三甲医院医疗设备档案管理现状及对策

2015-02-10陈悦欢雷清红刘俊乐李建文

医疗装备 2015年7期

关键词：管理员我院档案管理

陈悦欢，雷清红，刘俊乐，李建文

(江门市中心医院，广东江门529030)

三甲医院医疗设备档案管理现状及对策

陈悦欢，雷清红，刘俊乐，李建文

(江门市中心医院，广东江门529030)

医疗设备是医院发展的重要基础和核心力量。医疗设备档案的管理与医疗质量密不可分，更是医疗设备管理水平的真实体现。加强医疗设备档案的科学管理十分重要，可保障医疗设备技术水平及医疗质量，提升社会效益和经济效益。

医疗设备;档案管理;效益

随着我院发展和各类医疗设备大量引进，医疗设备的作用越来越大，医疗设备档案管理也越来越受到重视。医疗设备档案的管理与医疗质量密不可分，更是医疗设备管理水平的真实体现。档案包含的内容直接体现了这方面内容的设备质量管理水平。近年来，为保证医院设备档案资料的齐全、完整与安全，设备科建立完善相关制度，细化工作流程，使医疗设备档案管理取得了较好的成效，现总结如下。

1 完善管理架构

我院通过建立医疗档案管理领导小组，实现三级管理。组长由主管院领导担任，副组长由设备科长担任;设专职管理人员，建立档案室，并接受医院档案室的指导开展工作;各临床医技科室设备(耗材)管理人员协助各类医疗设备档案的管理。通过专人专管，取得了明显的效果。

一直以来，我院依据法律法规，高标准严要求开展医疗设备档案管理工作，已开展档案管理20多年。近两年来，结合我院迎接三甲医院复审的要求，在《中华人民共和国档案法》的基础上，根据2011年卫生部发布的《三甲医院评审实施细则》内容，我们在医疗设备的申请、购置、安装、使用、报废等五个阶段狠抓档案管理。目前已健全医学装备档案管理制度与完整的档案资料，明确单价在5万元及以上的医学装备按照集中统一管理的原则，作到档案齐全、账目明晰、账物相符、完整准确，并最终达致实施医学装备配置方案的全程监管和审计以及完整的相关资料。

2 正确对待医疗设备档案管理的复杂性、长期性

医疗设备的档案管理，贯穿了设备从申请、购置、安装、使用、报废五个阶段的工作，内容繁多，涉及面广，法规及专业知识要求性强，时效长，人员素质及工作能力要求较高。较既往的档案管理而言，现阶段设备档案管理有如下特点:(1)申购设备的论证要求越来越严格。按三甲医院医疗装备采购要求，大型设备要做好预算工作，充分论证、考察，进行政府集中招标采购。因此，档案管理员要具备一定的关于采购设备的法律法规知识，才能协作做好相关申购工作的档案管理。(2)对设备的安全性要求逐步增高。随着社会的发展，当前对医护人员和健康人群、患者诊疗安全的重视，其中部分放射辐射设备需要职业病危害评价、环保辐射安全评价、竣工验收，时程长。档案管理员对相关的要求要有所认识，才能辅助收集整理齐全相关资料，加强完整性的管理，避免缺失。(3)医疗设备的使用包括进行计量管理、处理不良事件反应、绩效分析等。涉及与设备相关的不良事件反应时，当前医疗环境下，由于医患双方对自身权益的保护，会根据该设备是否有效、安全来判定责任归属。因此，对档案资料的管理提出了更高的要求，以确保其有效性、齐全性、真实性。设备档案管理人员的工作压力不断增大。同时，由于涉及的设备和相关人员的责任认定难以短时间内确定，对设备故障的处理悬而未决，归档相关档案资料更为复杂、漫长。(4)医疗设备的报废管理非常严格。我院作为公立的三甲医院，大量的医疗设备须及时报废，以确保病人的安全。申请医疗设备的报废需得到上级主管部门如卫生计划生育局、财政局的审批，废旧物资的处理需拍卖处理，实现收支两条线管理。因此，设备档案管理员也需了解相关报废流程及相关专业知识，在相关环节中收集归档资料。

3 管理流程细化，多部门协作，责任到人

随着医疗设备的增多，涉及验收、使用、维修与维保、报废等流程的规范化管理，大量的资料需要收集、整理、归档。对设备档案管理员的要求非常高。为此，我们对设备科科内人员进行专人负责统筹，多人协作，取得了良好的效果，具体如下。

3.1 重视设备档案管理员统筹安排的重要性。设备档案管理贯穿整个医疗设备质量管理全程。我们规定凡购置5万元以上且使用年限在五年以上的仪器、设备必须逐一编号登记，建立完整的技术档案。由设备档案管理员具体负责。同时，设备档案管理员统筹安排档案资料的收集，包括(1)购置设备的申请报告。(2)购置论证表、定货合同书、购置设备手续凭证或影印件。(3)开箱单，货物清单，随机文件，包括仪器、设备全部的技术资料如产品使用说明书、技术图纸等)、验收报告单、新产品价格、产品样本。

3.2 加强验收的协作管理。对新添置的设备，开箱验收时要由档案管理员提供采购合同，由医修组专职验收人员及使用科室人员对照采购合同共同现场验收，详细填写验收报告，交设备档案管理员整理。

3.3 加强使用及报废过程的责任管理。(1)医修组专人收集整理对应负责科室各使用设备的操作规程、设备运行维修记录或报告、性能鉴定书、定期巡检情况记录或报告等资料，定期上交至设备档案管理员统一处理。(2)由质量管理员、计量管理员及医修组人员专人负责，对设备计量、报废、不良事件反应等登记，定期将设备改装、报废报告、鉴定批复及其它材料文件等相关资料上交，最后由设备档案管理员统一处理。