浅谈PowerPoint 2003使用中的小技巧

向瑜

摘 要：作为现在使用率较高的PPT软件来说，对于它在制作使用中的许多小技巧可能我们平时并不是很清楚，笔者通过多年的教学，总结出了一些，如：修改Undo次数、复制前一动作、幻灯片随着播放的日期和时间不同而自动进行更新、文字实现不断闪烁以及幻灯片放映中的一些小技巧等，以此起个抛砖引玉的作用，让更多喜好该软件的人士能够尽可能去探索它在使用制作过程中的其他一些小技巧。

关键词：PowerPoint 使用 技巧 计算机技术

中图分类号：TP317 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）10（b）-0025-02

PowerPoint 2003是办公软件包Office 2003系列组件中的一员，其主要功能是方便地制作演示文稿，包括各种提纲、教案、演讲稿、简报等。使用它可以非常轻松地把文字、图形、图像、声音以及视频编辑等多媒体元素融为一体，赋予演示对象更强的感染力。

笔者通过多年的教学发现，使用Power

Point 2003，能够方便地制作出图、文、声、画并茂的演示文稿，但对于使用中的一些小技巧，许多人可能不是很清楚，该文将简单地列出，以供大家参考。

1 更改Undo（撤消）次数

在PowerPoint中，系统默认可撤消的操作数为20次。如果要实现撤消次数的更改，可通过下面的操作进行：选择PowerPoint 2003中的“工具/选项”命令，然后在“选项”对话框中选择“编辑”选项卡，找到“撤消”下面的“最多可取消操作数”框，输入数值1～150，即可实现更改。

2 重复前一动作（F4键）

在制作演示文稿中，有时经常需要重复前一动作，此时可以利用F4功能键，从而提高制作的效率。例如：当我们将一些文字或段落进行了格式的设置后，如果后面某些文字或段落也需进行相同的设置，那么就可以选择这些文字或段落，然后按F4功能键，实现复制前一动作的功能。

3 在PPT中日期与时间自动进行更新

当幻灯片在不同日期和时间播放时，为了使其日期与时间能作相应变化，可对幻灯片作如下设置：选择“视图”菜单下的“页眉和页脚…”命令，再在对话框的“幻灯片”选项卡下单击“日期与时间”，选中“自动更新”即可。

4 文字连续闪烁

为了增强文字的动画效果，幻灯片中常利用“自定义动画”功能来实现闪烁文字的制作，具体操作如下：选中需设置“闪烁”效果的文字，在“自定义动画”窗格中，单击“添加效果”，再选择“强调/其他效果”命令，在“添加强调效果”对话框中，选择“华丽型”下的“闪烁”，即可将选中的文字设置为“闪烁”效果。但在幻灯片播放时，“自定义动画”窗格中的“速度”框无论选择下面的哪一个选项，文字都会一闪而过，却不能够连续闪烁。

此时在设置了动画效果的列表中选择该动画并单击其后的按钮，弹出下拉式菜单，选择“计时（T）…”命令，打开“闪烁”对话框，在“计时”选项卡的“重复（R）…”项中，通过旁边的按钮选择要重复的次数或控制要求后，单击“确定”按钮。文字即可按设定的次数或控制要求达到多次闪烁的目的。

5 了解幻灯片的字数和段落信息

在制作幻灯片过程中，有时需要了解幻灯片的字数，此时可进行和Word一样的操作实现之。只需执行“文件/属性”命令，在打开的“属性”对话框中选择“统计”选项卡，即可列出相应信息。如果还要求了解其他信息，则选择对话框中的其他选项卡。

6 幻灯片放映中的一些小技巧

（1）放映时要前进到下一张幻灯片可用：N键、Enter键、PgDn键、“→”键、“↓”键、Space键或单击鼠标实现。

（2）放映时要后退到上一张幻灯片可用：P键、PgUp键、“↑”键或“→”键等。

（3）放映时鼠标指针的隐藏与再现：在幻灯片放映过程中，为了不影响对内容的观看，可使用“Ctrl+H”键将鼠标隐藏，如果需要再次显示鼠标则可使用“Ctrl+A”键实现。

（4）幻灯片播放时如果要调用画笔标记，强调某些内容，可直接用“Ctrl+P”键，对于标记错误，可直接按“E”键实现一键擦除。

（5）放映时幻灯片设置为白屏或黑屏效果：讲解时，为了让听众的注意力能更加集中，不受到幻灯片画面对讲解内容的干扰，此时可将幻灯片设置为白屏或黑屏效果：

①黑屏：按一次“B”键，再按一次返回原始放映幻灯片。

②白屏：按一次“W”键，再按一次返回原始放映幻灯片。

（6）退出幻灯片放映模式：按“Esc”键或“-”键。

7 进入窗口播放模式

在PowerPoint 2003的使用过程中，为了增强演示效果，常常需要将它与其他程序窗口的数据配合使用。如果选择传统的幻灯片播放方式：选择“幻灯片放映/观看放映”菜单选项或功能键F5，幻灯片直接进入全屏放映模式。此时只能使用“Alt+Tab”键或“Alt+Esc”键实现与其他窗口的切换。

为了实现幻灯片的窗口播放，可在按住“Alt”键的同时，再依次按下“D”键和“V”键达到目的。此时的幻灯片放映模式就是一个窗口的形式：即具有标题栏和菜单栏等组件，此时就可以在幻灯片播放的同时对播放窗口进行改变大小之类的操作。

8 在“幻灯片浏览视图”中查看幻灯片的切换方式

如果幻灯片设置了“切换方式”，一旦选择“幻灯片浏览”视图后，相应幻灯片左下角就会出现一个小图标。单击此图标，PPT就会对该张幻灯片演示一遍切换效果。

9 手动设置幻灯片播放间隔时间

选择需设置的幻灯片后，执行“幻灯片放映/幻灯片切换”命令，在“幻灯片切换”窗格中选择“换片方式”下的“每隔”选项，并在其后的文本框中输入希望幻灯片在屏幕上停留的时间（秒）。此设置如需针对所有幻灯片，只需单击其下的“应用于所有幻灯片”按钮。endprint

注：若希望在单击鼠标和经过一定时间后都能实现幻灯片的换页，则需将“单击鼠标时”和“每隔”选项同时选中。具体哪个起作用则是以先发生的决定。

10 音/视频文件的播放控制

在幻灯片中要实现音/视频文件的播放，可选择“插入/影片和声音/文件中的影片（或文件中的声音）”操作，但这种方法不方便对音/视频进行控制。为了能对音/视频进行播放控制，只需在PPT中插入Media Player控件。具体方法如下。

（1）选择“视图/工具栏/控件工具箱”命令，打开“控件工具箱”工具栏，单击“（其他控件）”，在弹出的列表中选择“Windows Media Player”，然后按住鼠标左键拖动就在PPT中插入Media Player控件，此时在“控件工具箱”里，单击“（属性）”，打开“属性”窗口。

（2）在“属性”窗口的URL栏后的文本框中输入需要播放的音/视频文件的完整路径（扩展名不能省略），也可单击“（自定义）”栏后的“…”按钮，在“文件名或URL（U）：”栏后的文本框中输入或通过“浏览（B）…”按钮从磁盘中选取要播放的文件。若在“播放选项”中取消“自动启动”选项，则需按“”按钮才能播放。

（3）选择“幻灯片放映/观看放映”或按功能键“F5”，实现播放。

在幻灯片中除了可以实现音/视频文件的插入，也可以采用类似的方法实现Flash影片的插入。在“控件工具箱”工具栏中，选取“其他控件/Shockwave Flash Object”，然后按住鼠标左键在幻灯片中拖动出一个方框，调整好大小，就实现了Flash控件的插入。单击此控件，在“属性”窗口中的“Movie”栏后的文本框中填入所需播放的Flash影片所在的位置（完整路径，与上面的URL同）即可。

11 利用PowerPoint实现上网功能

我们上网一般都要利用IE浏览器，却不知利用PowerPoint软件同样可实现上网功能。只需在幻灯片“普通视图”下，选择“视图/工具栏/Web”，然后在地址栏中输入需浏览的网址即可。同时它还可将以前在IE中浏览过的网址保存在下面的列表框中，从而实现了与IE的完全兼容。

12 Word文档与PowerPoint文稿的相互转换

在实际使用过程中，我们常常需要将一篇Word文档快速转换为一PPT文稿，或在现有的PPT文稿基础上迅速得到一篇Word文档。此时可通过以下的操作实现。

（1）Word文档转换为PPT文稿。

选中Word文档中的全部内容并复制，然后启动PowerPoint，选择“普通视图”中的“大纲”选项卡，将光标定位到第一张幻灯片处“粘贴”，即将Word文档中的全部内容插入到了第一张幻灯片中。此时可根据需要对文本进行具体的格式设置，然后将指针定位于需划分为下一张幻灯片的地方，按“Enter”键，即可生成一张新幻灯片；若需插入空行，按“Shift+Enter”键。如此反复，即可制作完成多张幻灯片。

最后还可以使用“大纲”工具栏中相应按钮作进一步调整。

（2）PPT文稿转换成Word文档。

如果要将PPT演示文稿转换成Word文档，利用“普通视图”中的“大纲”选项卡即可快速完成。将光标定位在第二张开始的其他幻灯片前，重复按“BackSpace”（退格键），将所有的幻灯片合并为一张，然后全选、复制、粘贴到Word中。

以上是笔者在平时教学中摸索到的一些有关PPT制作中的小技巧，当然，对于Office这个比较成熟的软件中的一员来说，PPT的制作技巧还有很多，这里笔者仅起到一个抛砖引玉的作用，希望热心研究该软件的爱好者和笔者能一起继续探索发现。文中如有不妥之处，也请不吝指正。

参考文献

[1] 孙方.PPT课件高效制作[M].北京：电子工业出版社，2012.

[2] 刘锋.Word使用中的小技巧[J].青苹果，2004（Z1）：87-88.

[3] 郝建涛，严昕.Excel在使用中的10个小技巧[J].四川水力发电，2007（S2）：13-14，24.endprint