浅论中小企业存货内部控制建设

（爱国者电子科技有限公司 北京100085）

存货是企业的重要流动资产，存货的管理水平直接影响企业流动资金的占用水平和运作效率。企业要保持较高的盈利能力，应重视存货管理，以提高存货周转速度，降低资金占用水平，从而提高企业核心竞争力。而要提高存货管理水平，首先要识别企业存货管理过程中有哪些风险，其次企业需要将科学的方法和管理思路、管理系统应用于存货管理，以应对存货管理中存在的风险，同时辅以完善的信息沟通机制和绩效考核约束体系，使系统的内部控制制度和存货流转制度得以有效的发挥，提高资产周转率。基于此，本文针对中小企业存货管理存在的问题，对其存货内部控制建设进行探讨。

一、存货管理现状分析

（一）管理上重视不够，缺乏科学的管理和信息化系统支持

目前，一些企业对存货管理意识不强，尤其是中小企业由于规模所限，管理上普遍重货币资金管理而轻存货管理。有的企业虽建立了相关管理制度，但执行不力，整个企业缺乏良好的存货控制环境。此其一。

其二，采购管理流于形式。由于管理信息系统落后，采购人员整体文化水平不高，虽然其具有丰富的实务经验，但计算机操作技能和存货科学管理经验欠缺，同时需要处理大量事务性工作，无法在战略高度上担负起项目的损益分析、评估和决策，难以优化采购模型，导致采购缺乏计划性、预见性和前瞻性，难以使采购管理工作趋向科学合理。

其三，仓库管理人员缺乏科学的库存管理理念，存货收发存部分没有登记卡，有登记卡记录的存在与实际收发存不一致、记录不完整、不及时、账实不符的情况；不同类型的存货状态鱼龙混杂，位置上未实现有效物理隔离，同时定期盘点和监盘等内部监督制度的缺失，导致企业存货状态部分失真，严重影响了企业资产质量。

（二）存货相关岗位缺乏绩效约束

在企业里，仓储岗位考核不到位。对采购人员缺乏采购价格、采购批次、供货时间、缺货成本等多维考核；对销售人员仅追求销售业绩，忽略了退货率、滞销率、回款达成率等指标考核，由于考核指标单一，导致销售人员为了完成销售任务而盲目压货，之后迫于代理商存货压力而进行滞销退货、积压退货，不但延误了销售最佳时机，同时也造成了资金占压；事业部人员考核存在重视新产品，但忽略对已上市产品和即将退市产品的考核，导致事业部综合效益下降、表面盈利而实质潜亏现象的出现。

（三）缺乏信息沟通反馈机制

企业各部门对存货的库存有不同的需求，如果各方不能协调不一致，信息反馈、沟通处理就容易出现断档，进而出现各种存货相关的问题。

1.客户滞销品积压处理周期长、退货流程脱节。由于库房、事业部、销售、财务不能及时沟通销售未结算信息，造成退货商品长期未入账，甚至长期搁置第三方库房。产品长期处于“三不管”地带，一方面增加了产品存储成本，另一方面由于产品生命周期所限，往往错过了最佳销售时机，存货、应收账款双重资金占压，严重影响了企业资产安全、完整。

2.例外管理在企业未得到有效贯彻实施，需特批事项未及时反映至企业决策层。如内部退货环节因人员变动或者客户强调某个环节原始单据不全，对方红字发票申请及通知单迟迟未到，导致票务环节审批迟迟不通过，退货流程搁置，而企业与客户方面人员未有效跟进票务环节，使实际入库的存货长期搁置未进行退货分拣入账处理，致使账实长期不符，同时客户货款迟迟未足额及时结算，存在员工道德选择风险和资产完整风险。

（四）存货管理没有系统的制度，部分制度执行不力，形同虚设

1.存货的接触制度缺位，导致非授权人员直接接触存货，非授权代理人被认为是授权代理人，执行公司行为。退货管理制度缺失，存货的借出制度缺乏约束，致使销售人员从正品借出产品，但是周转回来的产品很有可能进入不良库存或者看样库甚至隔离库，在存货监管缺位的情况下，导致企业资产实质性损失。

2.存货退市制度缺失、不完善。产品到了生命周期的衰退期之后，存在大量库存需要消化处理的情况。但是事业部、产品相关部门并没有制定拟退市产品退市标准、退市流程、备品处理方案、退市考核激励机制等，致使退市产品一年甚至更长时间无人问津，导致存货变现价值逐年降低、贬损，甚至变成负资产，即仓储成本远高于存货变现价值。

3.存货报废制度缺失。部分企业产品报废、盘盈盘亏处理缺乏多部门共同监管，或者监管流于形式，导致不良资产错过最佳变现时机，严重的造成死库存，甚至报废，资产状态不实。

二、存货内部控制改进对策

存货管理水平的高低直接决定了企业资产管理的效率与效益水平，为保障企业资产安全，提高资产使用效率与效益，加强存货内控管理势在必行。存货内控建设和改进应遵循内控制度的设计原则，即全面性、重要性、制衡性、适应性和成本效益原则，同时应符合企业发展的战略目标和经营目标，考虑内控制度构成的五要素：即内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督。

（一）提高对存货管理意识，加强存货的科学管理和信息化建设

内控环境是实施内控的基础，董事会和单位负责人对塑造良好的内控环境起着关键作用。企业管理层对存货管理的重视程度决定了存货管理的质量。存货管理中必须坚持有序化管理，去除随意性。要加强全员培训与学习，普及存货管理知识，进行存货管理培训活动，尤其要加强中高层的存货管理意识。

引入ERP系统，使采购系统、生产系统、财务系统、销售系统等集成化，高效运作，提高存货管理水平。同时根据业务流程设置好相应节点及控制环节，通过系统节点使不相容岗位分离，对采购、储存、运输、销售、出库和售后服务等各个环节进行实时动态监控，减少资金占压及存货滞压，有效提高存货流通环节的效率和效益。

（二）加强存货会计核算控制和内部审计监控力度

会计系统控制要求企业严格执行国家统一的会计准则制度，加强会计基础，明确会计凭证、账簿和财务报告的处理程序，保证会计资料真实完整。财产保护控制要求企业建立财产日常管理制度和定期清查制度，采取财产记录、实物保管、定期盘点、账实核对等措施，同时严格限制未经授权的人员接触和处置财产。

为使存货内控有效运行，企业应当建立健全监督检查制度，由专人定期不定期检查存货业务岗位和人员的设置、授权批准、收发和保管、处置等。内部审计是对企业财务管理活动的再监督，因此，应加强审计的监察力度，如定期或不定期地对采购进行抽样审计，重点关注是否存在采购成本过高、价格舞弊，或者利益输送；查看相应的过程性证据资料是否齐全，是否存在盲目下单，一旦发现违规采购行为必须严肃处理，以防止负面效果扩大化，影响企业采购及后期的销售。

（三）建立存货内部考核制度，实行绩效考评控制

企业应建立和实施绩效考评制度，科学设置考核指标体系，对企业内部各责任单位和全体员工的业绩进行定期考核和客观评价，同时将考评结果作为员工薪酬及职务晋升、评优、降级、调岗、辞退等的依据，从人力资源政策方面给予绩效引导，使存货相关岗位将公司制度转化成日常行为习惯。企业应当根据内控目标，结合风险应对策略，综合运用控制措施，对各项业务和事项实施有效控制。

企业应建立预算考评机制，从绩效考核上引导和规范员工行为跟随企业的战略方向行事。如在采购管理方面引入平衡计分卡，多维度建立采购人员的考评机制，从采购成本降低百分点、供货及时性、销存比、月末库存量、采购产品相应的库龄等方面多维度、不同权重进行考核；同时针对回款、退货等情况制定详细的考核方案，从制度上杜绝或者减少为追求业绩盲目压货，导致丧失最佳销售时机的情况发生。

（四）建立内部信息沟通和反馈机制

信息与沟通是内部控制系统的重要组成元素，是企业整体组织机构得以有效运转的神经中枢系统。企业应建立完善的信息与沟通制度，加强各部门之间、部门与企业之间的联系，使各部门、各单位、全体员工都自觉参与到内部控制的建设过程中。企业应加大对信息与沟通建设的投入，依靠先进的技术和管理手段，构建科学合理的企业信息管理系统，提高存货经营管理活动效率，减少程序风险，提供及时、准确、真实、完整的经营信息，为管理决策提供参考依据。企业应创造平等、宽松的信息沟通环境，建立快速反馈机制，使企业的信息能够自下而上快速传递，迅速纠正生产经营中出现的问题，避免损失。

加强相关岗位的有效信息沟通，如针对电商因退货、货物运输、派送产生的违约及信息不对称，负责电商对账的商务、财务部门必须与业务、物流适时保持信息沟通和反馈，避免信息不对称导致双方ERP系统账务记录不一致，或者口径问题导致的无法对账、无法开具发票而影响资金回款，形成资金占压。

建立销售及回款沟通制度，设置专人专岗定期对销售回款进行分析、跟踪、监控及催收，发现异常，及时进行报告并督促相关部门进行解决。同时针对现结和账期账户从流程上设置好关键风险点，如针对现结类的客户，从财务端控制，有资金额度方可下订单出货，对账期类客户，额度内账期允许出货，超出额度账期视信用评级情况特殊审批后出货，对当期出货且次月退货或者次次月退货的情况需重点关注和考核，内审应定期抽查发货情况及相关单据，看货物是否长期处于暂存状态，尚未进入对方库房；财务应收岗位应定期进行应收账款的分析，包括账龄、账期、销售结构及退货结构分析，从数据上提供管理支持，并在相关岗位间实现数据信息共享。

（五）完善存货内部管理制度

存货的内部管理制度分为存货的日常管理和实物流转管理。日常管理主要是针对存货的安全和存储进行控制，如仓库应建立健全存货的防火、防潮、防鼠、防盗和防变质等措施，并建立相应的岗位责任制。实物流转管理包括对存货的采购、发出、销售、看样、借出、退市、报废等方面，应建立健全完善相关制度。

1.完善存货接触制度。企业应建立存货岗位分工制度和授权审批制度，通过不相容分离控制，形成各司其职、各负其责、相互制约的工作机制。通过企业常规授权和特别授权的规定，明确存货各岗位办理业务和事项的权限范围、审批程序和相应责任。对于重大的业务和事项，应当实行集体决策审批或者联签制度。针对存货的采购，建立严格的供应商准入机制，从供应商的遴选、商品的质量、形态、排产、供货周期、运输方面严格把关，从第一环节上避免不良品进入公司产品体系；签订合同时，必须重视售后质保条款，同时人力绩效考核部门应加强过程和结果多重考核，以敦促采购部门、事业部等相关部门加强产品的风险防范意识，合理保障资产的使用效率和效果。

2.建立健全退货管理制度。为避免退货流程过长，退回货物不能及时入库或者未能及时入账，企业必须加强相关退货管理。对销售退回商品应进行严格的分拣，不同状态的货物必须物理隔离且独立存放，相关单据、手续齐全后方可流转，要求每一环节记录真实完整；必须建立退货应急处理机制和例外管理机制。特殊事项进行特批处理，如针对强势方的电商退货无法开具红字发票情形，必须建立一套完善的流程和应急处理机制，保障退回的货物不因流程形式文件不全而中断，使之正常有效的分拣，并根据货物状态进行返厂、报废、备品等处理，同时及时准确地进行账务处理。

3.强化存货借出制度。由于客户看样、刷标所需，存货会以看样和借出形式从库房转移出去，当量达到一定程度时，就会对库存的完整性产生影响，为避免此类问题出现，企业应加强存货的看样、借出管理，落实借出相关制度。如明确规定存货的看样周期、看样责任人、看样超期处罚、看样无法归还处理方案等，对超过一定期限（根据产品的生命周期合理预估）的实行费用化处理，且要求部门和业务员共同承担，从个人利益上绑定，减少业务员通过看样长期将应收款外挂，杜绝销售以次充好、调包行为的发生。企业要定期对看样库、借出库进行检查，对型号、数量异常情况应及时检查、及时发现、及时处理，保证资产账实相符，降低资产损失。

4.建立健全存货退市制度。当产品进入退市阶段后，各产品管理部门必须有相应的措施保证产品平稳退市，如备品数量、备品持续时间，出现产品质量问题，产品或者替代品的退换货，退市前与供方工厂相关备料的处理，都必须有明确的制度和措施保障。在退市环节尾货清理方面，为减少公司损失，在产品停产前对尾货及售后周转品进行清理，事业部和售后部门需协商确认相应产品售后服务解决方案及翻新产品返还周期，质监部门需对售后周转品进行严格的抽检或全检，质检标准同新品标准，质检合格后统一调入售后库，售后部门统一验收后入正品库。上述环节在退市制度中需明确化、清晰化并需具备可操作性和可考核性。

5.建立健全存货报废制度。必须加强存货报废环节的管理，并使存货报废制度化、流程化。对报废品进行定义，定义为具有严重缺陷不可修复，或是毁损变质不能使用或者不能销售的存货，包括公司看样、模具、售后退回及客户托货品的报废。

制度中需明确报废流程审批权签岗位、过程监控岗位、档案资料留存及相关文件视频存档制度，建议在以下几方面细化：首先，报废环节要求有申请，申请中明确申请部门、申请原因，以及预报废产品明细和损失承担部门；其次，报废产品须有相关部门联合签批，金额以下部分须有授权审批；再次，报废需相关部门全过程监控：质检部门需对产品状态进行实地检验，审计、财务、事业部、库房相关各方需对所报废的产品进行联合盘点，并对盘点结果进行签字确认，形成最终报废明细表；报废申请部门提交报废方案，并由审计人员进行相关询价、比价；最后，报废需形成资料存档：报废过程须保留有相关音像资料、现场图片等，财务人员根据相关审批及相关方案进行账务处理，确认产品从实物到账务的处理，确保账实相符。

三、结论

本文通过分析中小企业存货管理现状，结合企业内部控制针对性地提出存货管理改进策略。存货控制环境是实施存货管理的重要基础，对存货管理制度落实有重要影响，企业管理层应高度重视，并在全公司形成共识；信息沟通、反馈机制是实施内控的重要条件，要取得存货管理的综合效果，就要加强企业内部的信息传递和沟通效果；会计核算控制和内部审计的监督是实施存货控制的重要控制活动和保证；完善的内部管理制度和存货周转制度可使存货执行过程中有章可依，有规可循，是保证存货内部控制有效贯彻的制度保障；必要的绩效约束和激励，能使相关制度真正落到实处，切实提高存货管理水平，进而提高企业经济效益和资产使用效率。