关于高校推行无纸化办公的探索

朱金娟

摘要：高校秘书工作非常繁琐，需要处理大量的高校事务，传统的纸质办公模式会影响秘书工作的效率，而通过推行无纸化办公可以大大提高秘书的工作效率。本文通过分析高校推行无纸办公的必要性，论述高校无纸化办公在高校秘书工作中的具体应用。

关键词：高校  无纸化办公  自动化

高校秘书工作的繁琐性，增加了秘书工作的负担，尤其是传统的纸质办公模式会消耗掉秘书大量的时间，影响秘书工作的效率，随着现代技术的发展，计算机技术在高校的应用范围越来越广，实现高校无纸化办公室是简化秘书工作、优化业务流程的重要途径。

1 高校推行无纸化办公的必要性

无纸化办公就是利用现代网络技术，以计算机等产品为载体实现办公的自动化，减少传统以纸张书写环节，实现了高校业务流程的规范化、程序化。无纸化最大的特点就是信息传播速度快、便于信息使用者的查阅、维护与携带，降低高校办公成本，提高工作效率。因此推行无纸化办公对高校秘书工作具有重要的现实意义：一是大大简化了秘书工作量。为秘书人员节省大量的书写时间，实现高校信息的查询等;二是提高了秘书工作效率。传统的秘书工作主要依靠书写模式进行信息的登记，这样必然会影响秘书的工作效率，而实现无纸化办公后秘书就会在繁重的书写登记工作中脱离而出，进而为秘书节省了大量的时间。

2 无纸化办公在高校中的具体应用

2.1 无纸化在高校档案管理中的应用。无纸化办公在档案管理中的应用对于促进档案管理工作具有重要的作用，首先无纸化办公取代了以往以纸质材料书写的形式，档案管理者只需要将相关信息直接在计算机中输入，存入高校的数据信息采集中心，而不再需要以往的专门保管;其次由于高校学生档案数量非常多，传统的纸质档案在查阅相关信息时需要在众多的档案中查找，而实现无纸化办公后，只需要在档案信息采集中心输入相关的个人信息就可以查阅出相关的档案信息;最后文件的归档是档案工作的起点也是文书工作与档案工作的结合点，传统的文件归档周期为一年一次，而实现无纸化办公后，电子文件可以通过互联网等途径传递，这样电子文件可以随时上传到高校的电子档案管理系统，实现了文件归档的高密度性。

2.2 无纸化办公在高校教务管理中的应用。秘书除了要负责日常的行政管理工作外，还要协助学校领导搞好教学规划安排，而传统的纸质管理模式，对于教务管理工作而言，具有很大的滞后性，因此推行教务工作无纸化是提高教务工作的必然选择，这是因为我国高校的发展规模在不断扩大，高校普遍都建立了分校或者实施了二级管理，基于此，实施无纸化办公可以优化文件审批流程，秘书在进行文件传递时不再跑到相关人员面前进行签字，而是可以将文件以电子的形式传递到相应的电子邮箱内，学校领导通过电子签名进行审批，这样不仅可以为高校节省大量的纸张，还可以提高办公效率，教务人员可以随时随地登入文件审批系统，实现网络办公，简化了文件在不同部门传递的周期，加快了工作效率。

3 推行高校无纸化办公的具体对策

3.1 转变传统的纸质办公思想，树立无纸化办公意识。目前高校的管理者对无纸化办公存在认识上的偏见，他们怀疑无纸化办公的准确性与安全性，因此要想实现高校无纸化办公，最大的挑战就是改变高校管理者传统的纸质办公思想，高校无纸化办公改革要经过高校领导小组的集体讨论后，在学校的管理阶层达成共识，因为无纸化办公改革是自上而下的过程，学校的管理层实现了无纸化办公就会带动整个高校的无纸化办公。

3.2 高校网络平台，为无纸化办公提供硬件基础。高校无纸化办公离不开计算机网络技术，因为无纸化办公的实现需要借助互联网传播技术实现电子文件的传递与保存，因此高校要加强对网络平台的建设力度，积极构建快节奏的网络传输系统，通过网络平台，高校的工作者进入无纸化办公系统，实现网络办公，高校网络平台的形式具有多样性，比如学校的网站、教育工作者的电子邮箱、微信以及QQ等。

3.3 加强高校无纸化标准的建设。基于高校无纸化办公的现状分析，影响高校无纸化办公的主要因素就是高校的无纸化标准不健全，因此制定完善的无纸化办公标准是保证高校无纸化办公的基础，首先制定与高校无纸化办公相关硬件、软件设施的技术标准，规范高校无纸化办公的流程，保证无纸化办公的每个环节都有相应的规章制度规定;其次要根据高校的实际发展情况制定严格的无纸化办公信息资源，高校无纸化办公对于信息资源的要求比较高，因此高校要制定详细的信息资源技术标准。

3.4 加强人员培训和信息技术知识普及。高校无纸化办公属于系统工程，高校要全面推动无纸化办公不仅需要提高使用人员的计算机操作能力，还要掌握现代办公知识，但是高校的管理人员往往缺乏较高的计算机操作技能，结果导致高校无纸化办公赋予形式化，因此高校要加强对现有人员的教育培训力度，普及他们的信息技术知识，一是高校要重点培养行政管理人员的计算机网络操作技能，尤其是教学秘书的计算机网络应用能力;二是普及无纸化办公的范围，通过广泛的应用无纸化，带动高校人员的学习激情。

基于高校秘书工作的繁重性，构建高校无纸化办公是实现高校信息资源发展，提高办公效率的重要途径，因此高校要通过树立无纸化办公意识、构建完善的网络平台、制定无纸化办公标准、培养专业的操作人员等途径推动无纸化办公的顺利实施。

参考文献：

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[3]方雪垠，钟文丽，王华.无纸化办公环境下高校档案信息化建设[J].国防科技，2012（5）.