浅谈医院物资采购管理中存在的问题及改进措施

赵永强，童学中，李 燕，张传新

浅谈医院物资采购管理中存在的问题及改进措施

赵永强，童学中，李 燕，张传新

近年来，医疗成本高是导致看病难和看病贵的主因之一，加剧了医患关系紧张。药占比、耗材占比居高不下推高了医疗成本，医院物资采购管理的好坏，直接反映出药品、耗材等物资成本的高低，暴露出处在医院供应链末梢的物资采购管理工作中存在问题和漏洞。针对这些问题和漏洞，分析了其产生的原因和造成的影响，并结合多数医院的整改措施，提出了控制医院采购成本、完善采购管理方式及建立监督管理机制的一些方法和建议，实现了提高采购效率、降低采购成本的目的，为降低医疗成本提供了支撑。

医院；采购管理；成本控制

0 引言

我国现阶段仍处于经济发展和卫生医疗体系改革的进程中，近几年，由于医疗收费高而导致的医患关系紧张事件愈演愈烈，医院管理工作暴露出了越来越多体制上的问题，特别是物资采购管理工作，是医疗机构在经营管理过程中的重点和难点，而对军队医院更是重要，管理的优劣不但影响医院的整体社会效益和经济效益，还直接影响全军的保障系统。据统计，目前多数医院的药品、仪器设备、卫生材料、办公用品等物资的年采购支出占医院年支出的65%左右[1-2]，医院物资采购工作的好坏会直接影响到使用部门的使用效果乃至医疗质量和医疗安全；另一方面它也是医院公共支出的主要内容，是医院成本控制的重点[3]，也是增强医院自身竞争能力、整治医疗购销领域商业行贿、减轻患者医疗费用负担的重要途径。因而，提高医院物资采办管理能力，特别是军队医院，不但对促进医院和我国卫生事业的规范发展有着重要意义，对全军保障也有积极影响。

1 物资采办管理工作中存在的问题

1.1 从事医院采购工作的人员缺乏相应的专业知识

医疗体系自身的特殊性导致目前国内大部分公立医院的采购管理人员多是由非专业采购职员组成的，大部分是医学、护理及药学等专业出身，采购人员的采购管理知识结构不完善，又没有与医院采购相关的培训机制，造成这些人员的采购能力有限，综合素质较低，无法适应日趋复杂多样化的医院采购工作的需要。某些医院用人机制比较老套，又缺乏相应的采购绩效考核办法与体系。采购人员能力高下无法判别，工作内容缺乏绩效考核机制，没有激励措施，无法调动工作积极性。更有一部分采购人员经不住诱惑，与供货商里应外合，在采购工作进行的同时牟取私利，严重影响采购工作的公平公正。

1.2 采购模式缺乏创新，采购程序不够规范

当前，虽然政府集中招标采购已是大多数医院的首选采购方式，但仍然有很多医院在某些临时性采购及一些特殊物资或药品上继续采用传统的分散采购模式，这种分散式的采购方法透明度较低，进货渠道复杂，得不到有效的监管控制，采购质量往往也得不到保证。政府集中采购的商品主要是医疗器械、药品、介入和植入类高值耗材，包括常用的一次性医用耗材。政府采购目录内规定的品种及限定采购金额比较固定，每当医院科室要开展新技术、新业务的时候，所需耗材很难在招标目录中找到，而自行采购过程中，又因为多数医院在招标组织能力、相应材料准备及人员配备方面都存在不足，很难按照预期进行公开招标，有时甚至会发生混乱，不但没有合理完成招标采购，反而导致采购过程中出现一些不规范现象，造成采购成本增加、来源渠道复杂化，增加流通成本和库存压力[4-8]。

1.3 采购管理工作没有实行集中统管

医院采购工作一直有着其突出的特点，例如所需物资种类多而杂、横跨范围广，不单单是各种各样的材料、医用器械、药品等，还包括办公用品和生活用品等。以我院为例，药品、设备、计算机、营房物资、军需物资、电器、文化用品采购工作等分散在药剂科、医工科、信息科、院务处、政治处等部门，久而久之，采购的权力就会分散于各个部门，影响医院采购管理层的统一决策和控制。同时，各部门的采购工作及职能没有予以合理、科学的界定，很多部门采购内容相互交叉，造成某些物资入库多于出库、大量库存、造假、冒领等现象。且这种采购方式容易出现故意回避招标采购，大大增加医院财务审计难度，亦会增加采购资金总额的控制难度。而且没有统一管理，容易牵涉各部门之间的利益，增加采购协调的难度，引起采购管理的混乱。

1.4 采购决策机制有待改进

走访数家医院，发现多数医院的采购计划提交都是类似的流程和方法，关于计划提交方面，几乎都没有特别制订的相应规则机制。通常，医院常用的物资都是根据之前统计的数据或库管个人的经验，大致预测要采购物品的平均消耗量，最多再根据近期医院的经营状况做相应的调整，直接得出数据进行计划提交，没有统一的计划提交方法及建议，甚至采购计划本身就存在很多不合理之处。也有一些医院在提交采购计划时盲目追求高大上，而不是从自身的切实需求出发，前期不针对本医院进行实际考察和调研，或直接参考别家医院，造成最终采购的某些医疗资源被大量闲置，很难得到有效利用，形成较大经济损失。在我国医疗卫生资源如此不足的情况下，这种决策性浪费是最大的浪费，对我国卫生事业的健康发展造成严重的不良影响。

1.5 未建立供货商评价与选择体系

供应商管理是医院采购管理最重要的一步，管理好坏将直接影响采购成本的高低，但是目前大部分医院都未建立全面的供应商管理机制。医院选择供应商大都通过招标、沟通谈判、领导推荐等。除去医院药品实行统一招标采购管理外，绝大部分单位在医疗耗材、器械等采购方面未能进行有效管理，或者根本就没有进行管理，而且因为这些物资涉及的范围广，很难统一评价标准，加上供应商繁多，导致很多没有实力保障的供货商通过某些特殊渠道进入医院采购系统。但在后续货品供应和售后服务中跟不上。更有甚者，以次充好，对医院和患者造成潜在的危险。

1.6 采购工作的监督力度有待加强，管理机制有待完善

采购工作最容易滋生腐败。因此，若是采购方式和渠道不公开透明、采购计划不经过审批和检查，最易造成主管采购工作部门的领导违规操作，而且这些人往往都掌握着医院采购计划的整个流程，包括计划的制订和审批、物资的采购与验收、管理与分发等，若是没有足够严格的监督管理机制，很难形成一个公平公正的采供环境。就以目前大多数医院的采购情况来说，按理医院的采购量较大，要采购物资的价格应该低于市场售价，但调查却发现很多医院的部分物品，甚至某些医院的大部分物品的采购价格却高于市场价。很多医院对采购的内部控制经常流于形式，监管力度不够，导致采购人员在采购行为中很容易出现违规情况。

1.7 医院采购预算体系还有许多不合理的地方

调查发现，一般公立医院的上级行政管理部门都会在固定时间段让医院提交相应的预算，而且会给出参考值，但是这个参考范围仅是根据行政单位的一个评估，上级单位不会专门去调查研究医院的实际需求情况，所以很多时候都无法真实反映医院实际的财务状况及需求状况，也无法给资金合理分配做出更好的指导。作为医院预算的重要组成部分，采购预算也只是依据历史数字的匡算，基本不具备现实指导意义[9]。很少医院去根据医院实际情况，邀请专业人士或机构进行调研评估，也不会专门去参考国内外先进的预算提交体系，所以形不成科学合理的年度采购预算机制。项目采购也是这样，没有全面的预算管理制度，医院物资的消耗就没有控制指标，导致采购随意，想采购什么，采购多少，都仅仅根据实际消耗来评估，很难进行控制，最后都会导致采购成本高及物资的浪费。

1.8 军队医院容易存在的一些问题

以解放军254医院为例，近年来军免药占比居高不下，2014年卫生耗材和试剂消耗同比增长16.82%，试剂和普通卫材（普通卫材以护理耗材增长为主）增幅达25%和30%。普通输液器被高级精密输液器取代，价值高的耗材可用可不用的均使用上了，增加了地方患者的负担，加大了医院耗材支出（对于免费患者来说）。此外，由于缺乏信息化条件支撑，物流管理软件较为落后，运行不稳，导致高值耗材及试剂也存在管理漏洞，容易造成一些高值耗材不能有效合理使用，特别是一些对高值耗材依赖度高的科室，例如心血管内科、骨科、神经外科等，经常出现高值耗材计费混乱现象，对物资管理及医院收益造成较大影响。

2 改进措施及方法

2.1 加强采购工作人员的自身素质

首先，加强医院内部的监督应该是放在第一位的，确保采购员的言行举止均置于群众监督之下。其次，为调动采购人员的积极性，要制订合理的激励奖惩制度，按工作内容的不同，分别制订相应的定期考核计划并执行，根据考核结果进行激励或制约，同时也能有效预防采供人员的腐败行为。一要重点关注工作人员的个人素养。事实表明，采购员以与供应商串通抬价、采购的实物与约定不符、采购同等物资可以低价但不选择低价采购等方式向供应商收受或索取回扣，这是采购中最普遍、最易发生也是最难防范的人为欺诈[10]，这与采购人员的个人素养密切相关。二要关注采购员的专业能力。采购员既要了解物资的特点、市场价格行情等，又要熟悉所在医院的本身特点、现有物资储存情况等，这样才能避免因能力不足而导致的采购质量偏低、价格虚高及采购效率差等资源浪费现象，使医院不会蒙受不必要的损失。对采购工作人员的考核应按计划定期举行，根据医院自身实际情况及各自工作所负责内容，邀请院领导及各部门相关人员进行综合评定，保证公平公正。根据考核结果，按医院规定进行奖励或惩罚，合适的奖励不管是对抑制贪污腐败还是提高工作积极性都有帮助。对考核不合格的工作人员，特别是经调查发现有不正当行为的，应按相关规定视不同情节进行惩罚。若是存在严重违法违规者，应及时予以辞退并追究相关责任。每次的考核结果记入档案，建立长期激励机制。

2.2 创建完善的医院物资采购制度

创建严格、完善的医院物资采购管理制度。

（1）明确采购人员分工负责、各尽其责的岗位责任制度。要求从事采购的人员学习并掌握《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》及其相关法律法规和政策[11]。对于军队医院，要严格落实总部、军区军队物资采购管理规定，拟制医院物资管理规范性制度文件，落实后需物油[2004]940号和后需物油[2007]716号文件精神。（2）根据医院实际情况制订详细采购流程，流程可参考采购申请流程、供应商确定流程、合同签订及授权审批、采购总结等；制订付款流程；组织专家审批论证等[12]。（3）明确采购审批权限[3]。（4）规定采购条件。根据医院实际情况明确申购原因及数量。采购价格不得高于现有医院评定价格或现行的市场物品价格。大数量或高单价的物品采购必须采用严格的跟标、公开招标、竞争性谈判等方式[3]，并在采购项目确定之前传送到财务部门。（5）强调验收职能。认真核对供货方送货单内容是否详细，是否与物资名称、数量、规格、单价、品牌等内容相符，检验物资品质是否达到医院要求，有无失效、过期现象。（6）明确物资的退换货流程及造成损失的索赔流程。在与供应商签订合同时，物资采购约定中必须明确索赔条款，维护和保障医院利益。（7）货款支付策略。医院付款周期一般较长，在不影响单位信誉及保障供应商利益的前提下，尽量延长付款期限是医院进行采购支付的策略。

2.3 建立供应商电子档案评价制度和标准，加强对供应商的管理

医院对正式及长期合作的供应商要建立档案，而且同时建立电子档案。供应商档案应包含各种详细信息资料，并经过严格的审查流程才能归档。物资采购中心按月制订采购计划，收集采购需求，经院首长批示签字后进行采购。采购部门优先在备用库的供应商中进行筛选，入库供应商经过严格筛选并应有专人管理，物资采购员应对资质文件每半年进行一次清查，供应商应按要求及时提供情况更新。在此基础上建立供应商的综合评分考核制度，不断优化供应商，定期淘汰各方面都比较落后的供应商，及时寻找更加适合的供应商，以合理的采购成本高质量地完成采购工作；并从价值及市场分析的角度对采购工作进行长期规划，及时掌握医疗市场的价格变化，提高采购作业的前瞻性，在确保供应商提供优质服务的前提下，不断提高采购质量。

2.4 加强采购成本的审计工作

制订定期对医院采购供应过程进行审查的计划，从备货、验收及出入库、收费等各环节进行审计，杜绝各种漏洞发生，有效利用采购成本，降低存货成本，避免资金浪费和资源的闲置。例如在采购预算提交阶段，提交依据及审批流程是否规范、价格和数量是否在正常范围内；在采购过程的审计中，主要关注采购方式是否合规合法、采购流程是否规范、最终结果是否公正；在采购合同的审计中，主要关注供货合同的规范与否、相关条款合理与否、合同内容全面与否。通过定期的审计工作，不仅保证采购政策的有效实施，还能对采购工作有效把控，从源头上抑制采购腐败等现象。

2.5 逐渐完善医院内部控制和监督管理体系

为有效杜绝不轨采购行为和商业行贿，医院应严格实施内部控制和监督管理。在采购过程中，对采购数量、价格、质量（包括产品质量和服务质量）及供应商的把控是最为关键的。为杜绝这些环节的腐败问题发生，就要建立物资采购过程中的预算及计划提交权、采购价格控制权、结算支付等各种权利相分离的相互制约机制。在采购与供应之间形成“负责采购不负责计划，负责采购不负责结算”的相互制约机制，实现采购管理与采购操作相分离原则，提高医院物资采购工作规范有序进行。

2.6 升级信息化管理系统，有效利用物流管理平台，推行电子商务在医院采购中的应用

由于采购流程烦琐、信息量大，使用信息化管理后可以有效压缩各类信息，便于追溯并可控。通过搭建信息化物资管理系统平台，各使用科室的需求信息可及时传递到采购部门，并按照预先设定的流程定时处理、归纳这些需求，及时为采购部门统计精准的需求信息，并自动统计后续使用情况，将采购需求和使用实时更新和对接，为后续采购提供参考。

以我院为例，自2007年上线物流管理软件后，为医院采购管理工作带来很多便利，但是后期由于系统缺乏升级维护，运行不稳定，应及时升级更新采购管理系统，并对相关人员提供培训，且要配备专门的系统维护员，以利用先进的电子商务技术和方法来加强医院采购的信息化建设。而且可根据医院情况进行物资采购平台的流程定制，结合电子商务，可整合各种采购信息资源，实现全过程透明化、可追踪操作，方便建立透明统一的医疗产品供应目录与产品价格清单，并随时监管医院的采购行为与流程。医院则通过电子商务采购平台对供应目录中的产品进行筛选，向供应商提交订单，供应商在收到电子订单后发货，为医院提供统一的物流配送。最后医院对产品进行验收[13]，在电子商务平台签付，大大减少流通环节，有效减少暗箱操作的环节，降低采购成本和提高采购质量。目前，全国已经有不少医疗机构在尝试电子商务和信息化管理的对接，虽然离全程进行电子商务采购体系还有很大距离，但这将是一个趋势。

3 结语

随着经济体制的转型和市场机制的建立，医院物资采购机制的改革是提高医院自身生存能力、减轻患者医疗费用负担、治理医药购销领域商业贿赂的必要手段。通过加强采购成本的管理和控制，完善采购管理和监督机制，引入新的管理模式和技术，以实现降低医疗成本、提高医疗服务质量的目的。

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（收稿：2015-03-02 修回：2015-07-25）

Problems and countermeasures for hospital purchase management

ZHAO Yong-qiang1,TONG Xue-zhong1,LI Yan2,ZHANG Chuan-xin1
（1.Procurement Department,the 254th Hospital of the PLA,Tianjin 300142,China;2.Quality Management Department of Medical Administration Division,the 254th Hospital of the PLA,Tianjin 300142,China;）

High medical cost may deteriorate the doctor-patient relationship,which is increased by the heightened drug proportion and consumables proportion.Hospital purchase management relates directly with the drug proportion and consumables proportion.The problems in hospital purchase management were analyzed for their causes and influences. Some countermeasures were put forward such as controlling purchase cost,completing management flow and establishing supervision system.[Chinese Medical Equipment Journal，2015，36（11）：131-134]

hospital;purchasing management;cost control

R318；R197.323

A

1003-8868（2015）11-0131-04

10.7687/J.ISSN1003-8868.2015.11.131

赵永强（1975—），男，会计师，主要从事医疗耗材采购及管理工作，E-mail：zyqdmfyx@163.com。

300142 天津，解放军 254医院物资采购中心（赵永强，童学中，张传新），医务处质量管理科（李 燕）