方面着手：一方面，档案管理部门领导要对现有的管理队伍进行摸底，了解已有队伍的基本情况，通过多种渠道和方式，加强对现有档案管理队伍进行专业知识和计算机操作技能的培训，在提高档案管理队伍的档案专业素质的同时，切实提高的信息技术应用技能。另一方面，档案管理部门领导要结合现有的档案管理队伍知识、年龄、学历结构，有计划、有步骤的引进高素质的现代化档案管理人才，逐步优化档案管理队伍。

4.完善高校档案信息化建设的制度政策

科学而规范的档案信息化建设标准和政策制度，是促进高校档案信息化建设的重要保障。在信息化时代，高校档案信息化建设工作纷繁复杂，因此，需要有标准化的管理工作准则和科学的规章制度。首先，国家档案行政管理部门，要在充分利用已有档案信息资源管理标准的基础上，完善档案信息化建设的标准规范体系，使档案信息化建设有章可循[3]。其次，高校要结合本校档案信息化建设工作实际与发展需求，通过校内外众多专家的科学论证，明确档案信息化建设工作的实施流程，建构科学合理的档案信息化建设工作机制。最后，学校要出台保障档案信息化建设工作的规章制度，制定标准统一的档案信息化建设工作规范和奖惩办法，明确各个部门在参与档案信息化建设过程的职责和义务，逐步完善档案信息化建设工作的相关制度。

[1] 徐洁.论高校档案信息化建设存在问题及改进思路[J].办公室业务，2012(8)：39-39.

[2] 邱艳.高校档案信息化建设的问题及对策探析[J].宿州学院学报，2009(6)：125-125.

[3] 何玲.档案信息化建设相关问题的探讨[J].档案学通讯，2004(5)：40-40.

(责任编辑：洪 林)

Problems and Countermeasures of Construction of University Archives

FU Changhui

(Archive, Yancheng Institute of Technology, Yancheng Jiangsu 224051, China)

With the rapid development and wide application of information technology, the opportunities and challenges which can be not to evade has been brought to the management of University archives. In this context, how to effectively promote the archives informatization process has become an important topic of the current university archives management. From the connotation of university archives information This paper analyse the main problems in the process of our information construction of university archives, puts forward the ways of deepening the consciousness of informatization construction of university archives,andstrengthening the infrastructure investment construction,team quality, the system of policy strategies of university archives informationization.

archives of colleges and universities; informatization; construction

10.16018/j.cnki.cn32-1499/c.201503020

2015-03-11

符昌慧(1983-)，女，硕士，盐城工学院档案馆馆员，研究方向：档案管理。

G270.7

A

1671-5322(2015)03-0092-03